Lotus Workflow 7 wird zwar mit einigen Beispiel-Workflows geliefert. Im Gegensatz zum Domino Document Manager sind diese aber nur Beispiele, die nicht als Basis für eine sofortige produktive Nutzung geeignet sind, während man beim Document Manager mit den vorgegebenen Ordner- und Dokumenttypen doch sehr schnell zumindest für die Grundfunktionen produktiv werden kann. Daher ist es unumgänglich, eigene Workflows zu definieren, mit denen man die eigenen Geschäftsprozesse abbildet.
Die Definition solcher Workflows setzt voraus, dass man sich vorab genau mit dem Prozess beschäftigt hat und die Ergebnisse des Workflows ebenso kennt wie die verschiedenen Schritte und die Zuständigkeiten innerhalb des Workflows. Auch die Dokumente und andere Informationen, die im Workflow verarbeitet werden, müssen bekannt sein.
Diese Vorarbeiten sind zwingend notwendig, um Workflows in effizienter Weise erstellen zu können und sie nicht mühsam wiederholt anpassen zu müssen, wenn sie den Anforderungen der Benutzer nicht genügen.
Erst wenn dieser Schritt erledigt ist, kann man sinnvoll mit der Umsetzung beginnen. Der Lotus Workflow Architect kann allerdings durchaus auch schon in einer früheren Phase für die Visualisierung der Abläufe hilfreich sein.
Die Datenbanken
Lotus Workflow organisiert die Informationen in Datenbanken. Dazu zählen das Organisationsverzeichnis, die Prozessdefinitions-Datenbank, die Datenbank für das Design Repository und eine oder mehrere Anwendungsdatenbanken. Typischerweise werden die erstgenannten Typen von Datenbanken nur in einer Instanz eingesetzt, während es mehrere Anwendungsdatenbanken gibt.
Beim Start der Arbeit an produktiven Anwendungen sollte man grundsätzlich nicht mit den Beispieldatenbanken beginnen, sondern mit neuen Datenbanken. Lotus rät dringend davon ab, die Beispieldatenbanken als Ausgangspunkt für die eigene Arbeit zu verwenden.
Um eigene Datenbanken zu erstellen, muss man mit File/Database/New zumindest die vier genannten Datenbanken auf Basis der Vorlagen erstellen (Bild 1). Die Vorlagen werden in der Regel sowohl auf einem Lotus Workflow-Server als auch lokal auf dem System mit dem Lotus Workflow Architect abgelegt. Wenn man die grundlegenden Datenbanken erstellt hat, wird man bei der späteren Arbeit nur noch wenige weitere erstellen müssen, da, wie erwähnt, die meisten Datenbanken nur in einer Instanz eingesetzt werden.
Erstellung eines Profils
Der nächste Schritt ist die Erstellung eines Profils mit den zusammengehörigen Datenbanken mit dem Befehl File/Open Databases im Lotus Workflow Architect. Mit New unterhalb von Profile wird ein neues Profil angelegt. Darin gibt es vier vorgegebenen Typen von Datenquellen, wobei vor allen in einem leeren Profil ein Fragezeichen steht.
Die Informationen zu den einzelnen Datenbanken müssen auf der rechten Seite noch ausgefüllt werden (Bild 2). Wichtig ist, dass von den Standardtypen jeweils eine Datenbank angegeben wird.
Über Add können weitere Datenbanken hinzugefügt werden, wobei es mit dem DLL Organization Directory nur noch einen weiteren Typ gibt, der für die Anbindung externer Organisationsverzeichnisse von Bedeutung ist. Durch das Profil werden zusammengehörige Datenbanken definiert, die später immer gemeinsam genutzt werden.
Ein erster Workflow
Da in der Datenbank nun keine Beispielprozesse mehr vorhanden sind, muss im nächsten Schritt mit File/New Process ein erster neuer Prozess angelegt werden. Man beginnt zunächst mit einem leeren Blatt, auf dem der Workflow entwickelt wird. Dieses leere Blatt speichert man gleich mit File/Save Process, wobei bei einem noch leeren Prozess eine Warnmeldung kommt, die darauf hinweist, dass noch nichts definiert wurde. Im nächsten Schritt werden nun zunächst der Start- und der Ende-Knoten eingefügt. Als Beispiel wird ein Workflow definiert, in dem es um die Erstellung und Freigabe von Whitepapern geht. Er wird im Rahmen dieser Serie erweitert und dient gleichzeitig als Ausgangspunkt für einen gesonderten Artikel in einer der folgenden Ausgaben von Expert’s inside Lotus Notes/Domino, der sich mit einer beispielhaften Integration zwischen Lotus Workflow und Lotus Domino befasst.
Im Beispiel gibt es die Aktivitäten der Erstellung eines Drafts, der in jedem Fall einen Review erfährt. Abhängig von der darauf folgenden Freigabe folgen noch Überarbeitungsschritte. Es bietet sich an, eingefügte Elemente in einem Workflow gleich zu bezeichnen, auch wenn die weiteren Eigenschaften erst zu einem späteren Zeitpunkt definiert werden, denn mit einer Aneinanderreihung unbeschrifteter Prozessschritte kann man wenig anfangen.
Hilfreich bei der Gestaltung sind die Funktionen bei Options/Align, mit denen man ausgewählte Elemente ausrichtet. Dabei bietet sich vor allem die vertikale und horizontale Anordnung an, weil die Elemente eine unterschiedliche Breite und Höhe haben.
Wie geht es weiter?
Den rudimentären Workflow werden wir im zweiten Teil der Artikelserie erweitern. Es werden dann die Eigenschaften für die Aktivitäten gesetzt. Außerdem wird auf die Business Object Library eingegangen, in der sich vordefinierte Objekte ablegen lassen.