Als IBM das Workplace Messaging als Produkt erstmals vorgestellt hat, hat das zu einiger Unruhe vor allem in der Notes-/Domino-Community geführt. Immerhin hat IBM damit ein weiteres Messaging-System auf den Markt gebracht, das durchaus als Konkurrent zu Lotus Notes und Lo- tus Domino gesehen werden kann. Die Zielrichtung des Workplace Messaging sind aber eher die Benutzer, die ausschließlich über das Portal zugreifen und die nur eine Basisfunktionalität im Messaging-Bereich, aber nicht die vielen erweiterten Funktionen von Lotus Notes benötigen.
Inzwischen ist das Workplace Messaging aber gereift. Der Artikel gibt einen kurzen Überblick über die wichtigsten Client-Funktionen und auch die Lücken im Vergleich zu Lotus Notes und geht darüber hinaus auf die Administration ein.
Die Nutzung im Browser-Client
Ein erster Überblick über den Browser-Client des IBM Workplace wurde bereits in Ausgabe 13/2005 Spezial gegeben. Ein zentraler Funktionsbereich sind die Mail- und Kalenderfunktionen im Bereich Meine Arbeit. Nach dem Zugriff auf den Bereich Mail wird eine Schnittstelle angezeigt, die intuitiv nutzbar ist. Es gibt mehrere vordefinierte Ordner mit dem Posteingang, den Entwürfen, gesendeten Mails und Spam, ebenso wie einen Papierkorb, in dem gelöschte Mails abgelegt werden.
Im oberen Bereich finden sich verschiedene Schaltflächen für die administrativen Aufgaben. Hier kann nach neuen Mails gesucht werden. Mails lassen sich erstellen, in Ordner verschieben oder als Spam kennzeichnen. Außerdem gibt es auch die Ordnerverwaltung für die Erstellung eigener Ablagestrukturen und die Aktionen. Mit diesen können Nachrichten als ungelesen markiert, in Dateien gespeichert und gesucht werden. Außerdem lassen sich hier auch die Vorgaben einstellen. Mit diesen Vorgaben wird die Basiskonfiguration der Messaging-Funktionalität esteuert.
Die vergleichsweise kurze Liste (Bild 2) macht deutlich, dass das Workplace Messaging keinen mit Lotus Notes vergleichbaren Funktionsumfang zu bieten hat. Komplexere Funktionen wie die Steuerung der Verschlüsselung, Benachrichtigungsfunktionen bei Abwesenheit, die Nachverfolgung von Mails oder Vorlagen für neue Mails fehlen hier. Das Workplace Messaging beschränkt sich damit definitiv auf die Grundfunktionen von Mailsystemen. Zudem gilt beim Browser-Client auch, dass der Browser für die Verarbeitung größerer Mengen an Mails schlicht keine effiziente Lösung ist. Logischerweise werden auch keine erweiterten Funktionen wie die Verschlüsselung von Mails unterstützt.
Der zweite Teilbereich ist das Adressbuch, in dem Kontakte abgelegt werden können. Hier lassen sich sowohl Personen als auch Gruppen konfigurieren. Bei Personen können Informationen wie der Name und die E-Mail-Adresse, aber auch Telefonnummern gespeichert werden. Positiv ist, dass die Informationen auch aus dem für den IBM Workplace konfigurierten Verzeichnisdienst übernommen werden können. Allerdings ist der Umfang der Daten im Vergleich zu Lotus Notes dennoch relativ klein, weil beispielsweise keine digitalen Zertifikate mit den öffentlichen Schlüsseln für die S/MIME-geschützte Kommunikation abgelegt werden können.
Der Kalender stellt ebenfalls nur Basisfunktionen bereit. So können beispielsweise auch Besprechungen initiiert werden (Bild 3). Es gibt aber keine Ansicht für die Frei-/Belegt-Zeiten im Kalender, mit der sich einfach ermitteln ließe, wer überhaupt zu welchem Zeitpunkt für eine Besprechung verfügbar ist. Besprechungsanforderungen lassen sich auch nicht automatisch verarbeiten. Auch eine Ressourcen- und Raumplanung gibt es nicht.
Besonders gravierend dürfte für viele Anwender aber das Fehlen von integrierten Druckfunktionen sein, mit denen man sich beispielsweise den Terminplan der kommenden Woche ausgeben lassen kann.
Das heißt nicht, dass man das IBM Workplace Messaging nicht nutzen könnte. Wenn man aber den direkten Vergleich zu Lotus Notes und auch zu Domino Web Access zieht, fallen doch erhebliche funktionale Unterschiede auf. Das IBM Workplace Messaging ist allenfalls eine Ergänzung, aber kein Ersatz für Notes/Domino. Benutzer, die mit Lotus Notes oder DWA arbeiten, werden kaum auf das Workplace Messaging umstellen wollen.
Die Nutzung im Managed Client
Für den Managed Client des IBM Workplace gilt in Bezug auf die Messaging-Funktionalität das Gleiche wie für den Browser-Client. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass man mit dem Managed Client sehr viel effizienter arbeiten kann – einerseits durch die bessere Strukturierung der Arbeitsbereiche, andererseits weil man durch den Ansatz des „fat client“ weniger Wartezeiten hat als bei Verwendung des Browsers.
Die Administration
Das Workplace Messaging ist als eigenständiger Anwendungsserver realisiert. Das wird schon gleich zu Beginn deutlich, wenn nach dem Start des Cloudscape Network Server und dem impliziten Laden des IBM WebSphere Application Server zunächst der IBM WebSphere Portal Server (WPS) geladen wird, der die eigentliche Arbeitsumgebung für den IBM Workplace bereitstellt. Im Anschluss daran wird noch der Mailserver gestartet, der als Anwendung innerhalb des IBM Workplace arbeitet.
Die erste Konfigurationsschnittstelle innerhalb der Administrationskonsole des IBM Workplace findet sich bei Server\Anwendungsserver. In der Liste der Anwendungsserver findet man auch den Mailserver. In der Standardkonfiguration wird er als Mail_Server_1 bezeichnet. Die wichtigsten Konfigurationseinstellungen für den Server können direkt an dieser Stelle gesetzt werden. Die Option Ausgangsstatus steuert, ob das Workplace Messaging automatisch gestartet werden soll oder nicht. Darunter können Sie konfigurieren, ob mit mehreren Ladern für die verwendeten Klassen oder mit nur einem solchen Lader gearbeitet werden soll. Die Verwendung mehrerer Lader ist deutlich effizienter. Bei Verwendung nur eines solchen Laders können Sie außerdem konfigurieren, wann die Elternklasse geladen werden soll. Anpassungen der Standardwerte sind in diesem Bereich in der Regel nicht erforderlich.
Darunter finden Sie im Abschnitt Weitere Merkmale weitere Konfigurationsmöglichkeiten. Einige dieser Optionen sind generisch für alle Anwendungen, die unter dem WebSphere Application Server ausgeführt werden. Das gilt beispielsweise für den EJB-Container. Diese generischen Einstellungen werden in loser Folge in Expert’s inside Lotus Notes/Domino noch näher betrachtet werden.
Die wichtigste spezifische Einstellung ist Workplace Mail-Dienste. Dort lassen sich die verschiedenen Teilfunktionen des Mailservers konfigurieren. Unterstützt werden SMTP, POP3 und IMAP als Standardprotokolle. Außerdem können Sie im unteren Bereich auch noch allgemeine Einstellungen für den Mailserver festlegen, zum Beispiel spezifische DNS-Server, die von dem Mailserver für die Namensauflösung genutzt werden sollen. Das macht aber nur Sinn, wenn MX-Records nicht effizient über die auf Systemebene konfigurierten DNS-Server erhältlich sind. Außerdem können Sie an dieser Stelle das Warteschlangeverzeichnis für den Maildienst anpassen. Diese Einstellung muss in der Regel ebenfalls nicht angepasst werden. Über die Festlegungen zum SMTP-Eingangsdienst steuern Sie die Verarbeitung eingehender SMTP-Anforderungen, also insbesondere von Mails, die von anderen Servern gesendet werden. Sie können diesen Dienst optional deaktivieren, falls beispielsweise nur Mails gesendet werden sollen. Außerdem lässt sich auch die Startart anpassen. Mit virtuellen Warteschlangen legen Sie fest, wie viele Warteschlangen – das Maximum sind acht – verwendet werden sollen. In kleineren Installationen müssen Sie auch hier keine Anpassung vornehmen. Wichtig sind dagegen die Konfigurationseinstellungen für die Ports und insbesondere für die Verwendung von SSL mit SMTP. Dazu muss zunächst der WebSphere Application Server (WAS) für die Verwendung von SSL eingerichtet werden. Sie können beim Mailserver auf eine der WASSSL- Konfigurationen zugreifen. Die Konfiguration erfolgt bei Sicherheit/WAS. Interessant ist auch die Option Binden an bestimmten Host. Damit erreichen Sie, dass der SMTP-Dienst bei
mehreren Netzwerkschnittstellen auf einem Server nur über ausgewählte Schnittstellen erreichbar ist. Das kann im Rahmen von Sicherheitskonzepten Sinn machen, um beispielsweise alle Mails vorher filtern zu können. Auch bei den Einstellungen für ausgehende SMTP-Mails wurde eine sicherheitsrelevante Option eingebaut. Hier kann ein Relais-Server angegeben werden, der die ausgehenden Mails weiterleitet. Zu den weiteren Konfigurationsoptionen zählen der DNS-Name des Maildienstes und der Smart Host, an den nicht zustellbare Nachrichten weitergeleitet werden. Außerdem kann die Zahl der Zustellversuche und das Intervall angepasst werden.
Eine Einstellung, die fast immer angepasst werden muss, ist Maximale Größe einer ausgehenden Nachricht. Standardmäßig ist dieser Wert auf 2000 KByte, also 2 MByte beschränkt, was heute oft nicht mehr ausreicht. Bei großen Installationen ist es außerdem überlegenswert, die Maximalzahl der Threads zu erhöhen.
Von den weiteren Bereichen sind vor allem noch die Optionen für den POP3- und den IMAPDienst interessant. Beim Nachrichtenbehandlungsdienst lassen sich nur die Startart und die Anzahl der Threads anpassen. Dieser Dienst ist für die Verarbeitung von Nachrichten zuständig. Der Task Scheduler-Dienst übernimmt die zeitgesteuerte Ausführung verschiedener Aktivitäten wie die Archivierung älterer Mails. Die Einstellungen für die verschiedenen Tasks können individuell angepasst werden. Beim POP3- Dienst gibt es neben den üblichen Festlegungen wie der Startart die Möglichkeit, diesen Dienst überhaupt erst zu aktivieren. Solange nur mit dem Browser-Client und dem Workplace Managed Client gearbeitet wird, sind weder POP3 noch IMAP erforderlich, da in diesem Fall über HTTP kommuniziert wird. Durch die Aktivierung von POP3 oder IMAP können Sie den Server für weitere Clients verfügbar machen. Ob das erforderlich ist, hängt in erster Linie von der IT-Infrastruktur ab.
Bei den Einstellungen für POP3 können Sie neben der Aktivierung auch festlegen, ob und auf welche Weise SSL zum Einsatz kommen soll und wie viele Sitzungen mit welchem Zeitlimit maximal zulässig sind. Der Standardwert für die Anzahl der parallelen Sitzungen ist 100.
Die meisten Optionen für IMAP als Protokoll sind identisch. Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass dort standardmäßig nur 20 parallele Sessions zugelassen werden, falls der Dienst aktiviert ist.
Wenn man sich die SMTP-Einstellungen betrachtet, fallen auch deutliche Unterschiede zur Implementierung beim Lotus Domino Server auf. Während der Domino-Server beispielsweise sehr detaillierte Festlegungen zu Blacklists und Whitelists unterstützt, fehlen diese beim IBM Workplace Messaging. Hier kann allenfalls mit vorgeschalteten Systemen gearbeitet werden. Auch an diesem Punkt wird aber deutlich, dass Lotus Domino das funktional leistungsfähigere und reifere Produkt ist.
Neben diesen Grundeinstellungen ist es möglich, bei Anwendungen/Enterprise-Anwendungen die Einstellungen für die verschiedenen Komponenten der Mail-, Kalender- und Messaging- Funktionalität anzupassen. Sie finden dort eine Reihe von einzelnen Anwendungen, deren Bezeichnung immer mit LWP_ beginnt. Allerdings handelt es sich bei den Parametern in diesem Bereich primär um technische Festlegungen.
Wichtiger ist Lotus Workplace/Zellenweite Einstellungen für Mail. Dort können Sie unter anderem festlegen, welche Domänen als lokal betrachtet werden, welche Domäne bei ausgehenden Mails verwendet wird, wer der Mail-Administrator ist, in welchen Situationen Benachrichtigungen gesendet werden sollen und wie mit Spam umgegangen wird. Von diesem Bereich aus können Sie übrigens auch auf die oben angesprochenen Konfigurationseinstellungen für SMTP, POP3 oder IMAP zugreifen.
Mailkonten verwalten
Im Bereich Lotus Workplace/Benutzer/Bentuzer- Mail-Konten verwalten können Sie die Postfächer der verschiedenen konfigurierten Benutzer verwalten. Die meisten Einstellungen können nur gelesen werden. Wichtig ist vor allem die Option Richtlinie. Sie erlaubt es, die Benutzerrichtlinie auszuwählen, über die Mailfunktionen gesteuert werden. In den Benutzerrichtlinien lassen sich weitere Einstellungen vornehmen und die Mailfunktionalität für Benutzer beispielsweise vollständig deaktivieren. Darauf wird in einem gesonderten Artikel in diesem Heft noch näher eingegangen.