Projekte, Teams und Arbeitsabläufe mit Trello verwalten

Trello Konto einrichten

Um Trello zur Organisation von Projekten zu nutzen, müssen Sie keine Software installieren. Es genügt eine einfache Registrierung unter www.trello.com. Klicken Sie auf der Seite des Anbieters auf die Schaltfläche Jetzt registrieren, es ist kostenlos. Auf der folgenden Seite erstellen Sie Ihr Konto. Das ist unkompliziert und schnell erledigt. Füllen Sie die Felder Name, E-Mail-Adresse und Passwort aus und bestätigen Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf den Button Neues Konto erstellen. Danach kann es direkt losgehen. Trotz vieler Funktionen ist Trello intuitiv zu bedienen. Wichtig zu wissen: Sie nutzen auf diese Weise nur die Grundfunktionen von Trello. Diese werden im Rahmen dieses Workshops besprochen. Für Geschäftskunden beziehungsweise für gehobene Ansprüche gibt es die Möglichkeit, die sogenannte Business Class zur Verwaltung von Projekten zu nutzen. Dies ist dann allerdings kostenpflichtig. Wissenswert ist außerdem, dass die Speicherung Ihrer Daten bei Amazon Web Services (AWS) in den USA erfolgt.

Board für das Projektmanagement erstellen

Ein Board ist vergleichbar mit einer Tafel voller Listen. Die Listen werden wiederum mit Karten gefüllt. Die Karten werden später nach und nach im Verlaufe des Projekts mit den unterschiedlichsten Informationen bestückt.

Zunächst gilt es jedoch, ein Board einzurichten. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Board erstellen. Sie erhalten einen Eingabebereich, in dem Sie im Feld Titel eine Bezeichnung für das Board eintragen. Das sollte ein möglichst aussagekräftiger Oberbegriff sein. Wenn Sie zum Beispiel zum ersten Mal das Projekt "Firmenzeitschrift" in Angriff nehmen, eignet sich entsprechend "Firmenzeitschrift" als Titel. Sie können das Board allein oder im Team nutzen - dazu später mehr. Bestätigen Sie den Titel durch einen Klick auf die Schaltfläche Erstellen. Die Voraussetzungen für die Arbeit mit einem Trello-Board sind hiermit erfüllt. Sie können jetzt Ihr Board mit Listen füllen. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Boards benötigen, ist das problemlos möglich.

Liste eingeben und speichern

Eine Liste ist ebenfalls schnell eingerichtet. Klicken Sie in das Feld Eine Liste hinzufügen um das Board zu füllen. Geben Sie dort die Namen für die Listen an. Für ein Projekt "Firmenzeitschrift" können dies zum Beispiel Beitragsthemen, beteiligte Mitarbeiter, ein Impressum und Vieles mehr sein. Wichtig: Nachdem Sie die Bezeichnung für die Liste erfasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Jede Liste enthält sogenannte Karten. Sie können wahlweise zunächst die Listen anlegen und dann die Karten erfassen oder erst weitere Listne erfassen und anschließend die Karten einrichten. Das ist letztendlich Geschmacksache und bleibt jedem selber überlassen.

Karten hinzufügen und verwalten

Um einer Liste Karten hinzuzufügen, klicken Sie in der gewünschten Liste auf den Eintrag Eine Karte hinzufügen. Das Handling unterscheidet sich kaum vom bereits bekannten Prozedere. Um eine Themensammlung für die Firmenzeitschrift zu erstellen, geben Sie einfach mögliche Vorschläge ein, zum Beispiel Unternehmensprofil, Vorstellung der IT-Abteilung usw. Bestätigen Sie jeden Eintrag durch einen Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen. Diese Vorgehensweise ist für alle Listen identisch.

Fristen für Projekte setzen

Um einen Termin für die Karte festzulegen, klicken Sie auf die gewünschte Karte. Sie erhalten ein Kartenfenster. Dort klicken Sie rechts im Bereich Hinzufügen auf die Schaltfläche Frist. Sie erhalten einen Kalender, in dem Sie Datum und Uhrzeit per Mausklick auswählen bzw. eintippen können. Bestätigt wird der Termin durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern. Trello macht Sie selbstverständlich auf überfällige Termine aufmerksam.

Checklisten und Anhänge beifügen

Jederzeit können Sie einer Karte Labels, Checklisten und Anhänge beifügen. Dazu klicken Sie im Bereich Hinzufügen einfach auf die gewünschte Schaltfläche. Im Fall einer Checkliste fügen Sie dieser im Kartenfenster einzelne Elemente hinzu. Das Prozedere ist im Grunde bekannt: Element erfassen und auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken. Fertig!

Einen Anhang fügen Sie entsprechend durch einen Klick auf die Schaltfläche Anhang ein. Sie können hier auf Dateien wie Word-Dokumente zugreifen, die bereits auf Ihrem Rechner vorhanden sind. Im Zweifel prüfen Sie einfach, ob die angehängte Datei kompatibel ist. Aber auch Anhänge die sich in Clouds oder an anderen Speicherorten befinden, können genutzt werden. Um etwa ein Word-Dokument, das sich auf Ihrem Rechner befindet, anzuhängen, klicken Sie auf Computer. Stellen Sie den Ordner ein, in dem sich die gewünschte Datei befindet und hängen Sie diese je nach Programm über den Befehl Einfügen bzw. Öffnen an. Im Kartenfenster wird der Anhang zuzüglich Dateiendung gezeigt. Wenn Sie auf das Dateisymbol oder den Befehl In neuem Tab öffnen klicken, wird der Anhang gezeigt.

Kommentare hinterlassen

Bei Bedarf können Sie auch einen Kommentar zu Ihrer Karte erfassen. Dazu tragen Sie unter Kommentar hinzufügen den gewünschten Text ein. An den Kommentar können Sie über das Klammersymbol zusätzlich einen Anhang anfügen. Über die weiteren Symbole haben Sie die Möglichkeit, ein Mitglied zu erwähnen sowie Emojis und Karten hinzufügen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Senden klicken, erscheint der Kommentar auf Ihrer Karte unter Aktivitäten. Ab sofort steht das Kommentarfeld für weitere Kommentare zur Verfügung. Um Kommentare zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf die darunter stehenden entsprechenden Befehle.

Aktionen nutzen

Darüber hinaus stehen im rechten Kartenfensterbereich die Aktionen Verschieben, Kopieren, Abo und Archiv zur Verfügung. Über Verschieben können Sie zum Beispiel Listen auf eine andere Karte verrücken. Kopieren dupliziert eine Karte beliebig oft. Mit einem Klick auf Abo erreichen Sie, dass Sie über Änderungen auf der Karte automatisch informiert werden. Ein aktiviertes Abo erkennen Sie an dem Haken rechts auf der Schaltfläche.

Mitglieder hinzufügen

Das Schöne an Trello: Alle Arbeitsschritte funktionieren einheitlich. So auch das Hinzufügen von Mitgliedern. Klicken Sie rechts im Bildschirm im Menü in das Feld Mitglieder hinzufügen. Sie geben wahlweise den Namen oder die E-Mail Adresse der gewünschten Person an. Trello prüft, ob eine Mitgliedschaft besteht und stellt unter Auswählen, um hinzuzufügen eine Schaltfläche zur Verfügung. Diese Schaltfläche klicken Sie an. Die gewünschte Person wird als Mitglied hinzugefügt und automatisch per E-Mail informiert, dass Sie von Ihnen zur Mitarbeit am Projekt eingeladen wurde. Besonders praktisch: In der E-Mail befindet sich eine Schaltfläche, durch die das neue Mitglied direkt zum richtigen Board gelangt.

Team erstellen

Ein wichtiges Merkmal von Trello: Trello unterscheidet zwischen Teams und Boards. Unter einem Team versteht Trello eine Gruppe von Menschen und Boards. Der Begriff ist also anders zu verstehen als unser herkömmlicher Teambegriff. Genau wie Boards können Teams Mitglieder haben. Deren Anzahl ist unbegrenzt. Um ein Team zu erstellen, klicken Sie im Eingangsbildschirm auf Neues Team erstellen. Letzten erreichen Sie durch einen Klick auf den Namenszug Trello im oberen Bildschirmbereich.

Geben Sie unter Name eine Bezeichnung für das Team an. Bei Bedarf können Sie noch eine Beschreibung eintragen. Das ist aber nicht zwingend notwendig. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Erstellen schließen Sie den Vorgang ab.

Sie erhalten einen Bildschirm auf dem folgende vier Registerkarten zur Verfügung stehen:

• Boards: Diese Registerkarte ist voreingestellt. Dort können Sie wie unter Schritt 2 beschrieben ein Board einrichten.

• Mitglieder: Das Register zeigt die vorhandenen Mitglieder. Hier können Sie über die Schaltfläche Mitglieder hinzufügen weitere Mitglieder einladen. Auch hier gehen Sie im Prinzip vor wie beim Hinzufügen von Mitgliedern zu Boards.

• Einstellungen: Hier finden Sie verschiedene Voreinstellungen, unter anderem zu Mitgliederbeschränkungen oder Board-Erstellungseinschränkungen. Die einzelnen Bereiche können Sie jeweils durch einen Klick auf die Schaltfläche Ändern an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

• Business-Class: Diese Register stellt in der kostenlosen Version keine "wirkliche" Funktionalität zur Verfügung. Über dieses Register haben Sie bei Bedarf die Möglichkeit, Trello auf die bereits eingangs angesprochen Business Class upzugraden. Beachten Sie jedoch: Wenn Sie die Funktionen nutzen möchten, ist Trello nicht mehr kostenlos! (wh)