Zu Office 365 gehören die aktuellen Versionen von Office Web Apps, Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Office 2010 Professional lokal zu betreiben. Wenn Sie sich an Office 365 angemeldet und die Zugangsdaten erhalten haben, findet die weitere Verwaltung im Webportal statt.
Für das Anlegen von Anwendern und die Konfiguration der Serverdienste stehen verschiedene Dienste zur Verfügung. Anwender können sich ebenfalls im Webportal anmelden und erhalten über diesen Weg Zugriff auf die verschiedenen Funktionen.
Das Webportal ist für Anwender und Administratoren identisch. Administratoren haben aber noch zusätzlich Zugriff auf den Administrationsbereich. Die komplette Verwaltung der integrierten Serverprodukte findet über diese Weboberfläche statt, die auch für weniger versierte Nutzer leicht bedienbar sein sollte.
Verwaltungsoberfläche von Office 365 und Domänen anlegen
Die Verwaltung der Benutzer, Domänen, Lizenzen und verschiedenen Servereinstellungen nehmen Sie als Administrator über den Link Administrator vor. Zu jedem Punkt stellt Microsoft auch Hilfen zur Verfügung. Die einzelnen Verwaltungsaufgaben sind aber relativ gut zu meistern und erfordern keinerlei Hintergrundwissen zu Microsoft-Produkten. Systeminterne Einstellungen lassen sich in Office 365 nicht ändern, nur Einstellungen, die notwendig sind, um Benutzer anzubinden oder Domänen und Lizenzen zu verwalten.
Um zusätzliche Anwender anzubinden, besteht nach der Grundeinrichtung von Office 365 der erste Schritt darin, die Benutzerkonten anzulegen. Durch die Grundeinrichtung von Office 365 führt ein Assistent, über den Sie die Domäne auswählen, die Sie in Office 365 verwenden wollen. Zusätzliche Domänen legen Sie über den Menüpunkt Verwaltung\Domänen in der Administrationsoberfläche fest.
Neben den internen Domänen, die Office 365 anbietet, zum Beispiel .onmicrosoft.com, können Sie auch jede andere Domäne an Office 365 anbinden. Dazu lässt sich in der Weboberfläche überprüfen, ob die Domäne zur Verfügung steht. Sie können natürlich nur die Domänen in Office 365 übernehmen, die Ihnen gehören. Bei dieser Anbindung leistet ein Assistent Unterstützung, sodass die Übernahme sehr einfach ist und kein großartiges Hintergrundwissen erfordert.
Benutzer anlegen und anbinden
Haben Sie über den Assistenten die erste Einrichtung von Office 365 abgeschlossen, legen Sie über den Link Neu im Bereich Verwaltung\Benutzer neue Benutzer an.
Über den Link Massenhinzufügung von Benutzern können Sie in der Weboberfläche mehrere Benutzerkonten auf einmal anlegen. Dazu müssen Sie eine .csv-Datei mit den Benutzerdaten erstellen. Auf der Webseite für das Massenhinzufügen können Sie auch eine leere .csv-Datei herunterladen, ebenso eine Beispieldatei. Auch umfangreiche Hilfen, wie das Anlegen funktionieren kann, finden Sie direkt im Portal.
Wenn Sie einen einzelnen Benutzer anlegen, geben Sie den Benutzernamen, den Anzeigenamen sowie Vor- und Zuname an. Beim Benutzernamen können Sie noch aus den Domänen auswählen, die Sie festgelegt haben, und über Weitere Eigenschaften detaillierte Daten pflegen wie Abteilung, Telefonnummer, Ort und Postleitzahl. Diese Daten sind aber optional.
Während des Anlegens können Sie für neue Benutzer auch Administratorrechte erteilen. Außerdem wählen Sie aus, welche Funktionen für den Anwender in Office 365 zur Verfügung stehen sollen.
Im Laufe der Erstellung legt der Assistent auch ein Kennwort fest. Dieses sehen Sie als Administrator nach dem Erstellen und erhalten es auch per E-Mail. Auf diesem Weg können Sie dem entsprechenden Anwender auch die E-Mail zu einer anderen E-Mail-Adresse weiterleiten. So kann er sich selbst anmelden und sein Kennwort ändern. Angelegte Benutzer lassen sich jederzeit anpassen. Auch hierzu steht das Webportal zur Verfügung. Anwender können eigene Einstellungen für Outlook der Teamsite und Lync natürlich auch für sich selbst anpassen und finden im Webportal entsprechende Hilfen zum Thema.
Der erste Schritt eines Anwenders besteht darin, sich in der Weboberfläche anzumelden und sein Kennwort zu ändern. Die Anbindung des Office-365-E-Mail-Kontos ist extrem einfach. In Outlook muss lediglich ein neues E-Mail-Konto angelegt werden. Als Daten sind nur die E-Mail-Adresse und das Kennwort notwendig. Den Rest erledigt Outlook alleine. Die Einrichtung kann jeder Anwender selbstständig durchführen, da keinerlei Serverdaten oder Ports notwendig sind.
Auf der Anwender-Portalseite kann auch jeder Anwender selbst seine Kontoeinstellungen für Outlook anpassen, genauso wie in Outlook Web App in Exchange Server 2010 SP1.
Client-Anwendungen lokal installieren
Haben sich Anwender am Office-365-Portal angemeldet, steht über den Bereich Ressourcen und dem Link Downloads der Lync-Client zur Verfügung sowie ein Assistent, der bei der Anbindung des lokalen Computers an Office 365 hilft. Die Installation der Anwendung ist optional, da sich der Lync-Client und Outlook auch ohne Zusatzwerkzeuge anpassen lassen. Der Zugriff auf SharePoint funktioniert ebenso ohne die Tools. Allerdings helfen die Werkzeuge bei der Einrichtung, sodass Administratoren entlastet werden.
Über den Lync-Client können Ihre Anwender in Echtzeit miteinander kommunizieren. Außerdem sehen die Anwender in Outlook und anderen Office-Anwendungen, welche Anwender aus Ihrem Unternehmen aktuell angemeldet sind. Hier funktioniert der Lync-Online-Dienst genauso, wie wenn Sie Lync lokal betreiben. Sie müssen dazu einmalig den Lync-Client auf jedem Rechner installieren. Der Client steht direkt in der Download-Sektion des Webportals zur Verfügung.
Ein weiterer Download ist der Client für die Einrichtung von Desktop-Client-Anwendungen. Dieser kann Office-Anwendungen direkt mit der Teamsite verbinden, damit der Anwender schnell und leicht aus Office-Programmen auf die Dateien in SharePoint-Online zugreifen kann. Auch die Outlook-Einrichung übernimmt der Client auf Wunsch.
Wenn Sie die Installation starten, lädt das Tool notwendige Daten herunter und installiert diese auf dem Computer. Auch die notwendigen Verknüpfungen zu den verschiedenen Funktionen für Office 365 legt das Tool an. Diese Möglichkeiten können Sie zwar auch manuell durchführen, der Vorteil des Assistenten liegt aber darin, alles auf einmal automatisch anzulegen und zu konfigurieren.
Der Link für die Einrichtung der Anwendungen steht auch direkt auf der Startseite nach der Benutzeranmeldung zur Verfügung. Hier finden Anwender auch Hilfeseiten und Anleitungen zum Umgang mit den Anwendungen.
Einstellungen für Anwender festlegen und Postfächer migrieren
Administratoren können in den allgemeinen Outlook-Einstellungen auf der Administratorseite Einstellungen vornehmen, die für alle Benutzer gelten. Neben Verteilerlisten lassen sich auf diesem Weg auch externe Kontakte anlegen sowie E-Mail-Migrationen starten.
Über Neu erstellen Sie einen neuen Migrationsauftrag. Über diesen Weg binden Sie vorhandene Infrastrukturen auf Basis von Exchange Server 2003/2007/2010 an Office 365 für die Übernahme von Postfächern an. Migrationen lassen sich mit zwei Wegen durchführen. Mit der IMAP-Migration migrieren Sie den Inhalt der Postfächer über IMAP. Diese Vorgänge lassen sich automatisieren. Setzen Sie im Unternehmen bereits Exchange ein, können Sie zu Exchange Server 2010 in Office 365 migrieren. Der Assistent in Office 365 unterstützt eine Migration von Exchange Server 2003 und 2007/2010. Nach dieser Migration führt ein Assistent automatisch alle 24 Stunden eine inkrementelle Synchronisierung mit den lokalen Servern durch. Administratoren erhalten nach der Migration automatisch eine Status-Mail mit genauen Informationen zu den migrierten Postfächern.
Bis der E-Mail-Verkehr funktioniert, vor allem der eingehende, kann es mehrere Tage dauern, wenn Sie eine neue Domäne angelegt haben. Legen Sie daher Benutzer so schnell wie möglich an und warten Sie ein wenig, bis Sie diese anbinden.
Angelegte Benutzer können Sie zu Verteilerlisten hinzufügen. Diese können wiederum nach eigenen Bedürfnissen erstellt werden. Die entsprechenden Funktionen finden Sie in der Administrationsoberfläche über Outlook\Verteilerlisten.
Die Verwaltung der Verteilerlisten entspricht weitgehend der Verwaltung in Outlook Web App von Exchange Server 2010 SP1. Die Verteilerlisten sind in Outlook verfügbar, genauso, wie wenn Sie einen lokalen Exchange-Server betreiben. Für Benutzer ist die Verwendung der Verteilerlisten transparent, diese verhalten sich in Office 365 wie bei lokal betriebenen Exchange-Servern.
Lync und SharePoint einrichten
Neben der Exchange-Anbindung können Sie in Office 365 auch die Echtzeitkommunikation Lync sowie die Teamseite SharePoint nutzen. Die einzelnen Funktionen dazu aktivieren Sie ebenfalls in der Administrationsoberfläche. Für Lync müssen Sie zunächst generell die Funktion aktivieren. Dazu öffnen Sie die Lync-Online-Systemsteuerung und klicken auf den Link Benutzerinformationen. Anschließend können Sie die Link-Einstellungen für die entsprechenden Anwender steuern, wenn Sie den Benutzer anklicken.
Anwender können direkt in Office-Anwendungen eine Unterhaltung mit anderen Autoren von Dokumenten starten und über Outlook 2010 eine Kommunikation starten. Öffnen Anwender ein Dokument, zum Beispiel in Word 2010, steht über die Registerkarte Start der Bereich Informationen zur Verfügung. Hier sehen Anwender Informationen zum Dokument und zum Autor. Durch die Anbindung an Lync lässt sich auch erkennen, ob der Autor aktuell online ist. Der Anwender kann direkt eine Unterhaltung starten oder den anderen Anwender anrufen.
Das Ganze funktioniert auch aus Outlook. Sendet ein Anwender eine E-Mail an einen Empfänger, ist direkt in der Adressleiste ersichtlich, ob der andere Anwender online ist. Auf diese Weise lässt sich dann ebenfalls eine Echtzeitunterhaltung starten.
Die Team-Websites sowie die Möglichkeit, Dokumente in Office 365 einzubinden, verwalten Sie ebenfalls im Administrationsbereich. Hier stehen im Bereich Teamwebsites und Dokumente sowie Website verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Auf diesem Weg können Sie auch Teamsites im Internet bereitstellen. Standardmäßig stellt Office 365 bereits nach der Anmeldung eine öffentliche Seite zur Verfügung. Die Adresse sehen Sie nach der Anmeldung im Portal im Bereich Website.
Die Verwaltung von SharePoint entspricht auch den Möglichkeiten, die Sie in SharePoint Server 2010 haben. Die öffentliche Office-365-Seite können Sie selbstredend an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Den Inhalt der Teamsite bekommen Anwender zu sehen, wenn sie sich mit dem Portal verbinden und die Team-Website auswählen. Auf diesem Weg lassen sich auch Office Web Apps starten.
Der Umgang mit der Seite sowie die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, entspricht SharePoint Server 2010. Bestandteil der Teamseite in Office 365 sind auch die Office Web Apps. Mit diesen können Anwender, auch ohne dass auf einem Client Office installiert ist, auf Dokumente zugreifen, die in der Dokumentenverwaltung ihrer Office-365-Website hinterlegt sind.
Wartung und Überwachung von Office 365
Als Administrator können Sie in der Administrationsoberfläche über den Bereich Support\Dienststatus einsehen, wie die Verfügbarkeit der Dienste und einzelnen Funktionen in den vergangenen Tagen war.
So erkennen Administratoren, ob die Anbindung der Anwender ordnungsgemäß funktioniert. Über den Link Geplante Wartung sehen Sie Wartungsaufgaben, die Microsoft in der Zukunft vornehmen wird. Auf diese Weise sind Sie immer darüber informiert, ob bestimmte Dienste oder Funktionen nicht zur Verfügung stehen und welche Aufgaben Microsoft diesbezüglich in Planung hat. (mje)