Outlook bietet viele Funktionen, die sich allerdings nicht immer wie von selbst erschließen. Nachfolgend finden Sie einige Tipps, die den Umgang mit dem Mail-Programm im Alltag erleichtern, oder Aufgaben verkürzen können. Die Tipps beschäftigen sich mit den Hauptfunktionen E-Mail und Kalender.
Dieser Artikel bezieht sich auf die immer noch weit verbreiteten Outlook-Versionen 2003 und 2007. Wer mit einer älteren Fassung arbeitet, findet ähnliche Funktionen, ebenso wer bereits auf das noch sehr junge Outlook 2010 umgestiegen ist.
Passwortgeschütztes Postfach
Wenn mehrere Nutzer mit demselben PC-Konto arbeiten, hat jeder Zugriff auf die Mailpostfächer des anderen. Sie können Ihr Postfach aber mit einem persönlichen Passwort schützen. Klicken Sie dazu mit Rechts auf das Postfach (nicht auf den Posteingangsordner) und wählen Sie die Option Eigenschaften von Name X/Erweitert/ Kennwort ändern. Lassen Sie das Feld "Altes Kennwort" frei und geben Sie zweimal ein neues Passwort für Ihr Postfach ein.
Wenn Sie bereits Outlook 2010 einsetzen, empfehlen wir Ihnen unter anderem die Lektüre der Beiträge Microsoft Outlook 2010 mit Tastenkombinationen beherrschen sowie Outlook-Datendateien auf Outlook 2010 migrieren.
Lesebestätigungen, Mailbenachrichtungen, Dateianhänge
Lesebestätigungen sparsam einsetzen
Dank Lesebestätigung wissen Sie, ob der Empfänger Ihre E-Mail gelesen hat. Die Funktion können Sie global für alle verschickten Nachrichten aktivieren oder bei jeder E-Mail einzeln.
Wir empfehlen Letzteres, da Lesebestätigungen von vielen Empfängern als mühsam empfunden werden. Zudem funktionieren sie je nach Provider und Mailprogramm des Adressaten nicht. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, aktivieren Sie die Lesebestätigung unter Optionen A. Das funktioniert sowohl in Outlook 2003 als auch in der Version 2007.
Mailbenachrichtigung anpassen
Bei jeder eintreffenden Nachricht blendet Outlook am unteren rechten Bildschirmrand einen Hinweis ein. Sie können die Größe und die Transparenz der Meldung ändern. Das tun Sie via Extras/Optionen/E-Mail-Optionen/Erweiterte E-Mail-Optionen/Desktopbenachrichtigungseinstellungen. Lassen Sie sich jeweils die Vorschau anzeigen, bevor Sie Änderungen per OK bestätigen. Alternativ können Sie die Benachrichtigungen unter den Erweiterten E-Mail-Optionen deaktivieren oder zusätzlich mit Sound untermalen.
Dateianhänge direkt anzeigen
Nutzer von Outlook 2007 profitieren von einer Anlagenvorschau. Diese ist standardmäßig aktiviert. Die Attachments werden beim Öffnen der Nachricht in separaten Reitern angezeigt.
Das funktioniert bei Office-Dokumenten, Videos und Bildern. Klicken Sie auf den Reiter, sehen Sie zunächst eine Warnung. Nehmen Sie diese ernst und wählen Sie die Option Dateivorschau nur, wenn Sie den Absender kennen. Möchten Sie auch eine PDF-Vorschau haben, installieren Sie den kostenlosen Foxit PDF Preview Handler. Wer die Outlook-Vorschau nicht nutzen will, deaktiviert diese unter Extras/Vertrauensstellungscenter/Anlagenbehandlung.
Mehrere Attachements speichern
Per Rechtsklick auf den Anhang lassen sich die Attachments nur einzeln abspeichern. Möchten Sie alle zusammen in einem Verzeichnis ablegen, klicken Sie in Outlook 2003 in der geöffneten Nachricht auf Datei/Anlagen speichern. Nutzer der Version 2007 gehen zur Option Andere Aktionen/Anlagen speichern. In beiden Outlook-Fassungen wählen Sie anschließend mit gedrückter Strg-Taste die gewünschten Dateien aus und speichern diese wie gewohnt auf der Festplatte ab.
Signaturen, Mailsortierung, HTML-Mails
Signaturen erstellen
Die Signatur beinhaltet Standardtexte wie zum Beispiel die Absenderadresse oder die Grußformel. Wenn Sie mit verschiedenen Konten in Outlook arbeiten, können Sie für jedes eine separate Signatur verwenden.
Erstellen Sie zunächst die gewünschten Signaturen via Extras/Optionen/E-Mail-Format/ Signaturen/Neu. Weisen Sie danach Ihren Mailkonten in Outlook 2003 sowie 2007 im Menü E-Mail-Format beziehungsweise Signaturen die passende Signatur zu.
Automatische Mailsortierung
Mithilfe von Regeln definieren Sie, wie Outlook eintreffende Mails behandelt. So können Sie zum Beispiel Nachrichten von einem Absender automatisch in einem Unterordner ablegen oder an eine andere Mailadresse weiterleiten lassen. Um Regeln anzulegen, gehen Sie zu Extras/Regeln und Benachrichtigungen/Neue Regel. Aktivieren Sie in Outlook 2003/2007 den Menüpunkt Regel ohne Vorlage erstellen und wählen Sie danach Nachrichten bei Ankunft prüfen.
Klicken Sie auf Weiter. Jetzt gilt es, die Regel einzurichten: Kreuzen Sie einfach die gewünschte Aktion an. Bei einigen können Sie per Klick auf die blau unterstrichenen Wörter diverse Einstellungen im unteren Fensterbereich vornehmen. Bestätigen Sie anschließend mit Weiter.
Im nächsten Schritt bestimmen Sie, was Outlook mit den Nachrichten genau machen soll. Wählen Sie wieder Weiter. Als Letztes besteht die Möglichkeit, bestimmte E-Mails von der Regel auszuschließen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen per Weiter/Fertigstellen. Die Regel ist ab sofort aktiv und wird auf alle neu eintreffenden E-Mails angewandt.
HTML oder Nur-Text
Outlook verschickt E-Mails standardmäßig im HTML-Format. Auf diese Weise lassen sich Texte formatieren, also Schriftgrösse, -farbe etc. anpassen. Einige Nutzer wollen aus Sicherheitsgründen keine HTML-Mails empfangen. Bei ihnen erscheinen die Nachrichten falsch formatiert. Deshalb empfehlen wir, Mails im Nur-Text-Format zu verschicken.
Damit erhält der Empfänger die Nachricht wirklich genauso, wie Sie diese abschicken. Das Standardformat (Nur-Text oder HTML) bestimmen Sie unter Extras/Optionen/E-Mail-Format. Möchten Sie doch einmal eine HTML-Nachricht verschicken, definieren Sie dies direkt in der Mail im Menü Format (Outlook 2003) oder im Reiter Optionen (Outlook 2007).
Beim Empfang von E-Mails im HTML-Format baut Outlook aus Sicherheitsgründen eine Hürde ein: Bilder werden nicht direkt angezeigt. Sie müssen dies speziell bestätigen. Möchten Sie das bei einem bestimmten Absender nicht jedes Mal tun, klicken Sie mit Rechts auf den Platzhalter für das Bild und wählen Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen. Sie erhalten nun dessen Mails direkt mit Bildern.
Kontakte und geheime Verteilerlisten
Kontakte verwalten
Einen Kontakt erfassen Sie in Outlook via Datei/Neu/Kontakt. In der Registerkarte Details ergänzen Sie zusätzliche Infos wie Beruf, Spitzname oder Geburtstag.
Haben Sie Ihre Kontakte bisher in einer Excel-Datei gepflegt, lässt sich diese in Outlook importieren. Benennen Sie dazu die Spalten in Excel mit Name, Vorname, Adresse etc. Markieren Sie danach den gesamten Datenbereich. Klicken Sie auf Einfügen/Namen/Definieren und bestätigen Sie mit OK. Schließen Sie die Excel-Datei, kehren Sie zu Outlook zurück und wählen Sie in den Outlook-Kontakten das Programmmenü Datei/Importieren/Exportieren/Importieren aus anderen Programmen oder Dateien.
Greifen Sie zu Microsoft Excel und schnappen Sie sich im nächsten Fenster Ihre Excel-Kontaktdatei (Endung XLS oder XLSX). Sobald Sie zum Fenster "Datei importieren" gelangen, klicken Sie auf Felder zuordnen. Dort schieben Sie mit der Maus Ihre Spaltenbezeichnungen aus der linken Hälfte zu den offiziellen Outlook-Bezeichnungen auf der rechten Seite. Bestätigen Sie mit OK/Fertigstellen - schon landen sämtliche Kontakte automatisch in Outlook.
Geheime Verteilerlisten
Schicken Sie eine E-Mail via Verteilerliste an mehrere Personen, sehen die einzelnen Empfänger, wer die Nachricht auch noch erhalten hat. Das können Sie verhindern. Legen Sie dazu unter Datei/Neu/Verteilerliste eine Verteilerliste an. Fügen Sie die gewünschten Kontakte mittels Mitglieder auswählen hinzu. Geben Sie der Liste einen Namen, bestätigen Sie per Speichern und schließen.
Erstellen Sie jetzt per Datei/Neu/Kontakt einen neuen Kontakt. Als Namen verwenden Sie denselben wie bei der zuvor erstellten Verteilerliste und geben als Kontakt Ihre eigene Mailadresse an. Möchten Sie eine E-Mail an die Verteilerliste schicken, fügen Sie im "An"-Feld den Einzelkontakt hinzu; den Namen der Verteilerliste tippen Sie unter "Bcc" ein. Nach dem Abschicken wird bei allen Empfängern nur Ihre Mailadresse angezeigt. Wer die Nachricht sonst noch erhalten hat, bleibt geheim.
Serientermine und Termineinladungen
Termineinladung verschicken
Möchten Sie einen Termin mit mehreren Personen vereinbaren, geht das am bequemsten mit einer Outlook-Einladung. Voraussetzung für diese Funktion ist eine Anbindung an einen Microsoft Exchange Server.
Klicken Sie auf Datei/Neu/Termin. Wählen Sie via Teilnehmer einladen die gewünschten Personen aus dem Outlook-Adressbuch aus und kontrollieren Sie in der Registerkarte Terminplanung, ob alle Beteiligten am gewünschten Tag Zeit haben. Tragen Sie nun die Termindauer in den Ausklappmenüs "Beginnt um" sowie "Endet um" ein. Verschicken Sie die Einladung wie eine gewöhnliche E-Mail per Senden. Anschließend wird der Termin automatisch in Ihrem Kalender eingetragen. Dasselbe passiert auch bei den eingeladenen Teilnehmern, wenn diese zusagen.
Serientermin erstellen
Für regelmäßig wiederkehrende Ereignisse - zum Beispiel wöchentliche Sitzungen - erstellen Sie am besten einen Serientermin. Klicken Sie dazu auf Datei/Neu/Termin und wählen Sie die Option Serientyp. Definieren Sie das Muster sowie die Dauer, den Beginn und das Ende des Serientermins. Geben Sie danach wie gewohnt "Betreff" und "Ort" für den Termin ein. Bestätigen Sie mittels Speichern und schließen.
Kalender archivieren, private Termine, Aufgabenleiste
Schnell zu Datum springen
Um zu einem zukünftigen oder vergangenen Datum im Outlook-Kalender zu gelangen, müssen Sie nicht mühsam mit der Maus scrollen. Wesentlich einfacher geht es mit der Tastenkombination Strg+G. Geben Sie im folgenden Fenster das gewünschte Datum ein und klicken Sie auf OK. Wenn dieses im aktuellen Jahr liegt, genügt die Angabe von Tag und Monat.
Private Termine eintragen
Wenn Sie Ihren Outlook-Kalender für Arbeitskollegen freigeben, sollten diese die Details zu privaten Terminen nicht zu Gesicht bekommen. In Outlook 2003 kreuzen Sie beim Erstellen eines privaten Termins in der unteren rechten Ecke das entsprechende Feld an. Nun sehen die Kollegen lediglich, dass der Termin bei Ihnen besetzt ist. Anwender von Outlook 2007 finden dieselbe Option in der Multifunktionsleiste, versteckt hinter dem gelben Schloss-Symbol.
Aufgabenleiste anzeigen
Zu den auffälligsten Änderungen in Outlook 2007 zählt die Aufgabenleiste.
Diese wird standardmäßig rechts vom Posteingang unter dem Minikalender angezeigt. Aufgaben für den aktuellen Tag erstellen Sie direkt im Feld Neue Aufgabe eingeben. Spätere Aufgaben geben Sie unter Datei/Neu/Aufgabe ein. Dort lassen sich diese über mehrere Tage hinweg festlegen und mit einer Priorität versehen.
Geburtstage auflisten
Wenn Sie die Geburtstage Ihrer Kontakte in Outlook erfasst haben, können Sie diese als übersichtliche Liste anzeigen und ausdrucken. Öffnen Sie den Kalender und gehen Sie anschließend zu Ansicht/(Anordnen nach)/Aktuelle Ansicht/Ansichten definieren. Wählen Sie Jährliche Ereignisse und Kopieren. Tippen Sie Geburtstage ein und bestätigen Sie mit OK. Greifen Sie zu Filtern/Erweitert/Alles löschen. Fügen Sie in der Liste unter Feld/Alle Terminfelder/Betreff den Wert Geburtstag hinzu. Bestätigen Sie per OK/OK/ Ansicht übernehmen. Jetzt erscheint die Geburtstagsliste, die Sie auch ausdrucken können.
Kalender archivieren
Der Outlook-Kalender lässt sich nicht nur komplett, sondern auch jahresweise archivieren. Klicken Sie im geöffneten Kalender auf Datei/ Importieren/Exportieren.
Wählen Sie nun In Datei exportieren/Persönliche Ordner-Datei (.pst) und klicken Sie auf Filter/Erweitert. Gehen Sie im Ausklappmenü zu Feld/Alle Terminfelder/Serienbeginn. Wählen Sie zur Bedingung am oder nach. Geben Sie unter "Wert" das gewünschte Anfangsdatum ein, zum Beispiel den 1.1.2009. Bestätigen Sie per Zur Liste hinzufügen. Definieren Sie jetzt einen zweiten Filter mit dem Feld Serienende, der Bedingung am oder vor und dem Enddatum (in unserem Beispiel dem 1.1.2010). Fahren Sie per OK/Weiter fort und speichern Sie den Jahreskalender 2009 am gewünschten Ort ab. (mje)
Der Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation PCtipp.