Mit dem Cloud-Dienst OneDrive (ehemals SkyDrive) können Anwender unterschiedliche Mengen an Daten zwischen ihren Endgeräten und der Cloud bei Microsoft synchronisieren. Es stehen Apps für Windows zur Verfügung, mit denen Anwender Daten in die Cloud sichern und synchronisieren können. Aber auch auf Tablets und Smartphones wie dem iPhone und iPad lässt sich die Cloud-Lösung anbinden. Wer auf Office 365 setzt, kann zusätzlich noch den professionellen Cloud-Speicher OneDrive for Business nutzen. Dieser wird über eine andere App an iPhones und iPads angebunden als die normale OneDrive-Version.
Bei OneDrive for Business handelt es sich um eine spezielle Bibliothek in SharePoint Online von Office 365, mit denen Sie über einen Client auf dem Rechner oder einer App auf iPhones/iPads Dokumente synchronisieren können. Office 365-Abonnenten erhalten 25 GByte freien Speicher, Anwender in Unternehmen erhalten so viel Speicher, wie der SharePoint-Administrator für die entsprechende SharePoint-Bibliothek freigibt, mit der sich die Anwender synchronisieren.
Auch wenn sich der Name OneDrive for Business an den kostenlosen Dienst OneDrive anlehnt, haben die beiden Dienste generell nichts miteinander zu tun. OneDrive steht über ein Microsoft-Konto kostenlos ab 7 GByte Datenspeicher zur Verfügung. Der kostenlose Dienst kann natürlich erweitert werden.
OneDrive for Business richtet sich an professionelle Anwender, die Daten in Office 365 speichern, oder Unternehmen, die SharePoint 2013 betreiben. Microsoft zeigt in einem Video, wie Sie Dokumente in OneDrive for Business hochladen:
Da es sich bei OneDrive for Business um eine Dokumentenbibliothek handelt, können Administratoren in der Webverwaltung von Office 365 oder SharePoint 2013 auch Einstellungen vornehmen. So lassen sich zum Beispiel über die Bibliothekeinstellungen eigene Rechte für den Zugriff vergeben und auch Workflows hinterlegen, sobald Anwender Dokumente in OneDrive for Business speichern.
One Drive for Business in Office 365 und mit iPads nutzen
Unternehmen oder Freiberufler, die sich ein Office 365-Konto buchen, erhalten auch Zugriff auf SharePoint Online. Zu diesem Produkt gehört auch eine SharePoint-Bibliothek zum Speichern von Daten, OneDrive for Business (ehemals SkyDrive Pro) genannt. Klicken Sie in der Verwaltungsoberfläche von Office 365 auf OneDrive, öffnet sich diese Bibliothek. Hier stehen standardmäßig 25 GByte zur Verfügung. Für diese müssen Sie keinen Aufpreis bezahlen.
Mit einem Klick auf Synchronisieren im oberen Bereich des Fensters, installieren Sie in Windows einen Client, der Ihre Daten mit OneDrive for Business synchronisiert. Sie können den OneDrive- und OneDrive for Business-Client auch parallel auf einem Rechner installieren und verschiedene Verzeichnisse zuweisen, die mit den verschiedenen Clients synchronisiert werden. Auch auf iPads und iPhones stehen hierzu verschiedene Apps zur Verfügung.
Foto: Thomas Joos
Sobald der Client installiert ist, bindet er sich in die Taskleiste ein, genauso wie der normale OneDrive-Client. In Ihrem Benutzerprofil auf dem Rechner sehen Sie die beiden Ordner OneDrive und OneDrive for Business. In Windows 8.1 ist standardmäßig der kostenlose OneDrive-Client schon enthalten und in den Explorer integriert. Diese Integration hat aber nichts mit OneDrive for Business zu tun.
Haben Sie die OneDrive for Business App auf dem iPhone/iPad installiert, stehen die synchronisierten Daten der verschiedenen Geräte sofort zur Verfügung, wenn Sie sich mit Ihrem Office 365/SharePoint 2013-Konto angemeldet haben. Sie können auch auf lokalen Installationen von SharePoint 2013 auf OneDrive for Business setzen. Öffnen Sie ein Dokument in der App für OneDrive for Business, können Sie dieses auf dem iPad auch offline verfügbar machen. In diesem Fall kann das Dokument auch dann verwendet werden, wenn Ihr iPad keine Verbindung mehr zum Internet hat.
Außerdem können Sie Office-Dokumente direkt aus der OneDrive for Business-App herunterladen und in den Office-Apps für das iPad öffnen und lesen oder bearbeiten. Sie können Dokumente auch direkt aus der OneDrive for Business-App heraus freigeben. Auch das Erstellen und Freigeben kompletter Ordner ist mit der OneDrive for Business-App problemlos möglich.
Die herkömmliche iPad-App für OneDrive kann neben den Möglichkeiten, die auch die App OneDrive for Business bietet, auch Datensicherungen von Fotos durchführen. Dazu greift die App direkt auf die Kamera des iPhone/iPad zu; nach entsprechender Zugriffsfreigabe durch den Nutzer.
OneDrive for Business mobil auf Smartphones und Tablets nutzen
Auch für iPhones/iPads stehen Apps zur Verfügung. Sie können sich die entsprechenden Apps für iPhone/iPad kostenlos aus dem Apple Store herunterladen. Verwechseln Sie OneDrive- und OneDrive for Business-Client nicht. Sie können mit OneDrive nicht auf OneDrive for Business zugreifen und umgekehrt. Im Apple-Store gibt es auch Apps für Office 365-Abonnenten.
Neben der Synchronisierung mit lokalen Clients können Sie auch über Webbrowser auf OneDrive for Business zugreifen. Dazu öffnen Sie Ihre Office 365-Webseite, melden sich an und klicken auf OneDrive. Im oberen Fenster sehen Sie auch Ihre persönliche OneDrive-Adresse, auf die Sie direkten Zugriff auf den Speicher haben. Auf der OneDrive for Business-Webseite können Sie über den Link Neu auch neue Dokumente und Ordner erstellen. Zur Verfügung stehen hier Word, Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint, OneNote und Excel-Umfrage.
Office 2013 und SkyDrive Pro oder SkyDrive nutzen
In Office 2013 haben Sie die Möglichkeit, Daten direkt aus OneDrive for Business Pro, oder auch der kostenlosen Version von OneDrive zu laden oder zu speichern. Dazu rufen Sie im entsprechenden Office-Programm die Registerkarte Datei auf und klicken auf Konto. Im unteren Bereich sehen Sie die Dienste mit denen Ihr Office-Paket bereits verbunden ist.
Foto: Thomas Joos
Um OneDrive oder OneDrive for Business Pro an Office 2013 anzubinden, klicken Sie auf Dienst hinzufügen und wählen dann Speicher\Office 365 SharePoint aus. Auch in den Office-Apps für iPhone und iPad können Sie OneDrive und OneDrive for Business anbinden. Auf diesem Weg lassen sich über einen gemeinsamen Speicher Daten zwischen den verschiedenen Systemen austauschen.
Um auf SharePoint-Bibliotheken zuzugreifen, können Sie neben den Microsoft-Apps für iPhones und iPads auch verschiedene andere SharePoint-Apps aus dem Store nutzen. Eine bekannte App in diesem Bereich ist SharePlus Office Mobile Client. Um die App mit Office 365 zu verbinden, fügen Sie eine neue Seite hinzu und wählen Office 365 als Konto aus.
Nachdem Sie sich erfolgreich authentifiziert haben, gibt es den Zugriff auf die Bibliotheken in SharePoint. Sie können auch die Dokumente und Bilder in den Bibliotheken anzeigen und bearbeiten. Auch Suchen in den Bibliotheken ist möglich. Eine weitere App ist Filamente Lite. Zusätzliche Apps zur Verwendung von SharePoint auf iPhones/iPads sind:
Microsoft Office und Office 365 für iPad
Anwender, die mit Office-Dokumenten arbeiten, sollten auf dem iPad die Apps für Microsoft Office installieren. Sollten Dokumente nur gelesen werden, reichen die kostenlosen Apps vollkommen aus. Die Apps können Microsoft Office-Dokumente wesentlich besser darstellen, als die Konkurrenz. Microsoft stellt Word, Excel und PowerPoint als Apps zur Verfügung. Die Apps können auf OneDrive und auf OneDrive for Business zugreifen.
Wenn Sie oft Dateianhänge in gepackter Form als Archiv erhalten und von iPads auf OneDrive oder OneDrive for Business speichern, empfiehlt sich die App iZip. Mit dieser lassen sich ZIP-Archive, aber auch andere Anhänge direkt aus OneDrive und OneDrive for Business öffnen.
Cloud-Nutzung und Store steuern - OneDrive deaktivieren
Windows 8.1 ist noch enger mit OneDrive (ehemals SkyDrive) verbunden als Windows 8. In Unternehmen ist die Nutzung der Cloud nicht immer gewünscht. Sie haben daher die Möglichkeit, die Cloud-Nutzung einzuschränken. Sollen Ihre Anwender in Windows 8.1 kein OneDrive nutzen, deaktivieren Sie die Anbindung über Gruppenrichtlinien. Dazu navigieren Sie zu Computerkonfiguration/Administrative Vorlagen/Windows-Komponenten/OneDrive. Hier finden Sie die Einstellung Verwendung von OneDrive für die Datenspeicherung verhindern. Allerdings können Sie dadurch nicht die Verwendung von OneDrive for Business unterbinden und natürlich auch nicht den Datenzugriff von iPads zu OneDrive oder OneDrive for Business.
Mit Robocopy wichtige Daten auch Mobil verfügbar machen
Um Daten von lokalen Rechnern auch mobil auf iPads nutzen zu können, sichern Sie die Daten einfach mit einer Batchdatei in das OneDrive-Synchronisierungsverzeichnis und installieren auf Ihrem iPhone/iPad die App für One Drive und OneDrive for Business. Dadurch können Sie die Daten bequem auf dem eigenen Rechner sichern und dennoch mobil nutzen. In einer Batchdatei schreiben Sie dazu in jede Zeile einen Robocopy-Befehl. Robocopy gehört zu den Bordmitteln in Windows 8/8.1.
Werden auf dem Rechner auch Verzeichnisse mit der Cloud synchronisiert, lassen sich mit Robocopy einfach die entsprechenden Verzeichnisse synchronisieren und der Cloud-Agent auf dem Rechner synchronisiert die Daten dann mit der Cloud:
robocopy "C:\Users\Thomas\Documents\archiv\zeitungen\2011" "D:\SkyDrivePro\SkyDrive Pro 1\Archiv\2011" /mir /r:5 /log+:C:\Users\thomas\Desktop\backup.log
Die Verzeichnisse in Windows tragen häufig noch die Bezeichnung SkyDrive und SkyDrive Pro, auch wenn der neue Name im Client eingetragen ist. Soll der Rechner zum Beispiel nach dem Vorgang herunter gefahren werden, muss am Ende des Befehls nur noch der Befehl shutdown /s /t 600 geschrieben werden. Bei diesem Beispiel dauert das Herunterfahren noch 10 Minuten, damit der Cloud-Agent auch Zeit hat, die synchronisierten Daten mit der Cloud zu synchronisieren. (cvi)