Hersteller wie Medien predigen die Vorteile eines organisierten Print Management seit Jahren beinahe gebetsmühlenartig. Dennoch werden solche Lösungen in der Praxis bislang eher nicht genutzt. IDC hat kürzlich 511 Unternehmen in Deutschland zum Thema Print-Management und Document Solutions befragt. Ziel dieser Umfrage war es, den aktuellen Status sowie die Pläne der Unternehmen zu eruieren. Die Studie hat ergeben, dass mehr als 74 Prozent der befragten Unternehmen derlei Lösungen bislang nicht einsetzen. Damit würden die unterschätzen Einsparpotenziale verpuffen. Dabei hätten die Unternehmen gute Chancen, die Kosten zu reduzieren, so IDC. Angesichts der aktuellen Wirtschaftslage mag die Zurückhaltung der Unternehmen umso unverständlicher sein. Unterschiedliche Untersuchungen verschiedener Anbieter belegen, dass jedes Unternehmen – gleich welcher Branche – rund drei bis sechs Prozent seines Umsatzes fürs Drucken ausgibt. Laut einer früheren Studie von IDC drucken Unternehmen ab 100 Mitarbeitern jährlich weltweit etwa 600 Milliarden Seiten aus und kaufen mehr als vier Millionen Geräte. Direkte wie indirekte Druckkosten zu berechnen ist für viele Unternehmen noch eine Gleichung mit vielen Unbekannten. Wie zahlreiche Studien belegen, kennen viele Firmen ihre tatsächlichen Druckkosten nicht.
Dabei sind die versteckten Druckkosten häufig das eigentliche Übel. So haben Untersuchungen von HP ergeben, dass die Kosten für die Verwaltung meist viel höher sind als die fürs Drucken selbst. Zu den Kosten werden auch diejenigen für Dokumentenmanagement, IT-Support und Infrastruktur hinzugezählt. Hinzu kommen die entsprechende Verwaltung, Lizenzen, Netzwerkmanagement sowie die Energie. In der Gesamtheit würden damit rund 30 bis 40 Cent verdeckte Kosten pro gedruckter Seite anfallen. „Angesichts der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und des enormen Kostendrucks bietet Print-Management viel Potenzial, das es gilt zu nutzen“, rät Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC und Projektleiter der Studie, und fordert die Anbieter auf, die Vorteile von Print-Management-Lösungen stärker herauszustellen. Es seien durchaus Kosteneinsparungen von um die 30 Prozent zu erreichen.
Managed Print Services
Der Begriff Managed Print Services oder auch Print-Management wird vielseitig gedeutet, ist aber nicht lediglich ein Abrechnungsmodell. Dazu kann ebenso Auch das komplette Outsourcing der Verwaltung der Druckerflotte sowie die Analyse und Optimierung der Druckerlandschaft gehören dazu – und eben auch ganz banale Dinge wie automatische Tonerlieferungen zum richtigen Zeitpunkt sowie eine optimierte Vorkonfiguration von Treibern. Adressaten solcher Services sind insbesondere auch mittelständische Unternehmen.
IDC hat im Juni dieses Jahres 511 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zu den Themen Print-Management und Document Solutions befragt. Bei 30 Prozent der Unternehmen habe es sich um Unternehmen mit 200 bis 499 Mitarbeiter gehandelt. Diese Größenordnung gelte auch für die Gesamtverteilung in den Unternehmensgrößen in der Bundesrepublik. Das Ergebnis der Umfrage ist eher ernüchternd: Drei Viertel der Firmen führen keinerlei Print-Management-Maßnahmen durch und 84 Prozent nutzen keine Document Solutions. Zudem habe die Studie ergeben, dass diese Unternehmen nicht an große Kosteneinsparungen durch den Einsatz von Print-Management und Document Solutions glauben. Darüber hinaus würde es neben dem fehlenden Budget an den notwendigen Ressourcen sowie der erforderlichen Unterstützung durch die Geschäftsleitung mangeln. 151 der befragten Unternehmen setzten bereits Print-Management und Document Solutions ein oder planen dies zumindest in den nächsten zwölf bis 24 Monaten. Diese Firmen wurden eingehender zu ihren diesbezüglichen Erfahrungen befragt.
Sparen mit Print Management
Die Möglichkeit der Kosteneinsparung nannten 73 Prozent der Befragten als Hauptgrund für das Einführen von Print Management. Ein Drittel der Unternehmen konnte die Druckkosten um bis zu 15 Prozent reduzieren, 30 Prozent erreichten Einsparungen von 15 bis 30 Prozent, zehn Prozent lagen bei einer Ersparnis von über 30 Prozent. Xerox bietet bereits seit einiger Zeit entsprechende Print-Management-Lösungen an. War man bislang primär für große Unternehmen aufgestellt, möchte man in Zukunft möchte man auch explizit kleinere und mittlere Unternehmen adressieren. Einsparungen bei Einführung solcher Lösungen von 250 Euro pro Büromitarbeiter und Jahr seien durchaus üblich, so Ingo Retzmann, General Manager Office Monobrand bei Xerox. Insgesamt ließen sich die Kosten des Output-Managements um 30 Prozent reduzieren. Darüber hinaus ergebe sich eine Reduktion des Stromverbrauchs über die Dokumentenlebenszeit von bis zu 44 Prozent.
Einsparpotenziale von um die 30 Prozent hält man auch bei HP für durchaus möglich. Hewlett-Packard bietet bereits seit einiger Zeit seine Druckdienstleistungen Managed Print Services (MPS) an. Nun erweitert HP sein MPS-Angebot um eine Einsparungsgarantie. Neue Unternehmenskunden, die einen MPS-Vertrag abschließen wollen, bekommen von HP auf Wunsch eine detaillierte Analyse der Imaging- und Druckumgebung sowie eine Berechung der gesamten möglichen Einsparungen. Ein Jahr nach der Implementierung wird eine zweite Analyse durchgeführt. Sollte die prognostizierten Reduzierungen nicht erreicht worden sein, übernimmt HP die Differenz.
Direkte wie indirekte Druckkosten zu berechnen ist für viele Unternehmen noch eine Gleichung mit vielen Unbekannten. Wie zahlreiche Studien belegen, kennen viele Firmen ihre tatsächlichen Druckkosten nicht. Das bestätigte auch die aktuelle IDC-Befragung. So waren 29 Prozent der IT-Verantwortlichen nicht in der Lage, eine Einschätzung über die realisierten Druckkosteneinsparungen abzugeben. „In diesen Unternehmen ist offensichtlich keine genaue Ist-Analyse durchgeführt worden. Diese ist jedoch Basis für ein professionelles Print Management, und nur so lassen sich dann die realisierten Kosteneinsparungen auch aufzeigen“, so Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC und Projektleiter der Studie.
Einsparpotenziale werden unterschätzt
Vergleicht man die erwarteten mit den tatsächlich realisierten Druckkosteneinsparungen, so zeigt sich tendenziell, dass das tatsächliche Einsparungspotenzial von den Unternehmen unterschätzt wird. Wie oben erwähnt, sind die wirklichen Druckkosten meist ohnehin unbekannt. „Der Kunde weiß nicht, was er zahlt, daher weiß er auch nicht, was er einsparen kann“, so Torsten Bechler, Productmanager IS Marketing bei Sharp. So sind laut der IDC-Umfrage diejenigen Unternehmen, die bereits Print-Management-Lösungen realisieren, überwiegend mit den erzielten Kosteneinsparungen zufrieden. Die Beauftragung von externen Dienstleistern fürs Print-Management ist allerdings durchaus üblich. So haben 55 Prozent der Befragten angegeben, die Maßnahmen teilweise oder überwiegend durch externe Dienstleister erbringen zu lassen. Zudem hat die Studie ergeben, dass die Unternehmen, die verstärkt externe Services in Anspruch nehmen, insgesamt geringere Print-Management-Ausgaben haben. Je mehr externe Dienstleistungen in Anspruch genommen werden, desto mehr steigt die Höhe der Druckkosteneinsparung.
Meist lassen sich die Angebote in Sachen Managed Print Services kurzfristig und ohne Vorinvestitionen implementieren – zumindest aus rein technischer Sicht, andere Hemmnisse sind durchaus vorhanden. Fallen bei einer entsprechenden Print-Management-Strategie beispielsweise viele Arbeitsplatzdrucker weg, wird dies von den entsprechenden Anwendern kaum wohlwollend aufgenommen. Dabei geht es meist prinzipiell gar nicht darum, zahlreiche Arbeitsplatzdrucker durch ein großes Multifunktionsgeräte zu ersetzen, sondern darum, die richtigen Dokumente auf den geeigneten Maschinen auszugeben. Häufig wird davon ausgegangen, dass bei einer Print-Management-Strategie erst einmal alle bisherigen Geräte gegen neue des gewählten Herstellers ausgetauscht werden. Das ist in der Praxis keineswegs immer der Fall und auch praktisch meist gar nicht möglich. So seien 50 Prozent der Geräte, die Xerox in Sachen Managed Print Services betreut, Geräte anderer Hersteller, berichtet Ingo Retzmann von Xerox.
Häufig haben auch die Fachabteilung kein großes Interesse an entsprechenden Print-Management-Lösungen, denn da sie meist nicht direkt für die Druckkosten verantwortlich sind, profitieren sie auch nicht unmittelbar vom Einsparpotenzial. Dennoch hat ein Gutteil (45 Prozent) der befragten Unternehmen angegeben, dass keine internen Hemmnisse bestehen.
Document Solutions
Print-Management ist meist nur der erste Schritt und umfasst die Ist-Analyse, die Hardware, das Gerätemanagement, Support sowie die Integration. Dies beinhaltet aber in der Regel noch nicht ein Optimieren der Geschäftsprozesse, dies erfolgt typischerweise zu einem späteren Zeitpunkt. Im Bereich Document Solutions setzen die von IDC befragten Unternehmen primär Lösungen zur Digitalisierung und elektronischen Verteilung sowie zur Archivierung von Dokumenten ein. Elektronische Formulare sind ebenfalls weit verbreitet. Hinsichtlich der geplanten Maßnahmen stehen unter anderem Lösungen zum sicheren Drucken bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda.
Und dies mit gutem Grund: Heutige Drucksysteme sind weit mehr als plumpe Ausgabegeräte. Sie verfügen über Netzwerkschnittstellen, Arbeitsspeicher sowie Prozessoren und werden in der Regel über einen integrierten Webserver administriert – weit mehr also als ein einfaches Endgerät. Handelt es sich gar um ein multifunktionales Drucksystem, steigert sich der Funktionsumfang noch einmal deutlich. Features wie Faxen, Drucken, Scannen und Kopieren gehören zum Standard. Darüber hinaus versenden Drucker oder Multifunktionsgeräte E-Mails, speichern Daten in Mailboxen oder in Ordnern innerhalb des Netzwerks und besitzen meist sogar eine eigene E-Mail-Adresse und leiten Dokumente weiter. „Heutige Multifunktionsgeräte sind keine Kopierer mit Netzwerkschnittstelle, sondern eher Server mit Papierschubladen“, so Torsten Bechler von Sharp.
Die Motive für die Nutzung von Document Solutions sind meist effizientere Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie eine Reduzierung der Kosten für Dokumentenprozesse, beispielsweise durch verkürzte Durchlaufzeiten. Das größte Potenzial bieten laut den befragten Unternehmen diesbezüglich die Vorgänge rund um die Bearbeitung von Kundenaufträgen. Als größte interne Hemmnisse nennen die Firmen die Budgetsituation sowie Zeitmangel, aber auch die fehlende Akzeptanz der IT-Mitarbeiter und das nicht vorhandene Verständnis der Fachabteilungen. Dabei sei gerade hier das Einsparpotenzial enorm. Gewinnt ein Mitarbeiter nur wenige Minuten am Tag durch optimierte Prozesse, summiert sich die Ersparnis im Jahr schnell auf einen vierstelligen Euro-Betrag, so Dr. Thomas Schäfers von Samsung.
Fazit
Die Untersuchungen hinsichtlich der fehlenden Transparenz bei den Druckkosten sowie der Einsparmöglichkeiten kehren regelmäßig wieder. Und die teils bedenklichen Ergebnisse in Bezug auf den Status quo sind ebenfalls wenig überraschend, aber angesichts des allgemeinen Kostendrucks dürfte es aktuell für die Einführung von Print-Management-Lösungen eine gute Zeit sein.
Die Analyse der eigenen Druckkosten ist für Unternehmen essentiell, findet aber meist nicht in einer ganzheitlichen Betrachtung statt. Meist werden nicht einmal die direkten Druckkosten sauber erfasst, auch wenn sie nur den kleineren Teil der Gesamtsumme ausmachen. Erst wenn diese Analyse erfolgt ist und die Kosten transparent sind, dürfte es IT-Abteilungen auch leichter fallen, für Anliegen in Sachen Managed-Print-Services Gehör zu finden. (mje)