Elektronische Dokumente erobern die Büros in Unternehmen aller Branchen. Besonders deutlich zeigt sich das bei der Rechnungsstellung: Eine Untersuchung des globalen ECM-Branchenverbands AIIM aus dem März 2012 (AIIM Industry Watch "The Paper Free Office - dream or reality") zeigt, dass etwa ein Drittel aller Rechnungen inzwischen elektronisch als PDF gestellt werden. Angesichts der Tatsache, dass die deutschen Finanzbehörden mittlerweile auf eine elektronische Signatur von Rechnungen verzichten - bis vor kurzem war diese Voraussetzung für die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs beim Empfänger - dürfte der Anteil ausschließlich elektronischer Rechnungen in PDF-Form weiter rasch steigen.
PDF als beliebtes Archivierungsformat
Darüber hinaus werden viele andere geschäftliche Dokumente elektronisch als PDF erstellt, verteilt und verarbeitet - von Angeboten und Aufträgen über Bestellungen, Bewerbungen und Broschüren bis hin zu Verträgen, Zertifikaten und Zeugnissen. Untersuchungen belegen: mehr als 80 Prozent der Unternehmen archivieren Dokumente als PDF.
In vielen der genannten Anwendungsfälle verlassen sich die Verantwortlichen bei der Wahl des PDF-Formates vor allem auf die weitgehende Unveränderbarkeit der Inhalte. Zwar lassen sich PDFs mit klassischen Textverarbeitungsprogrammen erzeugen, aber nicht ohne weiteres öffnen und bearbeiten. Die Installation spezialisierter Lösungen wie Adobe Acrobat oder PDF Converter von Nuance erscheint vielen Benutzern als zu aufwändig und - insbesondere im Falle von Adobe Acrobat - als zu teuer. So kostet Acrobat XI in der Standard-Version bereits fast 400 Euro, die Pro-Variante schlägt gar mit über 600 Euro zu Buche. Demgegenüber ist der PDF-Converter von Nuance mit 99 Euro zwar vergleichsweise preiswert, doch das Handling der Software bleibt dem Benutzer auch hier nicht erspart. Kein Wunder also, dass sich inzwischen auch eine Reihe von Online-Diensten für das Konvertieren von PDF-Dateien etabliert haben. Nachfolgend stellen wir Ihnen einige dieser Dienste vor.
Adobe ExportPDF
Der Acrobat Reader von Adobe ist wohl das meistverbreitete Tool zum Ansehen und Ausdrucken von PDFs am PC. Der kostenlose Reader gehört zur Standardausstattung vieler OEM-Software-Pakete und wird darüber hinaus von vielen Anbietern von Informationen per PDF zum Download empfohlen.
Da liegt es nur nahe, das Adobe-Werkzeug auch zum Erstellen von PDFs und zum Konvertieren von PDF-Inhalten zu benutzen. Mit entsprechenden Online-Diensten von Adobe ist das direkt aus der Anwendung heraus möglich. Allerdings ist dazu der Erwerb eines Abonnements erforderlich. Für knapp 20 Euro erhält der Benutzer ein Jahresabonnement, mit dem er PDF-Dateien in Word-Dokumente (DOCX-Format), Excel-Dateien (XLSX-Format) und PowerPoint-Dateien (PPTX) konvertieren kann. Auch die Umwandlung in RTF-Dateien (Rich Text Format) ist möglich.
Zudem lässt sich der Text mit optischer Zeichenerkennung scannen und anschließend bearbeiten. Bildformate wie JPG hingegen stehen online nicht zur Auswahl. UUm Dateien per Online-Upload in PDF-Dateien zu konvertieren, Dateien über den Drucken-Befehl in PDF-Dateien umzuwandeln oder mehrere Dateien in einem einzelnen PDF zu kombinieren, ist die Version Adobe CreatePDF erforderlich, die für fast 80 Euro pro Jahr erhältlich ist.
pdfonline.com
Mit pdfonline.com lassen sich PDFs innerhalb von Sekunden kostenlos in Word-Dateien konvertieren - und umgekehrt. Der Dienst wird bereitgestellt von BCL Technologies, einem Anbieter von professionellen Entwickler-Tools zum Erstellen von Lösungen zur Verarbeitung von PDF-Dokumenten. Der Benutzer wählt die zu konvertierende Datei (maximal 2 MByte) aus einem lokalen Verzeichnis aus, lädt sie hoch und klickt nach erfolgter Umwandlung auf den Download-Link zum Herunterladen einer gezippten Word-Datei. Das Ergebnis ist bei einfachen zweispaltigen Texten fehlerfrei. Noch schnellere Bearbeitung ohne Größenbeschränkung bietet laut Anbieter die Desktop-Variante des Programms. Allerdings kostet diese knapp 20 US-Dollar und muss auf dem Rechner installiert werden. Ein Aufwand, der sich wohl nur bei häufigem Einsatz oder besonderen Sicherheitsanforderungen lohnt.
easyPDF Cloud
Mit easyPDFCloud hat der Benutzer die Möglichkeit, seine Dateien nicht nur zu konvertieren, sondern auch online zu verwalten. Beispielsweise können im Rahmen eines Workflows mehre Dateien unterschiedlicher Ausgangsformate online zu einem einzigen PDF kombiniert werden. Für die Nutzung des Dienstes von BCL Technologies, der in der Beta-Version ebenfalls kostenlos bereitgestellt wird, wird neben Internet-Zugang und Browser lediglich ein - kostenloser - Dropbox-Account benötigt. Zur Verarbeitung müssen die Dateien nur noch per Drag and Drop in einen bestimmten Ordner gezogen werden.
Der Zugriff auf den Dienst kann auch per iPad oder Smartphone erfolgen. Unterstützt werden die Formate, Word (rtf, doc, docx), Excel (xls, xlsx), Powerpoint (ppt, pptx), Plain Text (txt, text), HTML und verschiedene Bilderformate (gif, png, jpg, jpe, jpg, jfif, tif, tiff). Es stehen ein Guest-Modus und eine Nutzung als registrierter User zur Auswahl. Beide Varianten sind kostenlos, die Registrierung wird mit zusätzlichem Speicherplatz und erweiterter Funktionalität belohnt. Beispielsweise können bis zu 10 Dateien zu einer verbunden werden (gegenüber maximal drei Dateien im Gast-Modus).
Pdf24.org
Der Online PDF Converter auf PDF24.org konvertiert kostenlos Dokumente verschiedener Formate online in PDFs. Eine Liste aller bisher unterstützten Formate, die konvertiert werden können, ist nachfolgend aufgeführt. Neben HTML- und Bilddateien (jpg, jpeg, png, bmp, gif, tiff, tif, emf, wmf) werden die verschiedenen Microsoft-Office- und Open-Office-Formate ebenso unterstützt wie Postscript (ps) und Text (rtf, txt). Die Umwandlung erfolgt in drei Schritten in der so genannten "Konvertierungsbox". EinHierfür muss lediglich ein Dokument ausgewählt, eine E-Mail-Adresse angegeben und der "Go"-Button betätigt werden. Das gewählte Dokument wird konvertiert und per E-Mail-Anhang zugestellt.
Online 2 PDF
Ein umfassendes kostenloses Service-Angebot für die Arbeit mit PDFs finden Anwender unter www-online2pdf.com. Die Funktionen sind in fünf Bereiche gegliedert, die jedoch alle in einer Benutzeroberfläche integriert sind und miteinander kombiniert werden können. So lassen sich bei der Konvertierung einzelner Dateien eine Vielzahl gängiger Formate in PDF-Dateien umwandeln. Neben den gängigen Bilderformaten jpg, gif, png, bmp, tif gehören dazu MS Office 2007/2010: docx, xlsx, pptx, ppsx, pub sowie ältere MS-Office-Formate und OpenDocument: odt, ods, odp, odg, odi, odm, odc, odf sowie pdf, xps, oxps, ps, rtf, txt. Die Dateigröße darf dabei bis zu 30 MByte betragen. Besonders praktisch: Bis zu 10 Dateien können mit online2PDFin in einem Arbeitsgang zu einer PDF-Datei zusammengefügt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um bereits bestehende PDF-Dateien oder um erst zu konvertierende Formate handelt. Die Gesamtgröße der Zieldatei kann bis zu 150 MByte betragen.
Darüber hinaus kann der Benutzer während der Konvertierung eine Reihe von Anpassungen an den Dokumenten vornehmen. Dazu gehören Zoom und Seitenlayout, die beim Öffnen der PDF-Datei automatisch gewählt werden sollen, Bild-Einstellungen wie Auflösung und Qualität oder die Festlegung des Seitenformats beziehungsweise des Seitenrands bei der Verwendung von direkten Bild-Formaten. Sicherheits-Einstellungen wie das Erstellen eines Berechtigungsschutzes, um gewisse Aktionen zu sperren (Drucken, Kopieren, Ändern) oder um generell einen Leseschutz anzulegen (Passwort beim Öffnen) sind ebenfalls möglich.
In den meisten Fällen dürften jedoch schon die Standardeinstellungen des Dienstes zufriedenstellende Ergebnisse liefern. Wer mit mehrseitigen Quelldateien arbeitet, kann darüber hinaus festlegen, welche Seiten in welcher Reihenfolge in die Zieldatei übernommen werden sollen.
Schließlich können Anwender auch funktionale Einschränkungen wie etwa das Sperren der Druckfunktion automatisch entfernen. Der Lesesschutz mit Passwortsicherung beim Öffnen hingegen lässt sich nicht entfernen.
Fazit:
Die getesteten PDF-Konvertierungsdienste liefern ordentliche Qualität, wenn es darum geht, überwiegend textlastige Dokumente zwischen PDF- und Word- oder anderen Textverarbeitungsdateien umzuwandeln. Allerdings funktionieren kostenlose Services häufig nur in eine Richtung oder sie sind auf einzelne Formate beschränkt.
Für den regelmäßigen professionellen Einsatz sind sie daher nur bedingt zu empfehlen. Das gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass der Benutzer in der Regel nicht erfährt, wo und wie die Daten verarbeitet werden, beziehungsweise, ob Dritte Zugriff auf die Daten haben. Wer jederzeit unabhängig vom Ausgangsformat schnell und sicher PDFs erstellen, bearbeiten und verteilen möchte, kommt daher in der Regel wohl nicht um eine auf dem eigenen Desktop oder im Unternehmensnetz installierte Software herum. In vielen Fällen des Büroalltags hingegen dürften die vorgestellten Lösungen die bestehenden Anforderungen bei vertretbarem Aufwand abdecken. (Alexander Dreyßig)
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der TecChannel-Schwesterpublikation PC-Welt.