Wer kann Forms nutzen?
Microsoft Forms steht nicht nur Abonnenten der Education- oder Business-Lizenzen von Office 365 zur Verfügung. Jeder mit einem Microsoft-Konto kann die Grundfunktionen kostenlos mit allen gängigen Browsern, wie Firefox, Edge oder Chrome, nutzen.
Microsoft Office -Online-Umfragen mit Microsoft Forms einrichten
Microsoft Forms
Microsoft Forms steht einem großen Nutzerkreis kostenlos zur Verfügung. Die grundlegenden Funktionen setzen lediglich einen Microsoft-Account voraus.
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Startpunkt ist die Webseite von Forms unter „https://forms.office.com“.
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Sofern Sie nicht bereits mit Ihrem Konto eingeloggt sind, müssen Sie dies im nächsten Schritt erledigen.
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Anschließend noch das Passwort eingeben und mit dem Button „Sign in“ anmelden.
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Nun können Sie loslegen, indem Sie ein neues Formular oder Quiz erstellen.
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Im Beispiel haben wir uns für das Formular entschieden und tragen als Nächstes einen möglichst aussagekräftigen Titel dafür ein.
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Um das Formular zu gestalten, müssen Sie Fragen hinzufügen.
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Es stehen mehrere Kategorien zur Verfügung, die sich in den Antwortmöglichkeiten unterscheiden.
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Entscheiden Sie sich für die Kategorie „Auswahl“, können Sie Options-Buttons für die möglichen Antworten vorgeben. Jedes hinzugefügte Element lässt sich mit dem Papierkorb-Icon schnell wieder entfernen.
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Flexiblere Möglichkeiten bietet die Text-Kategorie.
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Hier haben die Umfrageteilnehmer Gelegenheit, frei formulierten Text einzugeben.
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Wenn Sie möchten, dass die User eine Beurteilung abgeben, etwa wie ihnen eine Fortbildung gefallen hat, ist die Rubrik „Bewertung“ das Mittel der Wahl.
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Über eine abgestufte Skala, zum Beispiel sechs Sterne, bietet sich eine schnelle und einfache Feedback-Option. Sie können in allen Fragekategorien eine Antwort mithilfe des Schalters „Erforderlich“ erzwingen.
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Über die letzte Rubrik können Sie ein Datumsfeld im Formular integrieren.
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Denkbar wäre, das Datum abzufragen, an dem der Nutzer die Umfrage beantwortet oder an dem das Seminar stattgefunden hat.
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Zum Schluss empfiehlt es sich, die Vorschau aufrufen, um das Formular so anzuzeigen, wie es die Adressaten später sehen.
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Microsoft Forms bietet zwei Optionen für die Ansicht, hier für stationäre Geräte.
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Mit einem Klick auf „Mobiltelefon“ erscheint die Ansicht für Smartphone & Co.
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Wenn Sie alle Korrekturen vorgenommen haben, klicken Sie im letzten Schritt auf „Senden“.
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Sie können die Empfänger auf verschiedene Weise erreichen, etwa per Direkt-Link, QR-Code oder soziale Medien.
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Die Teilnehmer müssen alle Fragen beantworten, die Sie als obligatorisch definiert haben. Erkennbar ist das am kleinen roten Stern neben der Frage.
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Lässt ein Nutzer eine solche Frage aus und versucht, das Formular abzuschicken, erhält er einen entsprechenden Hinweis.
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Erst wenn alles ordnungsgemäß ausgefüllt wurde, schickt Microsoft Forms die Daten ab.
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Der Formularersteller sieht die Anzahl der eingetroffenen Rückmeldungen auf dem Tab „Antworten“.
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Die Ergebnisse werden als Zahlen und Kreisdiagramme dargestellt. Einzelheiten lassen sich über den Link „Weitere Details“ abrufen.
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Sofern Sie ein Bewertungsfeld eingebaut haben, sehen Sie auf einen Blick die durchschnittliche Beurteilung.
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Haben Sie eine sehr große Umfrage erstellt, beispielsweise um Kundenfeedback einzuholen, ist eventuell die Übernahme der Resultate in Excel angeraten.
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Die Daten werden sauber in die Tabellenkalkulation übernommen und lassen sich anschließend mit den dortigen Funktionen weiter analysieren.
Wo finde ich Forms?
Dazu öffnen Sie zunächst die Webseite von Forms und klicken im oberen Bereich auf die Schaltfläche Los geht's. Falls Sie nicht bereits angemeldet sind, werden Sie aufgefordert, sich mit Ihrem Microsoft-Konto einzuloggen.
Formular oder Quiz
Auf der Folgeseite können Sie direkt anfangen, indem Sie ein Formular oder Quiz erstellen. Letzteres eignet sich zum Beispiel für Lehrkräfte oder Seminarleiter, um den Wissensstand der Schüler beziehungsweise Kursteilnehmer zu überprüfen. Ansonsten klicken Sie auf Neues Formular und vergeben einen Namen zur Beschreibung.
Neue Frage hinzufügen
Anschließend klicken Sie auf Neue Frage hinzufügen und haben die Wahl unter mehreren Kategorien (Auswahl, Text, Bewertung, Datum). Experimentieren Sie ruhig mit den verschiedenen Kriterien, bis Sie die für Ihre Bedürfnisse optimale Form gefunden haben. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, einzelne Optionen oder die gesamte Frage über das Papierkorbsymbol zu löschen.
Die Vorschaufunktion
Außerdem speichert Microsoft Forms das Formular bei jeder Änderung, so dass nichts verlorengehen sollte. Bevor Sie Ihre Umfrage verschicken, empfiehlt es sich, die Vorschaufunktion aufzurufen, die separat für die Ansicht auf Computern und Mobilgeräten verfügbar ist. Auf diese Weise lassen sich letzte inhaltliche und gestalterische Fehler korrigieren.
Die Umfrage versenden
Wenn Sie mit dem Design zufrieden sind, klicken Sie auf den Senden-Button. Sie haben dann die Möglichkeit, einen Freigabe-Link weiterzugeben, einen QR-Code zu generieren oder die Teilnehmer per E-Mail zur Umfrage einzuladen. Darüber hinaus können Sie den Link auch direkt mit Ihren Freunden und Followern auf Facebook und Twitter teilen.
Feedback auswerten
Sobald ausgefüllte Feedback-Formulare eintreffen, sehen Sie dies in Microsoft Forms auf dem Tab Antworten, neben dem ein Badge die Anzahl der Rückmeldungen signalisiert. Wenn Sie auf diese Registerkarte klicken, sehen Sie die Ergebnisse, aufbereitet als Zahlen und Kreisdiagramme. Die Resultate lassen sich über Weitere Details noch genauer aufsplitten.
In Excel öffnen
Falls Sie einen sehr umfangreichen Fragebogen verschickt haben, den es nun auszuwerten gilt, können Sie auch auf die Analysefähigkeiten von Excel zurückgreifen. Dazu klicken Sie einfach oben rechts auf In Excel öffnen. Anschließend lädt die Tabellenkalkulation die entsprechenden Daten, sodass Sie sie weiterverarbeiten können.