Praktische Tools für die Desktop- und Cloud-Suche

Schon im SOHO-Bereich "stapeln" sich heute TByte von Daten auf diversen Festplatten, Home-NAS-Systemen und anderen Datenträgern. In Büros, auf den Rechnern der vielen Freiberufler und kleinen Betriebe ist es nicht anders. Zudem müssen Anwender häufig noch Daten auf verschiedenen Cloud-Speichern im Überblick behalten oder Information zeitgerecht finden.

Das Suchen nach Informationen gehört zu den Tätigkeiten, die wohl am häufigsten auf Computern ausgeführt werden. Wir stellen eine ganze Reihe unterschiedlicher Apps und traditioneller Programme vor, die das Suchen erleichtern. Das funktioniert dabei sowohl auf dem Desktop als auch im Internet oder "nur" in einer Datei.

Google Search: Aufbereitet für Windows 8

Wer sich in Microsofts Windows Store nach Apps für die Suche umschaut, stößt schnell auf den Eintrag mit der Bezeichnung "Google Search". Leider handelt es sich hierbei nicht um eine Neuauflage des früher sehr beliebten Google Desktop, der die Suche auf dem PC mit der Internet kombinieren konnte, aber vor einigen Jahren eingestellt wurde. Mit Google Search steht den Windows-8-Anwendern eine App zur Verfügung, mit der die Google-Suche für den Tablet-Einsatz optimiert wurde:

• Nutzer können Suchvorgänge, die sonst im Browser-Fenster starten, mit Hilfe dieser App leichter mit den Fingern und Wischgesten beispielsweise direkt auf der Oberfläche eines Windows-Surface-Gerätes starten.

• Auch die Spracheingabe per Mikrofon ist möglich und funktioniert (bei langsamen Sprechen) gut.

• Wer ohne Tastatureingaben auf seinem Tablet mit Hilfe von Google suchen will, sollte einen Blick auf diese kostenlose App werfen.

Fazit: Insgesamt bietet die App keinen Vorteil gegenüber der Suche im Browser, wenn es nur um die Suchergebnisse gibt. Bei der Bedienbarkeit auf dem Tablet liegt sie jedoch klar vorn und verdient eine Empfehlung.

Die Google-Suche als App für Windows 8:
Wer direkt von der Tablet-Oberfläche aus ohne eine Tastatur suchen will, findet hier eine praktische Lösung.

Einfach strukturiert und entsprechend zu bedienen:
Die App für die Google-Suche erläutert die Bedienung auf dem Tablet ausführlich.

Ein praktische Feature:
Vorherige Suchvorgänge lassen sich durch ein Tippen auf den Eintrag unter „Letzte Suchen“ auf dem Tablet-Rechner wiederholen.

Erinnert an das „Look & Feel“ des Google-Desktops:
Mit dem Bing-Desktop kann der Nutzer über die „Inline-Suche“ auch direkt in einigen Anwendungen suchen.

Der Bing-Desktop im praktischen Einsatz:
Direkt aus einem Dokument unter Word 2013 heraus können Nutzer die verschiedenen Suchmöglichkeiten nutzen.

Suche über verschiedene Cloud-Speicher hinweg:
Die kostenpflichtige App Cloud Search ermöglicht es, verschiedene externe Speicher einzubinden.

Schnelles Finden und öffnen:
Skydrive als integraler Bestandteil von Windows 8 wird bei Cloud Search sofort und automatisch eingebunden.

Übersichtliche Darstellung:
Die Präsentation der Suchergebnisse von Cloud Search passt sich gut dem Kacheldesign von Windows 8 an.

Besser suchen und auch andere Kommandos starten:
Die freie Software Alfred bringt den Anwendern unter OS X eine ganze Reihe Verbesserungen.

Hat mehr zu bieten als der Standard-Finder:
Die Lösung Alfred lässt sich weitgehend den Wünschen des Anwenders anpassen.

Vielfältige Möglichkeiten:
Der Such-Dialog von Alfred zeigt direkt bei der Eingabe die Anwendungen auf dem System an, die dem Suchkriterium entsprechen.

Arbeitet auch unter Windows 8 problemlos:
Die sehr mächtige Suchmaschine X1 Search 8.

Verschiedene Indices für unterschiedliche Informationen:
Auch durch diese Trennung kann X1 Search schnell die gewünschten Informationen präsentieren.

Unterschiedliche Web-Mailer lassen sich durchsuchen:
Während Google Mail bereits von der Software X1 Search 8 vorgegeben wird, können andere Anbieter über den Eintrag „IMAP“ leicht in die Suche integriert werden.

Auch wenn Installations-Dialog und Oberfläche antiquiert wirken:
Die schnelle Lösung InfoRapid konnte im Test überzeugen.

Suchen auch innerhalb von HTML-Dateien:
Wer allerdings, wie hier bei diesem Probelauf, ein allzu allgemeines Suchwort wählt, soll sich nicht wundern, wenn InfoRapid entsprechend viele Ergebnisse präsentiert.

Mit dem richtigen Konverter gelingt Suchen und Ersetzen auch in PDF-Dateien:
InfoRapid verlangt dazu die Installation einer weiteren Freeware-Lösung, die dies ermöglicht.

Die Suchmaschine Everything steht in einer 64-Bit-Version als Beta-Release bereit:
Sie wurde im Test erfolgreich unter Windows 8 eingesetzt – warum sie aber zur Suche auf NTFS-Dateisystemen einen Service-Port braucht, bleibt ein Rätsel.

Installation der Sprachdatei etwas umständlich:
Dennoch präsentiert die Lösung sich auf einem Windows-7-System anschließend mit lokalisierter Oberfläche.

Für „Such-Profis“ optimal:
Die frei zur Verfügung stehende Software Everything unterstützt der Einsatz von regulären Ausdrucken für Suchmuster.

Bing Desktop: Internet-Suche auf dem Desktop

Wenn auch lange nicht so populär wie Konkurrent Google stellt Microsoft mit Bing ebenfalls eine Suchmaschine für das World Wide Web bereit. Mit der freien Software Bing Desktop wird diese in die Oberfläche der Windows-Systeme integriert.

• Wer lieber mit Microsofts Suchmaschine Bing im Internet sucht, sollte diese Software auf jeden Fall auf seinen Windows-7- oder Windows-8-PC installieren.

• Sie ermöglicht schnelles Suchen, ohne dass zuvor ein Browser gestartet werden muss.

• Durch die Option "Inline-Suche" kann die Anwendung auch direkt aus Microsoft-Programmen wie Word (ab Word 2007) oder Outlook (ab Outlook 2013) heraus zur Suche eingesetzt werden - zum Beispiel, wenn ein Begriff direkt aus dem Text heraus nachgeschlagen werden soll.

Fazit: Der Bing Desktop fügt sich gut in die aktuellen Windows-Systeme ein und ergänzt die Windows-Suche, die seit Windows 7 schnell und zuverlässig Dateien auf den Rechnern findet, um die Suche im Internet. Weitere Features beinhalten die Verknüpfung mit einem Facebook-Account sowie die Möglichkeit, die Bing-Fotos automatisch als Bildschirmhintergrund zu konfigurieren.

Cloud Search: Speicher in der Wolke durchsuchen

Unter der stetig steigenden Zahl an Apps, die im Windows-Store angeboten werden, stehen auch verschiedene Anwendungen zur Suche bereit. Mit der App Cloud Search können Anwender ihre diversen Online-Speicher durchsuchen.

Was bietet Cloud Search?

• Eine Suche die über die Cloud-Speicher von Dropbox, Skydrive, Google Drive, box, iDrive und SharePoint reichen kann.

• Die App besitzt eine einfach zu bedienende auf Touchscreen optimierte Oberfläche, deren Einstellmöglichkeiten selbsterklärend sind.

• Sie stellt Nutzern eine schnelle Suche in den verschiedenen Online-Speichern zur Verfügung.

Was hat uns nicht so gut gefallen an Cloud Search?

• In der kostenlosen Testversion können nur zwei unterschiedliche Online-Speicher verwendet werden.

• Der Testzeitraum für diese kostenlose Version wird nirgendwo konkret angegeben, allerdings meldete der Windows Store kurz nach der Installation bereits einen Testzeitraum von "weniger als 24 Stunden".

• Die App steht nur in Englisch zur Verfügung und kostet mit vollem Funktionsumfang 2,99 Euro.

Fazit: Grundsätzlich hat uns die App Cloud Search gut gefallen, bietet sie doch eine auf dem Tablet einfach zu bedienende Möglichkeit, um verschiedenen Online-Speicher nach gewünschten Dateien zu durchsuchen. Allerdings ist die Informationspolitik des Anbieters undurchsichtig, so dass wir die App nicht mit gutem Gewissen empfehlen können: Der Anwender muss bei Verwendung der Software die Zugangskennungen zu seinen Cloud-Bereich eingeben und abspeichern. Es ist wenig vertrauenserweckend, wenn weder eine vernünftige Website, noch Adressen oder Ansprechpartner des Anbieters zu finden sind.

Alfred: Spezialist für OS X

Anwender von Apples Betriebssystem sind in der Regel mit den Suchkapazitäten zufrieden, die ihnen vom Dateimanager des Systems - dem Finder - bereitgestellt werden.

Aber natürlich geht auch unter OS X noch mehr - wie die kostenlose Software mit dem Bowler Hat deutlich zeigt: Alfred.

Was bietet Alfred Apple-Anwendern?

• Die Software arbeitet als eine Kombination aus "App-Launcher" und Suchmaschine für den Desktop und das Web.

• Anwender können die Software nach ihren Wünschen konfigurieren: So lässt sich beispielsweise der Start bestimmter Anwendungen mit einem Hotkey, einem Schlüsselwort oder anderen Aktionen verknüpfen.

• Systemkommandos können ebenso wie ein eingebauter Rechner direkt aus dem Programm heraus angesprochen werden.

Fazit: Mit Alfred wird dem Anwender nicht nur eine schnell reagierende Suchmaschine für seinen Desktop und das Web sondern eine Art "Kommandozentrale" für seinen Apple-Rechner angeboten. Schon die freie Version der Software bietet dabei viele Möglichkeiten und bekommt deshalb auch unsere Empfehlung. Wer mehr will, wie beispielsweise einen integrierten iTunes-Player oder die Möglichkeit, direkt auf die Zwischenablage oder iPassword zuzugreifen, kann dazu das optionale "Powerpack" erwerben.

X1 Search 8: Fast überall suchen und finden

Nicht nur das Suchen, sondern besonders das Finden der gewünschten Information erfordert meist den größten Aufwand.

Mit X1 Search 8, das von der amerikanischen Firma X1 angeboten wird, steht eine Suchlösung bereit, die Dateien, E-Mail-Nachrichten und auch Daten auf SharePoint-Servern durchsuchen kann.

Was bietet X1 Search 8?

• Sehr umfangreiches Suchprogramm, das aber einfach und schnell auf Windows-7- und Windows-8-Rechner installiert werden kann.

• Neben der Suche nach Dateien können auch E-Mail-Nachrichten in einer lokalen Outlook-Installation oder bei Google-Mail beziehungsweise anderen Providern via IMAP in die Suche integriert werden.

• Aufbau der verschiedenen Indices (die Software führt jeweils einen für die unterschiedlichen E-Mail-Konten, die Dateien und so weiter) dauert je nach Menge der Daten eine gewisse Zeit. Danach findet die Software aber sehr schnell und zuverlässig die gewünschten Informationen.

Fazit: Wer große Datenmengen durchsuchen muss, sollte sich diese Anwendung näher anschauen. Die Software steht nach einer kurzen Anmeldung via E-Mail für einen 14-tägigen Test kostenlos bereit. Danach kostet sie pro Lizenz 49,95 US-Dollar. Für den Support verlangt der Anbieter dann noch einmal 19,95 Dollar pro Jahr. Leider ist die Software nur in englischer Sprache erhältlich, hatte aber in unseren Test keine Probleme mit deutschen Texten und Umlauten, die auch in PDF-Dateien zuverlässig gefunden wurden. Die Firma bietet zusätzlich einen sogenannten X1 Professional Client an, der im Gegensatz zur X1 Search 8-Lösung auch mit Lotus Notes und lokalen Installationen von Mozilla Thunderbird zusammenarbeiten kann.

Suchen und ersetzen: InfoRapid 3.1f

Anwender, die viel mit unterschiedlichen Texten arbeiten, kennen das Problem: In welchem Beitrag tauchte ein bestimmtes Wort auf oder wo ist ein Begriff zu finden, der durch einen anderen ersetzt werden soll?

Mit der für den privaten Gebrauch freien Software InfoRapid lassen sich solche Aufgaben schnell erledigen.

Was bietet InfoRapid 3.1f?

• Freie Software-Lösung, die sich einfach installieren und verwenden lässt.

• Die Möglichkeit, Texte einfach auch in mehreren Dateien zu ersetzen, hebt diese Lösung deutlich von anderen ab.

• InfoRapid arbeitete auf unserem Testrechner, auf dem sich sehr viele Dateien mit den unterschiedlichsten Formaten (von .doc über reine Textdateien bis hin zu Texten in PDF und HTML) befanden, sehr schnell und zuverlässig.

Fazit: Es gab eigentlich nur einen Punkt, der uns beim Einsatz dieser Software gestört hat: Sowohl Installation als auch Oberfläche und Bedienung sind insgesamt etwas archaisch - sie erinnern sehr an frühe Windows-NT-Anwendungen. Aber das tut den guten Ergebnissen der Software keinen Abbruch. Hat man erst einmal die richtigen Konverter eingeschaltet und die zusätzliche Freeware zum Umwandeln von PDF-Dateien installiert, dann findet das Programm schnell und zuverlässig die gesuchten Begriffe. Sehr gut hat uns gefallen, dass die Software unter anderem die Suchmethode "Ähnlich klingend" anbietet. Ein sehr empfehlenswertes Werkzeug für Textarbeiter.

Everything: Schnelle Suche nach Dateien

Es gibt eine ganze Reihe unterschiedlicher Suchprogramme, die alle für sich in Anspruch nehmen, sehr schnell zu sein. Zu den Programmen, die uns mit ihrer Geschwindigkeit wirklich beeindrucken konnten, gehörte die frei zur Verfügung stehende Everything-Suchmaschine der amerikanischen Firma Voidtools.

Was bietet Everything?

• Schneller Aufbau eines Index auch bei großen, sehr vollen Festplatten.

• Die Suche läuft fast in Echtzeit - der Nutzer sieht die Ergebnisse sofort noch beim dem Tippen.

• Profis beim Suchen werden die Möglichkeit zu schätzen wissen, dass sie bei den Suchmustern mit regulären Ausdrücken (Regex) arbeiten können.

Insgesamt ist Everything eine schnelle Suchmaschine, die kaum Wünsche offen lässt, wenn es darum geht Dateien auf NTFS-formatierten Laufwerken zu finden. Es gibt allerdings auch Einschränkung:

• Die Installation der Sprachdatei, durch die diese Software eine deutsche Oberfläche bekommt, ist umständlich. Zudem funktioniert sie auf unseren Testrechner erst, nachdem wir sie von einer anderen Website mit Freeware heruntergeladen haben. Mit der Originaldatei des Anbieters klappte es nicht.

• Es bleibt unverständlich, warum die Software einen speziellen Service-Port öffnen muss, um einen Index für ein NTFS-Dateisystem zu erstellen.

• Mit freigegebenen Netzwerklaufwerken kann das Programm nicht umgehen - so blieben die Dateien auf einem NAS-System im Testnetzwerk leider unberücksichtigt.

Fazit: Geht es um Geschwindigkeit, sowohl beim Aufbau des Index als auch beim Finden von Dateien und Ordnern, ist "Everything" beindruckend schnell. Sehr positiv finden wir auch, dass die Firma die Software weiterentwickelt: Auf der Website des Anbieters steht ein Beta-Release des Programms für 64-Bit-Systeme bereit, das wir ohne größere Probleme unter Windows 8 betreiben konnten. Gegen den Einsatz als "universelle" Lösung zur Suche spricht leider die Einschränkung, dass mit der Software nicht in Dateien gesucht werden kann. Zudem ist es nicht möglich, auf freigegebene Netzwerklaufwerke zuzugreifen: Auf diesen Geräten ist in vielen Fällen aber ein Großteil der Daten, die es zu durchsuchen gilt. (mje)