Office-Zusatzfunktionen unter Windows 10 nutzen

Mehr Teamwork und soziale Interaktion

In Office 2016 können Sie Dokumente direkt aus der Oberfläche heraus in OneDrive speichern und auch gleich freigeben. Außerdem können Sie aus den Office-Programmen heraus Bilder und Videos sowie Dokumente auf Facebook, LinkedIn, Fickr, YouTube, Twitter oder Wordpress teilen. Die entsprechenden Konten werden auf der Registerkarte Datei im Bereich Konten hinterlegt.

Arbeitet der andere Anwender auch mit Office 2016, lassen sich Dokumente synchron bearbeiten. Damit Anwender keine Daten anderer Autoren überschreiben, sperrt Office 2016 den Zugriff auf die entsprechenden Passagen

Arbeiten Anwender mit einem Microsoft-Konto, und teilen Dokumente über das angebundene OneDrive-Konto, wird das Dokument durch die OneDrive-Integration im Windows-Explorer wieder auf den Rechner synchronisiert, steht also automatisch wieder zur Offline-Bearbeitung zur Verfügung. Haben Sie auf Smartphones/Tablets OneDrive aktiviert. Klicken Sie dazu zunächst auf OneDrive im Explorer und führen Sie den Assistenten aus. Außerdem sollten Sie noch die Einstellungen im Bereich Konten\Einstellungen synchronisieren prüfen. Auch diese Daten werden über das Microsoft-Konto und OneDrive synchronisiert.

Office-Updates in Windows 10 einbinden

Die Konfiguration von Updates wird in Windows 10 mit einer neuen Oberfläche konfiguriert. Die Einstellungen dazu sind im Bereich Einstellungen\Update und Sicherheit zu finden. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen und aktivieren Sie die Funktion "Updates für andere Microsoft-Produkte bereitstellen, wenn ein Windows-Update ausgeführt wird."

Damit Windows 10 Ihre Office 2016-Installation mit Updates versorgen kann, müssen Sie in Office 2016 auf der Registerkarte Datei über Konto die Installation von Updates aktivieren.

Mit der Option Jetzt aktualisieren, starten Sie einen Updatevorgang und überprüfen ob Updates für Windows 10 zur Verfügung stehen.

Standard-Apps für Office-Dateiformate und E-Mail festlegen

Nachdem Sie Office 2016 installiert haben, sollten Sie in Windows 10 im Startmenü über Einstellungen\System\Standard-Apps festlegen, ob die Office-Programme hier korrekt hinterlegt sind. Im Bereich E-Mail aktivieren Sie zunächst Outlook 2016 als Standard-E-Mail-Programm.

Mit dem Link "Standard-Apps nach Dateityp auswählen" steuern Sie für jeden Dateityp mit welchem Office-Programm er geöffnet werden kann. Standardmäßig verknüpft der Installationsassistent von Office 2016 alle mit Office kompatiblen Dateiformate automatisch mit Office 2016, auch wenn Sie Office 2013 installiert haben.

Haben Sie Outlook 2016 als Standard-App für E-Mails festgelegt, sollten Sie über Einstellungen\Datenschutz\E-Mail noch festlegen, ob andere Apps auf die E-Mail-Funktion von Outlook 2016 zugreifen dürfen. Standardmäßig ist das der Fall.

Benachrichtigungen und Sounds für Outlook 2016 konfigurieren

Damit Outlook 2016 Benachrichtigungen im neuen Info-Center anzeigen kann, müssen Sie darauf achten, dass die Benachrichtigungen aktiviert sind. Rufen Sie dazu im Startmenü Einstellungen auf und wechseln danach zu System\Benachrichtigungen und Aktionen. Achten Sie darauf, dass die Option App-Benachrichtigungen anzeigen aktiviert ist. Schalten Sie alle Benachrichtigungen aus, die Sie nicht benötigen.

Liegt im Posteingang eine neue E-Mail vor, sehen Sie das am Umschlag des Outlook 2016-Symbols in der Taskleiste. Außerdem blendet Office 2016, wie seine Vorgänger im Traybereich der Taskleiste einen kleinen Umschlag ein.

Dieser Umschlag wird standardmäßig von Windows 10 ausgeblendet. Um ihn einzublenden, klicken Sie im Startmenü auf Einstellungen und Wechseln zu System\Benachrichtigungen und Aktionen. Klicken Sie danach auf Symbole für die Anzeige auf der Taskleiste auswählen. Achten Sie darauf, dass hier der Umschlag bei Microsoft Outlook auf der Option Ein steht.

In Outlook 2016 finden Sie die Benachrichtigungsoptionen auf der Registerkarte Datei bei Optionen\E-Mail\Nachrichteneingang.

Skype for Business 2016 mit Windows 10 nutzen

Bestandteil von Office 2016 ist auch Skype for Business 2016. Sie können den Client in Windows 10 ebenfalls an Office 365 anbinden. Damit Sie auch hier den Status der Benachrichtigungen sehen, sollten Sie die gleichen Einstellungen vornehmen, die wir zuvor für Outlook 2016 beschrieben haben.

Zukünftig besser Cortana mit Office 365 nutzen

Sie können bereits jetzt in Cortana auch Nachrichten und Infos zu Office 2016 einblenden lassen. Aktivieren Sie dazu Cortana und öffnen Sie das Notizbuch. Klicken Sie danach auf Nachrichten und dann auf Thema hinzufügen. Geben Sie "Microsoft Office 2016" ein, klicken auf Hinzufügen, und dann auf Speichern. Anschließend erhalten Sie neue Nachrichten zu Office 2016, wenn Sie auf das Suchfeld von Cortana klicken.

Microsoft plant in Zukunft Cortana besser mit Office 365 zu verbinden. Dadurch ist es möglich intelligente Suchen auch in Datenspeichern wie OneDrive for Business oder SharePoint Online durchzuführen. Anwender können mit Cortana dann direkt Dokumente suchen, die online gespeichert sind, diese in Office 2016 öffnen, und für andere Benutzer freigeben. Die entsprechende Einstellung ist in den Einstellungen von Cortana über Verbundene Konten zu finden.

Die Zusammenarbeit von Cortana in Windows 10 mit Office 365 lässt sich auch mit Office 365 Admin Center steuern. Die Einstellungen dazu sind im Bereich Diensteinstellungen\Cortana zu finden.

(hal)