Umfangreiche und häufig verflochtene Projekte bringen vielschichtige Aufgaben mit sich und fordern den Projektmanagement-Tools einen hohen Leistungsumfang ab. Schaut man über den Tellerrand eines Projekts hinaus, kommt es im Großen und Ganzen auf eine Plattform an, die den Unternehmen eine effektive Zusammenarbeit in standortübergreifenden Teams und eine reibungslose Kommunikation gestattet. Deshalb muss eine moderne Projektmanagement-Software mehr als nur Terminplanung können: Sie sollte die Projektstruktur über einen Strukturplan abbilden, die Mitarbeiter und Ressourcen den Aufgaben und Aktivitäten zuordnen und die Kosten mittels einer Vor-, laufenden und Nachkalkulation überwachen können. Des Weiteren müssen sich sowohl die Projektstruktur als auch der Projektablaufplan visuell darstellen lassen.
Projektmanagement-Tools gibt es auf dem Markt inzwischen viele. Während der Einsatz autarker Spezialsoftware oder eigenentwickelter Lösungen häufig doppelte Buchungen, redundante Datenhaltung und aufwendige Schnittstellen mit sich bringt, schafft ein vollständig in ein Enterprise Resouce Planning (ERP)-System integriertes Projektmanagement beachtliche Synergien im Arbeitsalltag.
Vernetzung von Projektmanagement und ERP
Bei der Planung und Abwicklung von Projekten existiert eine große Zahl von Überschneidungspunkten mit anderen Geschäftsprozessen und Abteilungen. Findet ein Zusammenspiel mehrerer Prozesse, Funktionsbereiche und Datenquellen projekt- und unternehmensübergreifend in einer einheitlichen Unternehmenssoftware statt, ergeben sich für alle Beteiligten viele Vernetzungspotenziale:
- Zentral gepflegte Daten können bidirektional genutzt werden: So kann beispielweise direkt aus dem Projektmanagement-Tool heraus ein Fertigungsauftrag erzeugt und umgekehrt, ein im Tool für Produktionsplanung und -steuerung erstellter Fertigungsauftrag einem Projekt zugeordnet werden.
- Unmittelbar aus dem Projektmanagement heraus können auch projektrelevante Termine und Aufgaben für die Mitarbeiter erstellt und automatisch im unternehmensweiten Terminkalender eingetragen werden.
- Die Materialplanung lässt sich termingetreu und ohne zeitliche Verzögerungen, die oftmals zum Beispiel durch eine dazwischengeschaltete Schnittstelle entstehen, an die Disposition übergeben.
- Die Ablage projektbezogener Dokumente und Zugriff darauf kann - im Rahmen jeweiliger Berechtigungen - jederzeit bereichsübergreifend stattfinden.
- Umfangreiches Projektcontrolling ist jederzeit möglich: Auf Grundlage des im ERP vorhandenen Datenbestands können laufende Plan-Ist-Vergleiche durchgeführt und Kostenabweichungen früh-zeitig erkannt werden.
ERP als zentrale Drehscheibe: Mehrwert für das Unternehmen
Eine kollaborative Unternehmenssoftware, die als eine zentrale Plattform eingesetzt und "gelebt" wird, unterstützt die Mitarbeiter dabei, Prozesse effizient abzuwickeln und hierfür relevante In-formationen in Echtzeit zu nutzen. Das Management profitiert seinerseits vom Zugewinn an Reaktionsfähigkeit: Denn schnelle und gleichzeitig zuverlässige Aussagen sowie frühzeitige Signale bei geschäftskritischen Unternehmensentwicklungen tragen in einem hohen Maße zu einer agilen Unternehmenssteuerung bei. Welche Vorteile auf operativer Ebene und für die Unternehmensführung konkret entstehen können, wird im Nachfolgenden dargestellt.
Nutzen für die Mitarbeiter | Nutzen für das Management |
Entwicklung/Anschaffung und Verwaltung von Schnittstellen zu externen Softwaresystemen entfällt: -Einsparung von Kosten und Zeit -Reduktion potenzieller Fehler bei der Daten-übertragung und konsistenter Datenbestand. | Laufende Kalkulation bietet eine solide Entscheidungsgrundlage: -Jederzeitige Auskunft und Übersicht über die aktuelle Kostensituation -Automatischer, stetiger Soll-Ist- Vergleich und Beobachtung von Entwicklungen im Zeitverlauf -Nutzung der Werte als Basis für Folgeprojekte. |
Abteilungsübergreifende Suche und berechtigungsabhängiger Zugriff auf alle projektbezogen hinterlegte Dokumente. | Übersicht über Projektänderungen auf Grund-lage von Baselines (Momentaufnahmen der Projektzustände - sowohl bezogen auf Ablaufplan als auch auf Kosten). |
Unterstützung bei der Projektplanung: -Aufdeckung von Zeitersparnissen, Engpässen und Terminkonflikten -Visuelle Darstellung des Struktur- und Ablauf-plans (Gantt-Diagramm). | Reduktion von Kosten: -Wegfall von Schnittstellen senkt IT-Kosten -Zeitersparnisse durch bereichsübergreifende Automatismen und Freisetzung von Mitarbeiterkapazitäten für wertschöpfende Aufgaben. |
Automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter über ihre Aufgaben sowie deren Änderungen. | |
Vollständige Integration des Projektmanagements in die ERP-Software: -Materialplanung über Dispositionsmodul -Erstellung von Fertigungsaufträgen direkt aus dem Projektmanagement heraus -Kontierung von Bestellungen des Einkaufs auf ein Projekt -Kontierung von Vertriebsbelegen auf ein Projekt. | |
Direkte Rückmeldung aufgewendeter Zeiten auf einzelne Aktivitäten oder Ressourcen (diese dienen auch als Erfahrungswerte für die Zukunft). |
Was ist bei einem kollaborativen Projektmanagement zu beachten?
Bei all den Vorteilen eines vollständig in ein ERP-System integrierten Projektmanagement-Tools sollten Unternehmen, die einen solchen Ansatz verfolgen wollen, ein paar wichtige Faktoren im Vorfeld beachten.
Das Projektmanagement sollte nicht auf die Einführung einer Software reduziert werden: Denn eine erfolgskritische Voraussetzung für den Einsatz eines neuen IT-Systems war schon immer seine Akzeptanz unter allen Projektbeteiligten. An dieser Stelle ist von grundlegender Bedeutung, die Teams und deren Verantwortliche zu bestimmen und die einzelnen Aufgaben sowie Zuständigkeiten innerhalb des Teams möglichst eindeutig festzuhalten. Fachlich ist dafür zu sorgen, dass am Projekt beteiligte Mitarbeiter über die notwendigen Kenntnisse der Projektmanagementwerkzeuge verfügen. Ein gekonnter Umgang mit einem Projektstrukturbaum und Projektablaufplan sowie den Instrumenten zur Ressourcenverwaltung gehört dabei zum Standard.
Insbesondere mit knappen IT-Budgets ausgestattete KMUs sollten sich über die Kostenaspekte im Klaren sein: Bei der Anschaffung eines integrierten Projektmanagement-Tools können - je nach Abrechnungskonzept des Anbieters - Kosten für Lizenzen, zusätzliche Schulungen und Einarbeitung sowie mögliche Anpassungen an die individuellen Arbeitsprozesse entstehen. Bei kleineren Projekten muss ohnehin eine Abwägung des Nutzens mit dem erhöhten administrativen Aufwand erfolgen.
Größere Unternehmen mit einem umfangreichen und möglicherweise internationalen Projektgeschäft müssen darauf vorbereitet sein, dass eine weitläufige Vernetzung von Prozessen, Informationen und Organisationseinheiten in der Regel auch eine hohe Komplexität mit sich bringt. Aber auch diese Komplexität ist keine unlösbare Aufgabe und kann beispielsweise mithilfe unternehmensübergreifend genutzter Cockpits auf ein beherrschbares Maß reduziert werden: Kollaborative Cockpits stellen wesentliche Informationen zentral zur Verfügung und verschaffen damit einen 360-Grad-Überblick.
Heutzutage stehen insbesondere interaktive, benutzerindividuelle Cockpits hoch im Kurs, welche die Einbindung beliebiger Indikatoren - auch aus externen Quellen wie Internet - gestatten. Sie ermöglichen durchgängige Prozesse und beschleunigen mithilfe aktiver Signalfunktionen Informationsflüsse und Entscheidungen.
Bedenken Unternehmen diese Aspekte, kann ihnen ein ERP-System mit den integrierten Zusatztools für Projekt- und Dokumentenmanagement sowie Kommunikation eine große Erleichterung schaffen. Insbesondere in der heutigen digitalen Welt bieten ihnen intelligent genutzte Informationen und effiziente Geschäftsprozesse einen zuverlässigen Weg, den Projekterfolg zu sichern. Denn letztendlich ist Projektmanagement nichts anderes, als eine Kultur, die unternehmensweit gelebt werden will. (hal)