Bei den SharePoint Services handelt es sich um eine webbasierte Plattform für die Teamarbeit. Die Services laufen dabei auf einem Windows 2003 Webserver und ermöglichen den Betrieb von aufgabenbezogenen Webseiten. SharePoint Sites bieten Kommunikationsmöglichkeiten wie Blogs und Foren, können aber auch Kontaktdaten verwalten oder als Bibliothek für gemeinsame Dokumente dienen.
In diesem Artikel wollen wir Ihnen die neuen Features von SharePoint 3 genauer vorstellen. Dabei gehen wir vor allem auf die Anforderungen des Dienstes sowie die neuen Möglichkeiten in der Seitengestaltung ein, darunter auch Wikis und Foren samt RSS-Feed.
Alleine – oder eine ganze Farm?
SharePoint Services 3 gibt es in zwei „Geschmacksrichtungen“: zum einen als zentral installierte Anwendung auf einem einzelnen Server, zum anderen als Version für Server-Farmen.
Die Single-Server-Variante ist die kompaktere der beiden und kommt auch ohne einen vorinstallierten Datenbankserver aus. Microsoft liefert diesen gleich mit. Bei der Installation als Server-Farm ist hingegen ein separater SQL-Server notwendig (allerdings kann auch die Express Edition verwendet werden.)
Im Großen und Ganzen sind die Systemvoraussetzungen und Installationsmöglichkeiten für die SharePoint Services kompliziert: So kann man aus lizenzrechtlichen Gründen beispielsweise keine Single-Server-Installation auf einem Windows 2003 Web Edition Server installieren – wer die kleine Windows-2003-Version für Webserver hat, braucht also noch einen extra Server für eine SQL-Server-Installation. Installiert man hingegen die Single-Server-Variante, ist kein SQL Server mehr erforderlich – die Datenbank ist in diesem Fall beim SharePoint dabei.
Ansprüche an die Hardware
Auch die Hardwareanforderungen sind hoch – zu hoch zumindest, um die SharePoint Services „mal so eben“ in einer virtuellen Maschine auszuprobieren. Die Mindestanforderung nach einem GByte Speicher ist durchaus ernst gemeint und trifft auch für kleinere Test-Sites zu. Die kompletten Hard- und Softwareanforderungen finden Sie auf dieser offiziellen Seite.
Tücken der Installation
Vor der Installation von SharePoint muss der IIS 6 bereits installiert sein, außerdem benötigt SharePoint Services 3.0 auch das .NET Framework – und zwar in Version 3. .NET 3 enthält auch .NET 2 – und das enthält seinerseits ASP.NET 2.0. Die Ausführung von ASP.NET muss im IIS erlaubt sein. Fehlt eine der Voraussetzungen, lassen sich die SharePoint-Dienste erst gar nicht installieren und bemängeln die fehlenden Komponenten.
Nach der Installation der SharePoint Services liegen bereits zwei Websites vor: Zum einen die Default-Teamwebsite, die direkt über den IIS erreichbar ist. Außerdem gibt es auch noch die zentrale Administrationsseite, die ebenfalls über den IIS, allerdings nicht über den normalen Port 80 erreichbar ist. Im nächsten Kapitel gehen wir genauer auf die Administration ein.
Zentraladministration und neue Dienste
Auf der administrativen Webseite findet sich direkt nach der Installation bereits eine Liste mit Aufgaben, die noch darauf warten, erledigt zu werden. Hier tauchen beispielsweise Hinweise zum Einrichten von E-Mails und ähnlicher, für den Betrieb verschiedener Dienste notwendige Voraussetzungen, auf. Die Nutzung der SharePoint Services ist aber zu diesem Zeitpunkt bereits möglich.
Aus Sicht eines Administrators ist die zentrale Administration die wichtigste Neuerung bei SharePoint Service 3. Mit der Verwaltung bearbeitet man eine zentralisierte Konfigurationsdatenbank, deren Inhalte mithilfe zweier neuer Dienste automatisch an alle Server einer Farm propagiert und synchronisiert werden.
Wenn man zum Beispiel eine neue Webanwendung auf einem der Server in einer Farm einrichtet, dann wird diese Anwendung automatisch an die anderen Server weitergegeben und auch dort eingerichtet. Eine manuelle Konfiguration aller Server ist nicht mehr notwendig.
Bei den neuen Diensten handelt es sich um den „Timer“-Dienst und um den „Administration Service“. Der Timer-Dienst stößt regelmäßig Vorgänge an, die die Konfigurationsinformationen in der Serverfarm verteilen, der Administrationsdienst erledigt dann die benötigten Veränderungen an der Konfiguration der einzelnen Server.
Neue Verwaltungsstrukturen
Bei der Verwaltung gibt es ebenfalls Änderungen im Vergleich zum Vorgänger. Die Verwaltung erfolgt nun zweistufig durch zwei unterschiedliche Administratoren. Auf der ersten Stufe erfolgt die zentrale Verwaltung der kompletten Serverfarm. Hier werden zum Beispiel Sicherheitseinstellungen für die komplette Farm vorgenommen oder aber die Konfigurationsinformationen für den E-Mail-Betrieb erfasst.
Auf der zweiten Stufe geht es um die Verwaltung einzelner Sites innerhalb der Farm. Hier erfolgen zum Beispiel das Einrichten von WebParts und die Verwaltung von Dokumenten und anderen Inhalten innerhalb der Site.
Drei Reiter kontrollieren alles
Die Webseite für die zentrale Farmverwaltung besteht aus drei Reitern. Auf dem ersten Reiter „Homepage“ werden aktuelle administrative Aufgaben und eine Übersicht über die Farmtopologie angezeigt. Die Übersicht enthält dabei eine Liste aller Server sowie für jeden Server eine Liste aller darauf laufenden SharePoint-Dienste.
Der zweite Reiter mit dem Namen „Vorgänge“ dient der Verwaltung der Farm. Hier können zum Beispiel die Einstellungen für aus- und eingehende E-Mails vorgenommen werden. Ebenso finden sich auf dieser Seite Möglichkeiten zum Sichern und Wiederherstellen der SharePoint Sites und der darin enthaltenen Inhalte.
Die Anwendungsverwaltung – auch für komplexe Umgebungen
Auf dem dritten Reiter mit dem Namen „Anwendungsverwaltung“ gibt es Konfigurationsmöglichkeiten für die installierten Webanwendungen. Hier werden auch neue Webanwendungen angelegt oder vorhandene erweitert. Mit der neuen Verwaltung sind auch sehr komplexe Konfigurationen vorgesehen. So ist zum Beispiel der Zugriff auf eine Webanwendung sowohl über ein Intranet, als auch über ein Extranet (und eine andere Domäne) von Haus aus integriert. Darüber hinaus ist dies auch die Stelle, an der neue Websites angelegt werden können.
Neue Sites: Jetzt auch mit Wiki
Das neue SharePoint bietet eine Reihe von Vorlagen, auf deren Basis die neuen Sites erstellt werden. Eine sticht dabei besonders hervor: das Wiki. Dabei erzeugt SharePoint eine komplett eigenständigen Site, die mit dem kompletten Wiki-Funktionsumfang ausgestattet ist.
Auf jeder Wiki-Seite gibt es einen Button, der die Seite in den Editiermodus bringt. Dort kann der Inhalt innerhalb des Browsers modifiziert und formatiert werden. Alle Änderungen werden dabei mitprotokolliert. Genau wie den Editiermodus gibt es für jede Seite auch noch den Verlaufsmodus. Klickt man auf den Button „Verlauf“, so werden alle Änderungen innerhalb des Dokuments angezeigt. Änderungen können auch rückgängig gemacht und ältere Versionen von Wiki-Seiten wiederhergestellt werden.
Ähnlich wie für die Wiki-Seite will Microsoft in Kürze noch 40 andere Site-Vorlagen zur Verfügung stellen. Neu hinzukommen sollen dann etwa Vorlagen für Call Center und Help Desks sowie eine Fehlerverwaltung. Mehr zu diesen Vorlagen erfahren Sie hier bei Microsoft.
Löschen mit Sicherheitsnetz: Der Papierkorb
Auf beinahe allen SharePoint-Seiten findet sich der „Papierkorb“. Werden Elemente auf einer SharePoint Site gelöscht, dann sind diese nicht unwiederbringlich verloren, sondern landen erst einmal im Papierkorb. Von dort aus können Sie – ebenso ähnlich wie bei Windows – wiederhergestellt werden.
Der Papierkorb hat eine zweistufige Verwaltung: Klickt man auf einer normalen Seite auf diesen, so wird nur der Inhalt des Papierkorbes dargestellt, der von der aktuellen Seite stammt. Gleichzeitig gibt es aber auch ein Interface, mit dem der komplette Papierkorb einer ganzen Website eingesehen werden kann.
Bekannte und neue WebParts
Auf der Teamseite ist es weiterhin möglich, WebParts hinzuzufügen und zu entfernen. Viele der Parts sind auch weiterhin mit Office integriert – so kann Outlook beispielsweise seine Kalenderdaten mit denen von SharePoint abgleichen. Mit dem Office SharePoint Server 2007 bietet Microsoft sogar noch ein separates Paket mit Features, die deutlich über die der SharePoint Services 3 hinausgehen.
Von Haus aus bietet die TeamSite die Möglichkeit, freigegebene Dokumente einzusehen sowie Dokumente hochzuladen und freizugeben. Ferner gibt es einen Kalender für die Terminverwaltung und eine Seite, mit deren Hilfe Listen von Aufgaben verwaltet werden können.
Ebenso praktisch: Die Team-Diskussionen, die ein webbasiertes Diskussionsforum bietet. Ähnlich wie beim Wiki können hier Inhalte direkt im Browser eingegeben und bearbeitet werden. Auch sonst erfüllen die „Team Diskussionen“ alle Erwartungen, die man an ein „normales“ Forum stellen kann – so werden die Diskussionen auf Wunsch beispielsweise „Flach“ oder als Diskussionsfaden angezeigt. Als nettes Zusatz-Feature erzeugt SharePoint gleich noch einen RSS-Feed, mit dem man sich über neu eingegangene Beiträge auf dem Laufenden halten kann.
Fazit
Mit SharePoint 3 bietet Microsoft eine kostenlose und sehr leistungsfähige Plattform für die Teamarbeit sowie externe und interne Kommunikation – und das inklusive Foren, Wikis und RSS-Feeds: SharePoint hat sich zu einem mächtigen und flexiblen Kommunikationstool gemausert.
Besonderer Vorteil gegenüber anderen Lösungen ist, dass sich SharePoint Services 3 komplett innerhalb der eigenen Infrastruktur aufsetzen lässt, die notwendige Hardware vorausgesetzt. Microsoft kann damit beim Thema Datensicherheit deutlich mehr punkten als beispielsweise Konkurrent Google. Dessen Google Apps for your Domain bieten beinahe einen ähnlichen Umfang, liegen aber zentral auf dem Server des Suchmaschinenanbieters. Zwar profitiert man dadurch vor allem bei Wartung und Installation, allerdings sollten gerade sensible Daten oder E-Mails besser innerhalb des Firmennetzes bleiben. (mja)