Wie jede strategische Unternehmensentscheidung birgt auch das IT-Outsourcing neben den Chancen auch Risiken. Noch immer scheitern laut Untersuchungen von Marktforschern wie IDC 15 Prozent aller Auslagerungsprojekte. Immerhin rund ein Drittel der Vorhaben gehen verspätet in die Betriebsphase über. Obwohl Outsourcing eine bewährte Methode ist, die eigene Unternehmens-IT neu zu gestalten, kommt es nach wie vor zu Fehlschlägen. Häufig liegen die Ursachen dafür in mangelnder Akzeptanz durch die Mitarbeiter oder in überzogenen Vorstellungen über den zu erwartenden Nutzen.
Um solchen Fehlern vorzubeugen, empfehlen die Analysten von Experton Group, Outsourcing im Mittelstand zur Chefsache zu machen. Sie raten davon ab, das Thema nur unter finanziellen Aspekten zu betrachten, denn die Wettbewerbsfähigkeit des Mittelständlers ist eng mit einem konsequenten Einsatz von IT verknüpft: "IT-Innovationen können Geschäftsprozesse verbessern, Durchlaufzeiten und Entwicklungszyklen verkürzen und Standards etablieren. Die interne IT kann diese Innovationen oft nicht umsetzen. Das Tagesgeschäft blockiert die notwendigen Zeitbudgets. Hier können externe Dienstleister helfen und den Innovationsprozess unterstützen", berichtet die Experton Group.
Die Angst vor dem Datenverlust
Dennoch zögern mittelständische Anwenderunternehmen. Viele scheuen die Auslagerung, weil sie ihre Daten in den Händen Dritter nicht als sicher erachten. "Diese Bedenken sind nachvollziehbar, denn in fast jedem Unternehmen stellen die Daten heutzutage einen großen Teil des Geschäftskapitals dar", weiß Ingo Wessels, Experte für IT-Services bei T-Home. Umso mehr wundert ihn der täglich Umgang vieler Unternehmen mit den Daten. Dominik Runggaldier, Senior Consultant beim IT-Dienstleister Pironet NDH, pflichtet bei: "Wenn wir uns die Situation der mittelständischen Unternehmen ansehen, stellen wir in über 90 Prozent der Fälle fest, dass es um die Datensicherheit sehr schlecht bestellt ist. So werden zum Beispiel die Wiederherstellungsverfahren von gesicherten Daten selten praktisch getestet und selbst geschäftskritische Back-Up-Datenbestände fast nie an einen zweiten Standort ausgelagert."
Dagegen werben die Outsourcing-Dienstleister mit den Sicherheitsstandards ihrer Rechenzentren. Selbst die eigenen Mitarbeiter haben nur mit besonderer Berechtigung Zutritt. Zudem unterhalten die Betreiber eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) sowie Systeme, um die Daten innerhalb von wenigen Stunden wiederherzustellen. Der finanzielle Aufwand und das Know-how für eine solche Datensicherheit überfordern die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Kostenfrage nicht alles entscheidend
Wer sich für die Auslagerung seiner Systeme entscheidet, sollte seine Entscheidung nicht allein unter finanziellen Gesichtspunkten fällen. Die Analysten der Experton Group warnen ausdrücklich davor, die Auswahl eines Dienstleisters ausschließlich vom günstigsten Preis und den kurzfristig erreichbaren Kostensenkungen abhängig zu machen. Die Grundlage sollte vielmehr eine Kostenbetrachtung über die gesamte Vertragslaufzeit.
Heinz Schick, Vice President Anwender-Consulting bei Experton Group, zieht aus seinen Beobachtungen vieler Outsourcing-Projekte folgendes Resümee: "Nur die Deals, die von vorneherein auf Prozessverbesserungen während der Vertragslaufzeit ausgelegt sind, werden am Ende nachweisbaren Erfolg erzielen". Die geplanten Einsparungen stellen sich sowohl durch die Einführung von Standards als auch durch Innovationen ein.
Standardisierung und Innovation
Eine Standardisierung von Software-Diensten samt Weiterentwicklung strebt beispielsweise der Windkraftanlagenbauer Nordex an. Das schnell wachsende Unternehmen baut seine zentrale SAP-Landschaft ständig aus und führt sie in alle Unternehmensbereiche ein. Das ursprüngliche Auslagerungskonzept stieß dabei an seine Grenzen. Der frühere Dienstleister war auf den Betrieb von Applikationen in einer standardisierten Umgebung eingestellt, nicht aber auf den Ausbau. Daher änderte Nordex die Outsourcing-Strategie und verteilte die Aufgabe auf zwei Anbieter. Mit dem Outsourcing beauftragte der Anlagenbauer Pironet NDH, als SAP-Beratung verpflichtete Nordex das Unternehmen Gambit Consulting. "Dadurch stellen wir einerseits den Applikations-Betrieb sicher und haben andererseits das nötige Know-how, um ausgelagerte ERP-Systeme spezifisch an unsere Anforderungen anzupassen", begründet Nordex-CIO Jasper Bhaumick die Wahl.
So galt es für das Outsourcing-Tandem beispielsweise, zusammen mit dem internen SAP-Team von Nordex die Buchungsbelege für das Geschäftsjahr 2008 im laufenden Betrieb zu migrieren. Grund war die konzernweite Umstellung der Hauptbuchhaltung auf IFRS und local GAAP. Bei diesem Projekt zeigten sich die Vorzüge von virtualisierten Servern. "Mit ihrer Hilfe lassen sich einfacher Klone eines Softwaresystems für aufwendigere Funktionstests erstellen um die Abnahme für den Produktivbetrieb durchzuführen", erläutert Nordex-CIO Bhaumick. Ein weiteres Projekt zielte auf die mobilen SAP-Anbindung der Feldtechniker des Windkraftanlagenbauers. Die Techniker können sich nun weltweit via Notebook in das zentrale Unternehmens-SAP einwählen und alle notwendigen Informationen für ihre Serviceaufträge abrufen.
Das Vertragsmodell ist wichtig
Für solche Eingriffe in ausgelagerten Softwarelandschaften sind entsprechende vertragliche Vereinbarungen erforderlich. Daher entwickelte Nordex mit Pironet NDH ein Vertragsmodell, das dem Unternehmen für das angepeilte Wachstum seiner IT Kalkulationssicherheit bietet, ihm aber gleichzeitig ermöglicht, seine Systeme mit der dynamischen Geschäftsentwicklung zu synchronisieren. Dadurch kann der Anlagenbauer seine Softwarelandschaft durch Outsourcing schrittweise zu einem hoch integrierten Gesamtsystem ausbauen. "Unter diesen Bedingungen hat sich bei Nordex das Application-Outsourcing sogar zum Garanten für das schnelle Wachstum und die ehrgeizige Fortentwicklung der IT entwickelt", resümiert Nordex-CIO Bhaumick.
Voraussetzung für ein Outsourcing-Projekt ist in jedem Fall, dass die Karten auf Anbieter- und Anwenderseite vor Beginn offen auf dem Tisch liegen. Um Erwartungen in realistische Bahnen zu lenken und Projekte vor Fehlschlägen zu bewahren, empfiehlt die Fachhochschule St.Gallen ein so genanntes Requirements Engineering, das die Erhebung, Dokumentation und Prüfung der Anforderungen an die IT-Lösung umfasst. Pironet-NDH-Consultant Runggaldier rät Unternehmen, außerdem realistische Ziele und Zeitpläne zu formulieren sowie Ausstiegsklauseln zu vereinbaren und auf Kostentransparenz zu achten.
Offenheit und Transparenz
Dementsprechend ist auch für die Anbieter Offenheit und Transparenz der Maßstab. Sie sollten mit klaren, nachvollziehbaren Leistungsbeschreibungen aufwarten. Doch "allzu oft hören wir von abstrusen Verträgen mit Anbietern, die sich beispielsweise das Zurückspielen der Daten mit horrenden Tagessätzen bezahlen lassen", nennt T-Home-Manager Wessels ein typisches Problem zwischen Outsourcing-Partnern. Um hier unangenehme Überraschungen zu vermeiden, empfehlen sich von vornherein festgelegte Pauschalsätze. Darüber hinaus sollten grundsätzlich zu Beginn eines Outsourcing-Projekts klare Vereinbarungen für den Fall definiert werden, dass ein Anwenderunternehmen seine IT wieder selbst betreiben oder einen Providerwechsel vornehmen möchte. Hierfür hat der Branchenverband Bitkom inzwischen auch ein Regelwerk formuliert.
Über die Vorteile des Outsourcings sind sich die Marktforscher wie Experton und Gartner einig. So könne beispielsweise das SaaS-Modell (Software as a Service) reduzieren, die IT modernisieren und sie gleichzeitig flexibel halten. Und wie das Beispiel Nordex zeigt, kann Outsourcing durchaus auch zu einem wachstumsfördernden Faktor für ein mittelständisches Unternehmen werden.