iPhone/iPad und Exchange ActiveSync
Apple hat die Anbindung von Exchange ActiveSync bei Microsoft lizenziert und im iOS eingebunden. Das bedeutet: Sie können Apple iPhones/iPads mit Exchange und Office 365 synchronisieren, ohne den Umweg über IMAP, POP3 oder Produkte von Drittherstellern gehen zu müssen. Die OWA-App von Microsoft ist nur optional.
Die Anbindung erfolgt dazu direkt im iPhone/iPad. Mit Exchange ActiveSync (EAS) können Anwender ihr Postfach mit E-Mails, Kontakten und Kalendereinträgen über das Telefonnetz synchronisieren, E-Mails empfangen und E-Mails senden. Auch die Aufgaben lassen sich auf diesem Weg synchronisieren. Verbindet sich ein iPhone/iPad mit dem internen Firmen-WLAN, verwendet es zur Synchronisierung automatisch die leistungsfähige und günstige Netzwerkverbindung, ansonsten wird einfach auf die Internetverbindung zugegriffen, mit der das iPhone/iPad aktuell mit dem Internet verbunden ist. Sobald das iPhone/iPad ein WLAN findet, öffnet sich ein Informationsfenster, und Sie können das WLAN im iPhone konfigurieren. Sie finden diese Optionen später auch über Einstellungen\WLAN. Sobald Sie einmal ein WLAN konfiguriert haben, verbindet sich das iPhone/iPad künftig automatisch mit diesem Netzwerk. Das funktioniert auch, wenn Sie mehrere WLANs einbinden. Eine erfolgreiche Anbindung sehen Sie im oberen Bereich am WLAN-Symbol links neben der Uhr.
Unternehmen, die Exchange einsetzen, haben meistens auch die Möglichkeit geschaffen, über das Internet mit Outlook Web App (vor Exchange Server 2010/2013 noch als Outlook Web Access bekannt), Outlook Anywhere (auch RPC über HTTPS genannt) oder auch Exchange Active Sync zuzugreifen. Um ein iPhone/iPad entsprechend zu konfigurieren, müssen Sie keinerlei Drittprodukte installieren, auch wenn die OWA-App von Microsoft eine optionale Möglichkeit darstellt. Die Anbindung ist denkbar einfach. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, mehrere verschiedene Postfächer, auch verschiedene Exchange-/Office 365-Postfächer, auf unterschiedlichen Servern einzubinden. Parallel können Sie auch Outlook.com-Postfächer anbinden. Diese arbeiten ebenfalls mit Exchange ActiveSync.
Das iPhone/iPad kommt auch problemlos mit selbst signierten Zertifikaten auf Exchange-Servern zurecht, ebenso mit den Zertifikaten in Office 365. Hier erscheint bei der Anbindung lediglich ab und zu eine Warnung, dass das iPhone/iPad den Server nicht verifizieren kann. Diese können Sie allerdings bestätigen, sodass das iPhone/iPad selbst signierte Zertifikate automatisch akzeptiert. Bestätigen Sie diese Meldung, dann bindet Sie das iPhone/iPad dennoch an.
iOS mit Exchange verbinden
Auf dem iPhone/iPad sind folgende Schritte notwendig, um eine Anbindung an Exchange durchzuführen:
1. Rufen Sie Einstellungen auf.
2. Wählen Sie in den Einstellungen die Option Mail, Kontakte, Kalender. Wollen Sie später Einstellungen ändern, nehmen Sie das wieder in diesem Bereich vor.
3. Wählen Sie im neuen Fenster Account hinzufügen. Einmal angebundene Accounts sind künftig hier zu sehen.
4. Hier sehen Sie alle Anbieter, die das iPhone unterstützt. Anwender, deren Unternehmen auf Exchange Server 2003/2007 oder 2010/2013 setzen, verwenden hier Exchange. Das gilt auch bei der Anbindung an Office 365.
5. Im neuen Fenster tragen Sie die Daten des Exchange-Kontos ein:
E-Mail: Hier tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie im iPhone einbinden wollen. Auf Basis der Domäne und des DNS-Servers findet das iPhone mit der AutoDiscovery-Funktion von Exchange den korrekten Server. Wird der Server nicht gefunden, tragen Sie die Daten manuell ein.
Passwort: Kennwort des Benutzerkontos.
Beschreibung: Hier tragen Sie ein, was das iPhone anzeigen soll, wenn Sie in die E-Mail-App gehen, um das E-Mail-Konto abzurufen. Verwenden Sie also keine zu langen Namen.
6. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
7. Im nächsten Schritt blendet das iPhone/iPad weitere Felder ein, wenn der Servername auf Basis der E-Mail-Domäne nicht gefunden werden kann. In den meisten Fällen findet das iPhone/iPad die Einstellungen aber automatisch, auch bei der Anbindung an Office 365. Erscheinen weitere Felder, tragen Sie den Namen des Servers ein, mit dem Ihr Exchange-Server an das Internet angebunden ist. In den meisten Fällen handelt es sich hier um den gleichen Namen, den Sie auch in OWA verwenden. Verwenden Sie Office 365, müssen Sie keine weiteren Angaben machen. Wird der Server nicht automatisch gefunden, verwenden Sie den Servernamen outlook.office365.com.
8. Haben Sie den Namen eingegeben, klicken Sie wieder auf Weiter, um die Anbindung abzuschließen. Erhalten Sie eine Meldung, dass das iPhone/iPad den Server nicht verifizieren kann, bestätigen Sie diese einfach.
9. Im nächsten Schritt wählen Sie aus, was Sie synchronisieren wollen, und klicken anschließend auf Sichern, um die Konfiguration zu speichern. Die Einstellungen können Sie jederzeit nachträglich anpassen.
Konfiguration anpassen
Erhalten Sie Meldungen, dass das iPhone/iPad das Konto nicht überprüfen kann, bestätigen Sie diese und fahren mit der Einrichtung fort. In den meisten Fällen liegt es am Zertifikat des Servers, dessen Zertifizierungsstelle das iPhone nicht vertraut. Sie können über Details das Zertifikat anzeigen lassen und es akzeptieren. In den meisten Fällen müssen Sie aber keine Anpassungen mehr vornehmen.
Über Mehr Details lassen Sie sich die Daten des Zertifikats anzeigen und können diese sodann überprüfen, bevor Sie die Verbindung akzeptieren. Mit der Safari-Version können Sie auch auf OWA zugreifen. Allerdings lässt sich dann nur die eingeschränkte Light-Version von Outlook Web App nutzen.
Das Lesen von E-Mails in OWA ist nicht so bequem wie über die E-Mail-Funktion des iPhones/iPads. Der direkte Zugriff per Exchange ActiveSync ist wesentlich effizienter. Allerdings können Sie über die Optionen in OWA zum Beispiel Einstellungen für Ihr Exchange-Postfach ändern, was in den E-Mail-Einstellungen des iPhones nicht möglich ist. Auf diese Weise aktivieren Sie zum Beispiel den globalen Abwesenheitsassistenten für Ihr Postfach bequem über das iPhone oder konfigurieren weitere Einstellungen.
Foto: Thomas Joos
Haben Sie die erste Einrichtung abgeschlossen, sollten Sie die Einstellungen verfeinern. Rufen Sie dazu wieder Einstellungen\Mail, Kontakte, Kalender auf. Im Bereich Accounts sehen Sie für jedes angebundene Postfach einen eigenen Bereich.
Hier zeigt das iPhone/iPad als Namen für das Postfach die Beschreibung an, die Sie eingegeben haben. Haben Sie das entsprechende Konto aufgerufen, können Sie für jedes einzelne Exchange-/Office-365-Postfach Einstellungen vornehmen. Zum Beispiel kann an dieser Stelle konfiguriert werden, von welchem Zeitraum das iPhone die E-Mails auf dem Server abruft.
An dieser Stelle lassen sich einzelne Konten auch wieder löschen. Im Bereich Mail in den Einstellungen von E-Mail, Kontakte und Kalender können Sie darüber hinaus Einstellungen vornehmen, die für alle angebundenen Postfächer gelten. Hier geben Sie zum Beispiel auch die Signatur an, die das iPhone/iPad automatisch an jede gesendete E-Mail hängt. Außerdem wählen Sie an dieser Stelle das Standardkonto aus, von dem aus Sie E-Mails schreiben.
Aufgaben und Notizen synchronisieren
Leider unterstützten alte Versionen von iOS und damit iPhones/iPads keine Synchronisierung von Exchange-Aufgaben oder Notizen. Das ist in aktuellen Versionen aber anders. Sie können jetzt auch problemlos Aufgaben mit iPhones/iPads pflegen und diese auf den Server synchronisieren. Das gilt gleichermaßen für die Notizen. All das geht natürlich auch mit Office 365.
E-Mails abrufen, lesen und schreiben
Der Vorteil von Exchange Active Sync ist, dass Sie durch den Push der E-Mails keine manuelle Synchronisierung durchführen müssen. Das iPhone/iPad informiert Sie im E-Mail-Bereich, wenn neue E-Mails eingegangen sind. Sobald Sie aber den Posteingang öffnen, führt das iPhone/iPad auch eine manuelle Synchronisierung durch.
Wenn Sie auf den E-Mail-Bereich klicken, zeigt das iPhone alle angebundenen Konten an, und Sie sehen, für welches Konto E-Mails eingegangen sind. Auch hier trennt das iPhone/iPad auf Wunsch zwischen verschiedenen Exchange-Konten, zeigt aber auch alle E-Mails aller angebundenen E-Mail-Konten auf einmal an, wenn Sie auf Alle klicken. Auf Wunsch können Sie in diesem Bereich über VIP zudem einen gemeinsamen Posteingang für wichtige Kontakte einrichten.
Haben Sie ein Konto aufgerufen, dann sehen Sie die E-Mails und können diese durch Anklicken öffnen. Setzen Sie im Unternehmen auch SharePoint ein, können Sie die E-Mails von SharePoint lesen und in Safari direkt die SharePoint-Verbindung öffnen, indem Sie die entsprechenden Links auswählen. Auch das gilt wieder für den Einsatz von Office 365. E-Mails, die Sie senden, sind zudem in den gesendeten Elementen im Exchange-/Office-365-Postfach auf dem Exchange-Server oder in Office 365 verfügbar, also auch über Outlook und Outlook Web App.
Löschen Sie eine E-Mail auf dem iPhone/iPad, dann ist diese auf dem Server ebenfalls gelöscht, da sich das iPhone/iPad mit dem Server regelmäßig synchronisiert. Rufen Sie die E-Mails ab, können Sie im unteren Bereich bei Accounts die einzelnen Konten aufrufen. Setzen Sie Exchange oder Office 365 ein, sehen Sie hier auch die anderen Ordner Ihres Exchange-Postfaches.
iPhone/iPad und SharePoint 2010/2013
Sie können mit dem iPhone/iPad zudem auf Daten von SharePoint 2010/2013 zugreifen. SharePoint 2013 ist ebenfalls Bestandteil von Office 365. Microsoft unterscheidet zwei Stufen bei den Webbrowsern für die Unterstützung von SharePoint 2010/2013. Browser der Ebene eins können alle Funktionen in SharePoint nutzen, einschließlich der Zentraladministration.
Zu diesen Browsern gehören Internet Explorer ab Version 7 und Mozilla Firefox ab Version 3.x.
Browser der Ebene zwei bieten Grundfunktionen und sind bei der Verwendung von SharePoint eingeschränkt, lassen sich aber nutzen. Zu diesen Browsern gehören Apple Safari und Mozilla Firefox, wenn Sie diesen unter Apple Mac OS X Leopard oder unter Linux betreiben. Auch der Zugriff über iPad und iPhone funktioniert. Sie können hier entweder angepasste Apps herunterladen oder den integrierten Browser Safari im iPhone oder iPad benutzen.
Neben dem Lesen von Links können Sie auf diese Weise auch auf Bibliotheken und Dokumente zugreifen, ferner auf Word-Dateien innerhalb von Bibliotheken. Sie müssen dazu keine Programme oder Apps installieren, auch wenn der Zugriff mit Apps wesentlich komfortabler für Anwender ist.
Apps und SharePoint 2010/2013
Es gibt mehrere Apps, die SharePoint unterstützen, darunter auch Versionen für SharePoint 2010/2013. Eine kostenlose App, mit dem sich das iPhone mit SharePoint verbindet, ist SharePlus: Office 365 and SharePoint Mobile Client. Die App finden Sie im App-Store zum kostenlosen Download. Es spricht generell nichts dagegen, mehrere Apps zu testen, da sich die Konfigurationen und der Betrieb der beiden Apps gegenseitig nicht stören.
Die Bedienung der Apps für die Anbindung an SharePoint ist sehr einfach, und auch das Bewegen durch die SharePoint-Daten stellt kein größeres Problem dar. Geübte Anwender kommen schnell mit der App zurecht. Rufen Sie solche Apps auf, dann besteht der erste Schritt darin, dass Sie eine Seite konfigurieren sowie die Anmeldedaten an SharePoint übergeben. Das gilt auch für die Anbindung an Office 365. Achten Sie darauf, die Anmeldedaten im Format <Domäne>\<Benutzer> einzugeben. Zudem lassen sich verschiedene SharePoint-Websites einbinden, auch mit verschiedenen Anmeldedaten. Auf diese Weise können Sie sich mit wenigen Klicks erst mit einem Benutzerkonto und dann als Administrator einloggen.
Apps nutzen
Nach der Konfiguration zeigen die Apps die angebundenen Seiten an, wenn Sie die App starten. Klicken Sie auf eine Seite, baut die App eine Verbindung mit dem entsprechenden Server auf und zeigt die Listen, Websites und Bibliotheken an. Auch neue Objekte in den Bibliotheken lassen sich filtern. Wenn Sie eine Bibliothek aufrufen, sehen Sie alle enthaltenen Dokumente - hier auch ein Icon zu der entsprechenden Anwendung, die mit dem Dokument verknüpft ist.
Klicken Sie ein Dokument an, dann öffnet es die Apps in seinem Fenster, und Sie können den Text lesen, auch wenn es sich um ein Word-Dokument handelt.
Haben Sie das iPhone an Exchange oder Office 365 eingebunden, können Sie auf diese Weise bequem die App mit der E-Mail-Funktion des iPhones verknüpfen und geöffnete Dokumente aus der SharePoint-Bibliothek per E-Mail versenden. Neben Dokumenten zeigt die App auch Kalenderlisten in SharePoint an, und zwar wesentlich schöner als über den Browser.
Mit SharePlus gehen Sie so vor wie bei anderen Apps zum Thema SharePoint. Auch hier müssen Sie zuerst die Daten für die Anmeldung eingeben und können dann in der App mit Ihren Benutzerinformationen in SharePoint Daten abrufen. Das Lesen von Dokumenten ist mit dieser App ebenfalls problemlos möglich.
SharePlus unterstützt neben der standardmäßigen Windows-Authentifizierung auch die formularbasierte Authentifizierung in SharePoint 2010/2013 und Office 365. Wenn Sie regelmäßig mit SharePoint/Office 365 arbeiten, bietet es sich an, in iTunes oder mittels App-Suche auf dem iPhone nach dem Begriff "sharepoint" zu suchen. Microsoft bietet bei der Anbindung an Office 365 auch die kostenlose App Office Mobile für Office-365-Abonnenten an. Die OneDrive for Business-Bibliothek in SharePoint 2013 und Office 365 binden Sie ebenfalls über eine eigene App an. Diese finden Sie im Store über OneDrive. (cvi)