Office-Dokumente teilen und Präsentationen erstellen

Viele Anwender speichern Dokumente in der Cloud, um diese mit anderen Anwendern zu teilen. Das geht oft schneller als das Versenden per E-Mail und erlaubt die gleichzeitige Bearbeitung. Der neue Microsoft-Cloud-Dienst docs.com wird von den Redmondern kostenlos zur Verfügung gestellt. Der Dienst stellt keine Konkurrenz zu OneDrive dar, sondern soll nur dazu dienen, Office-Dokumente öffentlich zu teilen. Während es sich bei OneDrive um einen Cloud-Speicher mit der Möglichkeit zum Teilen einzelner Dokumente handelt, ist docs.com darauf eingerichtet, Dokumente in der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen, auch in sozialen Netzwerken.

Um Präsentationen online anfertigen zu können, hat Microsoft wiederum den neuen Online-Dienst Office Sway bereitgestellt. Für das Tool gibt es auch eine App, die Sie auf Ihren Rechnern/Tablets installieren können. Mit dem Werkzeug erstellen Sie schnell und einfach Präsentationen, die Sie sofort mit anderen Anwendern teilen können. Vorteil von Sway ist die automatische Anpassung der Dokumentation auf den Bildschirm des Anwenders. Dabei kann es sich um Tablets, PCs oder sogar Smartphones handeln. Die Sway-App steht aber nicht nur für Windows zur Verfügung, sondern auch für iPhone/iPad und Android-Geräte. Dokumente, die Sie mit Sway erstellt haben, lassen sich via docs.com teilen. Die beiden Dienste arbeiten diesbezüglich zusammen.

So funktioniert docs.com

Docs.com ist kein klassischer Cloud-Speicher, wie zum Beispiel OneDrive, sondern dient ausschließlich dem Speichern und Teilen von Dokumenten. Der Dienst unterstützt Sway und bietet auch eine Anbindung an OneDrive. Sie können also Dokumente aus OneDrive importieren und mit docs.com teilen.

Im Gegensatz zum Teilen von Dokumenten mit OneDrive können Dokumente, die über docs.com geteilt werden, auch kommentiert werden. Ob das erlaubt sein soll, können Sie selbst bestimmen. Die Kommentare dazu werden mit der Kommentarplattform Disqus abgewickelt. Diese wird mittlerweile von sehr vielen Internetseiten genutzt, etwa von Computerwoche.de. Wie bei OneDrive, können Sie auch bei docs.com Dokumente über das Erstellen von Links teilen, und auch das Integrieren in andere Webdienste oder Webseiten ist möglich.

Sie müssen sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden und können danach Dokumente mit anderen Anwendern teilen. Auch das Teilen und Zur-Verfügung-Stellen von öffentlichen Dokumenten ist über diesen Weg möglich. Beispiele dafür sind Vertriebsunterlagen wie Prospekte, Handbücher oder andere Daten, die öffentlich zugänglich sein sollen. Daten, die Sie mit einzelnen Anwendern teilen wollen, werden auch künftig besser über OneDrive freigegeben. Denn hier stehen die gleichen Funktionen zur Verfügung, und Sie können die Freigabe auch wieder beenden, das Dokument aber jederzeit erneut freigeben.

Office-Dokumente und Sway-Präsentationen schnell veröffentlichen

Sobald Sie an Docs.com angemeldet sind, können Sie festlegen, welches Dokument Sie freigeben wollen. Sie haben die Möglichkeit, die Datei per Drag & Drop in das Browser-Fenster zu ziehen oder sie vom Computer hochzuladen. Auch das Importieren von Dokumenten aus OneDrive und Sway ist über einen Assistenten möglich.

Eine weitere Möglichkeit ist das Veröffentlichen von Microsoft-PowerPoint-Präsentationen, die Sie mit Office Mix erstellt haben. Dabei handelt es sich um Online-Videos, die Sie in PowerPoint und im Office Mix-Add-On erstellen können. Die Videos lassen sich mit Präsentationsobjekten erweitern. Ein Beispiel dafür zeigt Bill Gates.

Sobald Sie das Dokument hochgeladen haben, können Sie vor dem Teilen noch Titel, Autor und Beschreibung anpassen. Sie können festlegen, welches Hintergrundbild für die Kachel verwendet werden soll, über die Ihr Dokument freigegeben wird. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Sammlungen zu erstellen. Dabei handelt es sich um Dokumente, die Sie für die Freigabe bündeln wollen, ähnlich wie Ordner im Dateisystem. Auch Tags können Sie festlegen, über die Ihr Dokument im Internet schneller gefunden werden kann.

Docs.com erstellt automatisch einen gekürzten Link, über den Sie Dokumente sofort teilen können. Diese haben das Format https://doc.co/bJvY5X.

Berechtigungen für freigegebene Dokumente steuern

Im Gegensatz zur Freigabe mit OneDrive können Sie keine einzelnen Benutzer einladen oder die Freigabe einschränken.

Sobald Sie ein Dokument über docs.com freigeben, ist dieses sofort für alle verfügbar. Sie können aber über den Bereich Berechtigungen festlegen, ob Kommentare erlaubt sein sollen und ob Anwender das Dokument herunterladen dürfen.

Außerdem können Sie bei Lizenz auswählen, ob das Dokument Ihnen gehört und kein anderer Anwender es bearbeiten darf oder ob Sie auch das öffentliche Bearbeiten des Dokumentes erlauben wollen. Sinnvoll kann das für Support-Dokumente sein, die sich ständig weiterentwickeln.

Teilen in sozialen Netzwerken und per E-Mail

Sobald Sie das Dokument veröffentlicht haben, können Sie es mit einem Klick über Facebook, Twitter oder per E-Mail teilen.

Diese Aufgaben können Sie aber auch später durchführen. Sobald das Dokument geteilt ist, erscheint es im docs.com-Konto. Sie können die Einstellungen und Freigaben des Dokumentes jederzeit anpassen. Dazu melden Sie sich am docs.com-Konto an und erweitern die Einstellungen des freigegebenen Dokumentes.

Mit Microsoft Sway Präsentationen erstellen

Microsoft Sway und docs.com arbeiten eng zusammen. Microsoft Sway ist, einfach ausgedrückt, ein abgespecktes PowerPoint. Das Tool wurde vor allem dafür entwickelt schnell und einfach Präsentationen zu erstellen und diese öffentlich zu teilen. Im Gegensatz zu PowerPoint gibt es keine verschiedenen Seiten, sondern Sie fügen in dem Online-Dokument einfach verschiedene Objekte, Bilder, Texte und andere Dinge hinzu. Der Aufbau entspricht dem einer Internetseite. Neben Texten und Bildern lassen sich auch Videos einbinden, zum Beispiel von YouTube.

Sie können auch auf Ihre Fotos in Facebook und anderen sozialen Diensten zugreifen. Auf diesem Weg erstellen Sie schnell und einfach Präsentationen von Events oder im privaten Bereich. Das Teilen erfolgt entweder auf herkömmlichem Weg per E-Mail und Cloud-Speicher oder über docs.com. Hier lassen sich Sway-Präsentationen direkt auswählen.

Microsoft Sway steht als App für Windows 10 im App-Store zur Verfügung, als Online-Dienst, aber auch als App für iOS und Android im Apple Store und Google Play. Sie können auf allen Plattformen Sway-Präsentationen erstellen, anzeigen und bearbeiten. Dazu nutzen Sie Ihr Microsoft-Konto für die kostenlose Registrierung und Anmeldung. Teilen können Sie Sways per E-Mail, Facebook oder mit docs.com.

Um einen "Sway" zu erstellen, also eine neue Präsentation, steht im Assistenten ein Link zur Verfügung. Nachdem Sie den Sway erstellt haben, können Sie diesen mit Inhalt füllen. Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie die verschiedenen Objekte, die Sie hinzufügen können.

Wollen Sie einen Sway mit anderen Anwendern zusammen erstellen, klicken Sie im oberen Bereich auf Autoren. Hier erhalten Sie einen Link, über den auch andere Anwender den Sway erweitern können. Der generelle Umgang der Oberfläche ist sehr einfach gehalten und hat nichts mit herkömmlichen Präsentationsprogrammen zu tun.

Im oberen Bereich finden Sie verschiedene Menüpunkte, über die Sie Objekte aus anderen Online-Diensten einfügen können. Außerdem steuern Sie im oberen Bereich das Design sowie die generelle Navigation, mit der andere Anwender das Dokument betrachten können.

Sways mit anderen Anwendern teilen

Sobald Sie den Sway fertiggestellt haben, können Sie ihn mit anderen Anwendern teilen.

Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten. Oben rechts finden Sie in Sway den Menüpunkt Teilen. Hierüber können Sie entweder das Dokument sofort in docs.com freigeben oder in Facebook und Twitter veröffentlichen.

Einmal erstellte Sways bleiben in Ihrem Konto gespeichert. Diese können Sie jederzeit wieder öffnen und weiterbearbeiten. Außerdem können Sie die Sways über diesen Weg jederzeit wieder teilen. Öffnen Sie Ihr docs.com-Konto und klicken auf Sway. Auch über diesen Weg können Sie Ihre Sways schnell und einfach teilen.

Fazit

Docs.com und Sway zielen ganz klar auf eine Benutzergruppe, die Office-Dokumente oder Präsentationen einer breiten Anzahl von Personen zur Verfügung stellen will. Für interne oder geheime Dokumente und Daten sind die beiden Dienste keinesfalls geeignet. Sinnvoll ist der Einsatz beim Erstellen von professionellen, aber einfachen Dokumenten, die frei verfügbar sein sollen, für die Anwender aber keinen eigenen Cloud-Dienst einrichten wollen. (mje)