Wie sieht das Büro der Zukunft aus? Mobil ist es, 'social' auch - und Anwendungen und Daten werden weitgehend aus der Cloud kommen. Einen Vorgeschmack auf künftiges Arbeiten bieten Social-Business- und UCC-(Unified-Communication-and-Collaboration-)Lösungen, mit deren Hilfe Unternehmen bereits heute die Zusammenarbeit und Kommunikation fernab der E-Mail organisieren. An welchem Ort ein Unternehmen seine Büros hat, wird für die Mitarbeiter zusehends unwichtiger. Sie arbeiten dort, wo sie sich befinden: sei es auf Dienstreisen im Hotel, beim Kunden oder im Home Office - und sie haben dabei ständig Zugriff auf die IT des Unternehmens. Doch müssten sich Menschen nicht sehen und in persona miteinander sprechen?
Präsenzsitzungen werden seltener
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"Grundvoraussetzung für eine gute Zusammenarbeit ist Vertrauen", sagt Nicola Millard, Soziologin, die sich beim Netz- und IT-Dienstleister BT mit künftigen Entwicklungen beschäftigt. "Und das braucht Zeit, um zu wachsen. In Arbeitsgruppen, die auf lokaler Ebene zusammenarbeiten, gibt es Gelegenheiten, dieses Vertrauen bei einem kurzen Gespräch in der Kaffeeküche aufzubauen und zu pflegen." Die Schwierigkeit: Mitarbeiter in verteilten Teams kennen sich häufig nicht persönlich, und Präsenzsitzungen kommen wegen großer Entfernungen und enger Reisekostenbudgets, aber auch aus Zeitmangel häufig nicht in Frage. Dabei müssen die Teams vor allem eins: Ergebnisse liefern. Zur Beschäftigung mit den kulturellen Unterschieden zwischen Gruppenmitgliedern aus unterschiedlichen Ländern, unterschiedlichen Disziplinen, verschiedenen Organisationen und Hierarchieebenen bleibt in der Regel gerade da wenig Zeit, wo sie am nötigsten wäre. Denn die Alltagskommunikation im Flur, in der Kantine oder der Kaffeeküche ist durch die Distanz nicht möglich.
Experten, die heute die Arbeitswelt der Zukunft planen, suchen daher nach Möglichkeiten, die Kaffeeküchen-Kommunikation in die digitalisierte Arbeitswelt hinüberzuretten. Dabei setzen sie vor allem auf Social-Media-Komponenten. Um geeignete Tools für die "digitale Kaffeeküche" zu finden, müssen Arbeitgeber zunächst einen Blick auf deren Pendant in der materiellen Welt werfen: Was macht die Kommunikation hier eigentlich so wichtig für gute Zusammenarbeit?
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Ein wichtiges Merkmal ist ihre Spontaneität: Zwei oder mehr Personen begegnen sich in der Küche, weil sie gleichzeitig einen Kaffee holen. Dabei ergeben sich alltägliche Gespräche über Nebensächliches, oft Privates. Aber auch wenn es um die Belange des Unternehmens geht, ist die Kommunikation immer persönlich - und synchron. Das erleichtert die Aufklärung von Missverständnissen. Die Küchenkommunikation ist darüber hinaus in vielen Firmen hierarchiefrei - wenn auch der Chef sich an der Kaffeemaschine in die Schlange einreiht.
Die Zukunft gehört dem Video
Für Nicola Millard sind deshalb unter anderem interne Social-Media-Plattformen eine nahezu perfekte Lösung, bieten sie doch die kommunikativen Funktionen, die man auch in der Kaffeeküche verortet: Instant Messaging und Chat für den spontanen Dialog, Desktop-Sharing für den gemeinsamen Blick auf ein Dokument oder Foto. Die Präsenzstatus-Anzeige gibt an, wann ein Kollege für einen kurzen Austausch verfügbar ist.
Der Austausch über Video, für Millard einer der wichtigsten Zukunftstrends in Sachen Kommunikation, vermittelt ein besseres Gefühl für das Gegenüber; und stellt ein Teammitglied in seinem Social-Media-Profil beispielsweise Hobbys oder familiäre Beziehungen dar, bekommen seine Kollegen auch die persönliche Seite mit. Das Firmen-Facebook ersetzt zwar nicht das gemeinsame Bier nach Feierabend, aber es kann die Beziehung zwischen den Mitarbeitern erheblich vertiefen.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der TC-Schwesterpublikation COMPUTERWOCHE.