PDF/XPS-Dokument erstellen auswählen
Sie benötigen dazu keine externen Tools, denn die Bordmittel des Microsoft-Präsentationsprogramms reichen bereits aus. Öffnen Sie zunächst in Powerpoint die Präsentation, die Sie in das PDF-Format konvertieren wollen. Dann wechseln Sie im Menüband zum Datei-Tab.
Sie befinden sich nun in der Backstage-Ansicht des Programms. Dort wählen Sie auf der linken Seite den Punkt Exportieren. Anschließend klicken Sie in der mittleren Spalte auf die Rubrik PDF/XPS-Dokument erstellen und rechts daneben noch einmal auf die gleichnamige Schaltfläche.
Einstellungen festlegen
Jetzt öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie einen Speicherort und gegebenenfalls einen neuen Dateinamen angeben. Außerdem lässt sich das Aussehen der fertigen PDF-Datei noch beeinflussen. Dazu dienen einerseits die zwei Radio Buttons. Mit dem Button Standard lässt sich die Qualität verbessern, etwa wenn das PDF-File gedruckt werden soll. Wählen Sie Minimale Größe, um die Datei zu verkleinern, sodass sie sich besser als E-Mail-Anhang verschicken lässt.
Veröffentlichen
Weitere Einstellungen können sie festlegen, wenn Sie auf die Schaltfläche Optionen klicken. Im folgenden Dialog lässt sich unter anderem der Bereich für den Export begrenzen, wenn Sie beispielsweise nur bestimmte Folien in das PDF übernehmen möchten. Haben Sie alles nach Ihren Wünschen eingerichtet, verlassen Sie das Optionsfenster mit einem Klick auf OK. Im noch geöffneten Speichern-Dialog wählen Sie dann Veröffentlichen.
Sie können nun die umgewandelte Powerpoint-Präsentation mit einer Anwendung Ihrer Wahl öffnen, die das PDF-Format beherrscht. Dazu eignen sich nicht nur spezielle Viewer, sondern mittlerweile alle gängigen Browser, wie Chrome, Edge oder Firefox.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Powerpoint für Windows. In anderen Umgebungen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)