In Deutschland sind mittelständische Unternehmen besonders stark vertreten. Und gerade diese halten sich beim Thema Cloud-Lösungen noch sehr zurück. Dabei würden vor allem kleine und mittelständische Unternehmen von entsprechenden Lösungen profitieren. Schließlich könne sie so einfacher Anwendungen realisieren, die bislang viel internes Know-how und je nach Einsatzgebiet auch entsprechende Infrastruktur erfordert haben.
Eine aktuelle Umfrage der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC, die auf den Angaben von rund 350 kleinen und mittelständischen Unternehmen basiert und im Februar 2011 veröffentlicht wurde, belegt die Zurückhaltung der besagten Gruppe. Der Studie zufolge halten 80 Prozent der Befragten das Thema für nicht relevant, ein Drittel der Befragten weiß gar mit dem Begriff Cloud Computing nichts anzufangen.
Dass sich die IT - gerade auch in kleinen und mittleren Unternehmen - durch Cloud-Lösungen signifikant ändern wird, erwarten zumindest zahlreiche Marktbeobachter. "Unsere Umfrage zeigt, dass eine Auslagerung mit Augenmaß mehr Flexibilität und klare Kostenvorteile bringt", erklärt Peter Bartels, PwC-Vorstand und Leiter des Bereichs Mittelstand. Kleine und mittelständische Betriebe, so Bartels, sollten sich daher eingehend mit den Möglichkeiten des Cloud Computing auseinandersetzen und die Technik nicht vorschnell als vorübergehenden Trend abtun.
Nahezu jedes Unternehmen muss es heutzutage seinen Mitarbeitern ermöglichen, jederzeit und überall auf die Arbeitsressourcen zugreifen zu können. So können Teams wesentlich effizienter arbeiten und kommunizieren.
Cloud-basierte Dienste wie Google Apps und Office 365 bieten effiziente und kosteneffektive Möglichkeiten, diese Ziele zu erreichen. Von E-Mail, Kalender und Instant Messaging über Office-Anwendungen bis hin zu Sharing und Collaboration stellen sie funktionsreiche Produktivitäts-Tools bereit und erleichtern gleichzeitig die Verwaltung und Wartung der erforderlichen Systemlandschaft.
Google Apps und Microsoft Office 365
Mit "Google Apps for Business" - früher "Google Apps Premier Edition" - stellt der Suchmaschinen-Riese Firmen jeder Größe ein umfangreiches Kommunikations- und Collaboration-Paket bereit, das in einem Software-as-a-Service-Modell (SaaS) angeboten wird.
Zum Preis von 40 Euro pro Anwender und Jahr erhalten Unternehmen eine komplette Bürosuite, die aus den Anwendungen "Google Mail", "Kalender", "Text und Tabellen", "Sites", "Groups" und "Video" besteht und über die Serverinfrastruktur des Internetkonzerns bereitgestellt wird. Anwenderunternehmen müssen sich um Installation, Wartung, Schutz und Aktualisierung des Systems nicht kümmern. Diese Aufgaben werden von Google selbst übernommen und sind neben telefonischem 24x7-Support in der monatlichen Gebühr enthalten.
Gleiches gilt für die Lösung aus Redmond. Mit Office 365 werden Unternehmen in die Lage versetzt, mit den aktuellen Servereditionen (2010) von Microsoft zu arbeiten, ohne diese selbst auf eigenen Rechnern betreiben und warten zu müssen.
Das Komplettpaket umfasst "Exchange Online" für E-Mails, "Office Web Apps" als Online-Versionen von Word, Excel und Co., "SharePoint Online" für die Zusammenarbeit und "Lync Online" für VoIP und Unified Communications. Im Gegensatz zu Google Apps, dessen Tools vollständig webbasiert sind, können die Microsoft-Dienste in die Office-Desktop-Suite nahtlos integriert werden.
Office 365 noch in Beta
Ein wesentlicher Unterschied zwischen den beiden Lösungen besteht derzeit darin, dass sich Office 365 noch im Betastadium befindet, während Google Apps bereits seit 2007 kommerziell angeboten wird. Wie Axel Oppermann, Analyst der Experton Group, erklärt, war Microsoft zu dieser Zeit noch auf das klassische Softwaregeschäft fokussiert.
Als Antwort auf die Cloud-Aktivitäten von Google entwickelte die Windows-Company die "Business Productivity Online Suite" (BPOS), den Vorgänger von Office 365. Dessen zugrunde liegende Technik sei allerdings nie unter der Prämisse konzipiert worden, als Cloud-Lösung vermarktet zu werden. Nach Angaben des Analysten ist Office 365 deshalb die erste richtige Cloud-basierte Collaboration-Lösung von Microsoft.
Foto: Microsoft
Erst in April 2011 startete Microsoft die Public Beta seines Cloud-Angebots (siehe auch Microsoft Office 365 - jetzt als öffentliche Beta testen)und versucht nun, den Vorsprung von Google aufzuholen. Interessierte können sich für das Betaprogramm anmelden und die endgültigen Versionen der Dienste testen, bevor sie allgemein erhältlich sind - laut Microsoft voraussichtlich im Sommer 2011.
Nach Ende der Betaphase haben registrierte Anwender dann 30 Tage Zeit zu entscheiden, ob sie den Service abonnieren möchten oder nicht.
Office 365 in unterschiedlichen Ausbaustufen
Office 365 geht mit einem relativ komplexen Preismodell an den Start. Durch die Editionsvielfalt ist die Suche nach der richtigen Option gar nicht so einfach. Laut Microsoft soll damit aber jedem Unternehmen ein Angebot gemacht werden, das seinen individuellen Anforderungen möglichst genau entspricht.
Für kleine und mittelständische Betriebe bietet sich das stark standardisierte Einstiegspaket "Plan 1" an, das ab 5,25 Euro pro Benutzer und Monat erhältlich sein wird.
Für den gehobenen Mittelstand und Großunternehmen hat Microsoft vier "E-Pläne" im Angebot, die sich im Leistungsumfang unterscheiden, verschiedenste Ausgangsszenarien berücksichtigen und zwischen neun und 25 Euro pro Anwender im Monat kosten (vergleiche "Office 365 geht an den Start", um einen detaillierten Vergleich der angebotenen Editionen zu erhalten).
E-Mail und Kalender
Was den Funktions- und Leistungsumfang angeht, decken beide Lösungen dieselben Bereiche ab und verfolgen die gleichen Ziele, nämlich die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und IT-Kosten zu reduzieren. In dem wichtigen Bereich E-Mail-Kommunikation profitieren Kunden in beiden Fällen von bewährten Systemen, die in einer sicheren und hochverfügbaren Infrastruktur bereitgestellt werden.
Exchange Online bietet Office-365-Anwendern fast dieselben Features, die aus der klassischen Serverversion bekannt sind (siehe auch Exchange Online - E-Mail-Postfächer auslagern). Dazu zählen unter anderem öffentliche Ordner, freigegebene Kalender, Zugriff auf andere Postfächer und gemeinsame Adressbücher. Anwender, die sich für Google entscheiden, werden aber auch nicht enttäuscht. Ihnen stehen in den leistungsstarken Webanwendungen Google Mail und Google Kalender ebenfalls solche Funktionen zur Verfügung.
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Beide Anbieter garantieren laut Service-Level-Agreement eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent. Eine weitere Gemeinsamkeit: Sowohl Microsoft- als auch Google-Kunden stehen jeweils 25 GByte Speicherplatz für ihre Postfächer zur Verfügung.
Gegen unerwünschte Post und Viren bieten beide Unternehmen verlässliche Spam-Filter und bewährten Virenschutz. Outlook-Anwender werden sicher die nahtlose Integration der Exchange-Online-Services zu schätzen wissen. Google Mail ist zwar mit Outlook kompatibel, unterstützt jedoch nicht alle seine Features.
Office-Tools
Größere Unterschiede gibt es hingegen im Bereich der Office-Tools, einem Bereich, in dem Microsoft gegenüber Google deutlich punkten kann. Der Grund: Die Office-Suite gilt nach wie vor als De-facto-Standard bei Büroanwendungen. Erstmalig bietet Microsoft nun die Option, die Desktop-Office-Suite in der neuesten Version "Office Professional Plus" als Bestandteil von Office 365 zu mieten. Die Preise starten hier laut Anbieter bei 22,75 Euro pro Benutzer und Monat.
Das heißt, dass Anwender ihre gewohnte Arbeitsumgebung gemeinsam mit den neuen Online-Diensten wie Instant Messaging, Online-Konferenzen und Dokumentenmanagement nutzen können. Mit dem umfangreichen Feature-Set dieser Tools kann "Google Texte und Tabellen" nicht mithalten. Die webbasierte Anwendung bietet nur einen Bruchteil der zahlreichen Funktionen, die man von den klassischen Office-Produkten aus Redmond kennt.
Collaboration im Vergleich
Der Fokus von Googles Angebot liegt eher auf Collaboration und Zusammenarbeit. So können verschiedene Nutzer zur selben Zeit an ein und demselben Dokument arbeiten, sei es ein Text, eine Tabelle oder eine Präsentation. Die Zusammenarbeit wird dabei durch ein integriertes Chat-Modul unterstützt. Automatisch gespeicherte Dokumentversionen zeigen, was wann von wem geändert wurde. Mit Google Groups lassen sich Arbeitsgruppen einrichten und als Verteilerlisten verwenden, um Kalender, Dokumente, Websites und Videos schnell und einfach im Team zu teilen und weiterzugeben. Zudem können Gruppen moderiert werden. Die Mitglieder haben die Wahl, ob sie einzelne Nachrichten, tägliche Zusammenfassungen oder gar keine Benachrichtigungs-Mails erhalten möchten.
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Auch Microsoft bietet mithilfe des SharePoint-Online-Webportals und der Office Web Apps einen bequemen Weg für das Teamwork. Die Client-Anwendungen Word & Co. können direkt aus Office 365 auf Sharepoint Online zugreifen, sodass Benutzer Dokumente in gewohnter Weise erstellen und diese anschließend in den SharePoint-Arbeitsbereichen ablegen können. Die gleichzeitige Zusammenarbeit an Dokumenten ist mit den funktionsmäßig abgespeckten Cloud-Versionen der Office-Programme von Microsoft ebenfalls möglich.
SharePoint Online fungiert bei Office 365 als zentrale Drehscheibe für die Online-Zusammenarbeit, bei Google Apps wird dies mit Google Sites umgesetzt. Das Programm gestattet es Unternehmen, Webseiten für Intranets, interne Blogs oder Wikis auf einfache Weise zu erstellen. Sie dienen als zentrale Ablage für Informationen, Dokumente und andere Ressourcen wie Präsentationen oder Videos, die leicht zugänglich sein sollen. In beiden Fällen können Administratoren für das gesamte Unternehmen Berechtigungen für die Freigabe von Websites festlegen. Zudem haben die Urheber jederzeit die Möglichkeit, Zugriff zu gewähren oder einzuschränken. Mit relativ wenig Aufwand und nach ganz eigenen Vorstellungen können zudem Portale als zentrale Projektmanagementumgebung umgesetzt werden.
Instant-Messaging, Video-Chat und Online-Konferenzen
Auch im Bereich Unified Communications schenken sich beide Cloud-Anbieter nichts. Egal ob Anwenderunternehmen sich für Google oder Microsoft entscheiden, sie erhalten praktische Tools für Sofortnachrichten, Audio- und Video-Chat, VoIP und Online-Besprechungen, die eine effektive Kommunikation unter den Mitarbeitern ermöglichen. Bei Office 365 dient Lync Online als zentraler Unified-Communications-Server. Anwender können direkt über die Office-Anwendungen Kontakt mit Kollegen, Kunden und Partnern aufnehmen. Bei Google sind die Kommunikationsdienste ebenfalls in den einzelnen Lösungen Mail, Kalender & Co. vollständig integriert.
Fazit
Wenn Firmen, egal welcher Größe oder Branche, im Internetzeitalter produktiv und wettbewerbsfähig bleiben möchten, sind sie auf effektive Büro-, Kommunikations- und Collaboration-Lösungen angewiesen.
Foto: Diego M. Wyllie
Sowohl Google Apps als auch Microsoft Office 365 bündeln als Komplettlösungen eine Reihe horizontaler Online-Dienste und -Tools, die sehr praktisch sind und die Produktivität der Mitarbeiter kosteneffektiv steigern können.
Welche Cloud-Plattform sich für ein Unternehmen besser eignet, hängt stark von der jeweiligen Ausgangssituation ab. Generell lässt sich sagen, dass Firmen, die in der Vergangenheit stark in Microsoft-Produkte investiert haben, von den flexiblen Integrationsmöglichkeiten der Cloud-Dienste von Office 365 in die bestehende Systemlandschaft profitieren können. Arbeiten Unternehmen dagegen nicht nur mit Windows-, sondern auch mit Mac- und Linux-Rechnern, könnte die große Plattformunabhängigkeit von Google Apps sicher ein Vorteil sein. (mje)
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation Computerwoche.