Wer bestimmte Dateien oder Dateiinhalte braucht, für den ist die Windows-Suche ein hilfreiches Werkzeug. Vorausgesetzt, man nutzt die Möglichkeiten der mit Windows 7 erneuerten Funktion, die sich zugegebenermaßen nicht immer ganz von selbst erschließen. Wir haben einige Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt. Das Gros bezieht sich auf Windows 7; gilt es auch für andere Windows-Versionen, haben wir dies an Ort und Stelle vermerkt.
Suche nach Dateiinhalten anpassen
Die Suchfunktion von Windows findet nur in voreingestellten indizierten Ordner Dateiinhalte. Sollen auch Wörter in bestimmten Ordner gefunden werden, so lässt sich das in den Suchfunktionen einstellen.
Standardmäßig durchsucht Windows nur indizierte Ordner. Dazu zählt Microsoft alle Verzeichnisse in Ihrem persönlichen Ordner, E-Mail- und Offline-Dateien. Falls Sie Daten auch an anderen Orten speichern, können Sie Windows anweisen, die fraglichen Ordner ebenfalls zu indizieren, indem Sie über das jeweilige Kontextmenü die erweiterten Ordnereigenschaften anpassen.
Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den Ordnernamen im Datei-Explorer und wählen Eigenschaften. Im Reiter Allgemein wird die Schaltfäche Erweitert… geklickt, dann ein Häkchen bei Zulassen, dass für Dateien in diesem Ordner Inhalte zusätzlich zu Dateieigenschaften indiziert werden markieren.
Alternativ dazu können Sie auch allgemein die Suche in nicht indizierten Ordnern erlauben. Die entsprechenden Einstellmöglichkeiten finden Sie im Datei-Explorer im Menü Extras/Ordneroptionen in der Registerkarte Suchen. Hier wählt man dann Immer Dateinamen und -inhalte suchen (dieser Vorgang kann einige Minuten dauern).
Suchvorgänge unter Windows 7 abspeichern
Wer in bestimmten Ordnern oder Netzlaufwerken oft nach den gleichen Dateien oder Dateitypen sucht, muss sich jedes Mal durch die richtigen Baumstrukturen klicken. Mit Bordmitteln lassen sich Suchvorgänge speichern.
Im Anschluss an eine Suche nach einer bestimmten Gruppe von Dateien im Suchfenster des Dateiexplorers von Windows 7 wird das Ergebnis angezeigt. Klicken Sie nun auf Suche speichern. Die Suche wird dann standardmäßig bei den Favoriten unter dem von Ihnen eingegebenen Suchnamen abgespeichert. Wollen Sie später wieder nach diesen Dateien suchen, so genügt ein Klick auf die Suche in den Favoriten - schon wird die Suche ausgeführt.
Die Suchen können Sie auch per Drag & Drop vom Dateiexplorer mit der Maus auf Ihren Desktop ziehen. Drücken Sie beim Ziehen mit der Maus zusätzlich die STRG-Taste, so wird die Suche aus den Favoriten auf den Desktop kopiert statt verschoben. Durch die abgelegten Suchen haben Sie eine komfortable Möglichkeit, schnell nach häufig benötigten Dateigruppen zu suchen.
Suche mit Filter Pack erweitern
Die Suchfunktion von Windows kennt unter Umständen noch nicht alle neuen Dokumentenformate von Microsoft. Selbst Windows 7 ist nicht auf dem aktuellen Stand. Dies lässt sich mit dem kostenlosen Filter Pack beheben.
Microsoft bietet regelmäßig sogenannte Filter Packs für die Windows-Suche zum Download an. Diese Pakete enthalten zusätzliche IFilter. Dabei handelt es sich um Plug-ins, die sich in den Index-Dienst von Windows integrieren. Der Vorteil ist, dass Windows damit nicht nur den Dateinamen findet, sondern auch den Inhalt der jeweiligen Dateien durchsuchen kann.
Das Office 2010 Filter Pack wurde Mitte 2010 veröffentlicht. Es kann nicht nur die verschiedenen Dokumente indizieren, auch Programme wie OneNote, Visio oder Publisher können anschließend von Windows durchsucht werden. Ebenfalls an Bord ist ein iFilter für das Open-Document-Format, das beispielsweise von OpenOffice oder Lotus Symphony verwendet wird.
Das Filter Pack erweitertet zahlreiche Suchanwendungen unter Windows 7; Windows Server 2003 Service Pack 2; Windows Server 2008 R2; Windows Server 2008 Service Pack 2; Windows Vista Service Pack 1; Windows XP Service Pack 2 und Windows XP Service Pack 3, setzt aber den Microsoft Search Service voraus.
Erweiterte Suchfilterfunktionen im Windows Explorer nutzen
In Windows 7 wurde die Suche im Windows Explorer klammheimlich verbessert: Ähnlich wie bei Google kann man die Ergebnisse über zusätzliche Filter einschränken.
Das Suchfeld im Windows Explorer beziehungsweise Dateimanager unter Windows 7 kann deutlich mehr, als es auf den ersten Blick den Anschein hat. Wer in das Feld klickt, kann die Ergebnisse mit verschiedenen Suchfiltern eingrenzen.
Mehrere Suchfilter sind von Haus aus installiert, darunter etwa Größe, Autoren, Typ und Änderungsdatum. Klickt man ins Suchfeld, erscheint darunter ein Dropdown-Menü, das ganz am Ende die drei Punkte in blauer Schrift enthält. Die einzelnen Befehle lassen sich auch per Hand eintippen, so spart man Zeit.
Um nun beispielsweise nur Dokumente anzeigen zu lassen, die im zurückliegenden Monat geändert wurden, kann man in das Suchfeld zunächst per
art:=dokument
die Suchergebnisse auf Dokumente einschränken. Sobald man ein Leerzeichen eintippt, erscheinen wieder die Optionen, hier wählt man
änderungsdatum:anfang des Monats
So sind nahezu beliebige Kombinationen möglich, mit denen der Anwender oft deutlich schneller ans Ziel kommt, als wenn er sich lediglich die herkömmliche Suche und Operatoren wie * zunutze macht. Übrigens: Auf Systemen mit englischer Sprache sind auch die Operatoren angepasst, "Art" wird dort beispielsweise zu "Kind".
Suchindex neu aufbauen
Sie nutzen die Windows-Suche, haben aber den Eindruck, dass nicht alle Dateien gefunden werden? Dann müssen Sie den Index manuell neu erzeugen lassen. Das ist mit ein paar Mausklicks erledigt.
Um den Suchindex manuell neu aufzubauen, müssen Sie in die erweiterten Optionen der Indizierungsoptionen wechseln. Das passende Menü findet sich in den Systemsteuerungen. Die Indizierungsoptionen liefern Informationen darüber, welche Dateien bereits in den Index aufgenommen sind.
Ein Klick auf die Schaltfläche "Erweitert" bringt Sie anschließend in das passende Menü. Dort findet sich dann der Button "Neu erstellen", der den Index neu aufbaut. Je nachdem, wie groß der Index ist, kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.
Die Lösung funktioniert unter Windows 7 - unter Windows Vista sieht das Menü ein wenig anders aus, die Funktionen finden sich aber auch hier unter den Indizierungsoptionen. (mje)