Outlook 2016 mit Exchange und Office 365 nutzen

Konteneinstellungen in Outlook 2016 optimieren

In Outlook 2016 können Anwender die Synchronisierung zwischen Exchange/Office 365 und Outlook besser steuern. Denn Microsoft hat mehr Möglichkeiten integriert die Zeiten zu synchronisieren.

Die Einstellung zur Synchronisierung können Sie während der Einrichtung des Exchange-Kontos vornehmen, aber auch jederzeit danach. Sie finden diese auf der Registerkarte Datei über Informationen im Bereich Kontoeinstellungen\Kontoeinstellungen, wenn Sie die Eigenschaften des Exchange-Kontos aufrufen.

Mit Outlook 2013 SP1 und Exchange 2013 SP1 hat Microsoft das neue MAPI-HTTPS-Protokoll eingeführt. Dieses Protokoll ist wesentlich schneller und effizienter als das veraltete RPC/HTTPS-Protokoll. Setzen Unternehmen Exchange Server 2016 ein, ist das Protokoll automatisch aktiv, das gilt auch bei den meisten Office-365-Abonnements. Überprüfen können Sie das, wenn Sie die STRG-Taste gedrückt halten, mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol im Traybereich der Taskleiste klicken und Verbindungsstatus aus dem Menü auswählen. In der Spalte Protokoll ist das Protokoll HTTP zu sehen.

Bessere Suche und einfachere Verwaltung von Dateianhängen

Besonders interessant ist die neue Funktion zum Anfügen von Dateianhängen. Outlook zeigt eine Liste der zuletzt geöffneten Dateien an, wenn Anwender einen Anhang hinzufügen wollen. Dadurch können Sie zum Beispiel in Office 2016 ein Dokument bearbeiten und dieses schnell und einfach in Outlook hinterlegen, auch wenn der Pfad zum Dokument verschachtelt ist. Oder wenn Anwender einen PDF-Drucker nutzen und ein Dokument speichern, ist dieses ebenfalls sofort in Outlook verfügbar.

Zusätzlich hat Microsoft die Suche deutlich verbessert und Möglichkeiten geschaffen, dass Dateianhänge die zu groß sind, in SharePoint oder SharePoint Online zu speichern und den Link zu versenden.

Dementsprechend finden Sie im oberen Bereich das neue Suchfeld "Was möchten Sie tun". In diesem können Sie nach Befehlen aus dem Menüband suchen, und so wesentlich effizienter arbeiten, da Sie auch mit natürlichen Fragen arbeiten können.

Einschränkungen in Outlook 2016 beachten

Bevor Sie Outlook 2016 im produktiven Umfeld einsetzen, müssen Sie einige Dinge beachten. Aktuell unterstützt Outlook 2016 keine Anbindung an Exchange Server 2007. Microsoft arbeitet an dem Problem, aber aktuell ist nicht abzusehen, wann sich Outlook 2016 an Exchange 2007 anbinden lässt.

Damit Sie Outlook an Exchange oder Outlook 365 anbinden können, muss die AutoDiscovery-Funktion aktiviert sein. Denn Sie können keine manuellen Servernamen zusammen mit Exchange und Office 365 verwenden, wenn nicht zuvor die AutoDiscovery-Funktion optimal konfiguriert worden ist.

Autodiscover und AutoConnect mit Outlook 2016

Exchange Server 2010/2013/2016 bieten in Verbindung mit Outlook 2016 die Funktionen Autodiscover und AutoConnect. Diese Technik funktioniert auch in Outlook 2007/2010/2013.

Outlook ist in der Lage, automatisch eine Verbindung zu einem Exchange-Server im Netzwerk herzustellen, ohne dass auf dem PC erst ein Outlook-Profil erstellt werden muss, das gilt auch bei der Anbindung von Office 365. Diese Funktionen ersparen Anwendern und Administratoren die komplexe Konfiguration am Client und unterstützen die Konfiguration direkt am Server. Eine solche Konfiguration lässt sich auch im Internet veröffentlichen, sodass auch Heimarbeitsplätze eine Verbindung mit Exchange oder Office 365 aufbauen können.

Damit diese automatische Verbindung funktioniert, wird Exchange Server eng an das DNS-System und die Internetinformationsdienste (IIS) genutzt. Anwender müssen Outlook nur noch starten, um sich mit dem Exchange-Server oder Outlook zu verbinden. Im Falle von Office 365 muss noch die E-Mail-Adresse und das Kennwort eingegeben werden. Alle anderen Informationen erhält Outlook durch den DNS-Server und von Exchange oder Office 365.

Den Postfachserver und die Authentifizierung entnimmt Outlook aus den Anmeldedaten am PC. Bei der Anmeldung an Office 365 müssen sich Anwender mi Benutzernamen und Kennwort authentifizieren. Die Anmeldedaten lassen sich speichern, sodass nur bei der ersten Verwendung eine Anmeldung erfolgen muss. Diese Verbindung stellt Outlook in Zusammenarbeit mit den Internetinformationsdiensten auf dem Exchange-Server oder in Office 365 her. Rufen Sie auf dem Exchange-Server den Internetinformationsdienste-Manager auf, dann sehen Sie unterhalb der Standardwebseite ein virtuelles Verzeichnis mit der Bezeichnung Autodiscover.

Auf Basis der E-Mail-Adresse ermittelt Outlook den entsprechenden Server und verbindet sich. Dazu müssen Sie allerdings bei der Ausstellung eines neuen Exchange-Zertifikats, Autodiscover auch über das Internet zur Verfügung stellen.

Damit die Clients wissen, welche Exchange-Server sie nach einer Verbindung prüfen sollen, ist in Active Directory hinterlegt, auf welchen Exchange-Servern die Funktion Autodiscover zur Verfügung steht. Diesen Dienst bezeichnet Microsoft auch als Service Connection Point. Sie lassen sich dessen Einstellungen im Snap-In Active Directory-Standorte und -Dienste anzeigen. Dazu müssen Sie den Dienstknoten anzeigen.

Navigieren Sie dann zu Microsoft Exchange/<Organisation>/Administrative Groups/Exchange Administrative Groups/Servers/<Servername>/Protocols/Autodiscover. Auf der rechten Seite rufen Sie die Eigenschaften des Exchange-Servers auf. Anschließend legen Sie auf der Registerkarte Attribut-Editor die Einstellungen fest. Hier zeigt Active Directory alle Clientzugriffsserver der Organisation an, da standardmäßig bei dieser Rolle immer Autodiscover mit installiert wird.

In Outlook lassen Sie sich die automatische Verbindung ebenfalls anzeigen. Dazu starten Sie Outlook auf einem Computer der Mitglied einer Domäne ist, der Client sucht dann selbständig die Einträge der Service Connection Points (SCP) und verbindet sich dann mit dem ersten SCP in der Liste, um sich mit seinem passenden Server auszutauschen.

AutoDiscover ohne Domänenmitgliedschaft nutzen

Starten Sie Outlook 2016 auf einem Computer, der nicht Mitglied der Domäne ist, kann der Client Active Directory nicht durchsuchen. In diesem Fall verwendet Outlook den DNS-Eintrag der E-Mail-Adresse, die beim Start eingegeben werden muss. Outlook 2016 versucht sich dann mit HTTPS zu einem Clientzugriffsserver zu verbinden und verwendet dazu die URLs https://Autodiscover.<DNS-Name der E-Mail-Domäne>/autodiscover/autodiscover.xml und https://<DNS-Name der E-Mail-Domäne>/autodiscover/autodiscover.xml.

Damit Outlook eine Verbindung zu den Servern herstellen kann, muss sich der Servername auflösen lassen. Dies bedeutet, dass Sie DNS-Einträge in der DNS-Zone oder den öffentlichen DNS-Servern für Ihre Zone erstellen müssen, damit auf diese Webseiten zugegriffen werden kann. Sobald Sie Outlook gestartet haben, erscheint in der Taskleiste das Outlook-Symbol. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und halten dabei die (Strg)-Taste gedrückt, dann steht Ihnen die Option E-Mail-Autokonfiguration testen zur Verfügung.

Sobald Sie den Menüpunkt aufrufen, beginnt Outlook mit dem Verbindungstest. Geben Sie die E-Mail-Adresse und das Kennwort des Kontos für den Test ein. Sobald Sie auf die Schaltfläche Test klicken, versucht sich der Client mit dem entsprechenden Server zu verbinden und zeigt Informationen an. Hier sollten keine Fehler erscheinen.

Auf den verschiedenen Registerkarten sehen Sie die Abläufe bei der Verbindung, die Outlook auch verwendet, wenn erstmalig eine Verbindung zum Server aufgebaut werden soll. Wollen Sie die eingetragen Daten in Outlook 2016 über Autodiscover aktualisieren, wechseln Sie zur Registerkarte Datei und wählen darin Kontoeinstellungen/Kontoeinstellungen.

Klicken Sie dann im neuen Fenster auf Reparieren, um die Einstellungen erneut abzurufen. Outlook verbindet sich über Autodiscover mit dem Clientzugriffsserver und ruft die aktuellen Daten ab. So stellen Sie fest, ob Autodiscover im Netzwerk oder dem Internet funktioniert. Starten Sie Outlook 2016 auf einem PC das erste Mal und haben noch kein Profil eingerichtet, versucht Outlook automatisch, aus dem Anmeldenamen und dem Kennwort des Benutzerkontos in der Domäne einen Exchange-Server zu finden.

In einem korrekt konfigurierten Active Directory und einer idealen Exchange-Umgebung, erkennt Outlook den Exchange-Server automatisch durch die Benutzeranmeldung an Windows. Bestätigen Sie die erste Meldung mit Weiter, versucht Outlook, die Verbindung aufzubauen und sich automatisch zu konfigurieren.

Bei der Verbindung arbeitet Outlook bereits mit Verschlüsselung und verwendet das hinterlegte Zertifikat auf dem Exchange-Server oder in Office 365. Nach der erfolgreichen Verbindung wird zuerst eine lokale Kopie des Postfachs auf dem Clients angelegt, damit auch bei einer Trennung vom Exchange-Server weitergearbeitet werden kann. Ist die Erstellung des Profils abgeschlossen, startet Outlook 2016, zeigt den Posteingang an, und der Client ist mit dem Exchange-Server verbunden.

Auf freigegebene Ordner und Postfächer zugreifen

Haben Sie Ihr Postfach oder einzelne Ordner freigegeben, können die jeweiligen Anwender auf diese zugreifen. Auf freigegebene Ordner können Sie zugreifen, wenn Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen und exportieren\Ordner eines anderen Benutzers klicken.

Anschließend öffnet sich ein neues Fenster und Sie können den Namen aus dem Adressbuch auswählen oder selbst eingeben. Als Nächstes wählen Sie aus, auf welchen Ordner Sie zugreifen wollen. Anschließend öffnet Outlook den angegebenen Ordner. Erhalten Sie eine Meldung, dass Outlook den Ordner nicht finden kann, sind die Berechtigungen nicht korrekt gesetzt. In diesem Fall muss der Anwender die Rechte nochmal überprüfen.

Zusätzliche Postfächer in Outlook öffnen

Wollen Sie nicht immer manuell die Ordner öffnen, sondern dauerhaft in Outlook einbinden, muss der Anwender die Ordnerberechtigungen auf der obersten Ebene des Postfachs setzen. Anschließend können Sie in Outlook zusätzliche Postfächer einbinden.

Outlook zeigt in der Ordnerliste dann die Ordner an, für die der entsprechende Anwender Sie freigeschalten hat. Um ein zusätzliches Postfach anzubinden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Datei.

2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen\Kontoeinstellungen.

3. Markieren Sie Ihr Exchange- Office 365-Konto und klicken Sie auf Ändern.

4. Klicken Sie im neuen Fenster auf Weitere Einstellungen.

5. Öffnen Sie die Registerkarte Erweitert.

6. Klicken Sie bei Postfächer auf Hinzufügen.

7. Geben Sie den Namen des Postfachs ein, welches Sie öffnen wollen.

8. Bestätigen Sie alle Fenster mit OK.

Outlook zeigt im Bereich E-Mail und der Ordnerliste das geöffnete Postfach an. Sie sehen im Menü aber nur die Ordner in deren Eigenschaften der andere Anwender die entsprechenden Rechte für Sie zugewiesen hat.

E-Mails im Auftrag anderer Anwender senden

Damit ein Anwender in Outlook im Auftrag eines anderen Benutzers eine E-Mail senden kann, muss dieser das Von-Feld einblenden, über das er das Postfach auswählt, in dessen Auftrag er eine E-Mail schreiben will. Dieses Feld können Sie einblenden, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben.

Klicken Sie auf Optionen und dann auf die Felder, die Sie anzeigen wollen. Sie können in Outlook 2016 auch über Von auswählen in welchem Namen Sie eine E-Mail senden wollen. Im Anschluss wird das Von-Feld angezeigt, und der Anwender kann das Benutzerkonto auswählen, in dessen Auftrag er senden will. (hal)