Makros in Microsoft Excel erstellen

Voraussetzungen schaffen

Um Makros aufzuzeichnen benötigen Sie in Microsoft Excel das Menü Entwicklertools. Dies steht standardmäßig nicht zur Verfügung, kann aber mit nur wenigen Mausklicks aktiviert werden. Für den Fall, dass das Register Entwicklertools auf Ihrem Rechner nicht zu sehen ist, wählen Sie Datei/Optionen. Sie erreichen das Fenster Excel-Optionen. Dort entscheiden Sie sich für Menüband anpassen. Haken Sie im rechten Teil des Fensters unter Hauptregisterkarten das Kontrollkästchen Entwicklertools ab. Bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Das Menüband wird umgehend erweitert und die Entwicklertools können direkt eingesetzt werden.

Aufzeichnung vorbereiten

Um in Excel ein Makro aufzuzeichnen, klicken Sie im Menüband Entwicklertools im Bereich Code auf die Schaltfläche Makro aufzeichnen. Excel ruft das gleichnamige Fenster auf. Dort vergeben Sie im Feld Makroname eine aussagekräftige Bezeichnung für das Makro. Als Beispiel soll ein Makro aufgezeichnet werden, das automatisch den Text "Diese Tabelle wurde vom Anwender geprüft!" in eine ausgewählte Zelle schreibt. Sie können selbstverständlich beliebige andere Aktionen aufzeichnen, beispielsweise Formatierungskombinationen einrichten, Zeilen und Spalten einfügen, Inhalte kopieren und Vieles mehr. Das Makro soll den Namen "Prüfungshinweis" erhalten. Um das Makro in der aktuellen Arbeitsmappe zur Verfügung zu stellen, achten Sie darauf, dass unter Makro speichern in der Eintrag Diese Arbeitsmappe ausgewählt ist. Bei Bedarf können Sie im Feld Beschreibung noch Notizen zum Makro festhalten. Sobald Sie Ihre Einstellungen über die Schaltfläche OK bestätigt haben, ändern sich Bezeichnung und Funktion der Schaltfläche Makro aufzeichnen. Excel hat diese gegen die Bezeichnung Aufzeichnung beenden ausgetauscht.

Arbeitsschritte aufzeichnen

Jetzt beginnt die eigentliche Aufzeichnung. Schreiben Sie den Text "Diese Tabelle wurde vom Anwender geprüft!" in eine beliebige Zelle Ihrer Excel-Tabelle. Statt "Anwender" können Sie selbstverständlich einen beliebigen Namen verwenden. Formatieren Sie den Text mit Hilfe der Schaltflächen des Start-Registers in einer auffälligen Farbe und fetter Auszeichnung. Bestätigen Sie die Eingabe, in dem Sie die Enter-Taste drücken und klicken Sie auf die Schaltfläche Aufzeichnung beenden. Das war`s. Das Makro ist fertig und kann sofort eingesetzt werden.

Makro aufrufen.

Auch der Aufruf von Makros kann in Microsoft Excel über das Menü Entwicklertools erfolgen Über die Schaltfläche Makros in der Gruppe Code gelangen Sie in das Fenster Makro. Dort wählen Sie das gewünschte Makro aus und klicken auf die Schaltfläche Ausführen. Excel arbeitet alle mit dem Makro verbundenen Arbeitsschritte automatisch ab. Im Falle unseres Beispiels erscheint der gewünschte Eintrag in der zuvor festgelegten Formatierung. Allerdings ist diese Prozedere recht umständlich. Bequemer lassen sich Makros über Tastenkombinationen oder Schaltflächen aufrufen.

Tastenkombination zuweisen

Die Zuordnung der Tastenkombination können Sie in Microsoft Excel bereits beim Einrichten des Makros erledigen, ist aber auch nachträglich möglich. Um für ein bereits existierendes Makro eine Tastenkombination festzulegen, öffnen Sie das Fenster Makro erneut. Wählen Sie das gewünschte Makro aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen. Für die Tastenkombination ist die Steuerungstaste bereits vorgegeben. Kombinieren Sie diese jetzt mit einem Buchstaben Ihrer Wahl und tragen diesen in das Feld Ctrg ein. Für das Beispiel bietet sich ein "P" für Prüfungshinweis an. Bestätigen Sie die Eingabe und verlassen Sie das aktuelle Fenster über OK, das darauffolgende durch einen Klick auf die Schaltfläche Schließen. Wenn Sie jetzt die Tastenkombination Strg + P eingeben, erscheint der gewünschte Text automatisch in der ausgewählten Zelle.

Makro schreiben

Nicht alle Aktionen sind für eine Aufzeichnung in Microsoft Excel geeignet. Ist das der Fall, schreiben Sie das Makro selber. Das setzt voraus, dass Sie den notwendigen Code kennen. Um beispielsweise eine Information mit Hinweisen für Anwender zu erstellen, wechseln Sie die die VBA-Umgebung. VBA steht für Visual Basic for Application. Die VBA-Umgebung erreichen Sie mit Hilfe der Schaltfläche Visual Basic, die Sie ganz links im Register Entwicklertools finden. Im folgenden Fenster wählen Sie Einfügen/Modul um einen Eingabebereich für das Makro zur Verfügung zu stellen. Um ein Makro einzuleiten, verwenden Sie den Code Sub in Kombination mit einem Makronamen sowie einer sich öffnenden und einer sich schließenden Klammer. Geben Sie für unser Beispiel Sub Hinweis() ein. Nachdem Sie die Enter Taste gedrückt haben, erscheint gleichzeitig der Code der das Ende des Makros anzeigt (End Sub). Vor End Sub blinkt bereits der Cursor. Dort erfassen Sie den Code MsgBox (erzeugt eine Fenster mit einer Meldung) gefolgt von einem Leer- und Anführungszeichen. Im Anschluss daran geben Sie den gewünschten Hinweistext ein. Beenden Sie den Eingabetext ebenfalls durch Anführungszeichen. Verlassen Sie den VBA-Editor über die Schaltfläche Schließen. Sie kehren zurück in Ihre Excel-Arbeitsumgebung. Dort können Sie das Makro genauso wie ein aufgezeichnetes Makro über Entwicklertools/Makros und den erscheinenden Dialog ausführen.

Makro mit Schaltfläche verbinden

Besonders Anwenderfreundlich gestalten Sie das Ausführen von Makros in Microsoft Excel, wenn Sie für deren Aufruf eine Schaltfläche zur Verfügung stellen. Das erledigen Sie ebenfalls im Register Entwicklertools. Klicken Sie in der Gruppe Steuerelemente auf die Schaltfläche Einfügen. In der folgenden Auswahl entscheiden Sie sich für das Schaltflächensymbol unter Formularsteuerelemente und ziehen mit gedrückter linker Maustaste eine Schaltfläche auf. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erhalten Sie den Dialog Makro zuweisen. Markieren Sie das gewünschte Makro und bestätigen Sie den Vorgang über OK. Überschreiben Sie den Vorgabetext der Schaltfläche mit dem gewünschten Text und schieben Sie die Schaltfläche an die gewünschte Position in Ihrer Excel-Tabelle. Ab sofort wird das zugehörige Makro durch einen Klick auf die Schaltfläche aktiviert.

Speicher von Arbeitsmappen die Makros enthalten

Excel-Arbeitsmappen, die Makros enthalten, müssen in einer besonderen Form abgespeichert werden. Wählen Sie Datei/Speichern unter. Stellen Sie den gewünschten Speicherort ein und vergeben Sie wie gewohnt einen Namen für die Datei. Unter Dateityp entscheiden Sie sich für Excel-Arbeitsmappe mit Makros. Die Arbeitsmappe wird mit der Dateiendung .xlsm abgespeichert. Öffnen können Sie die Datei wie jede herkömmliche Datei. Je nach Einstellung auf Ihrem Rechner erhalten Sie möglicherweise einen Sicherheitshinweis, dass die Makros deaktiviert wurden. Um diese nutzen zu können, klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalte aktivieren. An dieser Stelle ist jedoch Vorsicht geboten. Die Schaltfläche sollten Sie nur für Ihre eigenen Makros bzw. für Makros aus Ihnen als zuverlässig bekannte Quellen nutzen.

(hal)