Festlegen, welche Notizen gedruckt werden sollen
Microsoft Excel bietet zu diesem Zweck verschiedene Möglichkeiten. Zunächst gilt es festzulegen, ob nur bestimmte oder alle Notizen gedruckt werden sollen.
Microsoft Excel - Notizen zusammen mit Tabelle ausdrucken
Microsoft Excel 365
Bei mehreren Notizen in einer Tabelle können Sie selektiv vorgehen und nur einzelne davon ausdrucken.
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Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die erste Zelle, die eine auszudruckende Anmerkung enthält. Dann wählen Sie die Option „Notiz ein-/ausblenden“.
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Auf die gleiche Weise verfahren Sie mit den übrigen Zellen, bis schließlich alle zu berücksichtigenden Notizen angezeigt werden.
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Geht es hingegen um alle Notizen, navigieren Sie zum Tab „Überprüfen“.
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Dann klicken Sie in der Gruppe „Notizen“ auf das gleichnamige Symbol.
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Daraufhin öffnet sich ein Pulldown-Menü, aus dem Sie „Alle Notizen anzeigen“ selektieren.
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Anschließend blendet Excel alle Anmerkungen im Tabellenblatt ein.
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Wechseln Sie jetzt zur Backstage-Ansicht, die Sie über den Datei-Tab erreichen.
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Im Backstage-Bereich klicken Sie links auf „Drucken“.
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Folgen Sie nun dem Link „Seite einrichten“, den Sie unterhalb der Einstellungen finden.
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Im neu geöffneten Fenster wechseln Sie zur Registerkarte „Blatt“.
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Neben dem Feld „Kommentare und Notizen“ befindet sich ein Pulldown-Menü. Wenn Sie es öffnen, können Sie statt des Defaults „Keine“ zwei weitere Optionen auswählen.
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Haben Sie sich für die Option „Wie auf dem Blatt angezeigt“ entschieden, erscheinen die Notizen beim Ausdruck genau so wie im Tabellenblatt. Bei sehr vielen Anmerkungen besteht die Gefahr, dass sie sich überlagern.
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Deshalb dürfte es oft vorteilhafter sein, die Notizen mithilfe der zweiten Option („Am Ende des Blattes“) beim Ausdruck zu berücksichtigen.
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Microsoft Excel fasst hierbei Ihre Notizen auf einem separaten Blatt zusammen und teilt über die Zellreferenz mit, an welche Stelle sie gehören.
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Wenn am Ende das Layout Ihren Wünschen entspricht, können Sie die Tabelle samt Notizen ausdrucken.
Geht es um einzelne Notizen, müssen Sie diese zuerst einblenden. Dazu markieren Sie separat die Zellen mit den Anmerkungen, die Excel mit ausdrucken soll. Dann öffnen Sie per rechter Maustaste das Kontextmenü und wählen daraus Notiz ein-/ausblenden. Da es nicht möglich ist, die betreffenden Zellen zu selektieren und die Notizen für die gesamte Auswahl anzuzeigen, müssen Sie den Vorgang entsprechend oft wiederholen.
Auch wenn alle Anmerkungen beim Druck berücksichtigt werden sollen, müssen Sie sie vorher einblenden. Das lässt sich in einem Rutsch durchführen, indem Sie zum Tab Überprüfen wechseln und auf Notizen in der gleichnamigen Gruppe klicken. Dann wählen Sie im Pulldown-Menü Alle Notizen anzeigen.
Druck-Dialog aufrufen
Anschließend rufen Sie den Druck-Dialog auf. Sie erreichen ihn über den Tab Datei und dann den Punkt Drucken. Schneller funktioniert es mit dem Shortcut Strg+P. Unter den Druckeinstellungen folgen Sie nun dem Link Seite einrichten.
Festlegen, wie gedruckt werden soll
Im neu geöffneten Fenster klicken Sie auf die Registerkarte Blatt. Öffnen Sie nun das Pulldown-Menü neben Kommentare und Notizen. Über die dortigen Einträge lässt sich definieren, wie Excel die Kommentare ausdrucken soll. Wenn Sie Wie auf dem Blatt angezeigt wählen, erscheinen Ihre Notizen exakt so, wie in der Tabelle dargestellt. Das ist insbesondere bei sehr vielen Anmerkungen, die sich möglicherweise überlagern, nicht sinnvoll. Hierfür steht der Eintrag Am Ende des Blattes zur Verfügung. Excel fasst mit dieser Option die Notizen auf einer separaten Seite zusammen und referenziert die einzelnen Kommentare über die Zellbezeichnung.
Drucken
Nachdem Sie Ihre Vorgaben mit Klick auf den OK-Button übernommen haben, zeigt die Druckvorschau Ihre gewählte Formatierung an. Über die Schaltfläche Drucken starten Sie schließlich den Druckvorgang. (ad)