Neben dem Cloud-System Windows Azure bietet Microsoft parallel weitere Online-Dienste an, die Unternehmen buchen können. Einer der bekanntesten in diesem Bereich ist Exchange-Online. Bei dieser Lösung stellt Microsoft gehostete Exchange-Postfächer zur Verfügung. Diese basieren aktuell noch auf Exchange Server 2007. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern, die ebenfalls Exchange-Postfächer online anbieten, sind Exchange-Online-Postfächer direkt bei Microsoft gehostet.
Zu den weiteren Diensten zählt zum Beispiel SharePoint Online, ein Intranetportal mit Dokumentenverwaltung und Teamarbeit. Office Communications Online ist ein Dienst für Instant Messaging und Office Live Meeting für Webkonferenzen und Online-Schulungen. Alle Dienste lassen sich zudem zusammen nutzen, sodass Anwender, die Exchange Online verwenden, auch über eine einzelne Anmeldung auf die anderen Funktionen zugreifen können.
Funktionsumfang Exchange-Online
Wenn Unternehmen mehrere dieser Postfächer buchen, können die Mitarbeiter miteinander Informationen genauso austauschen wie beim Einsatz einer eigenen Infrastruktur mit Exchange Server 2007. Gemeinsames Adressbuch, Öffentliche Ordner, freigegebene Kalender, Zugriff auf andere Postfächer, Besprechungen, Stellvertretungen, Gemeinsame Kontakte, Aufgaben - alles ist möglich, ohne selbst einen Exchange-Server installieren, betreiben, sichern und verwalten zu müssen.
Die komplette Wartung und Aktualisierung der Server übernimmt dabei Microsoft, die Server stehen in Microsoft-Rechenzentren. Außerdem sichert man beim Softwarekonzern die Daten täglich und scannt E-Mails nach Viren und Spam.
Der Verbindungsaufbau erfolgt entweder über Outlook mit einer HTTP(s)-Verbindung (Outlook Anywhere) oder über Outlook Web Access. Unterstützte Outlook-Versionen sind aktuell Outlook 2003/2007/2010. Im Lieferumfang von Exchange-Online ist keine Outlook-Lizenz enthalten.
Unternehmen können zwar eine Testversion herunterladen, wer aber dauerhaft auf Exchange Online setzt, sollte auch eine aktuelle Outlook-Version lizenzieren. Hier bietet es sich an, gleich Outlook 2010 zu verwenden, da Microsoft sicher bald zu Exchange Server 2010 migrieren wird und Outlook besser mit der neuen Version zusammenarbeitet.
Die Anbindung von mobilen Geräten auf Basis von Windows Mobile ist über Exchange ActiveSync möglich. Neben Windows-Mobile-Geräten unterstützen diesen Standard mittlerweile auch die meisten Geräte von Nokia, ferner Apples iPhones und das iPad. Aktuelle BlackBerry-Geräte können sich mit ActiveSync ebenfalls synchronisieren.
Wenn Sie Exchange Online verwenden und mobile Geräte einsetzen, sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass diese Exchange ActiveSync beherrschen. Bei dieser Technik empfangen mobile Anwender die E-Mails nahezu gleichzeitig mit dem Posteingang auf dem Server per Push und können auf das Adressbuch besser zugreifen. Anwender, die mit Outlook Anywhere über das Internet an Exchange angebunden sind, bemerken keinen Geschwindigkeitsnachteil, da die Daten lokal in einer OST-Datei zwischengespeichert sind. Aus diesem Grund ist auch Offline-Betrieb möglich.
Mit Exchange Online arbeiten
Die Arbeit und der Umgang mit Outlook unterscheiden sich nicht von einer lokalen Anbindung an einen Exchange-Server und funktioniern per MAPI-Protokoll. Die Technik entspricht der Anbindung von Outlook über das Internet an firmeneigene Exchange-Server, zusätzliche Software ist dazu nicht notwendig.
Die maximale Postfachgröße für Exchange-Online-Postfächer ist 25 GByte. Diese Größe lässt sich aber beliebig erweitern, natürlich kostenpflichtig. Microsoft stellt über Exchange Online auch Tools zur Verfügung, mit denen Sie bestehende Daten aus einem Active Directory oder einer bestehenden Exchange-Infrastruktur mit Exchange Online synchronisieren können. Auf diese Weise lassen sich auch lokale Server parallel mit Postfächern in Exchange Online betreiben.
Microsoft scannt die Postfächer in Exchange Online automatisch nach Spam und Viren. Das kann gegenüber einer eigenen Infrastruktur Kosten sparen, da ja ansonsten selbst für Viren- und Spamschutz gesorgt werden muss.
Unabhängig von Outlook können sich die Anwender an einem zentralen Webportal anmelden, das die Authentifizierung an alle gebuchten Dienste weitergibt. Damit ist nur eine einzelne Anmeldung mit der E-Mail-Adresse erforderlich (Single-Sign-On). Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie neben Exchange Online noch einen der anderen Dienste, wie zum Beispiel SharePoint, buchen.
Die Anwender können natürlich auch von überall weltweit über Outlook Web Access auf ihr Postfach zugreifen. Alle wichtigen URLs für den Zugriff auf Microsoft-Online-Portale finden Sie hier. Über diese Seite finden auch Anwender schnell die richtige Seite für die entsprechende Anwendung.
Mit Exchange Online ist zudem ein Mischbetrieb mit lokalen Servern und Online-Zugängen möglich. Daten lassen sich austauschen und synchronisieren. Der Preis beträgt pro Postfach etwa fünf Euro, wobei Sie mindestens fünf Lizenzen buchen müssen. Das heißt: Für Freiberufler, die ein einzelnes Postfach benötigen, ist die Lösung weniger geeignet. Vor allem kleine Unternehmen profitieren von der Lösung, da der komplexe Verwaltungsaufwand für Exchange entfällt, ohne auf den Nutzen von Exchange verzichten zu müssen.
Reicht der bereits vorhandene Speicherplatz (25 GByte für Exchange und 5 GByte für SharePoint) nicht aus, können Sie beliebig weiteren Speicherplatz hinzubuchen. Dazu können Administratoren die Webverwaltungsoberfläche nutzen. Im Bereich SharePoint setzt die Online-Umgebung noch auf die alte Version 3 der SharePoint Services, aktuell ist SharePoint Foundation 2010. Für die Anwender spielt das aber keine Rolle, da die Funktionen durchaus ausreichen.
Exchange Online testen
Sie müssen Exchange Online aber nicht direkt erwerben, um einen Blick auf die Anwendung werfen zu können. Microsoft bietet einen Testzugang an, mit dem Sie die Umgebung 30 Tage ausführlich ausprobieren können. Bestandteil der Testumgebung sind eine eigene E-Mail-Domäne sowie 20 Benutzerlizenzen.
Nach der Anmeldung mit einer Windows-Live-ID können Sie angeben, welche Dienste Sie testen wollen. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit den Zugangsdaten für das Verwaltungsportal. Darüber konfigurieren Sie die Umgebung und legen neue Benutzer an. Benutzer, die sich dann wiederum ebenfalls an diesem Portal anmelden können, erhalten eine Intranetseite mit den entsprechenden Funktionen, Hilfen und Links.
Bestandteil der Testumgebung ist eine funktionierende E-Mail-Domäne, mit der Sie den echten E-Mail-Verkehr prüfen können, also nicht nur die interne Verbindung. Das heißt: Sie können verschiedene Benutzer anlegen, E-Mail-Adressen in der Testdomäne zuweisen und die URL für den OWA-Zugang mitteilen. Die Anwender können dann in der Testumgebung arbeiten wie in einem produktiven Netzwerk, also E-Mails senden und empfangen, auch von extern, sowie Konferenzen abhalten und Dokumente austauschen. Auch in der Testumgebung, die 20 Benutzerlizenzen beinhaltet, darf jedes Postfach 25 GByte groß sein, sodass Sie durchaus realistisch testen können.
Über Links in der Verwaltungsoberfläche legen Sie ganz einfach für Ihre Umgebung Benutzer an, ferner Kontakte, Verteilerlisten oder Konferenzräume. Die Bedienung findet komplett in der Verwaltungsoberfläche statt, Sie müssen keine Administratortätigkeiten in Exchange- oder SharePoint-Verwaltungskonsolen durchführen.
Über die Registerkarte Benutzer und mit der Option Domänen hinterlegen Sie Ihre E-Mail-Domänen und legen fest, ob alle Postfächer in der Exchange-Online-Umgebung liegen oder ob die Umgebung E-Mails auch weiterschicken darf. Sie sind im Rahmen des Tests nicht eingeschränkt. Zum Testen ist es nicht notwendig, weitere Domänen anzulegen, die Standarddomäne reicht aus.
Die Möglichkeit, Support-Anfragen an Exchange-Online direkt in der Verwaltungskonsole zu steuern, ist für Administratoren hilfreich. Über diesen Weg erhalten Sie schnell und einfach Hilfe, können Serviceanfragen stellen und haben den aktuellen Status der Anfragen in einer Oberfläche. Haben Anwender Probleme mit der Anbindung an Exchange-Online, stellt Microsoft das kostenlose Tool Microsoft Online Services-Diagnose und Protokollierung (MOSDAL) zur Verfügung, das eine lokale Netzwerkdiagnose durchführt und Daten für den Support sammelt, die sich leichter und effizienter auswerten lassen als Fehlerbeschreibungen von Benutzern.
Sicherheit in Exchange Online
Die Sicherheit in den Microsoft-Rechenzentren dürfte ungleich größer sein als in den meisten Unternehmen. Die Zentren sind nach SAS70 Type II, ISO 27001 und Cybertrust zertifiziert und bieten eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent. Microsoft stellt ein Whitepaper zur Sicherheit zur Verfügung. Die Buchung erfolgt entweder online direkt bei Microsoft oder über einen Microsoft-Partner. Da die Buchung innerhalb weniger Stunden aktiv sein sollte, können Unternehmen ohne lange Einführungszeiten mit der Umgebung arbeiten. Wichtig ist natürlich eine stabile und schnelle Internetverbindung. Da die Daten der Exchange-Postfächer auf die einzelnen lokalen Clients synchronisiert werden, muss die Internetverbindung diese Datenmenge auch verarbeiten.
Neben dem Whitepaper zur Sicherheit stellt Microsoft weitere Anleitungen zur Verfügung, mit denen sich Unternehmen ein Bild zu Exchange Online machen können. Über das englischsprachige Forum erhalten Unternehmen ebenfalls kompetente Hilfe von Microsoft, MVPs oder anderen Nutzern.
Migration zu Exchange Online
Da auch eine Zusammenarbeit mit lokalen Servern und Exchange-Online möglich ist, steht einem Mischbetrieb ebenfalls nichts im Wege, sodass Unternehmen nach und nach Mitarbeiter umstellen können, ohne deren Produktivität zu beeinträchtigen. Alle notwendigen Tools lassen sich über die Webverwaltungskonsole kostenlos herunterladen und einrichten.
Um Unternehmen bei der Migration zu unterstützen, stellt Microsoft Online-Anleitungen zur Verfügung, die Sie über die Verwaltungskonsole erreichen, aber auch ein Whitepaper.
Besonders wichtig bei der Migration ist die Konfiguration der E-Mail-Domäne des Unternehmens, damit der E-Mail-Fluss während der Migration nicht gestört ist. Hier sollten Sie zunächst die entsprechenden Anleitungen im TechNet durcharbeiten.
Während einer Migration können Sie auch lokale Exchange-Server betreiben und einzelne Anwender nach und nach zu Exchange Online umziehen. Der Nachrichtenfluss ist weiterhin gesichert, ebenso der Datenaustausch. Dazu können Sie mit dem Microsoft-Online-Services-Verzeichnissynchronisierungs-Tool eine unidirektionale Synchronisierung des lokalen Active Directory zu Microsoft Online Services durchführen.
Grundsätzlich sollten Sie aber beachten, dass eine Migration, auch wenn Microsoft viele Anleitungen und Tools zur Verfügung stellt, keine einfache Sache ist. Hier gehen schnell Daten verloren, oder E-Mails kommen nicht an. Die Migration selbst ist etwas für entsprechend erfahrene Administratoren oder Spezialisten. Den eigentlichen Betrieb mit Exchange Online können Unternehmen selbst durchführen, auch wenn keine IT-Spezialisten im Unternehmen beschäftigt sind.
Hosted Exchange ist nicht gleich Exchange Online
Achten Sie darauf, wenn Sie im Internet Postfächer in Hosted-Exchange-Umgebungen bestellen. Zwar handelt es sich hierbei ebenfalls in vielen Fällen um Exchange-Umgebungen, allerdings haben diese nichts mit Exchange Online zu tun, sondern sind Dienstleistungen Dritter. Sie haben in diesem Fall keinerlei Support bei Microsoft, sondern wenden sich an den entsprechenden Dienstleister. Außerdem bieten diese Dienstleister meistens nur einzelne Lösungen wie Postfächer an und keine Zusatzdienste wie Exchange Online. Daher müssen Sie vorher klären, ob Sie Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit weiteren Lösungen wie SharePoint oder Netmeeting haben.
Der Vorteil bei solchen Lösungen von Drittanbietern ist allerdings, dass auch Freiberufler, die nur ein oder zwei Postfächer benötigen, Exchange einsetzen können. Exchange Online können Sie erst ab fünf Lizenzen bestellen, was oft teurer ist als einzelne Lizenzen, zum Beispiel bei 1&1. Achten Sie beim Buchen solcher Dienste darauf, dass Sie auch Exchange bekommen. So ist zum Beispiel das Angebot MailXChange von 1&1 nicht gleichzusetzen mit Outlook Exchange. Nur Letzteres bietet die Möglichkeit, per MAPI und Outlook Anywhere auf Exchange zuzugreifen. Für MailXChange benötigen Sie einen Connector, den es zum Beispiel derzeit nicht für 64-Bit-Systeme gibt.
Bevor Sie also ein Angebot buchen, fragen Sie nach, um welches Produkt es sich handelt und ob Exchange Online oder ein eigenes Angebot des Unternehmens vorliegt. (mje)