Unter der Bezeichnung Google Apps werden seit einiger Zeit Anwendungen für Unternehmen in der Cloud angeboten. Das Angebot steht in direkter Konkurrenz zu Microsofts Office Web Apps und teilweise zu Exchange Online und SharePoint Online.
Funktionsumfang von Google Apps
Google Apps gibt es in den beiden Editionen Google Apps Standard und Google Apps Premier Edition. Teilweise trägt die Premier Edition auch die Bezeichnung Professional Edition.
Die Standardversion steht Endanwendern kostenlos, aber werbefinanziert, zur Verfügung, während sich die Premier Edition an Unternehmen richtet und pro Benutzer 40 Euro im Jahr kostet. Dabei zählt Google nur die Postfächer, nicht die Anzahl an PCs oder Domänen, die Sie einsetzen.
Die Standard Edition ist im Vergleich zur Premier Edition in einigen Bereichen eingeschränkt. Vor allem die 99,9% Verfügbarkeit, 25 GByte Arbeitsspeicher, Single-Sign-On und verbesserte Passwortsicherheit, sowie effizienter E-Mail-Schutz sind der Premier Edition vorbehalten.
Allerdings bietet Google in der kostenlosen Google Mail-Variante immerhin noch über 7 GByte - ein durchaus großzügiger Wert. Google Mail steht auch außerhalb der Google Apps vollkommen kostenlos zur Verfügung.
Bestandteile von Google Apps
Der Vorteil der kostenlosen Lösung ist, dass sich Administratoren und Benutzer Google Apps einige Zeit kostenlos ansehen und testen können. Durch die kostenlose Standard Edition spricht in vielen Bereichen auch nichts gegen eine parallele Nutzung zu anderen Cloud-Lösungen.
Dabei sollten Unternehmen allerdings genau auf den Datenschutz achten, da Google bei der kostenlosen Variante Dokumente verwerten darf, um passende Werbung einzublenden.
Bestandteil von Google Apps sind folgende Dienste:
• Google Mail für Unternehmen: E-Mail-Verkehr mit 99,9% Verfügbarkeit, Spamschutz
• Google Kalender: Terminplanung und Online-Kalender
• Google Text & Tabellen: Bearbeiten von Office-Dokumenten, Tabellen, Präsentationen
• Google Groups: Gruppenarbeit für den gemeinsamen Informationsaustausch von Teams in Unternehmen inklusive der Freigabe von Dokumenten, Webseiten und Videos (nur Premier Edition)
• Google Sites: Webseiten für Teams und Intranet, um Dokumente und Videos freigeben
• Google Videos: Videos in Teams freigeben (nur Premier Edition)
Google Apps kostenlos testen
Um die Anwendungen zu testen, können Sie sich entweder kostenlos für die Standard Edition anmelden, oder Sie nutzen eine 30-Tage-Anmeldung der Premier Edition. Allerdings unterstützt Google Apps längst nicht alle E-Mail-Domänen, sodass Anwender von Freemail-Diensten unter Umständen außen vor bleiben.
Nach der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit dem Zugang und können mit den Anwendungen loslegen. Wenn Sie die Premier Edition testen, müssen Sie eine Kreditkartenummer eingeben; das ist bei der Standard Edition nicht notwendig.
Um Google Mail zu testen, ist keine Anmeldung an den Google Apps notwendig, sondern Sie müssen sich separat anmelden. In der kostenlosen Standard Edition sind Kalender, Texte und Tabellen sowie Websites für Teams enthalten. Google Video und die 99,9%-Verfügbarkeit erhalten Sie nur in der Premier Edition, aber zum Testen reicht die Standard Edition vollkommen aus.
Zwar können Sie alle Funktionen nur in der Premier Edition verwenden, aber per IMAP oder POP3 binden Sie auch die kostenlose Version von Google Mail an. IMAP müssen Sie in Google Mail aber erst aktivieren. Dieser Zugang ist standardmäßig nicht aktiv. Neben den alten Versionen können Sie auch Outlook 2010 an Google Mail anbinden. Bevor Sie Outlook mit Google Mail verbinden können, müssen Sie im Web-Interface von Google Mail den IMAP-Support aktivieren:
1. Um sich am Web-Interface von Google Mail anzumelden, verwenden Sie zum Beispiel die Adresse https://www.google.com/accounts.
2. Klicken Sie auf Google Mail und dann auf Einstellungen.
3. Klicken Sie im Einstellungsfenster von Google Mail auf die Registerkarte Weiterleitung und POP/IMAP.
4. Anschließend müssen Sie die Option IMAP aktivieren auswählen und dann auf Änderungen speichern klicken. POP3 ist standardmäßig bereits aktiviert.
Der IMAP-Server von Google trägt die Bezeichnung imap.googlemail.com, der Postausgangsserver hat den Namen smtp.googlemail.com. Google Mail arbeitet auch in der kostenlosen Version mit Verschlüsselung bei der Anbindung von IMAP und POP3 und verwendet dazu den Port 993 für IMAP, 995 für POP3 und 587 für SMTP. Wenn Sie das Konto manuell einrichten, müssen Sie diese Daten in den erweiterten Einstellungen von Outlook festlegen.
Zugriff auf die Google Apps
In der kostenlosen Standard Edition erhalten Anwender kostenlosen Online-Support. Die Premier Edition bietet telefonischen Support, aber nur in englischer Sprache. Nach der Anmeldung können Sie direkt über die URL unter http://www.google.com/a/<Ihre angegebene Domäne> auf die Apps zugreifen. Die einzelnen Funktionen in den Apps lassen sich aber auch direkt aufrufen:
• Websites - http://sites.google.com/a/<Ihre angegebene Domäne>
• Text & Tabellen - http://docs.google.com/a/<Ihre angegebene Domäne>
• Kalender - http://calendar.google.com/a/<Ihre angegebene Domäne>
Arbeiten Sie mit der Premier Edition, können sich die Links ein wenig unterscheiden. Das Layout der Seiten lässt sich in der Webverwaltungsoberfläche leicht anpassen. Google stellt auch einen Workshop zum Einrichten von Google Apps zur Verfügung.
Außerdem finden Sie ein Hilfeforum, in dem auch deutsche Anfragen zu finden sind. Auf Youtube stellt Google einen Lehrfilm zur Verfügung. Eine Liste häufig gestellter Fragen kann ebenfalls sehr hilfreich sein.
In der Premier Edition können Firmen mit Google Videos für Unternehmen bis zu 300 MByte große Clips hochladen. Damit können Unternehmen ihre eigenen Videos für interne Anwender auf einer Plattform verfügbar machen. Administratoren haben die Möglichkeit, Filme zu bearbeiten, zu löschen, zu bewerten und zu verwalten.
Die Websites in Google Apps bieten keine größeren Funktionen und ermöglichen lediglich die Anbindung per CSS oder HTML; Datenbanken unterstützt das Tool nicht. Aus diesem Grund eignet sich der Dienst für Webseiten eher nur für Vorstellungsseiten und nicht für vollwertige Webauftritte mit Authentifizierungen.
Google Mail für Unternehmen
Privatanwender kennen Googles Mail-Dienst schon länger und erhalten mit der kostenlosen E-Mail-Lösung eine der besten Freemail-Produkte am Markt. Auch Unternehmen können ihren E-Mail-Verkehr Google überlassen. Natürlich haben die Anwender dann keine E-Mail-Adressen in der Syntax @googlemail.com, sondern Sie setzen eine eigene E-Mail-Domäne für Ihr Unternehmen ein, genauso wie ohne Google Apps.
Der Unterschied liegt darin, dass die E-Mails auf den Google-Servern gespeichert sind. Die einzelnen Postfächer dürfen eine Größe von 25 GByte erreichen. Enthalten sind ein Spamfilter und die mögliche Anbindung von BlackBerry und Outlook, beides aber bislang nur eingeschränkt.
Unternehmen, die auf öffentliche Ordner, Outlook Anywhere, Exchange ActiveSync, freigegebene Postfächer oder Besprechungsanfragen verzichten können und nur stabilen E-Mail-Verkehr benötigen, haben auch die Möglichkeit, von Exchange zu Google Mail zu wechseln.
Google stellt für die Migration mit Google Apps Migration for Exchange ein kostenloses Tool und eine Anleitung zur Verfügung, mit der sich die Migration durchführen lässt, allerdings nur in englischer Sprache, dafür aber sehr hilfreich. Derzeit erlauben die angegebenen Kontaktadressen in Sachen Support keine Anfragen in deutscher Sprache.
Neben E-Mails lassen sich in Google Mail für Unternehmen auch Kalender, Instant Messaging, Voice- und Videochat sowie weitere Tools zur Zusammenarbeit beziehen. Zwar kann man mit Zusatz-Tools Outlook-Clients nahezu so betreiben wie mit Exchange, allerdings arbeitet Google Mail in der Ordnerhierarchie ganz anders. Dies kann Anwender durchaus verwirren. Ein Beispiel: Anstatt einer eindeutigen Bezeichnung von Ordnern arbeitet Google Mail mit Filtern, was bewirkt, dass manche E-Mails an mehreren Stellen angezeigt werden.
Anwender, die etwa Outlook intensiv nutzen, kommen möglicherweise mit Google Mail nicht ganz auf ihre Kosten. Allerdings können Unternehmen, die auf andere E-Mail-Clients setzen oder mit eingeschränktem Funktionsumfang leben können, durchaus mit Google Mail arbeiten, und das kostengünstiger als mit Exchange. Dem Kalender von Google mangelt es aber beispielsweise an öffentlichen Ordnern.
Sicherheit in Google Apps
Der Datenverkehr zwischen Anwender und den Servern im Google-Rechenzentrum ist verschlüsselt, also durchaus sicher. Allerdings müssen Unternehmen Google vertrauen, dass dort die Daten auch sicher behandelt werden. Bei der Standard Edition darf Google die Inhalte der Dokumente mitlesen, um passende Werbung einzublenden. Diesen Umstand sollten Anwender beachten, die geheime Unternehmensdokumente mit der kostenlosen Edition verfassen.
Wer auf die Premier Edition setzt, ist hier schon ein wenig sicherer, kann aber nicht ausschließen, dass Google Dokumente verarbeitet. Vor dem Abschluss sind eine sehr gründliche Lektüre des Vertrages sowie eine professionelle rechtliche Bewertung anzuraten. Zusätzlich bietet Google für Premier-Kunden die Postini-Sicherheits-Dienste an. Bei dieser Sicherheitslösung sind in der Premier Edition noch Viren-Scanner, Spamfilter, Richtlinienverwaltung, eine Wiederherstellung für E-Mails und eine Archivierung integriert.
Allerdings stellt Google diese Lösung erst zur Verfügung stellt, wenn der Kunde mindestens einen Umsatz von 1500 US-Dollar mit Google Apps abwickelt; diese entspricht etwa 30 Benutzern. Außerdem müssen Sie in diesem Fall 13 US-Dollar zusätzlich für jeden Benutzer zahlen.
Fazit
Wer Anwendern mobile Anwendungen zur Verfügung stellen will und auf Applikationen im Internet über die Cloud vertraut, findet in Google Apps viele Möglichkeiten und effiziente Werkzeuge zu einem geringen Preis.
Dies dürfte vor allem kleinere Unternehmen interessieren, die etwaige Microsoft-Produkte ohnehin nicht in der Gänze ausschöpfen. Wer hingegen im Unternehmen bereits auf Microsoft-Produkte und insbesondere Exchange mit vielen Funktionen setzt, sollte sich eine geplante Migration genauer ansehen. Hier könnte etwa auch Exchange Online eine Alternative sein, das hängt von den jeweiligen Anforderungen ab.
Wer keine Microsoft-Produkte im Unternehmen einsetzen will, erhält mit Google Apps eine umfangreiche Liste nützlicher Tools, die zwar teilweise etwas eingeschränkt sind, aber von Microsoft unabhängig machen.
Als lokale Lösung steht mit OpenOffice eine leistungsfähige und kostenlose Office-Suite zur Verfügung, ohne Daten im Internet speichern zu müssen. (mje)