Nützliche Tools für Lotus Notes

Für IBM ist Social-Software der Kommunikationsschwerpunkt der Zukunft. Doch die integrierten Messaging- und Kalenderfunktionen von Lotus Notes sind nach wie vor die Kommunikationskanäle im Collaboration-Angebot des Herstellers. Das gilt auch für den Domino-Server.

Eine Unstimmigkeit im Gesamtkonzept ist das jedoch nicht, denn Notes bietet auch Funktionen für die Zusammenarbeit. Für die "sozialen" Anforderungen kann man Sametime und Connections verwenden. Das frühere Groupware-System soll zur Standard-Bürolösung für das Enterprise 2.0 werden, wenn es nach IBM geht.

Doch Lotus Notes verbindet sich nicht nur mit IBM-Produkten. Rund um Notes und Domino existiert ein großes Ökosystem aus Zusatzwerkzeugen. Diese bieten dem Nutzer ein breites Spektrum an Unterstützung für seine tägliche Arbeit. Besonders groß ist die Auswahl, wenn es um E-Mails geht. Hier finden Sie viele Notes-Erweiterungen. Aber auch CRM, Projekt- und Dokumenten-Management kommen nicht zu kurz. Auch in den Stammbereichen wie Unified Communications finden kleine Unternehmen eine Alternative zu den hier manchmal überdimensionierten IBM-Lösungen.

Cryptshare
Cryptshare kann den Empfänger mit einer automatisch generierten Mail darüber informieren, dass eine verschlüsselte E-Mail für ihn bereit liegt. Dazu trägt der Versender die entsprechende Mail-Adresse in eine Eingabemaske ein.

ULC.Formular- und Prozessmanager
Die ULC-Software stellt Formulare bereit und listet sie anhand von verschiedenen Kriterien auf.

Weilgut MindPlan
Mind-Maps können in vielen Projekten für einen besseren Überblick sorgen – etwa wenn es darum geht, ein neues Produkt einzuführen.

OfficeMaster
Dank OfficeMaster landen auch Faxe in der In-Box von Notes. Die Software muss dafür nicht auf dem Rechner des Endanwenders installiert sein.

it.smart-connect Suite
Wichtige Post muss archiviert werden. Aus der Notes-Mailbox heraus lassen sich daher E-Mails in das Dokumentenmanagement-System von SAP einchecken.

TimeFleX
TimeFlex stellt innerhalb von Notes die Termine von Mitarbeitern und die belegten Ressourcen dar.

SL Print for Notes
Innerhalb von Notes stehen dem Anwender verschiedene Druckoptionen zur Verfügung – die passende Anwendung für das Dokument muss dabei nicht auf seinem PC installiert sein.

Creator
Mit dem Creator von Conet lassen sich Inhalte aller Art auf Web-Seiten publizieren – neben Bildern und Texten auch Videos.

KnowledgeGateway
KnowledgeGateway legt die Inhalte von E-Mails dort hin, wo sie wirklich gebraucht werden. Im richtigen Zusammenhang abgespeichert, lassen sich die Informationen später schneller wiederfinden.

BCC_Charon
Das Zusatz-Tool BCC_Charon macht aus Lotus Notes eine Lösung, mit der sich auch Faxe empfangen und verschicken lassen.

MBS Unite
Die Software MBS Unite gibt Nutzern einen Überblick über die anstehenden Aufgaben, indem sie To-Do-Listen aus unterschiedlichen Anwendungen zusammenführt.

Edcom Vacation Manager
Der Edcom Vacation Manager bietet eine Reihe von Funktionen rund um die Verwaltung von Urlaubsanträgen - wie zum Beispiel das Auflisten der Mitarbeiter mit ihren Urlaubskonten.

ZipMail
ZipMail macht aus Mail-Anhängen automatisch komprimierte Zip-Dateien. Die Applikation läuft im Hintergrund, für den Anwender ändert sich laut Anbieter nichts.

Genius Project for Domino
Genius Project for Domino bietet ein umfangreiches Set an Möglichkeiten, um Projekte zu managen, zu planen und zu bewerten.

Team4
Drei Lösungen für Lotus Notes mit wachsendem Funktionsumfang stellt Anbieter Team4 für das Beziehungsmanagement zur Verfügung. Team4 Vertrieb ist eine davon.

Zeitscan
Auf Basis von Lotus Notes lassen sich mit Zeitscan Arbeitszeiten erfassen – inklusive Sonderregelungen.

Timetoweb CMS
Mehrere Module für den Aufbau einer Webpräsenz bietet Timetoweb CMS. Neben klassischem Contentmanagement sind dies auch Web-2.0-Werkzeuge.

Youatnotes CRM
Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement stellt Youatnotes CRM bereit. Dazu gehört unter anderem die Verwaltung von Kontakten.

Cobalt Todo
Mit dem ToDo Manager von Cobalt stehen Anwender einfache Projektmanagement-Funktionen zur Verfügung. Dazu zählt auch das Management von To-Do-Listen.

Cedros RiskManager
Mit dem c.-RiskManager lassen sich Geschäftsrisiken sowie die passenden Gegenmaßnahmen auflisten und bewerten.

Cryptshare for Notes

Per E-Mail werden mittlerweile auch sensible Daten verschickt, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Daher müssen die Attachements entsprechend geschützt werden. In solchen Fällen kommt Cryptshare for Notes zum Einsatz.

Die Software verschlüsselt Dateianhänge, die mit Lotus Notes verschickt werden. Dazu ersetzt Cryptshare das Attachement durch einen Link – automatisch und auf Basis eines vorher definierten Regelwerks. Der Anhang selbst wird verschlüsselt auf einem intern installierten Server abgelegt. Dieser ist über einen Browser zugänglich. Nachdem der Empfänger die E-Mail mitsamt dem Link erhalten hat, kann er das Attachement vom Server abrufen. Den passenden Schlüssel stellt der Versender vorher zur Verfügung. Da der Datei-Transfer nicht mehr über das E-Mail-System abläuft, wird dieses entlastet.
Über die Notes-Oberfläche kann eine Datei auch direkt auf den Server gelegt und eine automatische Mail an den Empfänger generiert werden. Sämtliche Vorgänge werden protokolliert. Das Produkt unterstützt Attachements mit einer Größe von bis zu zwei Gigabyte.

Kategorie: E-Mail-Management

Aktuelle Version: Cryptshare for Notes 2.5

Hersteller: befine Solutions

Website: www.cryptshare.com

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe, die häufig vertrauliche Dateien verschicken und die ihr eigenes Mail-System und das ihrer Partner nicht mit großen Datenmengen belasten wollen.

ULC.Formular- und Prozessmanager

Mit dem ULC.Formular- & Prozessmanager können Anwender Formulare und Genehmigungsprozesse über Lotus Notes bereit stellen. Die Abläufe lassen sich dabei mit allen Genehmigungsstufen, Aktionen und Berechtigungen abbilden. Die Formulare enthalten die erforderlichen Tabellen, Felder und Funktionen.

Die zuständigen Mitarbeiter werden per Dokumentenlink in einer E-Mail über neue Anträge informiert, um sie zu genehmigen. Bereits erstellte Prozesse und Aktionen lassen sich als Vorlage verwenden. Die Entscheidungsprozesse und Genehmigungsdaten werden dokumentiert und archiviert.
Eine Skript-Funktion erlaubt den generischen Zugriff auf externe Notes-Datenbanken.
Hersteller ULC sieht mögliche Einsatzgebiete im Finanz- und Rechnungswesen und in der Personalabteilung.

Kategorie: Workflow

Aktuelle Version: ULC.Formular- & Prozessmanager 1.6

Hersteller: ULC Business Solutions

Website: www.ulc.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 7

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, die in einer zentralen Anwendung wie dem Notes-Client ihre Prozesse und Formulare ohne tiefgründige Programmierkenntnisse erstellen wollen..

Weilgut MindPlan

Um Teams bei deren täglichen Aufgaben zu unterstützen, können Unternehmen ihr Lotus-Notes-System um Projektmanagement-Funktionen erweitern. Mit Weilgut MindPlan lassen sich Aktivitäten, Prozesse, Termine und Ressourcen planen und steuern. Dafür bietet die Software sowohl Mind-Maps als auch einen GANTT-Editor für die Erstellung von Balkenplänen.

Letzterer vereinfacht unter anderem die zeitliche Planung von Aufgaben. Mind-Maps helfen zum Beispiel beim Erstellen von Aktivitätenlisten.
Die Software bietet darüber hinaus Auswertungsmöglichkeiten, um etwa den Fortschritt, die Kostenentwicklung und die Ressourcensituation eines Projekts nachzuverfolgen. Zudem unterstützen spezielle Funktionen die Meeting- und Workshop-Planung. So werden zum Beispiel Besprechungseinladungen direkt über den Notes-Kalender verschickt.

Kategorie: Projektmanagement

Aktuelle Version: Weilgut MindPlan 3.2

Hersteller: Haus Weilgut Computer Conception

Website: www.weilgut.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 6.5

Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen; Führungskräfte, Projektmanager, Mitarbeiter mit Koordinationsaufgaben in allen Bereichen

OfficeMaster für Notes

Neben Notes bietet IBM-Lotus weitere Collaboration-Produkte und deckt somit das gesamte Spektrum an Technologien in diesem Bereich ab. Für Unified Communications etwa stellt Big Blue seine Plattform Lotus Sametime zur Verfügung.

Wer aber die Investition in Sametime scheut, kann auf Alternativen wie zum Beispiel OfficeMaster zurückgreifen. Das Werkzeug ist eher auf kleinere und mittelgroße Unternehmen ausgerichtet und macht Lotus Notes zur zentralen Anwendung für Unified Communications.

Nutzer können mit der Software Faxe und SMS über die Notes-Oberfläche empfangen und versenden. Eine Installation von OfficeMaster auf dem Arbeitsplatzrechner ist dafür nicht notwendig.

Die Voicemail-Komponente nimmt von einer Telefonanlage umgeleitete Rufe an und routet sie auf den integrierten Voice-Server. Der Anwender kann die Sprachnachrichten in seinem Mail-Client empfangen.

OfficeMaster bietet außerdem CTI (Computer Telefonie Integration), um Telefongespräche aufzubauen und entgegenzunehmen. Über den Notes-Client lässt sich zum Beispiel eine Telefonverbindung starten. Voraussetzung dafür ist die Installation eines TAPI-Servers im Netzwerk.

Kategorie: Unified Communications

Aktuelle Version: OfficeMaster 4

Hersteller: Ferrari electronic

Website: www.ferrari-electronic.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 4.6

Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen sowie Behörden

it.smart-connect Suite

Viele Notes-Anwender setzen SAP als betriebswirtschaftliche Software. Dabei ist aus vielerlei Gründen der Datenaustausch zwischen beiden Systemen besonders sinnvoll – etwa weil per E-Mail Informationen zu Projekten oder Verträge empfangen und verwendet werden, die in SAP liegen oder dort abgespeichert werden sollen. Daher gibt es Integrationswerkzeuge wie die it.smart-connect Suite. Sie stellt die Verbindung zwischen den Systemen her und verhindert eine redundante Datenhaltung.

Die Suite besteht aus drei Lösungen: it.smart-connect verbindet die Notes-Datenbanken mit der SAP RFC-Schnittstelle. Damit lassen sich Informationen von Notes zu SAP übertragen sowie aus dem IBM-System heraus aus der ERP-Software abfragen. Der Austausch der Daten wird in Notes angestoßen – entweder manuell vom Anwender oder als regelmäßige Funktion.
Mithilfe it.smart-listener wird SAP zum auslösenden System für den Datenübertragung. Das Werkzeug gibt neue oder geänderte Informationen aus der ERP-Lösung in Echtzeit an die Notes-Anwendung weiter.

Die Komponente it.DMS-connect übermittelt E-Mails mitsamt Anhängen direkt aus Notes nach SAP. Die Mails lassen sich klassifizieren und im SAP-eigenen Dokumentenmanagement-System ablegen.

Kategorie: SAP-Integration

Aktuelle Version: it.smart-connect 2.0

Hersteller: itelligence

Website: http://it-smart-connect.itelligence.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 7, SAP

Zielruppe: Unternehmen jeder Größe, die Daten zwischen Notes und SAP austauschen möchten.

TimeFleX

Einen Gruppenkalender für kleine und große Notes-Umgebungen stellt Anbieter SDFE mit seinem Produkt TimeFleX zur Verfügung. Der in Notes integrierte Kalender bietet den Anwendern eine Jahres-, Monats-, Wochen und Tagesansicht und ist sowohl für den Einsatz in einzelnen Teams als auch im gesamten Unternehmen geeignet.

TimeFlex benötigt keine zeitgesteuerten Agenten zum Sammeln von Daten aus den Mail-Datenbanken. Somit werden auch keine redundanten Informationen erzeugt. Die Lösung reift direkt auf die Datenbanken der Endanwender oder die in Notes vorhandene Busytime zu.

Zu den Funktionen zählen unter anderem:

• Skalierbare Ausdrucke aller Kalenderansichten

• Benutzerdefinierte Gruppenkalender-Konfigurationen sind möglich

• Farbzuordnung nach Mitarbeiter oder Kategorie

• On-the-fly-Filtereinstellungen zur Auswahl der darzustellenden Einträge

• Mehrsprachigkeit

• Dynamisches Anpassen des Layouts an die Fenstergröße

• Integrierte internationale Feiertagsverwaltung

• Offline-Betrieb möglich

• Multi-Domain-Integration

Kategorie: Büroorganisation

Aktuelle Version: TimeFleX 5.1.18

Hersteller: SDFE

Website: www.sdfe.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 6

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche

SL Print for Notes

Im Standard bietet Lotus Notes nur wenige Möglichkeiten, Dokumente automatisiert auszudrucken. In der Regel muss der Anwender erst die passende Applikation öffnen, um elektronische Schriftstücke zu drucken, die er als Mail-Anhänge erhält. Das kann sehr zeitaufwändig werden – vor allem wenn er regelmäßig viele Dokumente wie etwa Produktinformationen bearbeiten muss. SL Print for Notes erweitert das Lotus-System um die Möglichkeit, Texte oder Tabellen in automatisierter Weise auf Papier zu bringen.

Die Software stellt dem Anwender innerhalb seiner Mailbox eine Funktion zum Druckaufruf zur Verfügung. Diese bietet ihm verschiedene Möglichkeiten – etwa für die Auswahl der richtigen Druckers, den Druck der eigentlichen E-Mail oder ihrer abschließenden Löschung. Anschließend wird er Job an den Domino-Server übergeben. Dieser überprüft nun die Dokumente auf weitere Verweise und Anhänge und druckt das Gewünschte über das Netzwerk aus. Die Standardanwendungen müssen somit nur auf dem Server vorhanden und lizenziert sein.

Kategorie: Dokumentenmanagement

Aktuelle Version: SL Print for Notes 2.1

Hersteller: Schleicher System

Website: www.schleicher-systemag.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab 6.5

Zielruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, bei denen ein starker und regelmäßiger Austausch von Dokumenten stattfindet

Creator

Mithilfe von Creator lässt sich der Notes-Client als Werkzeug für die Verwaltung von Web-Content nutzen. Laut Anbieter Conet können Anwender damit die Inhalte von Internetseiten einfach erzeugen und pflegen – ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung oder einer externen Agentur. Die Software erfordert keine besonderen technischen Kenntnisse. Der gesamte Lebenszyklus der Inhalte wird abgedeckt.

Das Produkt liefert die notwendigen Funktionen für das Management von Online-Inhalten: zum Beispiel die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout sowie die Personalisierung des Web-Contents. Integriert ist ein Workflow-System für Genehmigungsvorgänge, Benachrichtigungen oder die Archivierung der Inhalte. Das System unterstützt mehrsprachige Web-Seiten inklusive internationaler Zeichensätze per UTF-8. Zudem lassen sich externe Datenquellen wie die SAP Business Suite integrieren.

Kategorie: Web-Contentmanagement

Aktuelle Version: Creator 8.3

Hersteller: Conet Solutions

Website: www.conetmediasuite.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, die ein Domino-basiertes Intra-, Extranet oder Portal aufbauen wollen

Pavone KnowledgeGateway

Die Inhalte von E-Mails, die im Unternehmen eintreffen, haben meist keinen persönlichen Charakter, sondern sind von allgemeinem Interesse. Daher kann es sinnvoll sein, die elektronische Post nicht in der Mail-Datenbank des Empfängers abzulegen, sondern in teamfähigen Datenbanken, die bestimmten Gruppen, Abteilungen, Prozessen oder Projekten zugeordnet sind.

Mit dem KnowledgeGateway lassen sich die digitalen Nachrichten, die über Lotus Notes empfangen oder versendet werden, per Knopfdruck an die passenden Ablageorte verschieben. Anbieter Pavone verspricht, dass sich auf diese Weise unter anderem die Suchzeiten nach bestimmten Informationen reduzieren lassen. Dazu tragen unter anderem auch Lesezeichen bei, mit denen ausgewählte Mitarbeiter auf die abgelegten Dokumente in einer Ziel-Datenbank hingewiesen werden. Generell lassen sich sämtliche Datenbanken in einem Unternehmen als Ziel-Datenbanken festgelegen. Der KnowledgeGateway wird über eine Symbolleiste gesteuert, die sich automatisch im Notes-Client installiert.

Kategorie: E-Mail-Management

Aktuelle Version: KnowledgeGateway 9.6

Hersteller: Pavone

Website: www.pavone.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 6

Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen jeder Branche