Von: Dr. Johannes Wiele
Die RSA-Security-Konferenz in den USA gehört zu den weltweit wichtigsten Fachkonferenzen zum Thema IT-Sicherheit. Seit 2000 findet die Veranstaltung in einem kleineren Rahmen auch Europa statt. In diesem Jahr sollten sich die Konferenzteilnehmer vom 15. bis 18. Oktober in Amsterdam treffen.
Auch nach den Terroranschlägen am 11. September in New York wollte der Veranstalter die Konferenz zunächst stattfinden lassen, entschied sich am 25. September allerdings anders. Dabei spielten nicht nur die Befürchtungen der Teilnehmer eine Rolle, auch in Europa könnten Flugzeuge entführt werden. Die Anbieter der Security-Branche mochten ihre Geschäftsführer und Referenten weder gleichzeitig auf Langstreckenflüge schicken noch für einige Tage an einem Ort versammeln, der selbst Ziel eines Anschlags werden konnte.
RSA wandelte das Event daraufhin in eine Online-Veranstaltung um. Weil der Termin eingehalten werden sollte, musste die Event-Abteilung des Anbieters innerhalb von knapp drei Wochen ein Konzept für eine entsprechende Veranstaltung mit zirka 1800 Teilnehmern entwickeln und umsetzen.
"Einen Notfallplan für solch eine Aktion hatten wir nicht", erklärt Sandra Toms Lapedis, Vice President für den Konferenzbereich bei RSA. "Allerdings bestanden bereits Partnerschaften mit Firmen, die sich mit Online-Konferenzen auskennen."
Abgestufter Multimedia-Einsatz
Als "Systemintegrator" und Producer fungierte LKE Productions - ein Unternehmen, das auch die "normalen" RSA-Konferenzen betreut. LKE fand auch die technischen Dienstleister, darunter "On 24" fürs Audio- und Video-Streaming, "I Trade Fair" für den Online-Showroom der 34 Aussteller und "BYO Broadcast" für den Audio-Part der "Breakout-Sessions". Bei LKE waren sechs Personen mit dem Event beschäftigt, bei On 24 vier, I Trade Fair stellte zwei und BYO einen Spezialisten ab.
Um die Atmosphäre der Konferenz wenigstens teilweise zu erhalten, stattete man die Keynotes der Konferenz mit einem Standbild des Referenten, Audiovortrag und automatisch synchronisierten Folien aus. Zu besonders interessanten Fachbeiträgen bot das Team ebenfalls Audioaufnahmen an. Die Zuhörer sollten in diesem Fall ohne Synchronisation in den Präsentationen blättern können. Für einige Vorträge standen nur die Folien zur Verfügung. Darüber hinaus richtete man Chat-Sessions und Telefon-Konferenzschaltungen ein, denen die Interessenten auch am PC folgen konnten.
Der Zeitplan für die Umsetzung war angesichts dieses Pflichtenhefts äußerst eng:
- Zunächst mussten alle Teilnehmer informiert werden. Da Absagen zu befürchten waren, erbat RSA Teilnahmebestätigungen und handelte mit Sponsoren und Ausstellern neue Bedingungen aus. Budgetplanung und Marketing mussten neu aufgesetzt werden.
- Technisch stellte das Team das Anmeldungs-Interface im Web sofort auf die neue Veranstaltungsform um.
- Zwei Wochen vor dem Event begannen die Studio-Aufnahmen der Keynote-Vorträge. Die übrigen Referenten erhielten detaillierte Informationen darüber, wie sie ihre Vorträge per Telefon übertragen konnten. Da Sprecher aus den USA und Europa beteiligt waren, stand das Aufnahmesystem rund um die Uhr zur Verfügung. Die Referate sollten ohne Unterbrechung gehalten werden; vor der eigentlichen Aufnahme konnte jeder Sprecher die Tonqualität mittels einer Java-gestützten Applikation selbst überprüfen.
- Zur gleichen Zeit begann RSA, die technischen Ressourcen auf der Konferenz-Website zusammenzuführen, die Funktionen zu testen und die Chats einzurichten.
- In der letzten Woche vor der Konferenz implementierte das Team Evaluierungs-Formulare und Spiele, mit denen die Teilnehmer bei Laune gehalten werden konnten.
Susan Scott, Senior Vice President Program Management bei LKE, empfand die Organisation des Events als unproblematisch. Eine Herausforderung war aus ihrer Sicht eher die technische Integration: "Wir mussten Programme schreiben, um für die Online-Registrierung die Browser-Einstellungen abfragen zu können. Falsche Javascript- und Cookie-Konfigurationen hätten zu Fehlern geführt." Auch europäische Sonderzeichen verursachten Schwierigkeiten. "Außerdem halfen wir einigen Teilnehmern dabei, für ihre Firewall die richtigen Einstellungen zu ermitteln, damit sie überhaupt an der Konferenz teilnehmen konnten", ergänzt Scott.
Marseille Burton, die als Speaker-Managerin bei LKE mit ihren Kollegen bereits einige RSA-Events betreut hat, musste allerdings feststellen, dass auch einwandfrei funktionierende Technik zum Hindernis werden kann, da manche Referenten noch nie Audioaufnahmen gemacht hatten: "Manchen machte der Umgang mit dem System Spaß, aber einige fühlten sich ohne Publikum verloren und hatten es schwer, sich zu konzentrieren. Und einige waren von ihrer eigenen Stimme enttäuscht, als sie das Ergebnis hörten."