Mit OneDrive gemeinsam Dokumente bearbeiten

Dateien freigeben und in einer Cloud speichern

Damit Sie unter Office 2016 mit OneDrive arbeiten können, muss die gemeinsam genutzte Datei zunächst in OneDrive oder OneDrive for Business sowie auf SharePoint gespeichert werden. Außerdem ist es notwendig, die zu teilende Office 2016-Datei zunächst freizugegeben. Das Freigeben von Dateien funktioniert in allen Office-Programmen von Office 2016 gleich. Der entsprechende Befehl steht unter Datei/Freigeben zur Verfügung. Klicken Sie auf Freigeben, werden Sie automatisch aufgefordert, das Dokument in einer Cloud zu speichern. Dazu klicken Sie auf die gleichnamige Schalfläche In der Cloud speichern. Office 2016 zeigt dann die auf Ihrem Rechner zur Verfügung stehenden Speicherorte an. Das können beispielsweise die Ordner OneDrive und/oder der OneDrive-for-Business-Ordner sein. Es handelt sich letztendlich um die Ordner, die Sie im Vorfeld auf der Registerkarte Datei unter Konto hinzugefügt haben. Die Speichermöglichkeiten können Sie jederzeit um weitere Konten der entsprechenden Dienste erweitern.

Wichtig außerdem: Die Datei darf nicht in einem Altformat von Office gesichert werden. Das heißt, Sie muss als Word-Dokument im Format docx, als Excel-Mappe in xlsx beziehungswiese pptx-Datei in PowerPoint vorliegen. Danach steht der Teamarbeit nichts mehr im Wege. Paralleles Arbeiten ist dann problemlos möglich.

Berechtigungen und Änderungen erteilen

Nach erfolgreicher Speicherung in der Cloud blendet Office 2016 auf der rechten Seite den Freigabe-Bereich zum Teilen des Dokuments ein. Hier ist unter Umständen Geduld gefragt. Der Vorgang kann je nach Verbindung ein paar Minuten dauern. Danach können Sie aus dem rechten Bildschirmbereich heraus andere Anwender einladen, ohne das Office Programm zu verlassen. Den Freigabebereich lässt sich über die Schaltfläche Freigeben bei Bedarf jederzeit ein- und ausblenden. Um andere Anwender einzuladen, an Ihrem Dokument aktiv zu werden, haben Sie wahlweise die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse der Teilnehmer direkt zu erfassen oder per Mausklick auf das nebenstehende Adressbuchsymbol aus dem Outlook-Adressbuch auszuwählen. Unterhalb der Adressleiste befindet sich in Office 2016 ein Dropdownmenü. Mit dessen Hilfe bestimmen Sie, welche Berechtigung ein Kontakt haben soll. Es besteht die Möglichkeit, die Bearbeitung (kann bearbeiten) oder nur das Lesen des Dokuments (kann anzeigen) zu erlauben. In dem darunter liegenden Feld, lässt sich bei Bedarf eine Nachricht hinterlegen.

Die Änderungen, die die einzelnen Anwender durchführen, können Sie teilen. Das Teilen kann wahlweise automatisch aktiviert werden, manuell erfolgen oder vollständig deaktiviert werden.

Dazu stehen die Auswahlmöglichkeiten mich fragen, immer und nie zur Verfügung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben, um die Freigabe durchzuführen. Alle Kontakte erhalten automatisch eine E-Mail. Haben Sie eine Nachricht in das Feld unterhalb der Adressleiste eingegeben, wird diese in der E-Mail des Empfängers angezeigt. Außerdem enthält die E-Mail des Empfängers einen Link zum Öffnen des Dokuments.

Einen Freigabelink abrufen

Unten rechts im Arbeitsfenster steht unter Office 2016 außerdem der Link Einen Freigabelink abrufen zur Verfügung. Wenn Sie diesem Link folgen, haben Sie die Möglichkeit, Anwendern einen Link in Form einer Internetadresse zur Verfügung zu stellen. Die Nutzer können diesen Link wiederum weiter an andere Anwender senden. Über diesen besteht dann ebenfalls eine Zugriffsmöglichkeit auf das freigegebene Dokument. Allerdings werden dabei die Varianten Bearbeitungslink und Reiner Anzeigelink unterschieden. Auf diese Weise können Sie wiederum regulieren, ob Sie den Zugriff auf das Lesen der Datei einschränken möchten. Sie müssen lediglich den Link Ihrer Wahl anklicken.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Haben Sie andere Anwender eingeladen, an einem Dokument mitzuarbeiten oder werden Sie selber dazu aufgefordert, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten die freigegebene Datei zu öffnen. Grundsätzlich kann die Datei, zum Beispiel durch einen Klick auf die Schaltfläche Auf OneDrive anzeigen direkt aus der E-Mail zu bearbeiten.

Hier stehen rechnerabhängig gegebenenfalls unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Jeder Benutzer kann, sofern er verschiedene Alternativen hat, individuell entscheiden, auf welche Art und Weise er die Datei lesen oder bearbeiten möchte.

Freigabeinformationen anzeigen und Änderungen blockieren

Microsoft Office 2016 zeigt Ihnen wie viele andere Anwender aktuell an einem Dokument arbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben, um alle Freigabeinformationen anzuzeigen. Das Ziel ist es letztendlich, dass verschiedene Anwender an einem Dokument arbeiten können, ohne sich dabei gegenseitig zu behindern. Um dies zu unterbinden beziehungsweise zu vermeiden, hat Office 2016 eine Art Schutzfunktion. So blockiert Office 2016 beispielsweise in einem Microsoft Word Dokument den Absatz, an dem ein anderer Anwender gerade arbeitet.

Über das Kontextmenü und den dort zur Verfügung stehenden Befehl Autoren blockieren haben Sie die Möglichkeit, das Ändern von Dokumenten durch andere Anwender zu verhindern. Werden einzelne Arbeitsbereiche durch einen Anwender gesperrt, werden diese mit deren Namen kenntlich gemacht. Dadurch wird für jeden, der aktuell mit der Datei arbeitet, klar ersichtlich, wer, wo keine Anpassungsarbeiten durchführen darf und wer Änderungen verhindert. Über das Kontextmenü besteht jederzeit die Möglichkeit, die Blockade durch den Nutzer wieder aufzuheben, der diese aktiviert hat.

Kommentarfunktion einsetzen

Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, in Dateien, die unter Office 2016 mit Hilfe der Teambearbeitungsfunktion von Office 2016 bearbeitet werden, zu kommentieren. Diese Kommentare sind für alle Anwender ersichtlich, die synchron mit der Datei arbeiten.

Nützlich ist das bei der Teamarbeit unter anderem dann, wenn Sie beispielsweise eine Excel-Tabelle oder einen Absatz in Word sperren möchten und andere Anwender mittels Kommentar auf diesen Umstand aufmerksam machen wollen. Diese Kommentare werden mit dem Dokument gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt sowohl von anderen Anwendern, als vom Kommentierenden selbst entfernt werden.

Um in Microsoft Word einen Kommentar einzugeben, öffnen Sie an der gewünschten Position das Kontextmenü und klicken dort auf den Befehl Neuer Kommentar. Jetzt müssen Sie nur noch Ihren Text in das Kommentarfeld eingeben.

Wichtige Informationen beim Teamwork nutzen

Weitere wichtige Informationen zur Arbeit im Team stehen während der Bearbeitung auf der Registerkarte Datei zur Verfügung. Der Bereich Informationen gibt Auskunft darüber, ob in der Cloud noch Aktualisierungen für die Datei, die synchronisiert werden muss, existieren. Darüber hinaus werden hier noch einmal alle Autoren genannt, die die Office 2016 Datei gerade bearbeiten. Über die Schaltfläche Nachricht senden können Sie bei Bedarf mit den Nutzern der Datei in Kontakt treten.

Konflikte beim Speichern vermeiden

Angst vor Chaos müssen Sie beim Einsatz von OneDrive nicht haben. Wenn beispielweise in der Textverarbeitung Word mehrere User an der gleichen Textpassage arbeiten, bemerkt OneDrive diesen Umstand sofort und meldet es umgehend.

Speichern Sie die Datei nach der Bearbeitung wie gewohnt unter Datei/Speichern beziehungsweise Datei/Speichern unter in der Cloud. Kommt es zu Konflikten, wenn zwei Benutzer beispielsweise die gleiche Textpassage eines Word-Dokuments bearbeitet haben, werden die Anpassungsarbeiten nicht einfach überschrieben. Jeder Autor kann die Probleme beheben, da jeder eine Fehlermeldung erhält und damit prüfen kann, was den Konflikt auslöst.

(hal)