Von: Uwe Becker
Unified Messaging führt verschiedene Kommunikationsmedien wie Sprache, E-Mail, Fax und Short Message Service (SMS) zusammen und erleichtert so Anwendern das Informationsmanagement. Davon profitieren nicht zuletzt mobile Mitarbeiter, die von unterwegs Zugriff auf Nachrichten haben müssen. Auch der Verwaltungsaufwand lässt sich deutlich reduzieren. Die Systeme sind in der Lage, auf unterschiedliche Kommunikationsplattformen wie "Lotus Notes" oder "Microsoft Exchange" zuzugreifen. Ist erst einmal die prinzipielle Entscheidung für den Einsatz eines solchen Systems gefallen, stellt sich die Frage, ob es von einem externen Dienstleister betrieben werden oder Inhouse gemanagt werden soll.
Auslagern ja - aber was?
Das Marktforschungsunternehmen Frost & Sullivan prognostiziert Unified Messaging gute Aussichten. Bis 2008 soll der europäische Markt Umsätze von 4,1 Milliarden US-Dollar erreichen. Dennoch bezweifeln noch viele Anwender den Nutzen solcher Systeme, so die Analysten. Die Meta Group stellt in einer Studie fest, dass alle nordamerikanischen Unternehmen bis zum Jahr 2005 zumindest einen wesentlichen Bestandteil ihrer IT an externe Dienstleister auslagern werden. In Deutschland befragte der Management- und Technologiedienstleister Accenture 200 Führungskräfte und kam zu folgendem Ergebnis: Wurden bisher eher kerngeschäftsferne Felder ausgelagert, sieht das Unternehmen nun einen Trend zu kerngeschäftsnahen Bereichen. Bis 2007 plant ein Drittel der Befragten, im Rahmen einer langfristigen Partnerschaft strategische Outsourcing-Projekte zu realisieren.
Dieser Trend lässt erwarten, dass auch die Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil solcher Projekte sein wird.
Vorteile einer Inhouse-Lösung
Bei der Wahl der richtigen Strategie spielt die Kontrolle über die Geschäftsprozesse eine wesentliche Rolle. So lassen sich beispielsweise individuelle Anpassungen bei selbst gemanagten Lösungen leichter realisieren. Der Abstimmungsprozess mit dem Dienstleister bedeutet dagegen zusätzlichen Aufwand. Das Netz des Kunden muss mit dem des Anbieters kompatibel sein, also die gleichen Service Level Agreements erfüllen. Hat ein Unternehmen Interesse daran, möglichst viel IT-Kompetenz im Haus zu behalten, ist Outsourcing sicherlich der falsche Weg. Auch die Frage nach den Sicherheitsstandards einer Anwendung ist von entscheidender Bedeutung. E-Mails enthalten oft vertrauliche Informationen, die nicht in fremde Hände gelangen dürfen. Selbst wenn eine ausgelagerte Unified-Messaging-Lösung mit Verschlüsselung arbeitet, birgt das Outsourcing höhere Risiken als der Inhouse-Betrieb. Im Falle des externen Betriebs besteht zudem eine Abhängigkeit vom Dienstleister. Sollte dieser beispielsweise bankrott gehen, ist die Kommunikationsfähigkeit des gesamten Unternehmens gefährdet.
Argumente für das Outsourcing
Trotz mancher Bedenken und Probleme - es spricht auch einiges für die Servicevariante: Unternehmen können sich mit einer ausgelagerten Unified-Messaging-Lösung auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und den Aufwand für Hard- und Software sowie den dazu gehörenden Support Spezialisten überlassen. Ein spezialisierter Dienstleister kann zudem einen hohen Qualitätsstandard sicherstellen. Die Kosten sind für den Kunden transparent und gut planbar. Sie sind außerdem deutlich niedriger, da Investitionen in Hard- und Software entfallen. Letztlich hat ein Unternehmen auch zeitliche Vorteile. Das System ist vorkonfiguriert und lässt sich schnell implementieren.
Vor allem Global Player profitieren
Besonders Unternehmen mit weltweit verteilten Standorten profitieren von der einheitlichen Infrastruktur einer Unified-Messaging-Lösung. Eine einzige Schnittstelle bietet Zugriff auf jede Art von Nachricht. Einfacher Access und eine einfache Bedienung unabhängig vom Kommunikationsweg sind wichtige Qualitätskriterien. Zur Verfügung stehende Bandbreite und Speicherplatz in Abhängigkeit von der Zahl der Anwender sind weitere entscheidende Gesichtspunkte.
SMTP als Basis
Nicht nur auf den gängigen Messaging-Plattformen von Microsoft und IBM/Lotus lassen sich brauchbare Lösungen realisieren, sondern auch mit dem Simple Mail Transport Protocol. SMTP ist als textorientiertes E-Mail-Transportsystem für TCP/IP-Netze weit verbreitet. Es basiert auf den Schichten fünf bis sieben des OSI-Modells (Open Systems Interconnection). Die Nutzer können mit ihren gewohnten Clients weiter arbeiten, profitieren aber von einem größeren Leistungsspektrum. Neben Mitarbeitern lassen sich auch Reseller, Distributoren oder andere Partner einbinden. Beim Outsourcing kann man zwischen zwei Formen unterscheiden. Die erste, Mailbox-Hosting, kommt an Standorten zum Einsatz, die keinen Server vor Ort haben. Die zweite, Managed Relay, ist dann geeignet, wenn ein Server vorhanden ist, der für die sichere Übertragung beziehungsweise als Backup dient. Die benötigte Bandbreite und der notwendige Speicherplatz hängen von der Anzahl der Nutzer ab. Für 3000 bis 7000 Nutzer sind eine Bandbreite von 2 MBit/s und ein Speicherplatz von 100 GByte ausreichend. Bei Managed Relay sind 2 MBit/s und 24 GByte Speicher für zirka 12 000 Nutzer nötig. Die Managed-SMTP-Mailbox unterstützt gängige Internet-Standards wie Post Office Protocol (POP3), Internet Message Access Protocol (IMAP4), Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) und Hypertext Transport Protocol (HTTP). Sie ist von jedem Service-Client erreichbar, wie zum Beispiel "Microsoft Outlook". Feste Werte wie Speicherlimit (beispielsweise 40 MByte pro User) oder die Größe der empfangenen und gesendeten Nachrichten (beispielsweise 15 MByte extern oder 30 MByte im Intranet) lassen sich im System konfigurieren.
Sicheres Messaging
Managed Relay verbindet die Messaging-Server von Kunden via E-Mail. Die Anzahl und die Größe der Nachrichten ist nicht begrenzt. Ein Backup-System speichert die Mitteilungen für einen bestimmten Zeitraum. Unterschiedliche Verzeichnisserver lassen sich synchronisieren. Für global agierende Unternehmen ist vor allem der Multi-Domain-Support von Interesse. "Alias Domains" schaffen über Grenzen hinweg ein einheitliches System. Für Sicherheit sorgen Anti Spamming, Antivirus-Software und Content Filtering. Tritt ein Virus auf, wird er beseitigt. Falls dies nicht möglich ist, wird der betroffene Teil der Nachricht zerstört und der Administrator des Kunden in Kenntnis gesetzt. Messaging beim Provider kann und sollte immer mit Antivirus-Systemen kombiniert sein.
Fazit
Vor allem Unternehmen, die weltweit Standorte betreiben, können mit Unified-Messaging-Lösungen Zeit und Geld sparen. Indem sie auf Dienstleister zurückgreifen, die über eine globale Infrastruktur verfügen, können sie nicht nur einheitliche Service Level realisieren sondern auch Investitionen sparen. Voraussetzung ist allerdings, dass der gewählte Provider über das notwendige Equipment verfügt, Spezialisten beschäftigt und eine langfristige Perspektive bieten kann. (haf)
Zur Person
Uwe Becker
ist Manager Professional Services bei Equant Deutschland.