Wikis haben sich in den letzten Jahren zum Renner des Internet gemausert. Das Wiki-Prinzip, nach der jeder Besucher den Inhalt einer Website mit Hilfe seines Browsers frei bearbeiten darf, erlebt einen regelrechten Boom. Öffentliche Wikis wie das Deutsche Software Entwickler Wiki, das Linux-Wiki oder das Jura-Wiki zeigen dies eindrucksvoll.
Ausgelöst wurde der Wiki-Hype vor allem durch den unerwarteten Erfolg von Wikipedia – immer noch das bekannteste Beispiel für ein Wiki. Tausende von freiwilligen Netzusern arbeiten an ihr mit, stellen Enyklopädietexte online und verbessern sie immer weiter. Die Effizienz der Zusammenarbeit von räumlich getrennt arbeitenden Benutzern beweist Wikipedia damit immer wieder aufs Neue.
Nun entdecken auch immer mehr Unternehmen die Vorzüge des Wiki-Prinzips. Sie nutzen es, um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und die Unternehmenskommunikation zu verbessern. Bei IBM beispielsweise gibt es bereits über 8000 Wikis, an denen sich fast die Hälfte der Mitarbeiter beteiligt. Sie haben dort bereits etwa 150.000 Seiten verfasst. Yahoo und der deutsche Konkurrent Web.de setzen Wikis ein - unter anderem für die Dokumentation und Projektverwaltung ihrer Produkte.
Auch Kunden werden oft via Wiki einbezogen. Novell beispielsweise hat sein Cool Solutions Wiki gestartet, in dem sich Kunden und Mitarbeiter über die Produkte von Novell austauschen. Intuit, Hersteller der Finanzsoftware Quicken, bietet Steuerexperten mit Wiki TaxAlmanac eine Plattform, um über Steuerthemen zu diskutieren.
Die IT-Unternehmen liegen damit voll im Trend. Analysten von Gartner prognostizieren, dass sich Wikis in Unternehmen künftig zu gängigen Tools der Zusammenarbeit entwickeln werden – und damit Groupware- und Collaboration Tools zunehmend Konkurrenz machen. Im Jahr 2009, so die Analysten, werden bereits 50 Prozent aller Firmen Wikis einsetzen.
Die Macht der Gruppe - das Wiki-Prinzip
Um was geht es bei Wikis und speziell, bei Unternehmens-Wikis, genau? Rein technisch besteht ein Wiki lediglich aus Server-Software, die es Benutzern erlaubt, per Browser Website-Inhalte zu erstellen und zu verändern. Wikis sind also im Prinzip nichts anderes als Website-Sammlungen, die viele Nutzer gemeinsam verfassen und aktuell halten.
Über eine einfache Syntax („Wiki Syntax“) können auch Laien ohne HTML-Kenntnisse rasch Texte formatieren und verlinken. Wiki-Websites enthalten zudem eine sichtbare Änderungshistorie, die es erlaubt, jederzeit auf ältere Versionen eines Dokuments zurückzuspringen – etwa bei Vandalismus. Hinzu kommt die Möglichkeit, dynamische Website-Funktionen über Plugins einzubauen. So lassen sich etwa meistbesuchte oder meistgeänderte Seiten ermitteln oder Diskussionen verfolgen, die eine Seite hervorgerufen hat.
In Unternehmen eignen sich Wikis am besten für Situationen, in denen alle Beteiligten gemeinsam und ohne Hierarchie oder komplexe Workflows an einem Projekt arbeiten. Sie können damit helfen, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen oder eine gemeinsame Wissensbasis aufzubauen.
Die so erzeugten Dokumente können flexibel einsetzt werden. Aus einem umfangreichen Wiki lässt sich mit etwas Nacharbeit ein druckfertiges Papier oder ein Projektbericht zusammenstellen. Tabellen und Formatierungen der Wiki-Syntax setzen spezielle Werkzeuge automatisch in Layout-Anweisungen für den Druck um. Sollte Vandalismus auftreten, halten Wiki-Engines alle älteren Versionen des gesamten Textes vor und zeigen Unterschiede zwischen diesen und der aktuellen Fassung an.
Verbessertes Teamwork – ein Beispiel
Wichtigstes Motiv für die Einführung von Unternehmens-Wikis ist die Verbesserung der Zusammenarbeit. In dieser Funktion hilft es Mitarbeitern, das individuelle Wissen zu sammeln und allen anderen jederzeit zur Verfügung zu stellen. Insbesondere kann so dem Verlust von wichtigen Informationen beim Ausscheiden einzelner Mitarbeiter vorgebeugt werden, und neue Mitglieder der Gruppe können das Wiki nutzen, um sich schnell einzuarbeiten.
Bei der Bielefelder Synaxon AG beispielsweise, einer IT-Verbundgruppe, ist das gesamte Wissen der Firma in einer Artikel-Sammlung auf 5000 Seiten erfasst. Jeder Firmenmitarbeiter ist angehalten, das, was er tut, zu dokumentieren und Beiträge zu liefern. So hat sich im Laufe der Zeit im Firmen-Wiki ein riesiger Fundus an Fachbegriffen, Verträgen, Stellenbeschreibungen, Prozessbeispielen, Projektdokumentationen und anderes angesammelt.
Diese Wissensbasis ist das Gehirn des Unternehmens. Jeder Mitarbeiter kann sie mit Hilfe von Suchbegriffen durchforsten und das gesamte Know-how anzapfen. Mit Ausnahme eines kleinen Bereichs für Führungskräfte darf jeder fast alles erfahren und jeden Beitrag kommentieren oder verändern. Dass nach der Wiki-Einführung keine Anarchie ausgebrochen ist, liegt daran, dass die Artikel namentlich gekennzeichnet werden müssen. Und: Alte Versionen eines Artikels können auf Knopfdruck wiederhergestellt werden – im Falle von Vandalismus geht also keine wichtige Information verloren. Das Fallbeispiel finden Sie in ausführlicher Beschreibung hier bei brand eins.
Wikis für spezielle Projekte
Wikis können auch abgeschottet von den übrigen Mitarbeitern für ein konkretes Projekt oder Team eingerichtet werden. Dies hat den Vorteil, dass alle während eines Projektes gewonnenen Erkenntnisse und Daten dauerhaft gespeichert sind und sich jederzeit als Referenzmaterial heranziehen lassen.
Konkret können dies sein:
-
Glossare und Enzyklopädien: Glossare und Enzyklopädien können gemeinsam erstellt werden, in dem das jeweilige spezifische Fachwissen des Mitarbeiters eingeht. In der produzierenden Industrie kann dies beispielsweise eine Liste aller Anwendungen sein, die man mit den gefertigten Komponenten umsetzen kann. In der Automobilindustrie ein Glossar aller Fachbegriffe für den Vertrieb.
-
Best Practice und Support-Datenbanken: Best Practice Beispiele setzen die Bereitschaft voraus, das Wissen um effiziente Prozesse oder erfolgversprechende Methoden zu teilen. Ein ideales Einsatzgebiet also für Wikis. Die Firmenmitarbeiter können bei entsprechender Bereitschaft eine Sammlung solcher Best Practice Beispiele zu unterschiedlichen Themen aufbauen: Produktion, Arbeitszeitmanagement etc. Auch die Erstellung und Pflege von Support-Datenbanken, etwa für den User Helpdesk, ist mit Wikis machbar.
-
Komplexe Dokumente erstellen: In Firmen können Arbeitsbereiche eingerichtet werden, in denen komplexe Dokumente wie Handbücher, umfangreiche Angebotstexte und Ähnliches erstellt werden.
Bei allen Anwendungen gilt: Werden die Informationen statt per E-Mail über ein Wiki ausgetauscht, spart man Zeit bei der Mail-Bearbeitung, hat eine Anlaufstelle für die Suche nach bestimmten Informationen und kann sicher gehen, dass diese Wissensbasis immer auf dem aktuellen Stand ist.
Obwohl die meisten Unternehemens-Wikis hinter Firewalls vom Internet abgeschirmt sind, kann es gelegentlich auch sinnvoll sein kann, ein Wiki von außen zugänglich zu machen. Advanced Gaming Systems, ein Hersteller von militärischer Simulationssoftware, hat seinen Kunden beispielsweise ein Wiki zur Verfügung gestellt, um damit eine Wissensdatenbank zu den Produkten zu erstellen und die Betatests zu koordinieren.
In einer Fallstudie hat sich die Nutzung des Wikis als recht erfolgreich erwiesen. Updates konnte Advanced Gaming Systems mit Hilfe des Wikis problemlos und in kürzester Zeit den Testern zur Verfügung stellen und die dazugehörige Dokumentation auf den neuesten Stand bringen.
Wiki-Tools für Profis
Für Unternehmen ist das Potenzial von Wikis vor allem auch wegen der niedrigen Kosten und der hohen Flexibilität interessant. Als Open-Source-Software sind Wiki-Tools in der Regel umsonst erhältlich, und in den meisten Fällen ist der benötigte Webserver bereits vorhanden. Zusätzlich existiert eine Vielzahl von Wiki-Implementierungen in unterschiedlichen Programmiersprachen, aus denen man die jeweils passende auswählen und bei Bedarf beliebig an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen kann.
An Software-Tools für die Einrichtung von Wikis mangelt es wahrlich nicht. Aus WikiWikiWeb, dem Urvater aller Wiki-Systeme von Ward Cunningham, sind im Lauf der Zeit Dutzende weiterer Wiki-Engines für unterschiedliche Anwendungskontexte und Systemumgebungen hervorgegangen. Zu den beliebtesten Tools, die für den Profi-Einsatz geeignet sind, zählen aktuell die von Wikipedia verwendete Software MediaWiki, Twiki und die in Python geschriebene Wiki-Implementierung MoinMoin.
Twiki, eines der ersten Tools, wurde beispielsweise für die Pflege einer Support-Datenbank entwickelt und zeichnet sich durch eine gute Verarbeitung strukturierter Daten und eine konfigurierbare Suche aus. DokuWiki ist ein Leichtgewicht, das sich auf das Wesentliche konzentriert. Speziell für Intranets gut geeignet sind ProWiki und MediaWiki.
MediaWiki, Grundlage von Wikipedia, zeigt seine Stärke, wenn es um die Strukturierung und Wartung großer Dokumentbestände geht. Es bietet eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen, die es unter anderem ermöglichen, die Seiten übersichtlich zu ordnen, Kategorien zuzuweisen und Vorlagen einzufügen. Zusätzlich zeichnet sich MediaWiki durch Importmöglichkeiten für diverse Datenformate und LDAP-Integration aus.
Welche Features die einzelnen Wiki-Systeme genau bieten und an welche Zielgruppe sie sich wenden können Sie der Tabelle „Open-Source Wiki-Systeme“ entnehmen.
|
Wiki |
DokuWiki |
MediaWiki |
MoinMoin |
PMWiki |
ProWiki |
Twiki |
|
URL |
||||||
|
Zielgruppe |
Kleine und mittlere Unternehmen |
Unternehmen mit großen Dokumentenbeständen |
Wiki-Farmen mit vielen Wikis |
Alle Unternehmen |
Kleinere und mittlere Wiki-Projekte |
Mittlere bis große Unternehmen |
|
Lizenz |
GPL 2 |
GPL |
GPL |
GPL |
GPL |
GPL |
|
Preis |
kostenlos |
kostenlos |
kostenlos |
kostenlos |
kostenlos |
kostenlos |
|
Systemvoraussetzung | ||||||
|
Webserver |
Apache |
Apache, Win Server/IIS |
Apache, Win Server/IIS |
Apache, Win Server/IIS |
Webserver mit Perl |
Apache, Win Server/IIS |
|
Sprache |
PHP |
PHP |
Pyhton |
PHP |
Perl |
Perl |
|
Datenbank |
Eigenes Dateisystem |
MySQL, PostgreSQL |
Eigenes Dateisystem |
Eigenes Dateisystem |
Eigenes Dateisystem |
Eigenes Dateisystem |
|
Wiki-Features | ||||||
|
Unterbereiche |
nein |
nein |
nein |
ja |
ja |
ja |
|
Strukturierte Daten |
nein |
nein |
nein |
nein |
ja |
Formulare |
|
PDF-Export |
nein |
via Plugin |
via Plugin |
via Plugin |
nein |
via Plugin |
|
Präsentationen erstellen |
via Plugin |
nein |
ja |
nein |
nein |
ja |
|
Sprachen |
ca 40 |
über 100 |
ca 25 |
ca 25 |
7 |
13 |
|
Zugriffskontrolle/Seite |
via ACL |
nein |
via ACL |
PlugIn |
ja |
ja |
|
LDAP-Integration |
ja |
ja |
ja |
ja |
nein |
ja |
|
Bedienung | ||||||
|
WYSISYG-Editor |
nein |
Via Plugin |
ja |
via Plugin |
nein |
ja |
|
Datei-Attachments |
ja |
ja |
ja |
ja |
ja |
ja |
|
Extensions |
ja |
ja |
ja |
ja |
nein |
ja |
Intranet-Anforderungen
Fast alle Wiki-Tools enthalten inzwischen zumindest als Plugin einen WYSIWYG-Editor, in der Regel einen HTML-Editor von der Stange. Dadurch hat die früher als wesentliches Wiki-Merkmal geführte „Syntax für alle“ an Bedeutung verloren. So muss nicht mehr für jedes Wiki ein eigener Code gelernt werden.
Spezielle Herausforderungen warten auf Wikis im Intranet. Hier muss die Struktur des Wikis oft an die Organisation des Unternehmens angepasst werden. Beispielsweise möchten bestimmte Abteilungen abgetrennte Bereiche, zu denen nur die eigenen Mitarbeiter Zugang haben. Für diese Zwecke ist vor allem ProWiki geeignet. Es lässt sich hervorragend an die Organisation eines Unternehmens anpassen und ermöglicht es beispielsweise, von jeder Seite aus ein komplettes neues Unterwiki zu starten.
Ein weiteres Problem ist die in Unternehmen vorherrschende breite Vielfalt unterschiedlicher Datenformate. Beispielsweise müssen oft Office-Dokumente in ein Wiki eingepflegt werden, was die meisten Wiki-Systeme derzeit kaum leisten können. MediaWiki erlaubt zwar den Import diverser Datenformate, es übernimmt aber nur einfache Formatierungen.
Diese Lücke höherer Ansprüche schließen kommerzielle, auf Unternehmensbedürfnisse zugeschnittene Wiki-Systeme wie das von Google aufgekaufte JotSpot. JotSpot teilt Wiki-Seiten in Typen wie Spreadsheets, Web Page oder Calender ein und schlägt damit Brücken zur Office-Welt. Der gehostete Dienst nimmt derzeit jedoch keine neuen Nutzer auf.
Spezielle Enterprise-Wikis
Doch es gibt andere, die eine neue Generation von Enterprise-Wiki-Versionen anbieten und die mit den ursprünglichen, leichtgewichtigen Open-Source-Tools nicht mehr viel zu tun haben. Zu diesen neuen, kommerziellen Profi-Werkzeugen zählen neben Googles Jotspot, Traction Teampage, der Online-Service Near-time sowie Confluence von Atlassian und Socialtext. Alle diese Hersteller bieten auch Dienstleistungen rund um Wikis an.
Die meisten der Unternehmens-Wikis beinhalten eine Reihe von Funktionen, wie sie in Content Management Systemen üblich sind. Dazu gehören etwa ein ausgeklügeltes Rechte-Management, das beispielsweise nur bestimmten Mitarbeitern gestattet, Dokumente zu ändern.
Die Enterprise-Ausführungen glänzen im Vergleich zu den spartanischen freien Varianten auch mit besserem Benutzerkomfort. Ein WYSIWYG-Editor ist beispielsweise immer dabei – was bei Open-Source-Werkzeugen zwar inzwischen auch meist, aber nicht immer der Fall ist. Gängig ist zudem die Unterstützung für WebDAV. Damit lassen sich etwa Dokumente aus MS-Office direkt in das Wiki speichern beziehungsweise von dort öffnen.
Viele Profi-Tools teilen ihre Inhalte in „Spaces“, die als organisatorische Einheiten für Seiten, etwa für ein Projekt oder eine Abteilung, dienen. Dieses Umfeld stellt sicher, dass gemeinsam Dokumente verfasst und Projekte entwickelt werden können.
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Wiki |
Confluence |
Socialtext |
|
URL |
www.atlassian.com/software/confluence/ |
www.socialtext.com |
|
Zielgruppe |
Unternehmen |
Unternehmen |
|
Lizenz |
Kommerziell |
Kommerziell |
|
Preis |
Ab 1200 US-Dollar |
25 US-Dollar/Monat für 20 User (Host-Lösung) |
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Systemvoraussetzung |
||
|
Webserver |
Apache Tomact (integriert) |
Apache 1.3 |
|
Sprache |
Java |
Perl |
|
Datenbank |
MySQL, PostgreSQL |
PostgreSQL |
|
Wiki-Features |
||
|
Unterbereiche |
ja |
ja |
|
Strukturierte Daten |
ja |
ja |
|
PDF-Export |
ja |
ja |
|
Präsentationen erstellen |
via Plugin |
ja |
|
Sprachen |
Englisch |
Englisch |
|
Zugriffskontrolle/Seite |
ja |
ja |
|
LDAP-Integration |
ja |
ja |
|
Bedienung |
||
|
WYSISYG-Editor |
ja |
ja |
|
Datei-Attachments |
ja |
ja |
|
Extensions |
ja |
nein |
Viele dieser Enterprise-Systeme bieten ihre Dienste zur Miete an, Socialtext und Atlassian Confluence gibt es sowohl als gehostete Lösung als auch als installierbare Software, wobei Socialtext den firmeninternen Betrieb nur mittels einer Kombination aus Hard- und Software ("Appliance") vorsieht.
Einen Überblick über zwei kommerzielle Wiki-Systeme gibt die Tabelle unten. Einen tabellarischen Überblick über alle erwähnten kostenpflichtigen Systeme, was sie genau leisten und wie sie sich voneinander unterscheiden, finden Sie hier.
Fazit
Wikis lassen sich in Unternehmen vielfältig und gewinnbringend einsetzen. Sie können die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verbessern und so insgesamt die Effizienz erhöhen. Hardware- und Softwarekosten sind bei Open-Source-Lösungen gleich Null und die meisten Unternehmen dürften mit den gebotenen Features auskommen.
Wer mehr oder spezielle Features braucht, muss auf kommerzielle Lösungen zurückgreifen. Diese Wiki-Systeme sind im Gegensatz zu den Opensource-Programmen an Unternehmensbedürfnisse angepasst, dafür allerdings nicht umsonst zu haben.
Zum Schluss noch ein paar weiterführende Quellen. Wenn Sie auf bestimmte Details von Wiki-Systemen, wie etwa eine integrierte Statistik-Funktion, Wert legen, sollten Sie www.wikimatrix.org besuchen. Hier lassen sich alle möglichen Features von mehr als 70 Wiki-Tools im Detail vergleichen. Auf opensourcecms.com können Sie außerdem neun populäre Wiki-Engines live testen.
Berichte über Unternehmen, die Wikis einsetzen, finden Sie bei den TWiki Sucess Stories. Die Ergebnisse einer Umfrage unter 200 Unternehmen, bei der unter anderem danach gefragt wurden, wofür sie Wikis einsetzen und welche Probleme dabei aufgetreten sind, präsentiert Tim Bartel im Rahmen seiner Diplomarbeit. Eine Checkliste zum Aufbau eigener Unternehmens-Wikis finden Sie hier: www.cosmocode.de/de/downloads/Wiki_im_Unternehmen.pdf. (ala)