Den Wert von BI-Systemen als Mittel für Analyse, Reporting, Steuerung und strategische Planung bezweifelt heute niemand mehr. Entsprechend häufig sind BI-Initiativen in Unternehmen anzutreffen. Allerdings schöpfen sie das Potenzial von BI-Systemen oft nicht annähernd aus: "Viele Unternehmen haben Data Warehouses, die Daten operativer Systeme integrieren und daraus Berichte erstellen", schreibt Korhan Yunak, CRM Business Analyst bei der Vodafone Group, in einem Artikel für das BI-Portal Beye-Network. "Natürlich kann man dann von einem BI-System sprechen. Aber es macht schon einen gewaltigen Unterschied, ob es sich um ein Data Warehouse handelt, das offensichtlich von den Entscheidungsprozessen abgekoppelt ist, oder um ein BI-System, dass in alle Aspekte der Geschäfts- und Entscheidungsprozesse integriert ist."
Kaum Success-Stories
Wirkliche Erfolgsmeldungen seien im Zusammenhang mit BI-Projekten eher die Ausnahme: "Angesichts der vielen BI-Initiativen muss man sich doch fragen, warum man so selten hört, dass die Projekte große Erfolge waren und drastische Verbesserungen bewirkt haben", sagt Yunak. Seine Schlussfolgerung: Ohne eine umfassende firmenweite BI-Strategie, die auch die zentrale Rolle von BI als Mittel zu besseren Unternehmensentscheidungen fördert, würden sich entsprechende Projekte nicht auszahlen und ließen sich lediglich als "technisch erfolgreich" bezeichnen.
Die Ursachen für den begrenzten Fokus von BI-Initiativen liegen jedoch auf der Hand: Die verschiedenen Fachabteilungen eines Unternehmens stellen völlig unterschiedliche Ansprüche an Reporting-, Analyse-und Planungssysteme. Dabei unterscheiden sich die Anforderungen nicht nur im Hinblick auf die benötigten Daten und Informationen, sondern häufig auch in den gewünschten Funktionen der Softwarewerkzeuge. BI-Initiativen werden in Unternehmen deshalb oft völlig unabhängig voneinander durchgeführt und je nach spezifischer Aufgabenstellung implementiert.
"Über die Jahre sind so bei Unternehmen BI-Systemlandschaften entstanden, die im Betrieb und in der Weiterentwicklung nur bedingt die Nutzung von Synergien zulassen", sagt Steffen Vierkorn, Analyst beim Business Application Research Center (BARC). Neben den unterschiedlichen Systemen mit unverbundenen Informations-Silos würden durch die heterogenen Prozessabläufe zudem die Kosten bei Business-Intelligence-Lösungen weiter in die Höhe getrieben. Hierzu zählten etwa die auf die Technik bezogenen Prozesse für den Betrieb und die Wartung, aber auch die Abstimmung bezüglich der benötigten Daten und Informationen, die Entwicklung von Schnittstellen zu den unterschiedlichen operativen Systemen und die notwendigen Transformationen bei der Integration der Daten in ein Data Warehouse.
Hohe Kosten durch mangelnde Transparenz
Die fehlende Transparenz über das Vorhandene und die heterogene organisatorische Einbettung der einzelnen, isolierten BI-Systeme verursachen oft hohe Kosten und verzögern die Nutzung der Informationen. Um den historisch gewachsenen Strukturen entgegenzuwirken, müssen Unternehmen eine firmenweite Strategie für BI entwickeln.
"Bei der Umsetzung einer solchen Strategie sind die Aspekte Technik, Organisation und fachliche Anforderungen zu berücksichtigen", empfiehlt BARC-Experte Vierkorn. Auf Seiten der Technik müsse vor allem festgelegt werden, welche IT-Architektur die unterschiedlichen Anforderungen am besten erfüllt. Ein weiterer Schwerpunkt - neben der Wahl der richtigen BI-Software - liege auf dem Datenmanagement. "Eine entsprechende Organisation von Business Intelligence wird heute vermehrt mit Hilfe von Competence Centern umgesetzt." Dabei übernähmen die Business Intelligence Competence Center (BI CC) neben der initialen Koordination und Steuerung der Umsetzungsarbeiten häufig die Software-Auswahl, die Abstimmung des Datenmanagements, die Koordination des Betriebs, die BI-Governance sowie Support und Schulung.
"Schon aus der Bezeichnung geht hervor: Business Intelligence ist für das Business", sagt Vodafone-Analyst Yunak. Deshalb sei es keine vorrangig IT-technische Aufgabe, eine BI-Strategie zu formulieren, vielmehr müsse das Business-Management von Anfang an ins Boot geholt werden. Dabei geht es aus seiner Sicht primär darum, ein gemeinsames Verständnis dafür zu gewinnen, welche Wünsche und Anforderungen an eine BI-Initiative gestellt werden und welche Ziele damit erreicht werden sollen. "Ohne klare Ausrichtung auf die Geschäftsziele zahlen sich BI-Initiativen nicht aus - deshalb verzeichnen viele Unternehmen auch keinerlei Verbesserungen."
Das Engagement des Business-Managements ist allerdings nicht bei der Formulierung der Strategie gefragt. "Um die entwickelten Standards und Richtlinien im Unternehmen umsetzen zu können, benötigt eine einheitliche Business-Intelligence-Strategie einen entsprechenden Sponsor, der neben Budgets auch die notwendige Durchsetzungskraft im Unternehmen sicherstellt.", sagt Vierkorn von BARC. Wenn es daran fehlt, so der Experte, kann dies zum Scheitern der entwickelten Strategie und damit zum Ausbleiben der erwünschten positiven Effekte führen. "Es ist offensichtlich, dass es den Unternehmen bei der Entwicklung einer BI-Strategie nicht an technischer Kompetenz mangelt, sondern am Engagement des Business-Managements", resümiert Vodafone-Experte Yunak.