Die gute, alte Mail ist als Kommunikationsmittel auch heute noch trotz Whatsapp & Co. extrem beliebt. Mit den hier vorgestellten Tricks und Diensten holen Sie aus Ihren Mails aber noch viel mehr aus der Jahrzehnte alten Technik. Als Erstes stellen wir den Dienst If This Then That vor. Dieser bietet viele vorgefertigte Tools (Rezepte genannt), die den IT-Alltag extrem erleichtern. Danach liefern wir weitere Mailtricks, die etwa den E-Book-Raeder Kindle verbessern oder Funktionen Ihres Mailproviders nutzen.
If This Then That
Der Online-Service If This Then That (Ifttt) verbindet zwei Online-Dienste so miteinander, dass wichtige Aufgaben automatisch oder halb automatisch erledigt werden. So können Sie sich durch Ifttt etwa automatisch eine Mail schicken lassen, wenn die Wettervorhersage auf Regen springt. Sie steuern den Dienst über die Website www.ifttt.com. Für Smartphones gibt’s eine App über http://ifttt.com/products.
So funktioniert Ifttt: Ins Deutsche übersetzt heißt der Dienst „wenn dies, dann das“. Der Dienst Ifttt bündelt nach dieser Formel sogenannte Rezepte (englisch recipe). Sie alle funktionieren nach demselben Muster. Also etwa: Wenn es Regen geben wird, dann schicke eine Mail an mich. Ifttt bietet Hunderte vorgefertigte Rezepte, die Sie nach Beliebtheit und Thema sortiert durchstöbern können. Zuvor müssen Sie sich allerdings einmalig und kostenlos bei dem Dienst anmelden. Es lassen sich auch eigene Rezepte erstellen. Dafür wählen Sie auf der Website unter „Ihr IFTTT-Namen > Create > this“ einen Themenkanal aus, etwa „Weather“. Beim ersten Besuch eines Channels müssen Sie diesen für sich über „Activate“ einschalten. Im Falle von „Weather“ wird dann Ihr Standort für die Vorhersage festgelegt. Ist das geschehen, können Sie über „My Recipes > Create a Recipe“ starten und das Rezept nach dem Muster „wenn dies, dann das“ selber zusammenbauen. Nutzen Sie dabei einen Channel oder Dienst, den Sie noch nicht aktiviert haben oder bei dem Sie noch nicht angemeldet sind, dann bietet Ihnen Ifttt in einem Pop-up-Fenster eine entsprechende Anmeldemaske an. Nach der Anmeldung müssen Sie Ifttt noch Zugriff auf den neuen Dienst erlauben. Das ist auch dann nötig, wenn Sie bei den Diensten bereits Kunde waren. Sollte ein Rezept mal nicht wie erwartet funktionieren, hat die Aktivierung vielleicht noch nicht geklappt. Schauen Sie bei www.ifttt.com unter „Ihr IFTTT-Name > My Recipes“ nach dem Rezept und klicken dort auf den Bearbeitungsknopf (Stiftsymbol). Der Dienst zeigt dann etwa fehlende Berechtigungen odere andere Fehler an.
Fertige Rezepte laden: Wenn Sie eines der bereits fertigen Rezepte nutzen möchten, dann wählen Sie dieses über „Ihr IFTTT-Namen > Channels“ oder „Browse“ aus und klicken unten auf „Add“. Einige Rezepte funktionieren umgehend ohne weitere Angaben. Bei anderen müssen Sie vor dem Klick auf „Add“ ein paar Informationen ergänzen, etwa, für welchen Ort das Rezept funktionieren soll. Und bei einigen Rezepten müssen Sie nach dem Hinzufügen noch Angaben einfügen. Das geht dann über „Ihr IFTTT-Namen > My Recipes“ und einen Klick auf das Bleistiftsymbol.
Rezepte für Mails: Natürlich gibt es auch einen eigenen Channel für Mails. Suchen Sie sich dort die Rezepte aus, die zu Ihren persönlichen Online-Diensten passen, und fügen Sie sie über „Add“ hinzu. Einige der interessantesten Mailrezepte stellen wir nachfolgend mit direktem Link dorthin vor.
Wichtig: Damit die Mail-Rezepte bei IFTTT funktionieren, müssen Sie Ihre Mailadresse im „Email Channel“ von IFTTT einmalig eintragen.
Mailanhänge in die Dropbox
Bekommen Sie häufig Dateien per Mail geschickt, wird es schnell mühsam, diese einzeln in einen Ordner zu sichern. Mit einem Ifttt-Rezept automatisieren Sie das so, dass jeder Mailanhang automatisch in Ihre Dropbox gespeichert wird. Wer Gmail als Mailprovider nutzt, kann dieses Rezept nutzen. Wer seine Mails bei einem anderen Mailprovider empfängt, setzt dieses Rezept ein. Wenn Sie die Rezepte eingeschaltet haben, leiten Sie die Mails mit Anhang einfach an die Adresse trigger@recipe.ifttt.com weiter. Damit landen die Dateien in Ihrer Dropbox.
Mailanhänge in Google Drive
Mit dem Rezept http://ifttt.com/recipes/131829 speichern Sie Mailanhänge in Ihrem Google-Drive-Konto. Wenn Sie zudem den Google-Drive-Client für Windows auf Ihrem PC installieren, landen die Mailanhänge dann automatisch auf Ihrem PC in Ihrem Drive-Ordner. Auch bei diesem Rezept leiten Sie die betreffenden Mails an trigger@recipe.ifttt.com weiter.
Wichtige Mails extra speichern
Wer viele Infos per Mail bekommt, verliert leicht den Überblick darüber, welche davon die wichtigen Infos enthalten. Mit diesem Ifttt-Rezept können sich die Nutzer von Gmail eine wichtige Nachricht immer dann in dem Notizzettel-Dienst Evernote speichern lassen, wenn Sie diese Mail mit einem Stern kennzeichnen. Das geht in Gmail oben rechts. In Evernote wird automatisch ein neues Notizbuch mit dem Namen Ifttt erstellt.
Zeilen in eine Tabelle eintragen
Wenn Sie die Tabellen von Google nutzen, können Sie per Mail eine Zeile zu einer Tabelle dort hinzufügen. Über „Advanced Settings“ dieses Rezepts lässt sich vor dem Hinzufügen festlegen, wie die Tabelle heißen soll. Wenn Sie die Standardeinstellung belassen, wird mit der ersten Mail eine neue Tabelle namens CommentLinkingTable in Ihrem Google-Drive-Online-Ordner mit Namen IFTTT erstellt. In der neuen Tabellenzeile stehen Tag und Uhrzeit, der Absender, die Betreffzeile und der Mailtext. Damit die Zeile eingefügt wird, senden Sie die Mail an trigger@recipe.ifttt.com von der Mailadresse aus, die Sie bei IFTTT hinterlegt haben.
Artikel in Pocket speichern
Pocket ist ein ungemein praktischer Dienst, der Online-Artikel für Sie speichert und lesefreundlich aufbereitet. Das geht per Browser-Erweiterung und Offline-Lese-App. Sollten Sie allerdings mal keine Browser-Erweiterung installiert haben, lässt sich ein Beitrag auch per Mail in Pocket speichern. Aktivieren Sie dafür dieses Rezept. Senden Sie dann den Link zum betreffenden Artikel im Mailtext an trigger@recipe.ifttt.com. Es wird nur der erste Link der Mail in Pocket verarbeitet. Alle anderen Infos der Mail bleiben unberücksichtigt.
Torrents über die Dropbox laden
Sie können per Mail einen Download aus dem Torrent-Netzwerk über Ihre Dropbox veranlassen. Fügen Sie zunächst dieses Rezept zu Ihrer Sammlung hinzu. Schicken Sie dann eine Mail an trigger@recipe.ifttt.com. Diese muss im Mailtext den Link zur Torrent-Download-Datei enthalten. Damit die eigentliche Download-Datei auf Ihrem PC landet, muss dieser laufen und Ihr Torrent-Programm, etwa Bittorrent, muss Ihr Dropbox-Verzeichnis nach neuen Torrent-Download-Dateien überwachen.
Handy auf volle Lautstärke
Sie können Ihr Handy nicht finden, und weil es gerade auf lautlos steht, hilft auch kein Anruf. Doch mit dem Rezept setzen Sie einfach per Mail die Klingeltonlautstärke auf 100 Prozent. Damit das funktioniert, muss zudem die „IF by IFTTT“-App auf Ihrem Handy installiert sein. Die Mail geht an trigger@recipe.ifttt.com und muss im Betreff #unmute stehen haben.
Licht aus per Mail (Hue)
Die smarten Lampen Hue von Philips sind zwar mit 60 Euro pro Stück sehr teuer, dafür lässt sich mit ihnen auch einiges anstellen. So können Sie etwa alle Ihre Hue-Lampen per Mail an-oder ausschalten (Rezept: http://ifttt.com/recipes/135245). Wenn Sie möchten, dass Ihre Hue-Lampen kurz blinken, wenn Sie eine Mail von einem bestimmten Absender bekommen, dann nutzen Sie dieses Rezept.
Notiz an Sie selbst per App
Der Dienst Ifttt bietet übrigens auch einige sehr interessante Apps für Android und iOS. Eine davon heißt IF by IFTTT. Sie bietet die Funktionen der Website von www.ifttt.com in einem passenden Format für den Smartphone-Bildschirm. Eine andere nennt sich Do Button by IFTTT. Ihre Rezepte gibt es ebenfalls auf der Website, ihre Funktionen sind aber besonders fürs Smartphone ausgelegt. Eine dritte App nennt sich Do Note by IFTTT. Sie dient dazu, sich selber eine Notiz per Mail zu senden (Rezept: http://ifttt.com/recipes/192015). Das kann man natürlich auch über seine Mail-App erledigen, doch mit Do Note geht es etwas schneller: App starten, Text eingeben, Senden-Knopf drücken. Die App kann weitere Rezepte laden, etwa schnell einen Eintrag in den Google-Kalender oder bei Evernote erledigen.
Mail-Tricks
Der Dienst IFTTT bietet zwar ungemein viel, doch nicht immer müssen Sie diesen Service nutzen. Die schönsten Mailtricks ohne IFTTT finden Sie nachfolgend.
Aufgabe zur Wunderlist hinzufügen
Die To-do-App und -Website Wunderlist zählt aktuell zu den besten To-do-Diensten weltweit. Wenn Sie mal nicht in Wunderlist eingeloggt sind, können Sie einen neuen Eintrag auch per Mail hinzufügen. Senden Sie dafür einfach eine Mail an me@wunderlist.com. Nutzen Sie dafür die Mailadresse, mit der Sie sich bei Wunderlist angemeldet haben. Bei Ihrer ersten Mail an me@wunderlist.com bekommen Sie aus Sicherheitsgründen zunächst einen Aktivierungslink von Wunderlist zurück. Über diesen können Sie auch festlegen, auf welcher Liste per Mail geschickte Einträge landen sollen.
Dateien in die Dropbox speichern
Der Dienst Send to Dropbox macht es möglich, dass Sie Dateien per Mailanhang in Ihre eigene Dropbox speichern. Melden Sie sich dafür auf https://sendtodropbox.com einmalig an. Sie werden per „Connect to Dropbox“ aufgefordert, Ihre Dropbox mit dem Dienst zu verbinden. Ist das erledigt, erscheint ein Fenster, in dem Sie eine neue Mailadresse zu Ihrer Dropbox angezeigt bekommen. Auf dieser Seite können Sie zudem festlegen, dass Zip-Archive automatisch entpackt werden („Extract zip archives automatically“) und dass die Originalmail als Text-oder HTML-Datei ebenfalls eingefügt wird („Include plain text copy of email message“, „Include html copy of email message“). Ein Klick auf „Save Settings“ beendet die einmalige Einrichtung, und Sie können sich von da an über die neue Mailadresse Dateien in Ihre Dropbox mailen.
XP per Mail herunterfahren
Microsoft stellt für Windows XP keine Sicherheits-Updates mehr bereit. Deshalb sollten Sie das betagte Betriebssystem eigentlich nicht mehr nutzen. Wer es dennoch tut, kann das Tool Remotebymail einsetzen. Nach der Installation des Tools geben Sie das Mailkonto an, das das Programm überwachen soll. Senden Sie schließlich eine Mail mit dem Herunterfahrbefehl an die hinterlegte Mailadresse. Im Mailtext schreiben Sie nurEXECUTE C:\WINDOWS\system32/shutdown.exe /s /t 00.
Wer den E-Book-Reader Kindle von Amazon nutzt, kann seine Bücher auch per Mail aufs Gerät senden. Das geht mit klassischen E-Books genauso wie mit PDF-Dokumenten. Sie müssen zunächst nur Ihre persönliche Kindle-Mailadresse in Erfahrung bringen. Melden Sie sich dazu mit Ihren Benutzerdaten bei Amazon an, klicken Sie auf „Mein Konto > Meine Inhalte und Geräte > Einstellungen“. Unten auf der Seite finden Sie bei „Kindle Email-Adresse(n)“ Ihre persönliche Maildresse zu Ihrem Kindle. Sie endet auf „@kindle.com“. Jeder Kindle und jede Kindle-App hat eine eigene Adresse. Senden Sie an eine dieser Adressen per Mailanhang die gewünschten Dokumente. Um Spam zu vermeiden, akzeptiert der Amazon-Server nur Mails von Adressen, die Sie unter „E-Mail-Liste für genehmigte persönliche Dokumente“ in den „Einstellungen“ bei Amazon eingetragen haben. Wenn Sie bei einer PDF-Datei das Wort convert in die Betreffzeile schreiben, wird die Datei ins Kindle-Format umgewandelt, was ein etwas schnelleres Blättern erlaubt.
Weiterleitung und Autoantwort
Im Büro bietet das fast jedes Mailsystem: die Autoantwort. Gehen Sie etwa in den Urlaub, gehört es zum guten Ton, in dieser Zeit allen Absendern eine automatische Mailantwort zu schicken. Diese informiert in der Regel über die Dauer der Abwesenheit und benennt gegebenenfalls einen Vertreter.
Was im Büro klappt, bieten auch die meisten Freemailer an. Um etwa bei Web.de, Gmail und Outlook.com diese Funktionen zu aktivieren, müssen Sie sich über den Browser in Ihr Mailkonto einloggen, also etwa über www.gmail.com für Gmail oder www.freemail.com für Web.de Freemail. Bei GMX und Web.de finden Sie die Funktion unter „Posteingang > Einstellungen > Automatische Antwort“. Sie können die Antwort dauerhaft einschalten oder nur für einen bestimmten Zeitraum. Ein Punkt tiefer lässt sich auch eine Weiterleitung aktivieren.
Bei Gmail finden Sie die Autoantwort über „Zahnrad-Symbol > Allgemein > Abwesenheitsnotiz“. Bei Outlook.com über „Zahnrad-Symbol > Optionen > Automatisierte Abwesenheitsnotizen senden“. Auch diese beiden Dienste bieten eine automatische Weiterleitung, die sich in den Einstellungen/Optionen leicht finden lässt.
Mailinglisten nutzen
Eine Mailingliste versorgt eine Gruppe angemeldeter Teilnehmer mit Infos. Im Unterschied zu einem Newsletter können in einer Mailingliste oft alle Teilnehmer Infos an alle senden. Die Liste hat selber eine Mailadresse. Über diese lässt sich eine Info verschicken, ohne dass die Teilnehmer ihre Adresse offenlegen müssten. Mailinglisten sind die Vorläufer von Newsgroups, Internetforen, Facebook-Listen und Whatsapp-Gruppen. Sie sind allerdings fast völlig aus der Mode gekommen – was eigentlich schade ist. Denn ihre offene Form innerhalb der Gruppe lässt viel Spielraum für den Gedankenaustausch, diszipliniert aber gleichzeitig, keine überflüssigen Infos zu senden. Sollten Sie auf eine Mailingliste stoßen, deren Thema Sie interessiert, dann sollten Sie sich unbedingt dort eintragen.
(PC-Welt/ad)