Office 365 Delve (Entwicklungsname "Oslo") kann an einer zentralen Stelle in der Weboberfläche von Office 365 Informationen und Daten von verschiedenen Datenquellen zentral anzeigen. Bei der Online-Anwendung handelt es sich um einen persönlichen Assistenten, der für Anwender alle notwendigen Daten, auf die sie Zugriff haben, zentral darstellen kann. Der Algorithmus hinter der Anwendung Delve ist Office Graph. Dieser durchforscht die Datenquellen, auf die der Anwender Zugriff hat, nach freigegebenen Dokumenten mit Relevanz. Genutzt wird dazu übrigens die Enterprise-Suchtechnik von Yammer.
Office Graph ist die Suchanwendung und Datenbank hinter der Yammer-Technik. Delve ist die Anwendung, die die Daten dem Anwender präsentiert. Office Graph lernt bei den Suchergebnissen ständig dazu und präsentiert daher immer nur wichtige Informationen, basierend auf den Interessen und den Zugriffen des Anwenders.
Die Office-Graph-Funktion sammelt Daten aus verschiedenen Websites wie SharePoint Online, OneDrive for Business und anderen Quellen. Darüber hinaus bietet Delve eine zentrale Suche für diese Informationen und Datenquellen. Genutzt werden zudem Techniken der Microsoft-Suchmaschine Bing. Es ist davon auszugehen, dass Microsoft Delve auch im Nachfolger von SharePoint 2013 integriert und somit die Arbeit mit Dokumenten in Unternehmen nachhaltig erleichtert.
Die Dokumente und Informationen auf der Delve-Übersichtsseite werden mit einer kleinen Vorschau und der Datenquelle angezeigt. Auf der linken Anzeigenseite lassen sich die eigenen Dokumente darstellen "Meine Arbeit" und die Dokumente, die andere für Sie freigegeben haben "Für mich freigegeben". Für jedes Dokument ist zu ersehen, für wen es freigegeben wurde.
Zum Video: Microsoft Delve - Informationen in Office intelligent verknüpfen
Grundlagen zu Delve und Testumgebung finden
Microsoft plant, weitere Datenquellen zu integrieren, vor allem Exchange Online, E-Mail-Anlagen, OneNote, Yammer und Lync. Auch in Testumgebungen von Office 365 können Sie sich Delve und seine Möglichkeiten bereits anzeigen lassen.
Aktuell können Unternehmen und Anwender Delve als Beta-Version testen, Anfang 2015 soll die Technologie fertiggestellt sein. Damit Sie die Technik testen können, müssen Sie zuerst über die Office-365-Verwaltungswebseite gehen und bei Diensteinstellungen\Updates die Option Erstveröffentlichung aktivieren. Bis Sie allerdings auf die Funktion zugreifen können, kann es bis zu 24 Stunden dauern. Mit dem Link https://<Domänennamen>-my.sharepoint.com/_layouts/15/me.aspx?v=home starten Sie Delve.
Um auch den Domänennamen herauszufinden, öffnen Sie einfach SharePoint-Online über die Links Websites oder OneDrive. In der Adressleiste sehen Sie den Namen, den Sie für das Aufrufen von Delve benötigen.
Delve und der Datenschutz
Microsoft Delve ändert selbst keinerlei Berechtigungen, sondern zeigt nur die Dokumente an, für die Sie eine Zugangsberechtigung besitzen. Andere Mitarbeiter in Ihrem Team sehen wiederum nur die Dokumente, die Sie auch freigegeben haben. Hier ändert sich am generellen Zugriff überhaupt nichts. Delve zeigt die Daten nur an und sammelt sie, es werden keine Freigaben erstellt. Andere Teammitglieder sehen im Grunde genommen die Daten, die sie ohnehin schon sehen, nur eben zentral, nicht mehr verteilt.
Im Fokus von Delve sollen klar die effiziente Verarbeitung und die Anzeige von Dokumenten und Daten stehen, auf die Anwender ohnehin Zugriff haben, die aber ohne diese Funktion erst mühsam zusammengesucht werden müssen. Die Anzeige der Daten soll ohne die Notwendigkeit einer Suche erfolgen und automatisiert wichtige Informationen darstellen. Delve arbeitet also auch mit dem Rechtesystem in Office 365 zusammen, Das gilt gleichermaßen für das Information Rights Management (IRM). Natürlich ist auch ein Suchfeld dabei, mit dem Anwender in den angebundenen Datenquellen nach Informationen forschen können.
Zentraler Speicherort für Delve-Dateien ist derzeit OneDrive for Business. In diesen Speicher können Sie Dokumente direkt hochladen oder von Ihrem Rechner synchronisieren lassen. Natürlich werden die synchronisierten Dateien nicht automatisch freigegeben, hier ändert sich auch mit dem Einsatz von Delve nichts. Nur die Dokumente, die Sie freigeben, sind für andere Anwender verfügbar.
Mit Delve arbeiten oder Delve deaktivieren
Rufen Sie die Delve-Seite auf, so sehen Sie bereits verschiedene Informationen und Dokumente von Ihnen und von Ihren Teammitgliedern. Sie können natürlich auch das Suchfeld nutzen, um gezielt nach Informationen zu suchen. Für jedes Dokument können Sie über zwei Schaltflächen einen Link als Freigabe versenden und überprüfen, wer Zugriff auf die Dokumente hat. Sie können hier aber auch Suchbegriffe verwenden. Alles, was Sie im Suchfeld eingeben, wird in allen angebundenen Datenquellen gesucht.
Unternehmen, die die Delve-Funktion generell nicht nutzen wollen, können diese für ihr Office-365-Abonnement deaktivieren. Dazu rufen Sie die Verwaltungs-Website von Office 365 auf und wechseln zur Verwaltung von SharePoint Online. Über Einstellungen können Sie auf der rechten Seite Office Graph und damit Delve deaktivieren.
Natürlich können auch einzelne Benutzer Delve/Office Graph direkt in der Anwendung abschalten. Wenn Sie sich in der Delve-Oberfläche befinden, klicken Sie dazu oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Delve-Einstellungen. In den Einstellungen können Sie die Delve-Integration in Ihrem Profil ausschalten.
Andere Anwender erhalten dann nicht alle Informationen, können aber in Delve natürlich weiterhin die Dokumente von Ihnen einbinden, die Sie ohnehin freigegeben haben. Allerdings werden bei den anderen Anwendern nicht mehr Ihre Aktivitäten und Beziehungen angezeigt, aber weiterhin Ihre Dokumente.
Fazit
Microsoft Delve ist ein sehr interessantes Werkzeug, um die Informationsflut im Unternehmen bewältigen zu können. Anwender können über wichtige Informationen auf dem Laufenden gehalten werden, ohne danach suchen zu müssen. Sobald Exchange eingebunden werden kann, lassen sich auch Daten von öffentlichen Ordnern, Postfächer und Kalender einbinden. Das sollte den Nutzen von Delve weiterhin erhöhen. (hal)