Lotus Workflow Architect - Teil 2

Nachdem die Grundstruktur eines Workflows angelegt wurde, geht es im nächsten Schritt darum, diese Elemente zu konfigurieren. Dazu sind je nach Anwendung nicht nur Aktivitäten innerhalb des Workflow Architect, sondern auch im Domino Designer erforderlich. Der Schwerpunkt liegt nachfolgend aber auf dem Workflow Architect, während andere Module nur gestreift werden.

Eigenschaften von Prozessschritten

Bei den Eigenschaften von einfachen Prozessschritten können einerseits die grundlegenden und andererseits erweiterte Eigenschaften über die entsprechenden Befehle im Kontextmenü konfiguriert werden. Bei den grundlegenden Eigenschaften ist das erste Register als Owner bezeichnet. Hier können die Besitzer der Aktivität konfiguriert werden. Das setzt voraus, dass die entsprechenden Einträge zunächst in der Organisationsdatenbank erstellt wurden. Dort können Personen, Arbeitsgruppen, Abteilungen und Rollen erstellt werden.

Neben festen Zuordnungen lassen sich auch dynamische Zuordnungen erstellen, die auf Eigenschaften des Jobs oder Formeln basieren. Wichtig ist, dass jeder Aktivität mindestens ein Besitzer zugeordnet sein muss. Wenn Gruppen oder andere Zusammenfassungen gewählt werden, können auch einzelne Personen oder andere Gruppen ausgeschlossen werden.

Ein weiteres wichtiges Register ist Forms. Dort werden die Masken definiert, die diesem Schritt des Workflows zugeordnet sind. Hier wird zwischen den Masken für den Prozess und für einzelne Aktivitäten unterschieden. Die Masken für den Prozess werden bei den Eigenschaften des Prozesses konfiguriert. Bei den Aktivitäten können andere Masken ausgewählt werden.

Zuordnungen

Jedem Prozess muss mindestens eine Maske zugeordnet sein, auf dem das Hauptdokument basiert. Neue Dokumente können andere Masken als Grundlage haben.

Als Anmerkung sei an dieser Stelle auch darauf hingewiesen, dass bei den Eigenschaften des Prozesses ebenfalls mindestens ein Eigner definiert werden muss. Außerdem kann im Register Initiators konfiguriert werden, ob der Prozess von allen oder nur von den potenziellen Eignern der ersten Aktivität initiiert werden kann. Welche Auswahl hier getroffen wird, hängt von der Art des Prozesses ab.

Wichtig sind natürlich auch die Festlegungen im Register Timing, weil dort konfiguriert wird, in welcher Zeit eine Aktivität abgeschlossen wird und wie auf Überschreitungen dieses Zeitraums reagiert wird.

Weitere wichtige Einstellungen finden sich bei den erweiterten Eigenschaften. Zu nennen sind hier insbesondere die folgenden:

• Die Festlegungen bei Team, mit denen weitere Bearbeiter für einen Aufgabenschritt konfiguriert werden können. Auch hier müssen die entsprechenden Informationen natürlich vorab in der Organisations-Datenbank enthalten sein.

• Bei Readers finden sich die Personen, die auf die Informationen zu dieser Aktivität lesend zugreifen dürfen, ohne sie bearbeiten zu können.

• Bei Join Setting finden sich schließlich die Festlegungen dazu, wie mit Dokumenten umgegangen werden soll, die im Rahmen des Workflows bearbeitet werden. Dabei geht es insbesondere darum, welche Versionen aufbewahrt werden sollen. Die Festlegungen dazu hängen wiederum stark von der Art des Workflows ab.

Eigenschaften von Entscheidungen

Deutlich einfacher sind die Eigenschaften von Entscheidungspunkten strukturiert. Das liegt daran, dass dort im Wesentlichen nur festgelegt werden kann, in welcher Form die Entscheidung erfolgen soll. Es gibt entsprechend die Optionen einer exklusiven Auswahl, einer Mehrfachauswahl und von definierten Bedingungen, die über die Formelsprache beschrieben werden. Bei der Erstellung von Formeln kann unter anderem auf Werte in den Feldern eines der verwendeten Dokumente innerhalb des Workflows zugegriffen werden.

Eigenschaft von Verbindungen

Für die Verbindungen zwischen verschiedenen Aktivitäten sollten ebenfalls Eigenschaften konfiguriert werden. Bei Verbindungen von normalen Aktivitäten und hin zu Entscheidungen muss nur der Name festgelegt werden. Bei Aktivitäten, die von Entscheidungen ausgehen, können die Bedingungen, unter denen dieser Weg genommen wird, festgelegt werden. Damit kann also gesteuert werden, wie bei einer Entscheidung reagiert werden soll.

Das Register Workspace

Es ist unbedingt empfehlenswert, die Namen auch für Verbindungen zu konfigurieren. Das wird schon beim Blick auf das Register Workspace deutlich. Dieses findet sich auf der rechten Seite des Fensters des Workflow Architect und enthält alle verwendeten Designelemente. Über diese Liste kann sehr schnell zu den verschiedenen Designelementen gewechselt werden. Wenn Pfeile oder andere Dokumente nicht bezeichnet sind, ist die Darstellung hier sehr unübersichtlich – insbesondere bei komplexeren Workflows mit vielen Aktivitäten und Verbindungen.

Die Business Object Library

Die andere Ansicht ist die Business Object Library. In dieser finden sich alle verfügbaren Objekte, die innerhalb des Workflows genutzt werden können oder definiert worden sind. Diese Objekte können mit der linken oder rechten Maustaste auf Aktivitäten gezogen werden.

Dadurch gibt es eine ganze Reihe von Funktionen, die relativ einfach ausgeführt werden können. So kann beispielsweise eine Person, Rolle oder Arbeitsgruppe mit der linken Maustaste auf eine Aktivität gezogen werden. Sie wird damit zum Besitzer der Aktivität. Wenn dagegen mit der rechten Maustaste gearbeitet wird, wird ein Kontextmenü angezeigt, in dem man Auswahlen wie

• Add to Owner

• Add to Reader

• Add to Team

• Exclude from Owner

findet. Hier kann man die Zuordnung also besser steuern.

Wenn man dagegen Aktivitäten aus einem Prozess verwendet, kann man diese in gleicher Form in einem anderen Prozess wieder nutzen. Ebenso kann auf Formulare und andere Elemente zugegriffen werden.

Die Business Object Library ist von besonderem Nutzen, wenn viele Prozesse mit dem gleichen Satz an Datenbanken erstellt werden. Da die Objekte aus den Organisations- und Prozessdesign-Datenbanken übernommen werden, stehen hier Informationen aus verschiedenen konfigurierten Workflows zur Verfügung. Vor allem bei der Erstellung ähnlicher Workflows lässt sich damit sehr viel Arbeit einsparen.

Wie geht es weiter?

Im dritten und abschließenden Teil der Serie wird auf komplexere Herausforderungen eingegangen. Dazu zählen der Umgang mit Formeln und den Eigenschaften von Jobs, die Nutzung von Agenten und die Aktivierung von Workflows.

Wegen der zentralen Bedeutung, die Masken für die Workflows haben, wird auch auf diesen Aspekt noch näher eingegangen.