Immer mehr Mitarbeiter fühlen sich von der E-Mail-Flut überrollt. Auf Excel-Tabellen wollen Unternehmen zunehmend verzichten. Klassische Intranets, die um die Jahrtausendwende entwickelt wurden, sind heute für den Anwender, der sich längst an der Usability moderner Geräte und Apps gewöhnt hat, eine wahre Zumutung. In Zeiten von Social Media, Cloud Computing, Smartphones, Tablets und intelligenten Uhren reichen die klassischen Kommunikationsmedien und Collaboration-Systeme aus der PC-Ära nicht mehr aus, um die tägliche Arbeit im Büro effizient zu bewältigen.
Webbasierte Business-Collaboration-Lösungen sind vor diesem Hintergrund stark im Kommen. Sie bieten Unternehmen jeder Größe und Branche nützliche Werkzeuge rund um Planung, Kommunikation und Produktivität an, die nicht nur die gute, alte E-Mail, Excel und Co. ersetzen, sondern völlig neue Möglichkeiten der effektiven Zusammenarbeit im Unternehmen eröffnen.
Von einfachen To-do-Apps, die kleine Teams adressieren und einen einfachen Einstieg in die Welt der Business-Collaboration versprechen, über leistungsfähigere Projektmanagementlösungen, die in unzähligen Varianten verfügbar sind, bis hin zu umfangreichen sozialen Netzwerken für Unternehmen, die insbesondere im Enterprise-Sektor auf dem Marsch sind: Das Marktangebot an Business-Collaboration-Lösungen ist inzwischen sehr breit gefächert. Die richtige Lösung für das eigene Unternehmen zu finden ist daher nicht immer leicht.
Im Folgenden erläutern wir, welche Typen webbasierter Collaboration-Tools es auf dem Markt gibt, für welche Zielgruppe sie jeweils optimiert sind und welche praxiserprobte Lösungen in jeder Kategorie den Ton angeben.
Einfach einsteigen mit To-do-Apps
Immer mehr Unternehmen nutzen Online-Tools zur Aufgabenverwaltung, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten und ihre alltäglichen Aufgaben effizient im Team zu managen. Während noch vor wenigen Jahren solche Apps überwiegend im privaten Umfeld zum Einsatz kamen, werden sie heutzutage verstärkt in Unternehmen eingesetzt, die ihre Produktivität verbessern möchten - siehe "Wie einfache To-do-Apps das Business erobern".
Zu den Hauptfunktionen moderner To-do-Apps gehören neben der reinen Aufgabenverwaltung samt Prioritäten, Fälligkeitsdaten und Notizen auch Kommentare und Diskussionen, einfaches File-Sharing sowie weitere Produktivitätswerkzeuge, etwa Tags, automatische Benachrichtigungen, Teilaufgaben oder Reminders, die als "Nice-to-have" angeboten werden. Mit einem überschaubaren Feature-Set richten sich moderne To-do-Apps wie Asana, Wunderlist, Producteev oder Todoist vor allem an kleine Arbeitsteams, die eine effizientere Alternative zu E-Mail und Excel suchen und auf weiterführende Planungs- und Analyse-Tools verzichten können.
Wunderlist und Asana
Wunderlist aus Berlin hat sich zu einem der besten Task-Management-Tools weltweit entwickelt. Die Softwareschmiede 6Wunderkinder, die hinter dem Produkt steht, wurde vor wenigen Wochen durch Microsoft übernommen - angeblich für 100 bis 200 Millionen Dollar. Wunderlist zählt über zehn Millionen User zu seinen Kunden und spricht sowohl Privatanwender als auch Business-Kunden an. Überzeugen kann die App vor allem durch ein hochwertiges User Interface, das mit viel Liebe zum Detail realisiert ist, und durch ihre große Plattformunabhängigkeit.
So ist Wunderlist für Desktop (Mac OS X und Windows), Smartphones und Tablets (iOS, Android, Kindle Fire und Windows Phone), und sogar für Apple Watch verfügbar. Ein weiteres, zentrales Feature, das von Wunderlist-Anwendern geschätzt wird, ist die leistungsfähige Synchronisierung. So werden neue To-dos, Änderungen und Kommentare auf allen Geräten von allen Teammitgliedern in Echtzeit synchronisiert - ohne dass man wie sonst üblich seine App neuladen muss.
Die mächtige Echtzeitsynchronisation ist auch einer der wichtigen Kaufargumente von Asana. Dabei handelt es sich um eine weltweit beliebte Aufgabenverwaltungssoftware aus dem Sillicon Valley, die von einem der Facebook-Mitgründer gestartet wurde und inzwischen von Millionen Anwendern genutzt wird. In Sachen Usability punktet Asana mit einer einfachen Bedienung und einem modernen UI-Design, das sich vor Wunderlist nicht verstecken muss - im Gegenteil. Was die Plattformunabhängigkeit angeht, hat Wunderlist aber eindeutig die Nase vorn. Denn Asana ist nur für Web, iOS und Android verfügbar. Dafür punktet die kalifornische Lösung mit nützlichen Dashboards, die eine professionelle Analyse von Projekten und Aufgaben ermöglichen, sowie mit zahlreichen Integrationsmöglichkeiten mit weiteren Business-Anwendungen und Online-Diensten.
Umfangreichere Projektmanagement-Tools
Wer sich mit dem überschaubaren Feature-Set einer typischen Aufgabenverwaltungssoftware nicht zufrieden gibt und mehr Ordnung und Struktur in seinen Arbeitsprozessen benötigt, kann auf umfangreichere Projektmanagement-Tools zurückgreifen. Diese sind in unzähligen Varianten verfügbar, die für unterschiedliche Branchen beziehungsweise Anwendergruppen konzipiert sind. Inzwischen werden sie nicht nur von Unternehmen eingesetzt, die projektorientiert arbeiten, sondern auch von ganzen Abteilungen und Teams innerhalb des Unternehmens. Neben Aufgaben- und Projektverwaltung und Kommunikationswerkzeugen bieten sie nützliche Werkzeuge rund um Projektplanung, Reporting, Controlling und Analyse.
Da jedes Team anders arbeitet und jeder Projektmanager seinen ganz persönlichen Führungsstil hat, gibt es im Bereich Projektmanagement keine universell einsetzbare Lösung und somit auch keinen eindeutigen Marktführer. Die Hersteller fokussieren sich in der Regel auf eine bestimmte Nische und versuchen die typischen Prozesse und Anforderungen einer abgegrenzten Zielgruppe optimal abzudecken. Denn die Art und Weise, wie etwa Softwareentwickler und IT-Profis zusammenarbeiten, unterscheidet sich grundsätzlich von der Arbeitsweise von Marketingteams oder Dienstleistern. Infolgedessen gibt es auf dem Markt inzwischen unzählige PM-Tools für alle erdenklichen Einsatzszenarien. Speziell für Marketing- und Kundenservicetkonzipiert ist beispielsweise die Software Apollo Project Management. Dienstleistende Unternehmen, die ihre Projektkosten auf Stundenbasis abrechnen, sind bei kollaborativen Zeiterfassungs-Tools wie Toggl oder TrackingTime genau an der richtigen Adresse.
Klassische, ganzheitliche Systeme
Vor rund 30 Jahren ist die erste Projektmanagementsoftware auf dem Markt erschienen: Microsoft Project. Damals brauchten die Redmonder ein Programm, um die Arbeit ihrer Softwareteams besser zu koordinieren. 1984 wurde die erste Version für das Betriebssystem MS-DOS veröffentlicht. Seitdem hat sich die Software, die den Schwerpunkt primär auf Projektplanung legt, kontinuierlich weiterentwickelt und steht nun auch in der Cloud zur Verfügung.
Ein weiterer Klassiker in diesem Marktsegment ist Projectplace. Das erste Release der Software wurde bereits im Jahr 1998 veröffentlicht. Damit gehört Projectplace zu den ersten professionellen PM-Lösungen, die für den Browser konzipiert wurden. Seitdem hat sie sich stets weiterentwickelt. Heute präsentiert es sich im modernen Flat-Design und wartet mit einem umfangreichen Feature-Set auf, das alle wichtigen Aspekte des erfolgreichen Projektmanagements abdeckt.
Speziell für IT-Profis
Klassische PM-Tools richten sich vor allem an Profis und werden oft und gerne in der IT eingesetzt. Doch inzwischen können Softwareentwickler und IT-Teams auf ein breit gefächertes Angebot an speziell für sie konzipierten Produkten zurückgreifen. Immer mehr Softwareteams finden zum Beispiel in der agilen Softwareentwicklung mit den bewährten Vorgehensmodellen Scrum und Kanban eine effiziente Arbeitsmethode, um komplexe Projekte erfolgreich zum Ziel zu führen. Agile PM-Tools wie etwa TargetProcess, Jira Agile oder AgileZen sind stark im Kommen - siehe "Agiles Projektmanagement für Jedermann".
Bei TargetProcess handelt es sich um ein visuelles Tool, das sowohl Kanban als auch Scrum unterstützt. Die gut umgesetzten Mobile-Apps, die offene API (Application Programming Interface) und die angebotenen Integrationsmöglichkeiten sprechen für den hohen Reifegrad dieser aus New York stammenden Lösung. Jira wird von der Softwareschmiede Atlassian aus Australien angeboten und zählt zu den Marktführern in diesem Bereich. Die Software präsentiert sich als eine funktionsreiche Alternative, die mit über 150 Features alle wichtigen Aspekte des Managements von Softwareprojekten abdecken soll. Auf Basis dieser umfangreichen Plattform erhalten Anwender mit Jira Agile eine Zusatzlösung, die Unterstützung für Scrum und Kanban bietet.
Soziale Netzwerke für Unternehmen als moderne Intranets
Ganzheitliche Collaboration-Tools wie Microsoft Project, Projectplace und Co. konkurrieren mittlerweile nicht nur unter sich. Sie müssen sich immer mehr gegen soziale Netzwerke für Unternehmen behaupten. Diese modernen Collaboration-Plattformen stellen eine Weiterentwicklung der traditionellen Intranets dar und sind in den Augen vieler Experten die Zukunft von Business-Collaboration. Dabei stehen Kommunikation, Wissensaustausch und effektive Zusammenarbeit im Fokus. Sie werden in der (öffentlichen oder privaten) Cloud betrieben und kommen im gesamten Unternehmen oder in einzelnen Abteilungen zum Einsatz.
Zudem verfügen sie meist über mobile Apps, die Flexibilität und Mobilität im Betrieb fördern. Darüber hinaus stellen so gut wie alle etablierten Anbieter nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit populären Online-Diensten und Business-Anwendungen zur Verfügung. Ein weiteres, zentrales Merkmal dieser Plattformen ist, dass die Optimierung der Mitarbeiterkommunikation durch den Einsatz von Features, die man aus Twitter, Facebook und Co. kennt, im Vordergrund steht. Zu den Marktführern in diesem Segment zählen unter anderem Yammer (durch Microsoft übernommen), Chatter (vom SaaS-Riesen Salesforce) und Socialcast (angeboten vom Virtualisierungsspezialisten VMware).
Fazit
Während moderne To-do-Apps für Unternehmen einen einfachen Einstieg in die Welt der cloud-basierten Zusammenarbeit bieten, gibt es im Bereich Projektmanagement unzählige Anwendungen mit mehr Features, die weitere Aspekte der Teamarbeit, darunter Planung, Controlling und Analyse, berücksichtigen. In dieser Kategorie gibt es spezielle Lösungen, die für bestimmte Branchen beziehungsweise Anwendergruppen optimiert sind. Ganzheitliche Projektmanagementsysteme bieten eine einheitliche Nutzererfahrung über verschiedene Tätigkeiten und Aufgabenfelder hinweg. Sie stehen heute in starker Konkurrenz zu modernen Social-Enterprise-Tools. Oft als soziale Intranets der Post-PC-Ära bezeichnet, kommen Plattformen wie Yammer und Chatter vor allem für größere Teams und Organisationen infrage.
Welche Collaboration-Lösung ist nun die richtige für mein Unternehmen? Auf diese nicht triviale Frage gibt es leider keine universelle Antwort. Jeder muss sich über den eigenen Führungsstil und seine Arbeitsprozesse im Klaren sein und nach einer Software Ausschau halten, die diese fördert und unterstützt. Grundsätzlich sind Anwender deshalb gut beraten, zunächst zu definieren, welche Mitarbeiter die Collaboration-Lösung später einsetzen werden, welche Ziele sie damit verfolgen und welche Prozesse konkret abgedeckt werden sollen. Branche, Teamgröße, Führungsstil und Unternehmenskultur sind wichtige Faktoren, die bei der Kaufentscheidung eine wichtige Rolle spielen. Denn eine Collaboration-Lösung muss sich an die eigenen Arbeitsformen und -Methoden anpassen - und nicht umgekehrt.