Das Komplettpaket von Office 365 umfasst die Microsoft Cloud Dienste SharePoint Online für die zentrale Dokumentenverwaltung, Exchange Online für die Organisation von eMails, Kalender und Kontakten sowie Lync Online mit Anwesenheitsfunktion, Instant Messaging, Audio- und Videoanrufen sowie Webkonferenzen über PC, Notebook oder Tablet. Die aktuelle Büro-Suite Microsoft Office Professional Plus u.a. mit Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook ist einigen Paketen ebenfalls enthalten; sie lässt sich wie gewohnt lokal installieren und natürlich auch offline nutzen. Bei geringeren Funktionsanforderungen oder zur Ergänzung der lokalen Office Suite sind die Office Web Apps in den meisten Pakten enthalten.
Ein Unternehmen, das sich für Office 365 entschieden hat, ist die just.dot GmbH aus Hannover. Das IT-Beratungshaus hat sich auf Lösungen für Datenqualitätsmanagement konzentriert. Kunden des Unternehmens sind vor allem Banken und Versicherungen. Da die 20 Mitarbeiter der just.dot GmbH ihre Kunden oft vor Ort beraten, müssen sie von jedem Ort aus auf aktuelle Dokumente und Daten zugreifen können. Daher suchte das Beratungshaus nach einer webbasierten Lösung - und entschied sich für eine Cloud-Lösung, konkret für Office 365 mit dem alle Dienste und Office Pro Plus umfassenden E4-Paket für 25,50 Euro pro Nutzer pro Monat.
Bessere Zusammenarbeit
Zentrale Anwendung bei just.dot ist SharePoint Online. Dort bildet das Beratungshaus sämtliche Geschäftsprozesse ab und ordnet den jeweiligen Prozessen (z.B. Pre Sales) eine eigene Dokumentenbibliothek zu, in der Produktbeschreibungen, Vertragsangebote oder Präsentationen abgelegt sind. Damit stehen die Dokumente zentral und webbasiert über SharePoint online zur Verfügung, inklusive Versionisierung; jeder Mitarbeiter kann darauf zugreifen, sei es im Büro, von zuhause oder mobil.
In den virtuellen Teamräumen von SharePoint Online tauschen die Mitarbeiter Informationen zu ihren Projekten aus und stimmen Termine ab; auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist dort möglich. Diese Transparenz vereinfacht die Kommunikation erheblich. Auch Genehmigungs-Workflows für Urlaub oder die Freigabe von Dokumenten sind in SharePoint abgebildet.
Über Lync Online kommunizieren die Mitarbeiter intern via Chat oder Videokonferenzen, um offene Fragen zu klären und sich abzustimmen. Mit Lync Attendee lassen sich auch externe Kunden oder Partner in eine Konferenz einbinden. Durch die Präsenzinformationen erkennt man sofort, wer gerade wie verfügbar ist. Das erleichtert die Zusammenarbeit. Für E-Mails sowie für die Termin- und Aufgabenverwaltung nutzt just.dot jetzt Exchange Online.
Mit Office 365 entfallen zudem die Investitionen in Hardware wie Server, deren Betrieb und die damit verbundenen Wartungs- und Energiekosten und die Lizenzkosten für lokal installierte Software. Die Kosten dürften daher für viele Unternehmen ein Argument für die Cloud-Lösung sein. Bei Office 365 lässt sich die Software-Nutzung zielgenau auf den Bedarf zuschneiden. Bezahlt wird für genau jene Dienste, die tatsächlich benötigt werden. Statt der üblichen Lizenzgebühren wird pro Nutzer und Monat im Rahmen eines Mietmodells abgerechnet.
Vergrößert sich beispielsweise ein Projektteam oder kommen neue Mitarbeiter hinzu, können Unternehmen die Zahl der Office 365-Nutzer beliebig erhöhen. Dank des klaren Preismodells (Pay as you go) lassen sich die IT-Ausgaben genau kalkulieren. Ein Kostenrechner unterstützt dabei, die Kosten der verschiedenen Dienstpakete abzuschätzen und das beste Paket für die jeweiligen Anforderungen zu finden
Sicherheit geht vor
Mit dem Einsatz von Office 365 geben die Unternehmen ihre Daten nach außen. Die Cloud-Lösung muss daher höchste Sicherheit bieten. Microsoft betreibt Office 365 in hochsicheren regional ausgerichteten Rechenzentren auch in Europa mit redundanten Backups. Die Cloud-Dienste und die dort gespeicherten Daten unterliegen in diesen Rechenzentren hohen technischen wie organisatorischen Sicherheitsstandards und sind zertifiziert nach ISO 27001 und SAS 70 Type II .Hinzu kommt die kürzlich bekannt gegebene Anwendung der EU Standardvertragsklauseln für alle Office 365 Kunden. Damit erfüllt Office 365 die jüngst formulierten Anforderungen der "Orientierungshilfe - Cloud Computing" der Arbeitskreise Technik und Medien der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder vom 26.09.2011.
Microsoft garantiert in seinen Service Level Agreements (SLAs) Verfügbarkeiten von 99,9 Prozent. Zudem sind die Benutzer durch entsprechende Filter in hohem Maße vor Spam und Viren geschützt. Für (mittelständische) Unternehmen stellt sich hier die Frage, ob sie die Hochverfügbarkeit und Sicherheit ihrer Daten im eigenen Rechenzentrum bzw. Serverraum zu den Office 365-Kosten überhaupt gewährleisten könnten.
Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur, die nicht ausschließlich auf Cloud Services setzen wollen, können Office 365 im Rahmen eines Hybrid-Modells nutzen. Hybrid-Modelle kombinieren lokale On-Premise-Systeme mit den Online-Diensten, die auf der gleichen Plattform basieren. Das schützt Investitionen und ermöglicht Kunden den Weg in die Cloud zu ihren Bedingungen.
Um die Entscheidung zu erleichtern, bietet Microsoft einen Test von Office 365 an. Nach Aktivierung der Testversion haben Teilnehmer 30 Tage Zeit, sich für die weitere Nutzung des Diensts gegen Gebühr zu entscheiden. Arbeiten sie nicht mit einer gebührenpflichtigen Version weiter, wird das Testkonto beendet.