Die erste Frage, die man sich bei den sogenannten Produktivitätswerkzeugen stellen muss, ist, ob man diese im eigenen Unternehmen braucht. Denn häufig gibt es bereits eine Office-Suite, die im Einsatz ist. In diesem Fall muss man sich überlegen, ob man auf diese neuen Tools umstellen möchte oder mit der bisherigen Lösung weiterarbeiten will. Dabei spielen mehrere Faktoren wie die Lizenzkosten, das erforderliche Training für Benutzer, zukünftige Deployment-Kosten, bisherige Investitionen in die Anpassung von Office-Anwendungen oder der Datenaustausch mit anderen Unternehmen eine wichtige Rolle.
Die von Lotus verwendeten Produkte basieren auf bekannten Open-Source-Tools des OpenOffice-Projekts. Da es sich dabei um eines der herstellerunterstützten und entsprechend kontinuierlich arbeitenden Open-Source-Projekte handelt, ist auch die Weiterentwicklung der Produkte sichergestellt. Gerade für Benutzer, die bisher mit Microsoft Office arbeiten, erfordern die Tools aber auch eine gravierende Umstellung. Die Installation selbst ist voll in die von Lotus Notes 8 integriert. Dort lässt sich auswählen, ob auch die IBM-Produktivitätswerkzeuge mit eingerichtet werden sollen.
Textverarbeitung mit Documents
Der Bereich Textverarbeitung dürfte für viele User die wichtigste Anwendung sein. Wie allen Produktivitätswerkzeuge kann der Start sowohl aus Lotus Notes heraus als auch über das Startmenü oder die Desktop-Symbole erfolgen. In jedem Fall wird die Anwendung aber innerhalb von Notes – oder genauer von Eclipse – geladen.
Ansonsten ist die Integration in Lotus Notes allerdings schwach. Es gibt zwar beispielsweise verschiedene Befehle für die Sametime-Integration, die aber von Notes „geerbt“ sind und keine spezifischen Auswirkungen auf die Textbearbeitung haben. Das bearbeiten eines Dokuments durch mehrere Teilnehmer ist nicht vorgesehen.
Bei den Speicheroptionen werden sowohl die OpenDocument-Formate als auch die Microsoft-Office-Formate – allerdings noch ohne Office 2007 – unterstützt. Außerdem lassen sich Dokumente direkt als PDF abspeichern.
Tabellenkalkulation – Spreadsheets als Alternative
Das gilt in ähnlicher Weise auch für die Tabellenkalkulation. Auch hier gibt es entsprechende Optionen für die Speicherung, aber beispielsweise keine Möglichkeit, das Dokument direkt an Notes-Dokumente anzuhängen oder ähnliche grundsätzlich denkbare Integrationsfunktionen zu nutzen.
Das liegt allerdings auch daran, dass es zwar in den Text- und Tabellenkalkulationsmodulen Makros für die Automatisierung gibt, dass aber eine umfassende Steuerung beispielsweise über OLE fehlt und damit auch die Integrationsschnittstellen auf der Programmierungsebene nicht mit denen zu Microsoft Office vergleichbar sind.
Ansonsten gilt wie für die Textverarbeitung, dass sich alle grundlegenden Aufgaben auch mit den Produktivitätswerkzeugen in Lotus Notes 8 durchführen lassen. Wenn es um komplexere Anforderungen geht, muss man aber im Vergleich zu den aktuellen Office-Versionen deutliche Einschränkungen in Kauf nehmen.
Präsentation aus Notes
Auch bei der Präsentationserstellung gibt es eine gute Basisfunktionalität, während bei den spezielleren Funktionen doch manche größere Lücke besteht. Bezüglich der Automatisierung, Integration und den unterstützten Speicherformaten gelten ebenfalls die bereits erwähnten Einschränkungen.
Zumal es teilweise deutlich länger dauert, die Anwendung Presentations zu starten, als ein Dokument lokal zu speichern und mit Powerpoint oder einer Alternative aufzurufen.
Fazit: Weit von der Perfektion entfernt
Gerade wegen der rudimentären Fähigkeiten der Programme muss genau überlegt werden, ob man tatsächlich nur diese Werkzeuge nutzen möchte. Besonders dort, wo heute bereits mit einer stärkeren Integration in Microsoft Office und mit Automatisierungsfunktionen gearbeitet wird, fehlen noch wesentliche Features, etwa eine Teamarbeit-Funktion.
Auf der anderen Seite kann man beispielsweise eine einheitliche Lösung für die Grundfunktionen von Office-Anwendungen zur Verfügung stellen, unabhängig davon, ob man mit dem Notes-Client oder mit IBMs Workplace-Portal-Server arbeitet.
Letztlich wird es aber immer eine Abwägung zwischen den schon eingangs genannten Aspekten sein. Dabei kann man auch darauf hoffen, dass im Laufe zukünftiger Versionen manche der funktionalen Lücken, die die IBM-Produktivitätswerkzeuge heute noch haben, geschlossen werden. (mja)