Microsoft Lync Server 2010 im Test

Wann der Nachfolger des Office Communication Server 2007 R2 konkret erscheinen wird, ist noch nicht bekannt. Wahrscheinlich kommt er im Oktober 2010 heraus. Sicher ist dagegen, dass er künftig Lync Server heißt. Die neue Version (interner Codename CS 14) wurde von Microsoft aus der Office-Produktfamilie herausgelöst und trägt im Gegensatz zu den vorherigen Versionen nicht mehr den Namen OCS (Office Communication Server), sondern heißt nur noch Lync Server (LS). Damit ändern sich auch die Namen der anderen Communications-Produkte, die jetzt ebenfalls ein Lync in der Bezeichnung führen.

So wird Unified Communications ein Erfolg
Wer seine Kommunikation bündeln will, muss bei der Einführung von Unified Communications einiges beachten.

1. UC ist Chefsache
Vorstand oder Geschäftsleitung eines Unternehmens müssen die Einführung von Unified Communications vorbehaltlos unterstützen. Das verdeutlicht die strategische Reichweite einer UC-Lösung.

2. UC vorleben
Die oberste Führungsebene und die Fachbereichsleiter sollten mit gutem Beispiel vorangehen und wo immer möglich die neuen Technologien und Funktionalitäten wie Web-Konferenzen, Desktop und Application Sharing oder Präsenzanzeige im Alltag nutzen.

3. Betriebsrat einbinden
Wo vorhanden, gilt es den Betriebsrat so früh wie möglich einzubinden. Als Multiplikatoren können dessen Mitglieder sehr viel zu einem Gelingen des UC-Projekts beitragen.

4. Weniger ist mehr
Von Beginn an kommt es darauf an, dass sich in den ausgewählten Kernprozessen bereits nach wenigen Monaten sichtbare Verbesserungen einstellen (Quick Wins). Das erleichtert die Überzeugungsarbeit bei der Übertragung auf weitere Geschäftsprozesse und Fachabteilungen.

5. Infrastruktur prüfen
Die IT-Verantwortlichen müssen bereits in der Konzeptions- und Designphase prüfen, ob die vorhandene Infrastruktur dem erhöhten Sprach- und Datenaufkommen gewachsen ist. Bereits an dieser Stelle ist ein Check der gültigen IT-Security-Richtlinien angebracht. Steigt beispielsweise die Zahl der mobilen User, sind möglicherweise Nachbesserungen notwendig.

6. Geschäftsprozesse sind entscheidend
Technisch betrachtet entscheidet sich der Erfolg eines Projekts an den Schnittstellen von UC zu den anderen in die Geschäftsprozesse involvierten Programmen und Systemen: E-Mail, Instant Messaging, betriebswirtschaftliche Standardsoftware, CRM-Applikationen, TK-Anlagen etc.

7. Lieferanten und Kunden einbinden
Wo es darum geht, die Arbeitsbeziehungen zu Lieferanten und Kunden zu verbessern, lässt sich dies recht effektiv mit der Einrichtung von Web-Portalen erreichen. Unterbrechungen in den Logistikprozessen können so weit schneller behoben werden. Auf einer eigens eingerichteten Web-Seite erhalten Kunden bei Anfragen zu Preisen, Verfügbarkeit von Produkten oder im Servicefall sofort Antworten auf ihre Fragen. Damit verbessert sich die Reaktionsgeschwindigkeit eines Unternehmens.

8. Kontinuierlich weiterentwickeln
Die dauerhafte Wirkung hängt ganz wesentlich von der kontinuierlichen Verbesserung der Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ab. Je mehr sich die Mitarbeiter mit den zusätzlichen Möglichkeiten vertraut machen und sie auch ohne allzu enge Restriktionen nutzen können, umso stärker steigt die Akzeptanz. Im Idealfall kommen dann von den Mitarbeitern Vorschläge für Verbesserungen und zusätzliche Funktionen.

Der Lync Server bringt eine Menge Neuerungen mit und setzt mindestens einen Windows Server 2008 R2 voraus. Im Rahmen eines Kundenprojekts und einer eigenen Installation konnte der IT- und TK-Anbieter Damovo erste Erfahrungen mit einer Vorabversion sammeln.

Auf den ersten Blick fiel auf, dass grundsätzlich kein Live-Meeting-Client mehr installiert werden muss, da der Konferenzservice direkt vom neuen Client zu Verfügung gestellt wird. Es wird jedoch empfohlen, den Live-Meeting-Client zusätzlich zu installieren, um auch an Live-Meetings teilnehmen zu können, die wie OCS-R2-Sessions oder gehostete Live Meetings nicht vom Communication Server 2010 betreut werden.

Neuer Client, neue Funktionen

Der neue Client bringt eine Reihe von Verbesserungen mit sich, die allerdings nur greifen, wenn die Software auf einen Communication Server 2010 trifft: An älteren OCS-Maschinen kann sich der neue Client nicht anmelden. Dafür ist das System aufwärtskompatibel. Ältere Clients wie OCS R2 spielen problemlos mit CS 2010 zusammen. Die Kontaktkarten sehen nun in Outlook und dem CS-Client identisch aus. Aus beiden Anwendungen können die verschiedenen Kommunikationswege (Instant Messaging, E-Mail, Telefon) per Mausklick gewählt werden.

Umgesetzt wird der Client mit Microsofts Silverlight. Diese Erweiterung für Web-Browser hat unter anderem den Vorteil, dass der Client ohne Einbinden von COM-Objekten mit der PC-Hardware kommunizieren kann. Installieren lässt sich der CS-Client auf allen Windows-Varianten ab Windows XP Service Pack 3.

Zu den Verbesserungen des Clients gehört auch die Anzeige des eigenen Aufenthaltsorts. Innerhalb des Unternehmens kann der Standort anhand von Netzinformationen wie Subnet, Switch, Port oder Kennung des WLAN Access Points ermittelt werden. Außerhalb des Unternehmensnetzes kann der Anwender den Ort manuell eintragen. Die Informationen können im Falle eines Notrufs genutzt werden - zum Beispiel von der Polizei oder Feuerwehr. Diese Funktion ist jedoch derzeit nur für die USA freigegeben. Eine Freigabe für Europa und andere Länder ist geplant.

Schlagwortsuche und Telefonie

Neu beim Lync Server 2010 ist die Integration einer Schlagwortsuche. Damit können LS-2010-Nutzer nicht nur nach Namen von Kontakten suchen, sondern auch nach Themen oder Fähigkeiten. Wird beispielsweise für ein Projekt ein Spezialist zum Thema Vertragsrecht gebraucht, zeigt das System alle Kollegen an, die dieses Thema in ihrem Profil hinterlegt haben.

Die Schlagwortsuche setzt allerdings einen SharePoint Server voraus. Auf dem Server findet jeder Mitarbeiter unter "mysite" sein eigenes Profil, das er beliebig editieren kann. Sucht eine Person im Communicator nun nach einer bestimmten Funktion oder Befähigung, wird neben dem Active Directory auch der SharePoint Server abgefragt.

Praktisch am neuen Communicator ist die klassische Telefontastatur, mit der sich Rufnummern schnell wählen lassen. Sprachnachrichten werden über dieses Fenster ebenfalls wiedergegeben. Darüber hinaus können die Nachrichten auch am PC abgehört oder von Outlook in lesbaren Text verwandelt werden. Das System soll bei Markteinführung sechs verschiedene Sprachen unterstützen, weitere werden folgen.

Deutlich verbessert ist jetzt auch der Wechsel zwischen Headset-Betrieb und Lauthören beziehungsweise Freisprechen. Als nützlich hat sich auch ein anderes Feature erwiesen: Ein Anruf kann mittels der Funktion "Parken" gehalten werden. Dem Initiator des geparkten Gesprächs wird vom System eine Park-Nummer mitgeteilt. Diese Nummer kann jeder Mitarbeiter wählen, um den Anrufer zu übernehmen. Zum Beispiel in Kaufhäusern ist das praktisch: Per Lautsprecher werden der gewünschte Gesprächspartner und die Nummer ausgerufen. Wählt der Mitarbeiter diese Nummer von einem beliebigen Telefon, ist er direkt mit dem Anrufer verbunden.

Administratoren aufgepasst - Neues vom Server

Der Lync Server 2010 versteht sich jetzt auch mit mehreren Endgeräten. Für den Einsatz mit dem Vorgänger Office Communication Server 2007 R2 war ausschließlich das Endgerät CX700 von Tanjay-Polycom zertifiziert und freigegeben. VoIP-Telefone anderer Hersteller funktionierten zwar, wurden jedoch von Microsoft nicht unterstützt. CS 2010 arbeitet nun auch offiziell mit anderen Endgeräten zusammen: zum Beispiel mit Aastra 6721 und 6725 oder Polycom 100, 200, 300, 500, 600, 3000 und 5000.

In Sachen Administration hat Microsoft noch mehr getan: Über die zur Konfiguration des Servers verwendete Web-Oberfläche lässt sich das System rollenbezogen administrieren. Das heißt, dass sich der Communication-Server-Spezialist nicht länger direkt am Server mit einem Systemadministratoren-Konto anmelden muss. Dieser abgestufte Zugriff sorgt für mehr Sicherheit und sollte inzwischen bei jeglicher Server-Anwendung selbstverständlich sein.

Änderungen gibt es auch bei den Response Groups (ACD-Gruppen). In der Version OCS R2 wurde beim Anruf einer Response Group der jeweilige Agent (Name) angezeigt. Mit dem LS kann nun gewählt werden, ob der Name des Agenten oder nur die Response Group selbst angezeigt wird. Für die abgehende Wahl ist es ebenfalls möglich, die Nummer der Response Group zu übertragen und nicht die des jeweiligen Agenten.

Ausfallsicherheit im Unternehmensnetz

Um auch Außenbüros ausfallsicher mit den LS-2010-Diensten zu versorgen, setzt Microsoft erstmals auf so genannte Survivable Branch Appliances (SBA). Diese zertifizierten Geräte bieten Partner wie Ferrari Electronic, Audiocodes, Dialogic und NET an.

Die Geräte werden in den Außenstellen eines Unternehmens installiert. Fällt die WAN-Schnittstelle der Niederlassung aus, bauen die SBAs den Kommunikationsweg über lokale Gateways auf. Fallen hingegen die lokalen SBAs einmal aus, melden sich die CS-Clients direkt am CS-2010-Server im Rechenzentrum an - eine funktionierende Internet-Anbindung zwischen Niederlassung und Rechenzentrum vorausgesetzt.

Um die vorhandene Netzbandbreite optimal auszunutzen - und nicht etwa schlechte Gesprächsqualität durch zu geringen Datendurchsatz zu riskieren -, bringt der Communication Server 2010 ein intelligentes Bandbreiten-Management für Echtzeitkommunikation mit, CAC (Call Admission Control) genannt. Damit lassen sich je nach Lokation, Netztopologie und Leitungen (Links) Vorgaben treffen und Sprache und Video limitieren.

Eine dynamische Klassifizierung bewertet jeden Verbindungsaufbau beziehungsweise jeden Verbindungsversuch. Anhand eingestellter Regeln und der zur Verfügung gestellten Kapazitäten wird dann der passende Weg für die Verbindung gewählt. Ein Gespräch kann so beispielsweise über das Corporate WAN transportiert werden, wohingegen das zu dieser Kommunikation gehörende Videobild über das Internet transportiert wird.

Im nächsten Release können nun auch ATAs (analoge Telefonadapter) für Faxgeräte genutzt werden. Verschickt der User ein Fax, erkennt der CS 2010 dies und routet die Verbindung automatisch über das klassische Telefonnetz (PSTN) - der einwandfreie Faxversand ist somit sichergestellt. Praxistests haben zwar bewiesen, dass ein Faxversand auch per T.38 (Fax über IP) möglich wäre, jedoch ist hierbei die Übertragung vor allem in WANs nicht vollkommen gesichert.

Für Telefonkonferenzen offeriert der Communication Server 2010 jetzt eine Lobbyfunktion für externe Gesprächsteilnehmer: Erst wenn der Konferenzleiter den externen Teilnehmer freigibt, kann Letzterer an der Telefonkonferenz teilnehmen. Nach der Einwahl in eine Konferenz fragt das System nach dem Namen des Teilnehmers. Der Name wird per IVR (Interactive Voice Response, bekannt aus Sprachdialogsystemen) erkannt und im Meeting anstelle der externen Rufnummer dargestellt. Hierzu muss der Teilnehmer vorher nicht im Adressbuch bekannt sein, der gesprochene Name wird per Voice-to-Text erkannt.

Fazit

Die Verbesserungen, die Microsoft dem Lync Server 2010 mit auf den Weg gegeben hat, können sich sehen lassen. Das System macht einen ausgereiften Eindruck. Allerdings lässt die Web-Konsole zur Administration die eine oder andere Funktion vermissen.

Beispielsweise fehlt die Möglichkeit, analoge Nebenstellen zu konfigurieren. Die Nebenstellen können zwar über ATA oder Gateways eingebunden werden, müssen aber über eine zusätzliche Shell konfiguriert werden. Leichte Abstriche sind eventuell wegen der nicht ganz einfachen Migration vom Vorgänger Office Communication Server 2007 R2 hin auf LS 2010 zu machen.

Ohne tiefes Know-how, wie es normalerweise nur ausgewiesene UC-Spezialisten mitbringen, ist der Umstieg nur sehr zeitaufwendig zu meistern. Alles in allem überwiegen aber klar die Vorteile der neuen Lösung, bei der sich der Anwender auch für eine Hosting-Variante entscheiden kann, da CS 2010 Bestandteil von Microsoft BPOS (Business Productivity Online Suite) Wave 14 sein wird.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation Computerwoche zusammengestellt. (cvi)