PDF-Dokument in Word öffnen
Um einen beliebigen PDF-File - PDF steht für Portable Document Format - mit Hilfe von Microsoft Word zu öffnen, wählen Sie Datei/Öffnen. Aktivieren Sie den Ordner, in dem sich die gewünschte Datei befindet. Ändern Sie den Standardeintrag Alle Word-Dokumente neben Dateinamen auf PDF-Files. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Der Konvertierungsvorgang kann, je nach Umfang der Datei, einen Moment Zeit in Anspruch nehmen. Word übernimmt Formatierungen wie Farben, Auszeichnungen und so weiter in der Regel problemlos. Grundsätzlich kann man sagen, dass das Konvertieren von PDFs am besten in Dateien funktioniert, die in erster Linie Text enthalten.
PDF in Word bearbeiten
Word zeigt eine Nachricht, dass Sie ein bearbeitbares Word-Dokument erhalten beziehungsweise öffnen, bei dem es gegebenenfalls zu Abweichungen, im Vergleich zur der PDF-Originaldatei, kommen kann. Beantworten Sie die Meldung durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Je nach Inhalt des PDFs erhalten Sie gegebenenfalls weitere Nachrichten und Hinweise, welche Funktionen konkret zu Konvertierungsproblemen führen können. Hier müssen Sie situationsabhängig unter Umständen weitere Angaben machen. Notfalls probieren Sie verschiedene Varianten aus. Da Word lediglich eine Kopie der PDF-Originaldatei Datei erzeugt, bleibt die Ursprungsdatei erhalten.
Für den Fall, dass Ihr PDF im schreibgeschützten Lesemodus erscheint - das ist beispielsweise bei Dokumenten, die Sie aus dem Internet laden der Fall, schalten Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Bearbeitung aktivieren in den Bearbeitungsmodus um. Anschließend können Sie im umgewandelten Dokument arbeiten, wie in jedem herkömmlichen Word-Dokument, also Korrekturen vornehmen, Texte hinzufügen, Bilder einfügen und/oder entfernen, die Rechtschreibprüfung durchführen, das Dokument umgestalten und vieles mehr.
Korrekturen am Seitenumbruch durchführen
Eines der häufigsten Probleme beim Konvertieren von PDFs in Word-Dokumente ist der Seitenumbruch. Bei umfangreichen Dokumenten entsprechen die Seiten im umgewandelten Word-Dokument oft nicht eins zu eins dem Original. Sie haben allerdings jederzeit die Möglichkeit über Einfügen/Seitenumbruch manuell einzugreifen, wenn die Seitenverteilung nicht Ihren Vorstellungen entspricht.
Weitere Probleme lösen
Probleme können ebenfalls auftreten, wenn die PDF-Datei zahlreiche Diagramme oder andere Grafiken enthält. Dann wird eine komplette Seite unter Umständen als Bild angezeigt. Befindet sich Text im Diagramm oder in der Grafik, lassen sich diese Texte nicht ändern. In entsprechenden Fällen benötigen Sie dann ein spezielles Texterkennungsprogramm. Allerdings kann auch folgender Trick weiterhelfen.
Häufig löst ein Textfeld, das Sie einfach über den vorhandenen Text legen Ihr Problem. Um ein Textfeld einzurichten, aktivieren Sie das Menü Einfügen. Wählen Sie Textfeld/Textfeld erstellen. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste ein Textfeld auf. Erfassen Sie im Textfeld den gewünschten Text, formatieren Sie ihn und schieben Sie das Textfeld an die gewünschte Position.
Auch Fußnoten können Schwierigkeiten bereiten. Erkennt Word diese Fußnoten nicht, werden Sie, anstatt ans Ende der Seite, mitten in den Text gesetzt. Eine weitere Unzulänglichkeit tritt oft im Zusammenhang mit Inhaltsverzeichnissen auf. Sie werden beim Konvertieren zum Teil als Tabellen eingefügt. In entsprechenden Fällen müssen Sie gegebenenfalls manuell nachbessern oder Sie probieren aus, was passiert, wenn Sie das Dokument zurück in das PDF-Format transformieren. Wichtig ist nur, dass Sie die Datei unter einem anderen PDF-Namen abspeichern. Dann sind im Notfall die Originaldaten noch unverändert vorhanden.
PDF zusammenführen
Mit Hilfe von Microsoft Word ist es darüber hinaus möglich, mehrere PDF-Dateien zusammenzufügen. Dazu öffnen Sie - wie oben beschrieben - den PDF-File, mit dem Sie beginnen möchten. Aktivieren Sie das Register Einfügen und klicken Sie nacheinander auf den kleinen Pfeil neben Objekt und Text aus Datei. Stellen Sie den Ordner ein, in dem sich das gewünschte PDF befindet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Das Handling unterscheidet sich nicht vom Öffnen einer einzelnen PDF-Datei. Das heißt, Sie erhalten wiederum eine Nachricht von Word, dass es möglicherweise Abweichungen im Vergleich zur Originaldatei kommen kann. Bestätigen Sie die Meldung und wiederholen Sie den Einfügen-Vorgang gegebenenfalls für weitere Dateien.
Tipp: Mit gedrückter [STRG]-Taste können Sie gleichzeitig mehrere PDFs auswählen und nach Word holen. Word fügt die einzelnen PDFs dann in der Reihenfolge des Dateinamens ein.
Dokument speichern
Das bearbeitete Word-Dokument können Sie auf zweierlei Weise speichern, zum einen als Word-Dokument, zum anderen als PDF-Dokument. Selbstverständlich sind auch beide Varianten möglich. Das Speichern als Word-Dokument unterscheidet sich nicht von herkömmlichen Speichervorgängen. Wenn Sie die Datei als PDF-File sichern möchten, wählen Sie Datei/Speichern unter. Wechseln Sie gegebenenfalls in den gewünschten Ordner. Im Fenster Speichern unter entscheiden Sie sich im Listenfeld Dateityp für den Eintrag PDF. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern schließen Sie den Vorgang ab.
Hinweis: So gehen Sie auch immer dann vor, wenn Sie ein Word-Dokument als PDF-Dokument sichern möchten. Sie können die Datei jederzeit wieder in Microsoft Word öffnen. Alternativ verwenden Sie ein PDF-Leseprogramm - zum Beispiel Acrobat Reader - das dann auf Ihrem Rechner installiert sein muss.
PDFs und Excel
Das Speichern von Excel-Tabellen als PDF-File ist ebenfalls möglich. Besonders interessant ist dies für den elektronischen Versand von Rechnungen, der immer beliebter wird. Das Speichern von Excel-Tabellen als PDF funktioniert im Prinzip analog zu Microsoft Word. Beachten Sie jedoch, dass eine Excel-Arbeitsmappe mehrere Tabellenarbeitsblätter beinhalten kann. Excel speichert grundsätzlich, die Tabelle, die aktuell ausgewählt ist. Wenn eine Tabelle mehrere Tabellenarbeitsblätter enthält, die Sie im PDF-Format speichern möchten, müssen Sie den Vorgang für jede einzelne Tabelle wiederholen.
Nachdem Sie das gewünschte Tabellenblatt aktiviert haben, wählen Sie Datei/Speichern unter und entscheiden sich im Listenfeld Dateityp für den Eintrag PDF. Klicken Sie auf Schaltfläche Speichern, um die Datei im gewünschten Format zu sichern. Um PDFs in Excel zu öffnen, benötigen Sie hingegen einen speziellen Konverter. Es empfiehlt sich deshalb, wichtige Tabellen zusätzlich im Excel-Format zu sichern. Dann ist es jederzeit möglich, die Tabelle in Excel zu bearbeiten und dann erneut als PDF-File zu speichern.
Tipp: Sollten Sie kleinere Tippfehler in Ihrer mit Excel erstellten PDF-Datei entdecken, können Sie diese auch in Word korrigieren. Aber Achtung: Formeln werden in Word nicht automatisch angepasst. (hal)