Hektische Betriebsamkeit ist ein häufiges Zeichen der modernen Arbeitswelt: Dringende Termine, vielfältige Verpflichtungen, ständig neue E-Mails und immer mal wieder klingelnde Telefone. Nebenbei sind langfristige Projekte vorzubereiten, Mitarbeitergespräche zu führen und auch noch unerwartete Probleme zu lösen.
Im Umgang mit all diesen Herausforderungen ist effektives Zeitmanagement ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Doch wie sieht wirksames Zeitmanagement aus? Welche Arbeitsprinzipien sind empfehlenswert? Wie kann die vorhandene Arbeitszeit bestmöglich genutzt werden? Wir haben für Sie die wichtigsten sieben Ratschläge zusammengefasst.
Wichtige von unwichtigen Dingen trennen
Am Anfang gilt es, folgende Frage zu klären: Was ist wichtig und was ist weniger wichtig? Nicht alle anstehenden Aufgaben können die gleichen Prioritäten haben. Liegen mir als Projektmanager bestimmte Themen besonders am Herz? Ist mein Anspruch mit allen Geschäftspartnern persönlich zu sprechen? Möchte ich bei sämtlichen Meetings vollständig involviert sein oder kann ich auch Verantwortung delegieren? All dies beeinflusst das Zeitmanagement, denn es trennt relevante von weniger relevanten Dingen.
Der Umgang mit Zeitfressern
Beobachten Sie Ihren Arbeitsalltag: Welche Tätigkeiten verlangen besonders viel Zeit? Entwickeln Sie in der Konsequenz Strategien für verbesserte Zeitbudgets. Vereinbaren Sie beispielsweise konkrete Zeitrahmen für Besprechungen oder Telefonate. Finden Sie in Dokumenten durch optimierte Lesetechniken in kürzerer Zeit die relevanten Informationen. Begrenzen Sie generell Ihr Engagement beim Small Talk.
small talk
Nur Mut!
Small Talk findet in der Regel nur unter Fremden statt. Aber auch wenn Sie Angst davor haben: ein bißchen Plaudern ist viel leichter als Sie denken!
Der erste Eindruck
Stellen Sie sich sympathisch dar, der erste Eindruck zählt. Aber sehen Sie Small Talk auch als Aufwärmphase. Gerade bei Geschäftspartnern aus anderen Kulturen kommt es nicht gut an, wenn Sie gleich mit der Tür ins Haus fallen.
Nehmen Sie sich selbst zurück
Damit geben Sie Ihrem Gegenüber Raum zum Reden und Sie erhalten oft wertvolle erste Informationen.
Finden Sie Gemeinsamkeiten
Das geht am besten, indem Sie offene Fragen stellen, mit denen Sie Interesse am Gegenüber bekunden.
Potentielle Themen
Falls Sie sich schwertun, passende Fragen zu finden, beziehen Sie sich einfach auf das Umfeld oder den Anlass der Begegnung. "Wie haben Sie von dieser Veranstaltung gehört?" oder "Über welchen Kontakt sind Sie heute hier?" können der Auftakt zu einem netten Small Talk sein.
Achtung, Tabu-Zone!
Gefährlich wird es bei Gesprächsthemen, die polarisierend wirken wie z.B. Politik oder Religion. Falls Ihr Gegenüber da eine andere Meinung haben sollte als Sie, sind Sie schnell in die Falle getappt. Und hüten Sie sich vor negativen Themen wie verspätete Flüge! Gemeinsam jammern verbindet in den seltensten Fällen.
Halten Sie keine Monologe!
Die Wirkung auf Ihre Zuhörer dürfte absehbar sein.
Hören Sie aktiv und aufmerksam zu.
Ein gelegentliches Nicken oder "ja, ja" zeigt wenig Interesse und Wertschätzung. Hören Sie statt dessen wirklich zu und greifen Sie Informationen erinnernd wieder auf, die Ihr Gesprächspartner erwähnt hat: "Sie sagten vorhin, dass Sie..."
Halten Sie Blickkontakt.
Gerade auf einer größeren Veranstaltung ist die Versuchung groß, die Blicke schweifen zu lassen, um möglichst wenig zu verpassen. Das ist unhöflich gegenüber Ihrem aktuellen Gesprächspartner! Halten Sie deshalb Blickkontakt.
Viele Gesprächspartner
Das Wort 'SMALL Talk' beschreibt es perfekt: Auf größeren Veranstaltungen geht es um kurze Gespräche, um ein erstes Kennenlernen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, indem Sie mit vielen verschiedenen Menschen in's Gespräch kommen.
Beenden Sie das Gespräch positiv.
Wie schon gesagt, verbinden negative Themen nur selten und hinterlassen oft einen faden Beigeschmack. Setzen Sie stattdessen einen positiven Schlußpunkt. "Unser Gespräch hat mir viel Spaß gemacht, ich hoffe, wir können es später fortsetzen." kann ein schöner Abschluss sein, wenn Sie es ehrlich meinen.
Small Talk ist zum Netzwerken da.
Beobachten macht Spaß, aber nutzen Sie auch die Chance, Beziehungen zu knüpfen, indem Sie sich aktiv auf die Suche nach neuen Gesprächspartnern machen. Halten Sie deshalb Ausschau nach Gruppen, die offen beieinander stehen oder Menschen, die Ihnen einen längeren Blickkontakt gewähren.
Vorbereitung ist nützlich
Gespräche kommen oft leichter zustande, wenn Sie sich im Vorfeld ein bißchen über Ihren Gastgeber/Ihre Kunden informiert haben.
Die richtigen Voraussetzungen schaffen
Ein systematisch organisierter und aufgeräumter Schreibtisch ist eine wichtige Voraussetzung für Ihr Zeitmanagement. Wer ständig nach irgendeinem Schriftstück sucht oder vor lauter Chaos wichtige Notizen übersieht, der wird zwangsläufig viel Zeit verlieren. Strukturieren Sie also Ihren Arbeitsplatz entsprechend der Aufgaben sowie deren Wichtigkeit. Ordnen Sie in gleicher Weise Ihren Desktop und verwenden Sie passende Computer-Ordner.
Strategisch kluge Pläne erstellen
Kein Zeitmanagement ohne Arbeitspläne: Was muss beispielsweise unbedingt an einem bestimmten Tag oder innerhalb einer Woche bearbeitet sein? Planen Sie hierfür ausreichend Zeit, inklusive Zeitreserven, ein. Berücksichtigen Sie ebenfalls die Phasen, in denen alltägliche, organisatorische Aufgaben anfallen, etwa die Büroorganisation oder E-Mails. Schaffen Sie Arbeitsblöcke und bündeln Sie Aufgaben mit ähnlichem Charakter, beispielsweise Telefonieren, Post beantworten, Konzeption oder Ablage. Wer Störungen und kleine Pausen einplant, kann sich realistische Tages-, Wochen- und Monatsziele setzen, deren Erreichen wiederum zu kleinen Erfolgserlebnissen führt. Zeitplanung kostet zunächst einmal Zeit, die Sie sich jedoch nehmen sollten. Es ist eine Investition, die sich auszahlt: Sie behalten den Überblick und eilen nicht hektisch von Aufgabe zu Aufgabe, versuchen nicht alles anzufangen, aber nichts zu Ende zu führen.
Quelle Teaserbild: Digitalpress/Fotolia.com
Nein sagen können
Ihr Zeitplan stimmt, Ihr Arbeitsplatz ist gut organisiert und Ihr Vorgesetzter lobt ständig Ihre effiziente Arbeitsweise. Und trotzdem gibt es immer wieder unerwartete Störungen, etwa neue Aufgaben, dringende Erledigungen, scheinbar nebensächliche, jedoch zeitfressende Zusatzaufgaben? Dann lautet unsere Empfehlung: Lernen Sie, in berechtigten Situationen, Nein zu sagen. Sie können nur ein bestimmtes Maß an Arbeit bewältigen, wenn Sie nicht überall Ja sagen. Lernen Sie, höflich, aber bestimmt auf die bereits zu erledigenden Aufgaben zu verweisen und Alternativen anzubieten: Spätere Erledigungen, Verweise auf andere Kollegen, Hinterfragung der Dringlichkeit helfen manchmal Wunder.
ungestörtes Arbeiten
1. Blocken Sie einen Termin für sich
Zwischen Tür und Angel ist konzentriertes Arbeiten unmöglich. Daher sollten Sie sich dafür unbedingt Zeitkontingente im Kalender blocken - und diese dann auch genauso ernst nehmen wie ein Mitarbeitergespräch oder einen Kundentermin. Falls Sie Ihre Termine elektronisch per Netzwerkkalender mit Ihrem Team synchronisieren, sollte der Eintrag auch dort erscheinen. Das ist automatisch ein Signal an die Kollegen: Jetzt bitte nicht stören.
2. Morgenstund hat Gold im Mund
Der Zeitpunkt des Termins entscheidet nicht selten über das Gelingen. Wählen Sie also bewusst Tageszeiten aus, zu denen Sie nach Ihrem Biorhythmus geistig auf der Höhe sind. Bei vielen Menschen dürfte sich der Morgen oder Vormittag anbieten. Wer etwa morgens - noch vor dem Checken der Mails und dem Abhören der Mailbox - zwei Stunden lang konzentriert arbeitet, hat schon einen guten Teil seines Tagespensums geschafft. So startet er anschließend befreit und beflügelt in den weiteren Arbeitstag.
3. Bitte nicht stören
Vom Denken sollte Sie nichts ablenken. Wer in einem Großraumbüro sitzt oder sich das Zimmer mit einem Kollegen teilt, sucht sich am besten für die Dauer der Denkarbeit ein leeres Büro oder einen freien Konferenzraum. Für alle Denkarbeiter gilt: Die nötigen Unterlagen sollten bereits vorher gesammelt worden sein. So entfallen lästige Unterbrechungen im Denkprozess. Dann heißt es: Tür zu, Telefon umstellen, Handy ausschalten, und ganz wichtig: Hände weg vom E-Mail-Programm!
4. Eingrooven
So ganz allein am Schreibtisch zu sitzen mag vielen Mitarbeitern zunächst einmal merkwürdig vorkommen. Meist ist die Arbeit im Büro ja von einem hohen Aktivitätsniveau zwischen Meetings, Teamarbeit und Kollegengesprächen geprägt. Jetzt heißt es: runterkommen. Zum Eingrooven muss jeder seine eigene Form finden. Manch einer beginnt die Session vielleicht mit einem Sonnengruß, ein anderer mit ein paar Jojowürfen, wieder ein anderer stimmt sich mit seinem MP3-Player auf die bevorstehende Arbeit ein. Egal, ob Yoga, Jojo oder iPod: Hauptsache, es hilft einem dabei, die Hektik draußen zu vergessen und sich aufs Thema zu konzentrieren. Erwarten Sie nicht bei jeder Konzept-Session gleich den ganz großen Wurf. Am besten erst mal mit kleinen Schritten anfangen. Das nimmt den Druck raus.
5. Plan B
Trotz der besten Vorbereitungen: Leider wird nicht immer alles nach Plan laufen. Wer zum Beispiel als Vorgesetzter in dringenden Fällen erreichbar sein muss, sollte Störungen von vornherein einplanen. Gut, wenn man sich da im Kalender doppelt so viel Zeit eingetragen hat, wie man eigentlich benötigt. So steigt die Wahrscheinlichkeit, trotz Ablenkungen die Aufgabe abzuschließen. Zudem hilft es, sich auch mental auf Unterbrechungen einzustellen. Wer innerlich gewappnet ist, lässt sich nicht durch jedes Klopfen an der Tür aus der Bahn werfen. In solchen Fällen dann lieber die Störung kurz und bündig abhandeln und anschließend weiterarbeiten.
6. Nichts wie raus
Manchmal hilft alles nichts: In der Hektik des Tagesgeschäfts findet sich einfach keine ruhige Minute. Dann hilft nur: Nichts wie raus! Wozu gibt es Notizblocks, Laptops und Hotspots? Denkarbeit lässt sich gut auslagern: nach Hause, in den Biergarten, in den Coffeeshop. Und die Flucht aus dem Büro hat außerdem noch eine wichtige positive Nebenwirkung: Fremde Arbeitsumgebungen fördern kreative Denkprozesse.
7. Gewissensbisse ade
Viele Mitarbeiter haben das Gefühl, für konzentrierte Konzeptarbeit viel zu wenig Zeit zu haben. Doch diese Sorge ist unbegründet. Laut Arbeitswissenschaftlern besteht die Hauptaufgabe von Managern heute nicht mehr darin, Konzepte im stillen Kämmerlein auszuarbeiten. Strategische Arbeit, so ihre Erkenntnis, findet vielmehr am häufigsten im Team statt. Also dann: Auf zum nächsten Meeting.
Rituale etablieren
Erfolgreiches Zeitmanagement muss auch belohnt werden. Halten Sie Tageserfolge fest, zelebrieren Sie Tagesabschlussrituale, beispielsweise die To-Do-Liste abhaken, und freuen Sie sich auf den Feierabend.
Aus Fehlern lernen
Der Weg zum dauerhaft erfolgreichen Zeitmanagement geht über viele kleinere und größere Schritte. Hierbei passieren auch mal Fehler, denn es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Wer jedoch die Herausforderung annimmt und die genannten Ratschläge berücksichtigt, der wird mit der Zeit mehr Zeit haben.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation Computerwoche. (cvi)