Die meisten Mitarbeiter erwarten jedoch bequem handhabbare, speziell auf deren Bedürfnisse zugeschnittene Werkzeuge. Diese sollen es erlauben, die generierten Auswertungen eines Anwendungsbereichs auf einfache Weise aufzurufen und zu nutzen. Diesen Anspruch erfüllen die so genannten Berichtssysteme.
Berichtssysteme bilden neben den erwähnten Systemen eine weitere große Gruppe von BI-Analyseinstrumenten. Allgemein erlauben diese Analyse-Werkzeuge die interaktive Navigation in Plan- und Ist-Daten sowie die Ad hoc-Anzeige von Auswertungen. Daten lassen sich in Echtzeit in unterschiedlichen Detaillierungsgraden und aus unterschiedlichen Perspektiven übersichtlich darstellen.
Zur Erstellung und Gestaltung der Berichte gibt es verschiedenen Software-Lösungen. Hierbei werden die Daten oft mit Hilfe von OLAP bearbeitet – Sie erinnern sich: Bei OLAP werden die Daten multidimensional über einen Würfel analysiert.
Dashboards
Ein verbreitetes grafisches Darstellungsmittel von relevanten betrieblichen Leistungsfaktoren sind sogenannte „Dashboards“. Diese Dashboards – bekannt auch als Scorecards oder Cockpit-Charts bieten eine Momentaufnahme entscheidungsrelevanter Daten auf einen Blick - ähnlich einem Armaturenbrett in Fahrzeugen. Zu Grunde liegen dabei in der Regel große Mengen von meist verteilten Informationen in verdichteter Form – zum Beispiel als Kennzahlen, Messpunkte oder Key Performance Indikatoren. Key Performance Indikatoren – deutsch: Schlüsselkennziffern - sind betriebswirtschaftliche Kennziffern, die die Erreichung der strategischen Ziele repräsentieren. Bei Business-Websites wäre ein solcher Indikator etwa die durchschnittliche Verweildauer eines Besuchers.
Das Dashboard visualisiert nun diese Schlüsselkennzahlen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen in einer einheitlichen Bildschirmdarstellung mittels einfacher Geschäftsgrafiken und Tabellen. Der Grad sowie die Visualisierungsform der Verdichtung ist ziel- und adressatenabhängig. Häufig zu finden ist die Darstellung von Kennzahlen als Ampel-, Tachometer- oder Thermometer-Darstellung:
In diesem Beispiel wird eine bestimmte Kennzahl als Tachometer präsentiert, rechts als Liniendiagramm. Wird ein bestimmter Grenzwert unter- oder überschritten, so löst das Dashboard Alarm aus und versendet beispielsweise automatisch eine E-Mail oder SMS.
Management Informations Systeme
Kennzahlen-Cockpits können als eigenständiges Informationssystem realisiert werden. Oft sind sie aber Bestandteil umfassenderer Systeme – etwa eines Management Informations Systems.
Ein Management Information System ist ebenfalls ein berichtsorientiertes Analysesystem - allerdings komplexer als ein reines Dashboard. Management Information Systeme sind auf die Planung, Steuerung und Kontrolle der operativen Wertschöpfungskette ausgerichtet ist. Sie sollen es der Unternehmensleitung erleichtern, den Überblick über die in ihrem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse zu behalten - und so die erforderlichen unternehmerischen Entscheidungen zu treffen.
Plakativ formuliert, sollen Management Information System vor allem auf Knopfdruck alle relevanten Daten liefern, die Manager als Grundlage für ihre Entscheidungen brauchen. Sie bieten leistungsstarke Visualisierungs- und Analysetools und liefern attraktive Grafiken und Planungsinstrumente. Die Systeme sollen darüber hinaus auch Tendenzen visualisieren und Was wäre wenn?-Analysen ermöglichen.
Dazu werden die Kennzahlendes Unternehmens und des Marktes zu den eben erwähnten Kennzahlen-Cockpits oder zu Berichten für bestimmte Anwendergruppen zusammengefasst. Anwendergruppen sind etwa die Marketing-Abteilung, der Einkauf oder der Vorstand.
Balanced Scorecards
Ein sehr wichtiges und verbreitetes, sehr umfassendes Analyseinstrumentarium sind die so genannten Balanced Scorecards - eine spezielle Form der eingangs erwähnten Scorecards bzw. Cockpits. Ziel bei dieser Methode ist, das Unternehmen optimal zu steuern.
Neu bei Balanced Scorecard ist, dass die eindimensionale Finanzsicht auf das Unternehmen um „menschliche Aspekte“ erweitert wird. Neben der Finanzperspektive sind dies die interne Geschäfts-(Przozess)perspektive, die Kundenperspektive und die Mitarbeiterperspektive.
Ein einfaches Beispiel. In einem Unternehmen soll als wesentliches Ziel die Kundenorientierung verbessert werden.
1. Als kritische Teilziele werden dabei festgelegt:
-
eine sehr gute Termintreue,
-
wenige Beanstandungen,
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schneller Service und kurze Reparaturzeiten.
-
Gleichzeitig sollen die Kosten nicht wesentlich erhöht werden.
2. Diese Ziele lassen sich über Indikatoren operationalisieren. Termintreue kann beispielsweise mit dem „Anteil nicht eingehaltener Terminzusagen“ gemessen werden. Beanstandungen lassen sich mit dem Anteil beanstandeter Produkte nach Auslieferung operationalisieren.
3. Im nächsten Schritt werden die Ist-Kennzahlen ermittelt. So könnte sich zum Beispiel herausstellen, dass Terminzusagen in 20 Prozent aller Fälle nicht eingehalten werden:
4. Als nächstes werden Vorgaben für die Zielwerte festgelegt. Im kommenden Jahr sollen beispielsweise nur noch weniger als zehn Prozent der Termine nicht eingehalten werden, die Anzahl der Beanstandungen soll auf sieben Prozent verringert werden und die Verweildauer im Schnitt nur noch drei Wochen betragen.
5. Schließlich müssen zuletzt Maßnahmen definiert werden, die die einzelnen Ziele verbessern. Als Maßnahmen für die Verbesserung der Termintreue kommen beispielsweise eine verbesserte Terminplanung in Frage, bei den Beanstandungen eine Verbesserung des Qualitätsmanagements, bei Service und Reparatur eine Vergrößerung der Anzahl der Mitarbeiter.
Für die Erstellung von Balanced Scorecards stehen zahlreiche Programme zur Verfügung. Für die Visualisierung der Kennzahlen kommen oft Kennzahlen-Cockpits zum Einsatz. Auch für die vielfältigen Aufgaben der Dokumentation, Maßnahmenplanung, Kommunikation und Überwachung von Kennzahlen spielen Softwarewerkzeuge eine wesentliche Rolle. Sie erhöhen die Produktivität bei Aufbau und Betrieb einer Balanced Scorecard und erlauben damit eine unternehmensweite Verbreitung des Konzeptes.
Informieren
Wir haben jetzt also einige – bei weitem aber nicht alle – Analysesysteme vorgestellt. Nun gibt es noch zwei weitere wichtige Punkte: Wissensmanagement und BI-Portale. Was ist damit gemeint?
Folgendes: Die Ergebnisse von BI-Analysen liefern oft wertvolle Erkenntnisse. Sie werden aber oft nur von einem eingeschränkten Nutzerkreis verwendet – mit suboptimalen und ineffizienten Folgen. Beispielsweise werden Erkenntnisse aus aktuellen Kundenanalysen nicht in weitere Vertriebsaktionen integriert, weil dem Vertrieb diese Analysen gar nicht bekannt sind.
Eine enge Anbindung von BI an das Wissensmanagement von Unternehmen erscheint deshalb angebracht. Diese Anbindung kann zum Beispiel durch den Einsatz von Content Management Systemen erfolgen. Sie erlauben es, Analyseergebnisse mehr oder weniger automatisiert allen oder bestimmten Nutzergruppen zu präsentieren.
Eine besonders effektive und komfortable Variante, BI-Analysen zu präsentieren, sind Portale. Öffentliche Portale im Internet kennen Sie von Yahoo oder Web.de. Ähnlich aufgebaut sind nicht-öffentliche, unternehmensinterne Portale. Über diese lassen sich dann sämtliche Ergebnisse in einer einheitlichen Nutzeroberfläche zugänglich machen.
Portale bieten zudem die Möglichkeit, Ergebnisse personalisiert, also zugeschnitten auf individuelle Bedürfnisse, anzubieten. So erhalten Vertrieb und Entwicklungsabteilung etwa nur jeweils die für sie relevanten BI-Ergebnisse.
Ausblick
Wir hoffen, sie hat Ihnen einen kleinen Einblick in die komplexe Welt des Business Intelligence vermittelt. Natürlich konnten wir die einzelnen Themen nur anreißen, anderes mussten wir ganz weglassen. Wenn Sie einen detaillierteren Einsteig in Business Intelligence haben möchten verweisen wir Sie auf unsere Detailartikel im Business-Intelligence-Fokus. (ala)