Wenn Firmenfahrzeuge längere Zeit ungenutzt auf dem Hof stehen, ist es offensichtlich, dass der Fuhrpark nicht optimal genutzt wird. Das gilt für Baumaschinen genauso wie für Transportfahrzeuge oder repräsentative Dienstwagen.
Im Flottenmanagement eines Unternehmens steckt aber meist noch mehr Optimierungspotenzial, als der Blick auf den Firmenparkplatz verrät. Die Lünendonk GmbH berichtet davon, dass Flottenmanagementsysteme mehr als 60 Prozent der Fuhrparkkosten durch Kürzungen und Optimierungen beeinflussen können. Mit bis zu 30 Prozent an möglichen Einsparungen führt dabei laut der Lünendonk-Studie der Treibstoff die Liste an, während beispielsweise bei Instandhaltung, Reifen und Versicherung jeweils nur 5 Prozent Einsparungen erreicht werden können.
Bei der Vielzahl an Fahrzeugen, Fahrern und Kostenfaktoren, die es zu beachten gilt, lohnt sich die Überlegung, eine Softwareunterstützung für die Optimierung der Fuhrparkverwaltung zu nutzen.
Passend für den eigenen Fuhrpark
Auf dem Softwaremarkt gibt es eine große Vielfalt an Lösungen, die sich als Flottenmanager anbieten. Gerade Unternehmen aus dem Mittelstand sollten es vermeiden, einfach eine Flottenmanagementsoftware mit möglichst vielen Funktionen einzusetzen.
Unnötige Funktionen erschweren die Bedienung, erhöhen das Fehlerpotenzial und den Bedarf an Softwarewartung; sie können hohe Lizenz- und Betriebskosten für eine Software nach sich ziehen, die nur zum Teil genutzt wird. Das muss nicht sein, wenn das Unternehmen vor der Suche nach einer Softwarelösung den eigenen Bedarf und damit die eigene Fahrzeugflotte genau analysiert.
Fuhrparkmanagement als Modul oder Spezialsoftware?
Bei der Suche nach einem softwarebasierten Fuhrparkmanager sollten Unternehmen auch prüfen, ob ein passendes Zusatzmodul für die bestehende Warenwirtschaftslösung zu haben ist. Entsprechende Flottenmanagementlösungen gibt es zum Beispiel mit Sycor.Rental oder move)fleet für Microsoft Dynamics NAV: Für SAP ist unter anderem inconsoS/RPA oder fleet@insTRA auf dem Markt
Eine direkte Integration in die im Einsatz befindliche Unternehmenssoftware verringert in der Regel den Schulungsaufwand für die Anwender und erleichtert die Übernahme der Fuhrparkauswertungen in andere Unternehmensberichte oder Dashboards.
Wenn das verfügbare Zusatzmodul allerdings nicht die erforderlichen Funktionen für das eigene Flottenmanagement bietet, kann es sinnvoll sein, lieber nach einer Spezialsoftware zu suchen, die möglichst über offene Schnittstellen an die vorhandenen Unternehmensanwendungen angebunden werden kann.
Flottenmanager aus der Wolke
Wird bereits das vorhandene Warenwirtschaftssystem aus einer Cloud bezogen, dürfte dies auch für ein Zusatzmodul für den Fuhrpark gelten. Doch auch Spezialsoftware im Bereich Flottenmanagement wird als Cloud-Lösung angeboten, wie zum Beispiel FleetInform, FUMO oder eFuhrpark mit CENCloud.
Wie bei anderen Cloud-Diensten auch, entfallen bei Flottenmanagern aus der Wolke die Installationsaufwände, und meist sinken die Betriebskosten für die Software. Da auch die Fuhrparkverwaltung geschäftsrelevante, vertrauliche und personenbezogene Daten mit sich bringt, muss bei Cloud-basierten Flottenmanagern auf die Verfügbarkeit und Sicherheit des Dienstes geachtet werden. Die vom Cloud-Anbieter vorgelegten Sicherheitskonzepte und Service Level Agreements (SLAs) sollten deshalb entsprechend genau überprüft werden. Doch nicht nur die Softwareverträge müssen transparent sein.
Fuhrparkmanagement: Leasing oder Kauf?
Zu jedem Fuhrpark gehören umfangreiche Verträge, entweder zum Fahrzeugkauf und zur Wartung oder zum Fahrzeug-Leasing. Eine entsprechende Vertragsverwaltung sollte deshalb jeder Flottenmanager haben. Umfangreiche Vertragsfunktionen liefern zum Beispiel die Lösungen comm.fleet, Sycor.Rental oder FleetInform.
Bei der Lösungsauswahl sollte geprüft werden, ob in der Software der Wahl alle im Unternehmen oder für externe Stellen erforderlichen Vertragsdaten abgebildet werden können. Wird eine Testinstallation durchgeführt, um zum Beispiel die Vertragsfunktionen prüfen zu können, sollte generell auf Echtdaten verzichtet werden.
Die Testdaten müssen allerdings den Echtdaten bestmöglich nachempfunden sein, also alle vorkommenden Felder mit entsprechenden Feldlängen und Feldbelegung enthalten. So darf es nicht passieren, dass die Flottenmanagementsoftware zum Beispiel nur numerische Vertragskennzeichen akzeptiert, in Wirklichkeit aber auch Buchstaben in den Vertragskennzeichen vorkommen.
Werden Leasingfahrzeuge genutzt, kann es sich auch lohnen, beim Leasinganbieter nachzufragen, ob spezielle Flottenmanager-Tools angeboten werden. Ein Beispiel ist FleetControl von Sixt Leasing. Bevor jedoch eine Speziallösung des Leasing-Anbieters eingeführt wird, steht die Überlegung an, ob langfristig Leasing-Fahrzeuge dieses Anbieters genutzt werden sollen. Ungewollte Abhängigkeiten sollten vermieden werden.
Mehr als Fahrzeugdaten
Ja nach Fahrzeugarten im Fuhrpark unterscheiden sich auch die Fahrzeugdaten, die es zu erfassen und zu verwalten gilt. Bestimmte Angaben, die für den Dienstwagen des Vertriebsmitarbeiters nicht erforderlich sind, können für Baumaschinen von großer Bedeutung sein. Spezielle Möglichkeiten zur Erfassung der Fahrzeugdaten bei Baumaschinen bietet zum Beispiel Sycor.Rental. Dagegen richtet sich das Pkw-Flottenmanagement von COSware dem Namen entsprechend an Unternehmen mit einer Pkw-Flotte.
Fahrzeugdisposition und Ortung
Lösungen im Bereich Flottenmanagement können nicht nur dadurch helfen, dass sie auf Knopfdruck zeigen, welche Fahrzeuge aktuell auf dem Firmenhof stehen und welche bereits unterwegs oder verplant sind. Über integrierte Ortungsfunktionen oder Schnittstellen zu Ortungslösungen helfen sie bei der Disposition der Fahrzeuge unter Berücksichtigung der aktuellen Fahrzeugposition, wie zum Beispiel die Lösungen ENAiKOON, InFleet, comm.fleet, mobileFleetManager, TomTom Worksmart oder COMLOG Fleet.
Bei Positionsermittlungen sollte allerdings nicht vergessen werden, dass nicht nur die Fahrzeuge geortet werden, sondern im Fall bewegter Fahrzeuge auch die Fahrer und Fahrerinnen. Deshalb muss bei der Einführung einer Flottenmanagementlösung auch an den Beschäftigtendatenschutz gedacht werden. Wie verschiedene Gerichtsurteile zeigen, müssen die betroffenen Beschäftigten zumindest über die Ortungen vorab informiert werden. Hierzu empfiehlt sich der Abschluss einer entsprechenden Betriebsvereinbarung.
Mobil Fahrzeuge managen
Wenn nicht nur Fahrzeuge und Fahrer häufig unterwegs sind, sondern auch die Disponenten oder Fuhrparkmanager, können Lösungen sinnvoll sein, die zusätzlich einen mobilen Zugriff auf die Flottenmanagementsoftware erlauben. Dies ist bei Cloud-basierten Lösungen in aller Regel der Fall, da der mobile Browser von Tablet oder Smartphone die mobilen Zugriffe realisieren kann.
Aber auch für Server-basierte Lösungen im eigenen Netzwerk sind mobile Flottenmanagerzugriffe möglich. Lösungen wie Scania Fleet Management oder eDispo Fleet-Manager verfügen über eine spezielle mobile App. Hier sollte allerdings darauf geachtet werden, welche mobilen Betriebssysteme im Unternehmen zum Einsatz kommen und ob diese auch vom mobilen Flottenmanager unterstützt werden.
Servicefunktionen für Fahrer
Je nach Flottenmanagerlösung stehen auch den Fahrerinnen und Fahrern eigene Funktionen zur Verfügung, zum Beispiel das Führen eines Fahrtenbuches, die Reservierung bestimmter Fahrzeuge und eigene Auswertungen zu Fahrzeiten. Ein elektronisches Fahrtenbuch mit GPS-Unterstützung bietet zum Beispiel InFleet. Eine Online-Reservierung von Fahrzeugen ermöglichen Zusatzmodule zur Lösung Flottenmanager von K-SOFT iT-Center.
Servicefunktionen für Mitarbeiter sollten am besten webbasiert und wenn möglich auch als App für Smartphones und Tablets angeboten werden können, um die Nutzung möglichst einfach und flexibel zu gestalten. Allerdings sollten die Zugriffe auf die fahrerspezifischen Daten und Auswertungen nur mit entsprechenden Berechtigungen und nach einer Zugriffskontrolle möglich sein. Eine Zweckentfremdung der Fahrerdaten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist aus Sicht des Datenschutzes nicht zugelassen. In jedem Fall müssen mitarbeiterbezogene Auswertungen mit der Mitarbeitervertretung abgestimmt werden.
Wenn es zum Unfall kommt
Zum Fuhrparkmanagement kann auch die Verwaltung der Versicherungsverträge gehören, also die Erfassung, welche Fahrzeuge wie versichert sind. Entsprechende Auswertungen können Optimierungspotenzial aufzeigen und dabei helfen, Über- oder Unterversicherungen zu vermeiden oder bestimmte Rabatte bei den Versicherungen zu nutzen.
Auch mögliche Schadensfälle wollen dokumentiert werden und können bei Auswertungen von Bedeutung sein. Lösungen wie Fleet+, Fleet³OfficePro, move)fleet, ClaimScape oder Sycor.Rental bieten Funktionen zur Verwaltung von Fahrzeugversicherungen und möglichen Unfallschäden.
Werkstatt oder Ersatzteillager
Reparaturen, aber auch Wartungen an den Fahrzeugen gehören in die digitalen Fahrzeugakten. Dabei sollte geprüft werden, ob die Zusammenarbeit mit Werkstätten oder das interne Ersatzteillager abgebildet werden können - je nachdem, was intern bewerkstelligt wird, ob es sich um Leasing-Fahrzeuge handelt und ob diese Fahrzeugkosten unter Umständen bereits in einer anderen Unternehmensanwendung im Einkauf oder im Finanzbereich erfasst werden.
Beispiele für die Einbindung von Werkstätten und Reparaturen kommen von Fleet³OfficePro, Fleet+, FleetInform oder Sycor.Rental. Solche Lösungen können auch Reparaturaufträge, Wartungspläne, Wartungsaufträge oder Ersatzteilbestellungen vorsehen und dokumentieren.
Treibstoffkosten im Blick
Zu den wesentlichen Fahrzeugkosten gehören bekanntlich die Treibstoffkosten. Auswertungen zum Treibstoffverbrauch sind ebenso hilfreich wie die Verwaltung möglicher Tankkarten. Entsprechende Funktionen bieten Flottenmanager wie comm.fleet, FleetInform oder move)fleet. Dabei sollten Unternehmen darauf achten, welche Tankkartensysteme genau unterstützt werden, da es hier unterschiedliche Schnittstellen gibt.
Auswertungen zu den Betriebskosten sind in jedem Fall wichtig. Ob zum Beispiel eine Tankkartenfunktion erforderlich ist oder nicht, sollte jedes Unternehmen für sich prüfen.
Die Vielfalt an Funktionen und Lösungen für das Flottenmanagement ist so groß, dass die Lösungssuche durchaus anspruchsvoll sein kann. Deshalb ist die Entwicklung eines unternehmensindividuellen Anforderungskatalogs besonders wichtig und lohnenswert. Zu den Anforderungen können auch moderne Ansätze wie die gemeinsame Nutzung einer Fahrzeugflotte mit anderen Unternehmen zählen. Das neue Projekt "Shared E-Fleet" wird in naher Zukunft zeigen, wie dies speziell für Elektrofahrzeuge möglich ist. Es lohnt sich also, den Markt für Flottenmanager im Auge zu behalten. (wh)