OneNote für iPad, iPhone, Android und Windows richtig nutzen

Sie können OneNote direkt als Desktop-App für Windows bei Microsoft herunterladen. Die entsprechende Version für Android, iPad, iPhone und Windows Phone (bereits installiert) laden Sie wiederum aus dem entsprechenden Store. Natürlich gibt es auch eine Vollbild-Windows-App im Store von Windows 8.1 und Windows RT. Außerdem stehen die Notizbücher als Webapp über die OneNote-Webseite zur Verfügung.

Alle Daten auf allen Geräten lassen sich synchronisieren und für andere Personen freigeben. Anwender, die auf Apple-Rechner setzen, können ebenfalls OneNote kostenlos nutzen und auch hier mit den synchronisierten Notizbüchern arbeiten. Entwickler können über APIs auf OneNote zugreifen und das Notizprogramm an eigene Anwendungen anbinden. Microsoft stellt dazu ein eigenes Dev Center für OneNote zur Verfügung.

Notizen müssen in OneNote nicht nur aus Text bestehen. Sie können auch formatierte Dokumente, Bilder, Karten und mehr als Notiz speichern und dabei zwischen Notizbuch, Kategorie, Notizbuchseite und mehr filtern und sortieren lassen. Wie das geht, lesen Sie in diesem Beitrag. Auch Aufgabenlisten können Sie auf diesem Weg erstellen lassen. Sogar Zeichnungen sind als Notiz verwendbar.

Was bringt OneNote?

Microsoft OneNote kann zum Beispiel bei Notizen sinnvoll sein, die Sie mobil schnell aufnehmen wollen. Auch für Aufgabenlisten oder Rezepte macht der Einsatz von OneNote Sinn. Durch die zentrale Speicherung in der Cloud behalten Sie den Überblick über alle Ihre Daten. Wenn Sie zum Beispiel unterwegs ein Rezept in die OneNote-App von Windows Phone tippen, können Sie dieses später zu Hause auf dem PC ebenfalls lesen, bearbeiten und wieder mit dem Endgerät synchronisieren. Das funktioniert dann natürlich auch zwischen Android-Smartphones, iPhone und iPad. Setzen Sie eine beliebige Kombination dieser Geräte ein, haben Sie auf allen den gleichen Stand der Notizen und können diese untereinander abgleichen.

Sie können die Notizen aber nicht nur selbst nutzen, sondern auch freigeben, damit Kollegen oder Familienmitglieder ebenfalls mit den Notizen arbeiten können. In OneNote können Sie dazu nicht nur verschiedene Notizen in einem Notizbuch erstellen, sondern auch mehrere Notizbücher. Auf diese Weise trennen Sie zum Beispiel private und berufliche Dinge voneinander, ebenso Notizen für spezielle Gruppen oder die Familie.

Notizbücher in OneNote für Windows erstellen

Den größten Funktionsumfang haben Sie in der Desktop-App von OneNote auf einem Windows-PC mit Office. Hier können Sie nach dem Start mit Ihrem ersten Notizbuch beginnen, aber jederzeit weitere Notizbücher erstellen.

Innerhalb eines Notizbuches können Sie wiederum weitere Kategorien erstellen. Diese stehen als Registerkarten auf der rechten Seite zur Verfügung. Die Kategorien sind für jedes Notizbuch gespeichert. Klicken Sie auf eine Registerkarte, können Sie den Namen der Kategorie ändern.

Das Erstellen mehrerer Notizbücher und verschiedener Kategorien ist natürlich nur optional. Sie sollten am besten mit einem Notizbuch beginnen. Über das Pluszeichen erstellen Sie bequem weitere Notizen. Auf jeder Kategorie-Seite können Sie eigene Notizen erstellen. Zusätzlich können Sie innerhalb jeder Kategorie in einem Notizbuch eigene Seiten für Notizbücher erstellen.

Notizen in OneNote erstellen

In Windows 7/8 haben Sie die Möglichkeit, Word-Dokumente, Textabschnitte und Screenshots oder andere Bilder direkt in ein OneNote-Notizbuch zu senden. Dazu starten Sie den dazugehörigen Assistenten über die Tastenkombination Windowstaste+N.

Ansonsten ist die Erstellung von Notizen selbsterklärend. Sobald Sie in Windows das Notizbuch nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert und Daten eingetragen haben, werden diese mit Ihrem Microsoft-Konto synchronisiert. Sie sehen den Status auf der Registerkarte Datei über die Schaltfläche Synchronisierungsstatus anzeigen. In einem neuen Fenster sehen Sie, wann das Notizbuch das letzte Mal synchronisiert wurde, und können auch einen manuellen Synchronisierungsvorgang starten.

Nutzen Sie auf Ihrem Rechner den Internet Explorer, dann können Sie über den Menüpunkt Extras\An OneNote senden Texte und Bilder inklusive Links an OneNote senden. Bevor die Notiz eingefügt wird, erscheint ein Fenster, auf dem Sie auswählen können, in welchem Notizbuch und in welcher Kategorie die Notiz gespeichert werden soll.

Bei Programmen, die OneNote nicht direkt unterstützen, können Sie Inhalte von Webseiten oder anderen Dokumenten über die Druckfunktion als Notiz hinterlegen. Bei der Installation von OneNote in Windows wird dazu ein eigener Drucker angelegt, der von allen installierten Anwendungen genutzt werden kann. Auf mobilen Geräten steht diese Option allerdings nicht zur Verfügung. Wenn hier die Anwendung OneNote nicht unterstützt, müssen Sie die Daten in die Zwischenablage kopieren und dann als neue Notiz anlegen.

Sie können auch PDF-Dateien vom Rechner aus in OneNote integrieren. Dazu klicken Sie auf Einfügen\Dateiausdruck und wählen die Datei aus.

Notizen über eigene E-Mail-Adresse erstellen

In OneNote können Sie auch über die E-Mail-Adresse me@onenote.com Notizen erstellen.

Senden Sie von einem Microsoft-Konto aus eine E-Mail an diese Adresse, wird der Text als Notizbuch in Ihrem Notizbuch hinterlegt. Das funktioniert auch von mobilen Geräten mit iOS, Windows Phone oder Android aus. Sobald Sie das erste Mal eine E-Mail gesendet haben, erhalten Sie eine Rückantwort und können den Dienst einrichten.

Sie erhalten bei jeder E-Mail eine Antwort. Der Text der E-Mail wird in den Schnell-Notizen Ihres Notizbuches abgelegt.

Notizen mit anderen Personen teilen

Klicken Sie in einem Notizbuch auf der OneNote-Webseite auf Freigeben, können Sie andere Personen zum Notizbuch einladen. Sie können an dieser Stelle die Freigabe auch jederzeit wieder beenden.

Sobald Sie einen Benutzer über seine E-Mail-Adresse einladen, erhält er automatisch eine E-Mail mit einem Link zum Öffnen des Notizbuches. Auf der OneNote-Online-Webseite können Sie wiederum andere Office Web Apps öffnen, zum Beispiel Word, Excel oder PowerPoint.

Auch diese Daten können Sie in den Notizbüchern verwenden oder Daten aus den Notizbüchern in die Office-Web-App-Dokumente integrieren. Die Dokumente können Sie wiederum offline speichern und mit Office-Programmen weiter bearbeiten, auf OneDrive hochladen und ebenfalls wieder teilen. Sie sehen, es gibt sehr viele Möglichkeiten mit den Microsoft-Tools.

OneNote mit Office-Programmen und Exchange/Office 365 nutzen

Sie können in OneNote auch vollwertige Excel-Tabellen und Visio-Zeichnungen einbetten. Wenn Sie in der zugrunde liegenden Excel-Tabelle etwas ändern, werden diese Änderungen mit den importierten Daten in OneNote und anschließend mit der Cloud synchronisiert. Auf diesem Weg können Sie also auch Kalkulationstabellen mit einem Schritt auf verschiedenen Endgeräten synchron halten. Excel-Tabellen und andere Office-Dokumente lassen sich über diesen Weg dann auch auf iPads über die Office-Apps von Microsoft weiterbearbeiten.

Außerdem arbeitet OneNote eng mit Outlook zusammen. Auf der Registerkarte Start finden Sie die Schaltfläche Besprechungsdetails. Hier können Sie zum Beispiel Besprechungen, die Sie mit Outlook und Exchange/Office 365 geplant haben, bearbeiten und Notizen für die Besprechungen hinterlegen. In Outlook finden Sie wiederum auf der Registerkarte Start die Schaltfläche OneNote. Mit dieser können Sie markierte Objekte, zum Beispiel E-Mails, in OneNote-Notizbücher senden. Auch hier findet wieder eine Synchronisierung statt, wenn Sie OneNote auf anderen Geräten einsetzen.

OneNote für Android

Installieren Sie aus Google Play die OneNote-App für Android, haben Sie Zugriff auf Ihre synchronisierten Notizen und können diese auch weiterbearbeiten.

Dazu müssen Sie sich nur mit dem gleichen Microsoft-Konto anmelden, mit dem Sie Ihre Notizen auf dem Windows-PC nutzen. Allerdings gibt es sehr oft Verbindungsprobleme zwischen der Android-App für OneNote und den Anmeldeservern bei Microsoft. In diesem Fall müssen Sie für den Zugriff auf die Notizbücher den Browser verwenden und damit OneNote Online.

Auf Smartphones können Sie auch Sprachnotizen in OneNote-Notizbücher hinterlegen und so auf anderen Geräten und dem PC nutzen. Damit Sie OneNote noch besser auf dem Android-Geräte nutzen können, steht nach der Installation der App auch ein Widget zur Verfügung. Mit diesem können Sie bequem Sprachnotizen, Bilder, oder andere Texte in das Notizbuch übernehmen und synchronisieren.

iPad und iPhone mit OneNote

Auch für iOS-Geräte steht eine OneNote-App zur Verfügung. Sie können die Apps über iTunes auf den Endgeräten installieren, sich anmelden und dann mit den synchronisierten Notizbücher arbeiten. Das iPad kann sogar eine eigene App nutzen, die mit dem Bildschirm skaliert. Außerdem bietet die App mehr Funktionen als deren Pendant in Android.

Sie können mit der App ähnlich umgehen wie auf Windows-PCs und haben auch hier die Möglichkeit, direkt Notizen zu erstellen und verschiedene Medien in Notizen zu integrieren. Außerdem können Sie auf dem iPad mit Kategorien für Notizen arbeiten, genauso wie auf Windows-PCs.

Wie auf PCs gibt es auch hier eigene Kategorien, Notizbücher lassen sich erstellen, und Daten werden synchronisiert. Die iPad-/iPhone-App erlaubt auch das Einladen andere Benutzer sowie die Versendung des Links zum Notizbuch per E-Mail.

OneNote und Office Lense mit Windows Phone

Neben der üblichen OneNote bietet Windows Phone noch weitere Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit OneNote. Über die App Office Lens können Sie Dokumente fotografieren, einscannen und an OneNote senden lassen.

Dritthersteller-Produkte mit OneNote nutzen

Neben den mobilen Betriebssystemen, MacOS und Windows, können auch Dritthersteller über die erwähnten APIs Daten an OneNote senden. Wenn Sie zum Beispiel von Brother ein Multifunktionsgerät oder einen Scanner einsetzen, können Sie mit den Geräten Dokumente an OneNote senden, ohne dass Sie die Daten zuerst zu einem PC schicken müssen.

Anwender, die häufig echte Dokumente scannen müssen, können sich die Hardware-Scanner von doxie ansehen. Auch diese arbeiten direkt mit OneNote zusammen. Professionelle Scanner-Lösungen wie Epson Document Cpature pro senden Scans auch direkt an OneNote, das Gleiche gilt für Genius Scan von The Grizzly Labs.

Mit der App CloudMagic können Sie auf Android- und iOS-Geräten ebenfalls Notizen aus E-Mails erstellen und an OneNote senden. (cvi)