Mit Googles Apps können Unternehmen für 40 Euro im Jahr pro Nutzer und Privatanwender kostenlos, aber werbefinanziert mit Anwendungen, wie zum Beispiel Text & Tabellen, in einem Webbrowser arbeiten, Als Antwort darauf bietet Microsoft die neuen Office Web Apps jetzt auch kostenlos im Internet an.
Mit Office Web Apps stehen Anwendern vollkommen kostenlos die wichtigsten Office-2010-Anwendungen online zur Verfügung. Dateien lassen sich im Internet auf SkyDrive oder auf der lokalen Festplatte speichern. Eine lokale Installation von Anwendungen oder Webbrowser-Funktionen ist nicht notwendig. Unternehmen, die Office 2010 Professional Plus oder Standard lizenzieren, dürfen Office Web Apps außerdem auf SharePoint Server 2010 installieren und auf diese Weise im Unternehmen zur Verfügung stellen.
Mit den Online-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote lässt sich nahezu genauso arbeiten wie mit den Offline-Versionen der Produkte - allerdings mit deutlich eingeschränkter Funktionalität.
Die Neuerungen der Anwendungen von Office 2010 erläutert Ihnen ausführlich der Beitrag Alle Details zum neuen Microsoft Office 2010. Darüber hinaus empfehlen wir die Lektüre der Schritt-für-Schritt-Anleitung SharePoint Server 2010 richtig installieren.
Office Web Apps - Funktionsumfang
Bei den Office Web Apps handelt es sich um Online-Versionen von Word, PowerPoint, Excel und OneNote aus der neuen Version Office 2010.
Natürlich sind die Anwendungen in puncto Bedienung im Vergleich zu lokal installierten Office-Versionen eingeschränkt. Für viele Anwender dürfte der Funktionsumfang allerdings genügen. Da die Verwendung kostenlos ist und nur eine Windows-Live-ID erfordert, kann jeder von überall auf der Welt Office-Dokumente lesen, bearbeiten oder erstellen.
Die Online-Versionen der Anwendungen können zum Beispiel in Sachen Word keine komplexen Dokumente mit Inhaltsverzeichnissen oder Fußnoten bearbeiten oder anzeigen.
Öffnen Anwender ein Dokument, das Funktionen enthält, die Office Web App nicht beherrschen, erhalten sie eine entsprechende Fehlermeldung.
Andere Formatierungen funktionieren natürlich problemlos, das gilt auch für AutoKorrektur, Rechtschreibprüfung oder Schrift- und Absatzformatierung. Auch Tabellen oder Bilder lassen sich einfügen. Der durchschnittliche Nutzer kann mit den Anwendungen daher problemlos Dokumente bearbeiten und diese auch in Vollversionen der Office-Produkte weiterbearbeiten. Die Dokumente, die Sie online erstellen, sind komplett kompatibel mit den Offline-Produkten von Office 2010.
Teamarbeit und Mischbetrieb
Die erstellten Dokumente können Anwender daher auch mit herkömmlichen Word-Editionen weiterbearbeiten und lokal oder im Internet speichern. Bei der Speicherung im Internet verwenden die Office Web Apps SkyDrive in Windows Live. Diese Online-Festplatte steht Usern ebenfalls kostenlos zur Verfügung und bietet bis zu 25 GByte Speicherplatz. Außerdem lassen sich Daten von dieser Festplatte bequem für andere freigeben. Dazu steht in Windows Live die Freigabefunktion zur Verfügung, mit der auch ungeübte Anwender arbeiten können.
Office Web App lässt sich daher auch problemlos im Team einsetzen, da mehrere Personen das gleiche Dokument bearbeiten können. Herkömmliche Office-Dokumente kann man ebenfalls zu SkyDrive hochladen und anschließend mit Office Web App bearbeiten oder anzeigen. Das heißt, Anwender können durchaus im Mischbetrieb lokal mit Office 2010 und mobil mit Office Web Apps arbeiten, und das vollkommen kompatibel.
Neben dem Betrieb im Browser können Dokumente auch auf Smartphones gelesen und teilweise bearbeitet werden. Der Vorteil dieser Möglichkeit ist, dass die Office Web Apps nicht nur in Webbrowsern zur Verfügung stehen, sondern auch mobil, wenn kein PC zur Hand ist.
Dabei unterstützen Office Web Apps neben Windows Mobile ab Version 5 auch iPhones mit Safari, BlackBerry-Geräte und Symbian S60. Opera und Mozilla Firefox gehören ebenfalls zu den unterstützten Webbrowsern. Allerdings lassen sich auf mobilen Geräten Dokumente nur lesen, nicht bearbeiten. Wer Dokumente auch mobil bearbeiten will, benötigt Office Mobile 2010 und Windows Mobile 6.5. In Windows Phone 7 soll eine hundertprozentige Kompatibilität mit Office Web Apps integriert sein. In den üblichen Browser kann man die Dokumente natürlich auch bearbeiten. Die Lese-Einschränkung gilt nur für Mobilgeräte.
Mit Office Web Apps arbeiten
Die Arbeit mit Office Web Apps ist denkbar einfach: Sie rufen die Webapp-Internetseite auf, melden sich mit Ihrer Windows Live ID an und klicken auf Word, Excel, PowerPoint oder OneNote, um ein Dokument zu erstellen. Anschließend geben Sie dem Dokument einen Namen und klicken auf Save oder Speichern.
Im Browser sehen Sie dann das Bearbeitungsfenster des Dokumentes und können wie bei einem lokal installierten Programm arbeiten. Die Oberfläche ist identisch mit einer lokal installierten Version von Office 2010. Das Dokument liegt automatisch in SkyDrive und lässt sich jederzeit und unkompliziert wieder öffnen.
Haben Sie ein Dokument bearbeitet, können Sie es auch mit der Option Open in Word oder In Word öffnen direkt in einem lokal installierten Word öffnen und weiterbearbeiten. Das funktioniert natürlich auch für Excel, PowerPoint und OneNote.
Über die Funktion Share können Sie Dokumente, die Sie in SkyDrive gespeichert haben, auch für anderen Anwender freigeben. Dazu berechtigen Sie entweder alle Freunde, einige Freunde oder einfach jeden dazu, das Dokument zu öffnen. Hier ist natürlich Vorsicht geboten, da durch diese Funktion ein Dokument schnell für alle Anwender im Internet veröffentlicht wird.
Windows Live SkyDrive, SharePoint Server 2010 und SharePoint Online
Office Web Apps lassen sich auf vielfältigen Wegen nutzen. Über eine Anmeldung an Windows Live stehen die Anwendungen kostenlos zur Verfügung, sind aber auf 25 GByte Speicherplatz und eine maximale Dokumentgröße von 50 MByte begrenzt.
Unterstützte Browser sind Internet Explorer ab Version 7, Firefox ab Version 3.5, Google Chrome ab Version 3 und Safari ab Version 4. Die Browser müssen dazu nicht unter Windows installiert sein, auch Mac und Linux gehören zu den unterstützten Betriebssystemen. Außerdem benötigen Sie keinerlei Zusatzanwendungen auf dem Rechner, der komplette Betrieb läuft über den Browser.
Installieren Unternehmen Office Web Apps selbst auf SharePoint Server 2010 oder SharePoint Foundation 2010, lassen sich die Größen der Dateien und des Speicherplatzes lokal im Unternehmen festlegen; das gilt ebenso beim Cloud-Dienst SharePoint Online. Auch hierüber erhalten Anwender Zugriff auf Office Web Apps.
Office Web Apps im Unternehmen hosten
Neben der öffentlichen Möglichkeit über Windows Live können Unternehmen Office Web Apps auch selbst bereitstellen und den Zugriff auf interne Anwender begrenzen. Dazu kann man die Anwendungen in SharePoint Server 2010 oder SharePoint Foundation integrieren.
Die Installation und Konfiguration ist dabei nicht kompliziert und lässt sich in wenigen Minuten durchführen. Stellen Unternehmen diese Seiten dann über eine Firewall, zum Beispiel mit dem Microsoft Forefront Threat Management Gateway (TMG) 2010, dem Nachfolger des ISA Server 2006, zur Verfügung, sind die Anwendungen von überall aus erreichbar.
Generell reicht die Weiterleitung des SSL-Ports aus. Wichtig ist nur, dass Sie bei der Veröffentlichung von SharePoint Server 2010 und der Office Web Apps mit SSL-Verschlüsselung arbeiten. Auch hier unterstützt Microsoft neben dem Internet Explorer Firefox ab Version 3.5 und Safari ab Version 4.
Die Lizenzen für Office Web Apps sind Teil einer Office-2010-Lizenz. Setzen Sie im Unternehmen Office Professional Plus 2010 oder Office Standard 2010 ein, erwerben Sie mit diesen Lizenzen zudem das Recht zur Nutzung von Office Web Apps.
Unternehmen mit einer Software Assurance über Office 2007 haben das Recht, Office 2010 und Office Web Apps zu nutzen. Um Office Web Apps im Unternehmen über SharePoint bereitzustellen, benötigen Sie zunächst eine funktionsfähige Infrastruktur mit SharePoint Server 2010 oder der kostenlosen Alternative SharePoint Foundation 2010. Anschließend können Sie über das TechNet oder nach Lizenzierung direkt von Microsoft Office Web Apps beziehen und diese auf dem Server installieren.
Office Web Apps auf SharePoint Server 2010 installieren
Zur Installation legen Sie den Datenträger in den SharePoint-Server ein und starten das Setup-Programm. Wer die Anwendungen testen will, kann die kostenlose Beta-Version herunterladen.
Die finale Edition steht über die TechNet- oder Office-DVDs zur Verfügung. Nach der Installation von Office Web App läuft nochmals der Konfigurationsassistent für SharePoint-Produkte durch. Nach der Installation der Office Web Apps und dem Durchlaufen des Assistenten müssen Sie die einzelnen Dienste für die Apps in der SharePoint-Zentral-Administration aktivieren.
Dazu rufen Sie in der Zentralverwaltung den Menüpunkt Systemeinstellungen auf und klicken auf Dienste auf diesem Server verwalten. Anschließend müssen Sie Dienste für Excel-Berechnungen, Word-Anzeigedienst und PowerPoint-Dienst aktivieren. OneNote verwendet keinen SharePoint-Dienst.
Nachdem Sie die Dienste aktiviert haben, müssen Sie diese in SharePoint noch integrieren. Dazu rufen Sie in der Zentralverwaltung den Menüpunkt Anwendungsverwaltung auf und klicken auf Dienstanwendungen verwalten. Klicken Sie dann auf der neuen Seite mit den Dienstanwendungen auf Neu und dann auf Word-Anzeigedienstanwendung.
Geben Sie der Anwendungen einen passenden Namen wie Word-Anzeigedienstanwendung. Aktivieren Sie bei Anwendungspool die Option Vorhandenen Anwendungspool verwenden, und wählen Sie anschließend SharePoint Web Services Default aus. Aktivieren Sie die Option Fügen Sie den Proxy dieser Dienstanwendung der Standardproxyliste der Farm hinzu und klicken Sie auf OK.
Gehen Sie genauso für die Dienste PowerPoint-Dienstanwendung und Excel Services-Anwendung vor, wenn diese noch nicht vorhanden sind. Befinden sich diese bereits auf dem Server, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Aktivieren und verwenden von Office Web Apps
Nachdem Sie die Dienste gestartet und die Dienstanwendungen erstellt haben, müssen Sie Office Web Apps für die vorhandenen Websitesammlungen aktivieren.
Sie benötigen dazu wieder die Zentraladministration. Klicken Sie in der SharePoint-Zentraladministration auf Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen. Wählen Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Bereich Websitesammlungsverwaltung den Menüpunkt Websitesammlungsfeatures. Klicken Sie anschließend bei Office Web Apps auf Aktivieren.
Wollen Sie Dokumente mit Office Web App bearbeiten oder anzeigen, laden Sie zunächst ein Dokument auf die Teamseite hoch. Stellen Sie sicher, dass über Websiteaktionen\Websiteeinstellungen unter Websitesammlungsverwaltung\Websitesammlungsfeatures die Option Office Web App aktiviert ist. Wenn Sie jetzt das hochgeladene Dokument anklicken, stehen die Optionen Im Browser anzeigen und Im Browser bearbeiten zur Verfügung. Hierüber können Sie dann mit Office Web Apps das Dokument bearbeiten oder anzeigen.
Wenn Sie die Option In Microsoft Word bearbeiten auswählen, versucht SharePoint, ein lokal installiertes Office-Paket zu finden und darin das Dokument zu öffnen. Nach dem erfolgreichen Öffnen steht das Dokument in Office Web App zur Verfügung, und Anwender können das Dokument wie üblich lesen oder es bearbeiten.
Über das Office Web Apps-Forum erhalten Nutzer Hilfe bei Problemen und den Funktionen von Office Web App. Anleitungen und Hinweise sind bei Microsoft ebenfalls verfügbar. Generell ist der Umgang mit Office Web Apps aber nicht sehr kompliziert.
Fazit
Mit Office Web Apps steht Microsoft klar im Wettbewerb mit Googles Text & Tabellen. Der Vorteil von Office Web Apps ist die vollständige Kompatibilität mit Microsoft-Office-Produkten in der neusten Version. Die Oberfläche ist identisch mit der neuen Office-Version, sodass sich Anwender nicht umgewöhnen müssen.
Nachteil ist, dass in den Online-Versionen der Microsoft-Produkte nur sehr wenige Features der Offline-Versionen integriert sind. Da die Lizenzen ohnehin mit Office 2010 zusammengelegt sind, profitieren Unternehmen, die Office 2010 einsetzen, von der Integration der Office Web Apps in SharePoint Server 2010, und das vollkommen kostenlos.
Anwender, die unterwegs mit Office Web Apps arbeiten wollen, können den Dienst ebenfalls vollständig kostenlos nutzen. Google Apps ist für Privatanwender kostenlos. Unternehmenskunden müssen bei beiden Varianten aber darauf achten, dass diese werbefinanziert sind. Im Falle von Google Apps darf Google den Inhalt der erstellten Dokumente für Werbezwecke lesen und verarbeiten. Daher sollte sich jeder Anwender gründlich überlegen, welche Informationen er über Dienste in der Cloud zur Verfügung stellt.
Generell spricht natürlich nichts dagegen, beide Produkte zu nutzen, je nach Verwendungszweck. Unternehmen, die Office 2010 und SharePoint Server 2010 einsetzen und über das Internet zur Verfügung stellen, profitieren natürlich besonders von Office Web Apps, da diese es ermöglichen, mit Dokumenten zu arbeiten, ohne dass auf dem Gast-PC Office 2010 installiert sein muss. (mje)