Textkonvertierungs-Assistenten nutzen
Für das genannte Beispiel - Postleitzahl und Ort befinden sich in einer statt zwei Zellen - bieten sich mehrere Methoden an. Am schnellsten geht es mit dem Textkonvertierungs-Assistenten. Dazu markieren Sie die Spalte und wählen im Menüband Daten die Option Text in Spalten.
Nun startet ein Wizard, der verschiedene Dinge abfragt. Geben Sie als ursprünglichen Datentyp Getrennt an und als Trennzeichen Leerzeichen. Im letzten Schritt haben Sie noch die Möglichkeit, das Datenformat der Spalten zu bearbeiten. Wenn Sie abschließend auf Fertig stellen klicken, splittet Excel die ursprüngliche Spalte auf. Der Nachteil der Methode zeigt sich, wenn Orte enthalten sind, deren Namen ein weiteres Leerzeichen enthalten - in unserem Beispiel Bad Marienberg: Die einzelnen Komponenten wandern auch jeweils in eine separate Zelle.
Bildergalerie:
Microsoft Excel 2016 für Windows
Die Ausgangssituation: Spalte A enthält sowohl Postleitzahl als auch Ort. Beides soll voneinander getrennt werden.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Dazu markieren Sie die betreffenden Zellen, klicken auf den Tab "Daten" und dann in der Gruppe "Datentools" auf "Text in Spalten".
Microsoft Excel 2016 für Windows
Der daraufhin gestartete Assistent fragt in drei Schritten Verschiedenes ab. Wählen Sie als "Datentyp" den Eintrag "Getrennt" aus.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Für den Trenner setzen Sie ein Häkchen vor "Leerzeichen".
Microsoft Excel 2016 für Windows
Im letzten Schritt können Sie das Format der jeweiligen Spalten anpassen. Wir haben uns für die Option "Text" entschieden.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Nach einem Klick auf "Fertig stellen" sehen Sie das Ergebnis. Da in Zeile 3 im Ortsnamen ein weiteres Leerzeichen enthalten ist, werden die beiden Komponenten ebenfalls gesplittet – unschön.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Dieses Verhalten lässt sich über eine Formel abstellen, die Sie zunächst wie dargestellt in Zelle B1 eingeben. Sie bewirkt, dass die ersten fünf Zeichen (die Postleitzahl) kopiert werden.
Microsoft Excel 2016 für Windows
In Zelle C1 sollen die restlichen Informationen (der Ort) landen. Die dafür zuständige Formel kopiert die Daten aus A1 abzüglich der ersten sechs Zeichen, die aus der fünfstelligen Postleitzahl und einem Leerzeichen bestehen.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Nun müssen Sie lediglich noch über das automatische Ausfüllen die Formel aus der Zelle B1 in die darunter liegenden Zeilen ziehen.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Auf gleiche Weise verfahren Sie mit der Zelle C1.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Mithilfe dieser Methode ergibt sich eine saubere Trennung. Die Spalte A dürfen Sie anschließend aber nicht löschen, da sich die Formeln in den Spalten B und C darauf beziehen. Diese Spalte auszublenden, ist aber gefahrlos möglich.
Per Formeln Daten separieren
In dem Fall erleichtern Sie sich die Arbeit mit einer Formel und machen sich zunutze, dass die Postleitzahl in Deutschland immer aus fünf Zeichen besteht. Wenn die ursprünglichen Informationen in Spalte A zu finden sind, geben Sie in Zelle B1 Folgendes ein:
=LINKS(A1;5)
Damit kopieren Sie die ersten fünf Zeichen der Spalte A1, also die Postleitzahl.
Die restlichen Daten holen Sie sich, indem Sie in Zelle C1 diese Formel verwenden:
=RECHTS(A1;LÄNGE(A1)-6)
Auf diese Weise kopieren Sie die letzten Zeichen aus A1. Dabei berechnet sich die Anzahl der zu extrahierenden Zeichen aus dem Inhalt von A1 abzüglich der fünfstelligen Postleitzahl und des folgenden Leerzeichens.
Die beiden Formeln ziehen Sie einfach mithilfe der Autoausfüll-Option nach unten - fertig. (hal)