Microsoft Office

Mehrere Dokumente in Word bequem zusammenführen

09.09.2019 von Thomas Rieske
Um den Inhalt mehrerer Office-Dateien zu einem neuen Dokument zusammenzufügen, bietet sich Copy & Paste eher als Option für kleinere Aufgaben an. Für größere Operationen empfiehlt sich eine integrierte Funktionalität. Sie bietet einige Vorteile, dafür müssen Sie aber auch mit gewissen Einschränkungen leben.

Verschiedene Dokumententypen zusammenführen

Diese Funktion ist nicht nur auf das Word-Ökosystem beschränkt. Vielmehr können Sie auch andere Dateitypen verwenden, zum Beispiel TXT, ODT, PDF, HTML oder XML, und sie untereinander sogar mischen. Das kann etwa hilfreich sein, wenn Sie schnell ein Dokument mit Zeugnissen zusammenstellen wollen, die in unterschiedlichen Formaten vorliegen.

Dokumente in Word zusammenführen

Am besten beginnen Sie mit einem neuen, noch leeren Word-Dokument und wechseln zum Tab Einfügen. Nun klicken Sie in der Gruppe Text auf den Pfeil neben dem Objekt-Icon und wählen Text aus Datei.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit dem Datei-Explorer, in dem man ein oder gleich mehrere Files selektieren kann. Im Pulldown-Menü neben dem Feld Dateiname sind als Typ Alle Word-Dokumente vorausgewählt. Das dürfte die Mehrzahl der Anwendungsfälle abdecken, denn darunter versteht Microsoft nicht nur Dateien mit den diversen DOC-Endungen, sondern unter anderem auch PDFs und ODTs. Letzteres gehört zur OpenDocument-Familie und wird etwa von LibreOffice und OpenOffice unterstützt. Über den Eintrag Alle Dateien haben Sie zudem die freie Auswahl, wobei Sie jedoch damit rechnen müssen, dass Word an der Konvertierung bestimmter Dateitypen scheitert.

Microsoft Word - Mehrere Dokumente bequem zusammenführen
Microsoft Word für Windows
Die Funktion erreichen Sie in Word, indem Sie zuerst zum Einfügen-Tab wechseln.
Microsoft Word für Windows
In der Gruppe „Text“ klicken Sie dann auf den Pfeil neben dem Objekt-Symbol.
Microsoft Word für Windows
Ein Pulldown-Menü mit zwei Einträgen erscheint. Wählen Sie daraus „Text aus Datei“.
Microsoft Word für Windows
Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit dem Datei-Explorer. Per Default sind als Typ hier alle Word-Dokumente ausgewählt.
Microsoft Word für Windows
Microsoft fasst den Begriff „Word-Dokumente“ relativ weit auf, denn sogar PDF- und ODT-Dateien finden sich in der Liste wieder.
Microsoft Word für Windows
Sie können auch andere Typen anzeigen lassen, indem Sie die Dateinamenserweiterung eintippen und Enter drücken.
Microsoft Word für Windows
Eine Spezialität bei der Übernahme fremder Dateiinhalte ist der Bereichs-Button.
Microsoft Word für Windows
Damit soll es möglich sein, nur bestimmte Bereiche aus Files zu importieren. Explizit genannt werden Textmarken und Excel-Zellenbereiche.
Microsoft Word für Windows
Wir legen einen solchen Zellenbereich für eine Excel-Datei fest und starten den Vorgang über die Schaltfläche „Einfügen“.
Microsoft Word für Windows
Die Konvertierung der Excel-Inhalte schlägt allerdings fehl. Offenbar kommt Word mit dem Format aus der eigenen Office-Familie nicht zurecht. Unklar bleibt, warum das Programm zuvor explizit Excel-Zellenbereiche erwähnt hat.
Microsoft Word für Windows
Wir starten einen neuen Versuch und wählen dieses Mal das Produktinformationsblatt eines Internet-Providers aus, das als PDF vorliegt.
Microsoft Word für Windows
Word weist zurecht darauf hin, dass die Konvertierung eine gewisse Zeit beanspruchen kann, was natürlich von Umfang und Komplexität der Files abhängt.
Microsoft Word für Windows
Das Ergebnis ist bis auf die Übernahme grafischer Elemente brauchbar. Der große Vorteil besteht darin, dass sich übernommener Text in Word weiterbearbeiten lässt.

Teilbereiche eines Dokumentes zusammenführen

Mit einem Klick auf den Button Bereich lassen sich auch nur bestimmte Teile eines Dokuments einfügen. Diese Option ist allerdings stark eingeschränkt, da sie lediglich anhand von Textmarkennamen oder eines Excel-Zellbereichs funktioniert. Der Versuch, etwa die Seiten 3 und 4 aus einem PDF auf diese Weise zu importieren, schlug fehl. Merkwürdigerweise scheiterte Word auch an einem Excel-File, obwohl der Bereichs-Button explizit erlaubt, einen Zellbereich anzugeben. Darüber hinaus setzt diese Möglichkeit voraus, dass Sie den Inhalt beziehungsweise die Struktur der betreffenden Datei exakt kennen.

Umgang mit PDF-Dokumenten

Nicht native Formate, beispielsweise PDFs, werden automatisch konvertiert. In diesem Fall erscheint ein kurzer Hinweis. Etwas Geduld sollten Sie hierfür allerdings je nach Größe des Dokuments schon mitbringen. Kurzfristig kann es sogar den Anschein haben, als sei Word abgestürzt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich auch, nicht Dutzende umfangreicher Dateien in einem Arbeitsgang zusammenzuführen, sondern schrittweise vorzugehen.

Fazit

Trotz gewisser Einschränkungen bietet diese Word-Funktion einen großen Vorteil: Die Inhalte der zusammengeführten Files, etwa Text aus PDFs, lassen sich anschließend in Word bearbeiten. Auf eine exakte Übernahme grafischer Elemente sollte man sich indes nicht verlassen. (hal)