Klassische Software für die Buchhaltung kann ganz schön ins Geld gehen. Denn nicht nur der Kauf der nötigen Hard- und Software kostet - auch Administration und Wartung belasten das gerade in mittelständischen Betrieben oft knappe Budget. Cloud-Software, im Fachjargon meist als "Software-as-a-Service" (SaaS) bezeichnet, bietet eine günstige Alternative.
Kosten für einen Server, auf dem die Buchhaltungsdaten gespeichert werden, fallen bei einer SaaS-Lösung gar nicht erst an. Und das Unternehmen muss auch keine teure Software anschaffen und installieren. Für das Finanzbuchhaltungssystem wird nur ein monatlicher Mietpreis fällig. Er liegt - je nach Anbieter und Umfang der Software - zwischen fünf und fünfzig Euro im Monat. Der Vertrag ist zudem in der Regel monatlich kündbar.
Kritisch wird es allerdings, wenn man den Anbieter wechseln will. Hier lohnt sich ein genauer Blick in den Vertrag, der klärt, wie die Buchhaltungsdaten überführt werden können. Ein zweites Problem könnte die Pleite des Anbieters sein. Da in solchen Fällen ein Insolvenzverwalter die Führung übernimmt, sind die Daten zwar zumindest nicht von einem auf den anderen Tag verloren. Doch die Buchhaltung wird ins Stocken geraten, da der Umstieg auf ein neues System immer Zeit kostet.
Dennoch bietet Finanzsoftware aus der Cloud noch einen weiteren großen Vorteil: Der Nutzer kann Rechnungen, Angebote, Gutschriften, Mahnungen, Bestellungen, Kunden und Produkte weltweit verwalten - er braucht nur einen Internetzugang. Geschäftsführer und Buchhaltung können von überall auf die Daten zugreifen und sie zudem mit dem Steuerberater teilen.
Mit einer guten Cloud-Lösung für die Fibu lassen sich monatliche Abschlüsse und die alljährliche Steuererklärung fast ebenso gut erledigen wie mit einer Inhouse-Lösung. Auf den folgenden Seiten finden Sie besonders gut geeignete Finanzbuchhaltungssoftware, die sich im SaaS-Modell nutzen lässt.
Collmex: gute Auswahl für Fibu und mehr
Der Anbieter Collmex offeriert jeweils drei Stufen in seinen Fibu-Komplettpaketen: Basis, Plus und Pro. Die Module reichen vom "Verkauf" über "Projekte" bis hin zu einem "Warenwirtschafts"-Modul und einer Anbindung an "E-Commerce". Damit ist Collmex vor allem für Amazon-Shop-Betreiber oder eBay-Händler interessant. Seit April 2013 wurde die Anbindung an Amazon verbessert. Normalerweise generiert Amazon in periodischen Abständen Berichte, die dann in Collmex eingelesen werden. Sollten einmal Daten fehlen, können jetzt zusätzliche Berichte in der Verwaltungsmaske der Amazon-Konten angefordert werden.
Mandantenfähig im herkömmlichen Sinne ist Collmex nicht. In Collmex pro und Collmex buchhaltung basic können aber bis zu fünf Unterfirmen angelegt werden. Das Programm ist für einen Firmenverbund ausgelegt. Damit taugt Collmex dazu, mehrere Gewerbe unter einer Steuernummer anzumelden.
Im Bereich Verkauf werden Angebote und Rechnungen erstellt - es gibt hier auch englische Vorlagen, die Währungen sind frei wählbar. Zudem besteht die Möglichkeit, zwei Logos im JPEG-Format und zusätzlich das eigene Briefpapier im PDF-Format hochzuladen. Die Logos und das Briefpapier werden dann in die PDF-Seiten als Hintergrund eingebunden. Leider ist es nicht möglich, mehrere PDF-Vorlagen für die verschiedenen Auftragstypen wie Angebote oder Rechnungen zu hinterlegen.
Fibu-Module: je teurer, desto mehr Leistung
Umsatzauswertungen und automatisierte Rechnungen über wiederkehrende Zahlungen bieten nur das mittlere und das teurere Modul. Sammelrechnungen, Provisionen oder Gutscheine beherrscht allein die teuerste Ausprägung. In der Projektverwaltung muss man sich dagegen nicht einschränken: Alle Preisklassen erlauben den Zugriff auf Kundendaten, tabellarische Tätigkeitserfassung oder die diversen Auswertungen von Collmex. Die Tätigkeiten lassen sich nach verschiedenen Kriterien wie Mitarbeiter, Projekt oder Zeitraum auswerten - das ist praktisch, wenn man sehen will, wie effizient einzelne Projekte abgewickelt wurden.
Alle Buchhaltungsbelege, Rechnungen sowie Daten zu Produkten, Kunden und Lieferanten können im CSV-Format (Excel) heruntergeladen werden. Für den Offline-Zugriff besteht zusätzlich die Möglichkeit, alle wichtigen Daten (zum Beispiel Angebote, Rechnungen oder Buchhaltungsbelege) in Form einer einzigen HTML-Datei zu laden.
Schnittstellen: Datev und Co.
Die meisten Steuerberater arbeiten mit Datev. Über die Datev-Schnittstelle kann der Steuerberater die Daten in sein Datev-System importieren. Der Datev-Export ist jetzt auch im aktuellen ASCII-Format Version 3.0 möglich, dem neuen Standardformat der Datev für die aktuellen Produkte der Pro-Reihe. Das alte Format KNE kann beim Export optional noch weiter gewählt werden.
SEPA-Zahlungsaufträge sollen im Laufe des Jahres 2014 die bisherigen Inlandsaufträge ablösen. SEPA-Zahlungsaufträge haben den Vorteil, dass neben Inlandsaufträgen gleichzeitig auch Auslandsüberweisungen und -lastschriften im SEPA-Raum beauftragt werden können. Voraussetzung ist die Hinterlegung von IBAN und BIC im Kunden- beziehungsweise Lieferantenkonto. Die SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift steht jetzt in den Versionen Collmex buchhaltung basic, Collmex plus und Collmex pro zur Verfügung. Beim Anlegen von Zahlungen müssen dazu statt 'Sammelüberweisung Inland' oder 'Sammellastschrift Inland' die SEPA-Typen 'SEPA-Überweisung' oder 'SEPA-Lastschrift' ausgewählt werden.
Fazit: Buchhaltung mit Collmex
Wer seine Buchhaltung mit Collmex ordentlich erledigen will, sollte mindestens zur plus-Version greifen. Die Basis-Version bietet einfach zu wenige Funktionen, um die gängigen Geschäfte im Mittelstand zu verbuchen. So gibt es Kassenbücher beispielsweise nur in der Plus- und in der Pro-Version. Eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung existiert gar nur in der Pro-Version, und auch das E-Commerce-Modul ist nur in der Pro-Version verfügbar.
e-conomic: Buchhaltung ganz einfach
Die Cloud-Software e-conomic konzentriert sich auf das Wesentliche: Fakturierung, Buchhaltung und Berichte. Hinter Fakturierung verbergen sich Angebote, Aufträge, Mahnungen und ein Archiv. Zudem gelangt man hier auch zur Kunden- und zur Produktverwaltung. Unter dem Reiter "Buchhaltung" finden sich die klassischen Buchungsfunktionen: Im allgemeinen Hauptbuch stehen EÜR, Bilanz, Gewinn und Verlust, Summen- und Saldenliste, Kennzahlen, Budget sowie Kontenblätter zur Verfügung. Es lassen sich Budgetzahlen importieren, ebenso ein Budget für einzelne Konten festlegen und als Bericht ausgeben. Die Statistiken geben einen Überblick über die aktuellen Verkaufszahlen. Dabei stehen unterschiedliche Top-5-Listen und Tortendiagramme zur Verfügung, die sich nach Kunden, Produkten oder Mitarbeitern bilden lassen.
Zusatzmodule für die Buchhaltung
Kostenstellen, die eine separate Buchhaltung für mehrere Abteilungen in einem Unternehmen ermöglichen, und eine Rechnungsabgrenzung, die wiederkehrende Ausgaben wie Miete über verschiedene Zeiträume verteilt, sind bei e-conomic ein Zusatzmodul. Wer sein Geschäftsmodell auf Abos aufgebaut hat, kann die Massenfakturierung für regelmäßige Rechnungen und Abonnements nutzen - auch diese Funktion ist als Zusatzmodul buchbar. Als Lohnmodul lässt sich "einfachLohn" von Sage aufrufen. Auch dieses Modul kostet und läuft zudem außerhalb der e-conomic-Umgebung.
Ein Buchhalter oder Steuerberater kann über die Cloud kostenlos auf den e-conomic-Account zugreifen. Eine Liste von Steuerberatern, die mit e-conomic vertraut sind, gibt es auf der Website. Zudem beherrscht die Software den Im- und Export von Buchungen zu DATEV, Simba und Addison. Neben der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt e-conomic auch Bilanzen und GuV nach den gesetzlichen Vorgaben. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist über die direkte Schnittstelle zu ELSTER möglich.
Finanzbuchhaltung auf dem Smartphone
Alle Funktionen sind auch in der Mobile App von e-conomic enthalten. Über die App können Rechnungen, Angebote und Gutschriften nicht nur erstellt, sondern auch gebucht und versendet werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, Belege via App zu fotografieren und sie in e-conomic zu scannen und zu verarbeiten.
e-conomic ist in drei Versionen verfügbar, abgerechnet wird nach Anzahl der Buchhaltungszeilen: "Solo" bietet bis zu 1.000 Transaktionen pro Rechnungsjahr, "Small Business" ist für Firmen im Bereich von 1.000 bis 4.000 Buchungszeilen pro Rechnungsjahr gedacht, und "Professional" richtet sich an Unternehmen, die eine unbegrenzte Anzahl an Transaktionen benötigen. Werden die Buchungszeilen überschritten, wird der Nutzer automatisch in die nächsthöhere Produktkategorie hochgestuft.
Fazit: Buchhaltung geht auch über Apps
e-conomic ist mächtig und dadurch manchmal ein wenig unübersichtlich. Interessanterweise bekommen Nutzer der günstigen Solo-Version die gleichen Funktionen zur Verfügung gestellt wie die Professional-User, da die Abrechnung nach Anzahl der Transaktionen erfolgt. Ein zusätzliches Plus sind die dazugehörigen mobilen Apps. Damit wird e-conomic den Anforderungen einer mobilen Arbeitswelt gerecht.
Scopevisio: CRM und Fibu aus der Cloud
Das System Scopevisio bietet für kleine und mittlere Unternehmen Cloud-Lösungen für CRM, Finanzbuchhaltung und Faktura. Diese lassen sich nach dem Baukastenprinzip zusammenstellen. Einen Buchhaltungsservice kann man bei Bedarf hinzubuchen. Beim Scopevisio-Buchhaltungsservice wird die Buchhaltung komplett von einem Servicepartner erledigt, der ebenfalls mit Scopevisio arbeitet. Der Kunde muss lediglich seine Belege einscannen und elektronisch an den Buchhalterservice weiterleiten. Die eigentliche Buchung übernimmt ein professioneller Buchhalter. Dennoch hat das Unternehmen jederzeit Zugriff auf die Daten und muss nicht warten, bis der Buchhaltungsservice die Excel-Files schickt, da die Daten in der Cloud liegen.
Drei Module, zwei Preisklassen
Die FiBu-Lösung von Scopevisio unterteilt sich in die Module "Vertrieb", "Abrechnung" und "Finanzen". Alle drei Module werden jeweils als Paket in einer umfangreichen (Business Line für mittelständische Unternehmen) und einer abgespeckten Variante (Smart Line für Kleinst- und Kleinunternehmen) angeboten.
Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen lassen sich im Modul "Abrechnung" im Layout der Firma erstellen und ausdrucken. Scopevisio erleichtert die Bearbeitung von Belegen, indem neben dem Buchhaltungsformular der eingescannte Beleg angezeigt wird. Das erspart die umständliche Suche nach Belegen in Archiven oder Kellern, denn alle Belege liegen digitalisiert in der Software vor.
Wer doch mal einen Beleg suchen muss, kann auf eine intelligente Suche zugreifen. Diese durchstöbert Kontaktdaten, offene Posten und Belege zu Angeboten und Rechnungen. Dabei muss man nicht zwingend nach einer Rechnungsnummer suchen. Auch eine Freitextsuche, zum Beispiel nach Begriffen wie Workshop oder 1000 Stück, ist möglich.
Der Chef kann Angebote, die die Mitarbeiter erstellt haben, kontrollieren. Weil die Daten in der Cloud liegen, geht das auch von unterwegs aus. In vielen Fällen kann das die Abstimmungsprozesse erleichtern. Aus Angeboten wird mit einem Klick eine Rechnung, die per E-Mail oder klassisch versandt werden kann. Produkte können mit der Software verwaltet werden. Offene Rechnungen erscheinen in der Offene-Posten-Liste.
Das Modul "Vertrieb" zeigt eine Übersicht über alle Kontakte. Die Kontakte können dabei entweder als Kunde oder als Interessent gekennzeichnet werden und als Personenkontakt oder als Geschäftskontakt eingetragen werden. Dementsprechend werden unterschiedliche Daten sichtbar. Personenbezogen Daten bieten zum Beispiel immer ein Feld "Geburtstag". Für Firmen mit vielen Vertriebsmitarbeitern sind die verschiedenen Prognose-Tools interessant, insbesondere der Sales Forecast.
Hinter "Finanzen" verstecken sich Finanzübersichten und Berichte, das Banking und das Mahnwesen, das Kassenbuch, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie die Anlagenbuchhaltung. Über alle Module hinweg lassen sich Widgets auf das Dashboard ziehen. Sie liefern direkt Informationen wie Geburtstage oder verschiedene Reportings, wenn das Dashboard geöffnet wird.
Fazit: Online-Buchhaltung für kleine und größere Ansprüche
Für Gründer, Selbstständige, Freiberufler und alle kleinen Unternehmen, die den Gewinn nach den Regeln der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, bietet sich die Scopevisio Small Line an. Sie beinhaltet alle wesentlichen Funktionen, von Kontakte über Angebots- und Rechnungsstellung, Mahnwesen, Online-Banking und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bis hin zur Liquiditätskontrolle. Für mittelständische Unternehmen mit 5 bis 500 Mitarbeitern, die den Gewinn nach den Regeln des kaufmännischen Rechnungswesens mit Bilanz, GuV sowie Anhang ermitteln, bietet Scopevisio darüber hinaus auch eine Anlagenbuchhaltung und eine individuelle Produktverwaltung. In Kürze soll es zudem ein CRM-System fürs Tablet geben.
Fastbill: Fibu-Komplettlösung für Unternehmen und Selbstständige
Die Cloud-Software FastBill.com ist eine schlanke, webbasierte Komplettlösung, die kleine Unternehmen und Selbstständige bei der täglichen Büroarbeit und Buchhaltung unterstützt. Die Nutzergruppe reicht vom Gründer über kleine Agenturen bis hin zu Webshops.
Die Software unterteilt sich in drei Funktionsbereiche: "Rechnungen und Finanzen", "Kunden und Projekte" sowie ein "Online-Dokumentenarchiv". In der Rubrik "Rechnungen und Finanzen" können Unternehmen Einnahmen, Ausgaben und Überschüsse verwalten. Hier werden Arbeitszeiten erfasst und abgerechnet. Es gibt eine Offene-Posten-Liste, die dem Nutzer einen Überblick über offene Zahlungen verschafft. Schick ist das Feature, das die Kunden-Performance analysiert und verrät, welcher Kunde durchschnittlich wie schnell zahlt.
Angebote und Rechnungen können hier als PDF erstellt werden. Dabei lassen sich verschiedene Vorlagen gestalten und Logos, Schriftarten, Standardtexte oder Hintergründe gemäß den Corporate-Design-Vorgaben hinterlegen. Die Rechnungen können anschließend als Online-Rechnung, E-Mail oder Postbrief versandt werden. Der Rechnungsversand per E-Mail wird dank digitaler Signatur auch vom Finanzamt anerkannt. Wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich wiederkehrende Rechnungen, die zu bezahlen sind, beispielsweise für Mieten, Hosting oder Leasing, lassen sich mit FastBill automatisieren.
Kunden und Projekte verwalten
Ob Kundendaten, Ansprechpartner oder Kostenstellen - FastBill strukturiert Kunden und Kontakte. Es lassen sich für jeden Kunden Bemerkungen und Notizen hinterlegen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn der Kunde mehrere Ansprechpartner hat. Der Activity-Stream zeigt immer an, wer mit wem zuletzt in Kontakt stand. Wenn ein Kunde eine Rückfrage zu einer Rechnung oder einem Angebot hat, kann man mit ihm über den FastBill Messenger kommunizieren. Jede Nachricht verweist direkt auf eine Rechnung oder ein Angebot. Damit entfällt das hektische Suchen, wenn ein Kunde anruft.
Neu bei FastBill ist, dass der Monatsabschluss mit allen Rechnungen und Belegen per Knopfdruck als Online-Report an den Steuerberater geht. Die Cloud-Software stellt Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zusammen. Mit einem weiteren Klick verschickt das FastBill-System eine Nachricht inklusive Passwort an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Steuerberaters. Der kann nun online - und ohne sich bei FastBill registrieren zu müssen - alle Daten einsehen, kontrollieren und bei Bedarf herunterladen. FastBill bietet verschiedene Formate für den Datenexport an, darunter den Datev-konformen CSV-Export, XLS und PDF. Sollte der Steuerberater Fragen zu einer Rechnung oder einem Beleg haben, so kann er diese über ein Kommentarfeld direkt neben dem online gespeicherten Dokument stellen - ohne dafür ein E-Mail-Programm öffnen zu müssen. In diesem Kommentarfeld können alle Fragen wiederum direkt beantwortet werden.
Online-Dokumentenarchiv
FastBill bietet eine papierlose Dokumentenablage für Geschäftsdokumente wie PDF-Rechnungen, Hotelrechnungen oder Bahnbelege, die per E-Mail eingehen. Diese Belege kann man direkt per E-Mail an die persönliche FastBill-Inbox schicken. Papierbelege fotografiert man mit dem Smartphone ab. In der Inbox liegen alle Dokumente zur Ablage und Zuordnung.
Über die mobile Scan-App oder den E-Mail-Upload lassen sich Belege, Verträge oder eingehende Rechnungen einfach von unterwegs aus archivieren. Alle Dokumente werden nach den Vorschriften des HGB und der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) gesetzlich konform archiviert. Die Dokumente stehen bei Bedarf einzeln oder gesammelt als ZIP-Archiv zum Download bereit. Die Daten werden in einer Private Cloud gespeichert, die Hochverfügbarkeitsserver stehen in Deutschland. Bei jedem FastBill-Account sind 2 GB Speicherplatz standardmäßig inbegriffen. Wer mehr braucht, bekommt mehr - gegen zusätzliches Entgelt.
Fazit: Fibu und Archivierung aus der Cloud
FastBill ist nicht der günstigste Anbieter unter den vorgestellten Cloud-Lösungen für die Fibu. Dafür bietet FastBill bis zu 20 GB Online-Speicher für das Dokumentenarchiv (PlusVariante). Zudem lassen sich Reports fast automatisiert an den Steuerberater senden und über einen Messenger direkt Unklarheiten beseitigen.
SalesKing: Buchhaltung für Freiberufler, Start-ups und KMUs
Das Fibu-Paket SalesKing gibt es in drei Varianten: Silber, Gold und Platin. Silber richtet sich an Freiberufler und Start-ups, Gold bietet das Rundum-Sorglos-Paket, und Platin ist für KMUs geeignet. Die Versionen unterscheiden sich vor allem darin, ob Fremdwährungen ausgewiesen werden können und inwieweit im Team gearbeitet werden kann.
Mit SalesKing können Gewerbetreibende Dokumente, Produkte und Kunden online verwalten, Angebote oder Gutschriften schreiben und PDF-Dokumente im Corporate Design erfassen. Die Exportfunktionen ermöglichen Nutzern, die Daten in die Finanzbuchhaltung einzupflegen.
Einzugsermächtigung, Auftragsbestätigung und Lieferschein
Angebote werden über eine vordefinierte Angebotsvorlage erstellt. Wurde das Angebot angenommen ("Als angenommen markieren"), kann mit einem Klick die Rechnung erstellt werden. Ferner spuckt SalesKing Dokumente für die Auftragsbestätigung, die Einzugsermächtigung und den Lieferschein aus. Wer anschließend auf die Rechnungsnummer klickt, bekommt den Überblick und den Zugriff auf alle Dokumente, die zu dieser Rechnung angezeigt werden. Damit ist jeder Verkaufsprozess übersichtlich strukturiert abgebildet. In jeder Rechnung können übrigens die Produktinformationen aus dem Angebot wieder übernommen werden.
Weiter bietet SalesKing eine Dokumentenvorlagen-Engine. Dort findet man die Standarddokumententypen Angebote, Rechnungen, Aufträge, Gutschriften, Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen. Für Angebote und Rechnungen sind vier Vorlagen hinterlegt, für Mahnung und Gutschrift gibt es zwei Vorlagen - jeweils in einer langen und einer kurzen Version. Zudem kann der Anwender eigene Vorlagen hinzufügen.
Kontaktmanagement mit CRM-Funktionen
Neben Kunden lassen sich mit SalesKing neuerdings auch Interessenten und Lieferanten verwalten. So können Vertriebsmitarbeiter Leads (Interessenten) in SalesKing als Kontakt anlegen und becircen, den Kundenkontakt an andere Teams übergeben, verschlagworten und/oder zum Kunden konvertieren. Für Interessenten können Lockangebote und Aufträge angelegt werden. SalesKing-Nutzer haben die Möglichkeit, zu jedem bestehenden Kontakt noch Unterkontakte anzulegen und so eine Kontakthierarchie umzusetzen. Damit ergeben sich weitreichende Möglichkeiten, eine Konzernstruktur, eine Filialstruktur, Ansprechpartner und Abteilungen zu speichern.
Über das Dashboard bekommt der Nutzer grafische Auswertungen für alle Dokumententypen, nach Zeiträumen und Dokumentenstatus sowie Schnelleinstiege zu allen Dokumententypen. Für mehr Komfort wurden zudem Shortcuts zur Kundenverwaltung programmiert. Praktisch: Das Dashboard merkt sich die jeweils "letzte" Dashboard-Anzeige und zeigt sie beim nächsten Log-in wieder an.
Fazit: CRM und Fibu aus der Cloud
Die Stärke von SalesKing liegt, wie der Name schon sagt, in den CRM-Funktionen. Das Schöne daran: Diese stehen auch in der günstigen Silber-Variante zur Verfügung. Ferner gibt es keine Limits bei der Anzahl der Produkte, die man in der Datenbank anlegen kann, und bei der Anzahl der wiederkehrenden Rechnungen, die in allen Versionen zur Verfügung stehen. Achtgeben müssen Nutzer, wenn die Rechnungen in einer Fremdwährung ausgestellt werden sollen. Dazu ist die Platin-Variante vonnöten.