Zellen markieren
Zunächst markieren Sie alle Zellen, in denen Sie die Dropdown-Liste anzeigen wollen. Dabei kann es sich natürlich auch nur um eine einzige Zelle handeln, meist werden es aber mehrere sein, etwa bei einer Personalliste.
Microsoft Excel - Dropdown-Listen in Zellen erstellen
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Im ersten Schritt markieren Sie die Zellen, in denen Ihre Dropdown-Liste künftig erscheinen soll.
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Danach wechseln Sie ins Menüband zur Registerkarte „Daten“.
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Klicken Sie nun in der Gruppe „Datentools“ auf den Pfeil unter „Datenüberprüfung“.
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Anschließend wählen Sie aus der Liste die Option „Datenüberprüfung“ aus.
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Im daraufhin separat geöffneten Fenster klappen Sie unter dem Feld „Zulassen“ das Dropdown-Menü auf und wählen „Liste“.
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Danach geben Sie unter „Quelle“ die gewünschten Werte ein, die Sie per Semikolon trennen. Zum Schluss übernehmen Sie mit dem OK-Button.
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Sie können die Werte Ihrer Dropdown-Liste auch separat erfassen, zum Beispiel in einem eigenen Tabellenblatt.
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Anschließend klicken Sie wie zuvor in das Feld „Quelle“, selektieren die Werte im separaten Tabellenblatt und übernehmen das Ganze mit dem OK-Button.
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Nun erinnert ein Pfeil am Rand der Zelle daran, dass sich hier eine Pulldown-Liste aufklappen lässt.
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Wenn Sie die Liste öffnen, lassen sich die aufgeführten Werte einfach per Mausklick übernehmen.
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Auf diese Weise können andere User die gesamte Tabelle mit den von Ihnen erstellten Listenelementen effizient und konsistent ausfüllen.
Zu Daten wechseln
Wechseln Sie nun im Menüband zum Tab Daten. In der Gruppe Datentools klicken Sie auf Datenüberprüfung und wählen aus den angebotenen Optionen erneut Datenprüfung aus. Excel öffnet ein neues Fenster, in dem Sie auf die Registerkarte Einstellungen klicken und dann im Feld Zulassen das Dropdown-Menü aufklappen.
Vorgegeben ist hierfür der Eintrag Jeden Wert. Selektieren Sie stattdessen Liste. Anschließend tragen Sie bei Quelle alle Werte ein, die später in der Dropdown-Liste zur Auswahl stehen sollen. Als Trennzeichen dient ein Semikolon.
Listenwerte separat erfassen
Bei vielen Einträgen wird die Eingabemaske schnell zu klein. Daher empfiehlt es sich in diesem Fall, die Listenwerte separat zu erfassen, etwa in einem neuen Arbeitsblatt. Um sie zu übernehmen, klicken Sie in das Feld Quelle und wählen dann den entsprechenden Bereich aus.
Nachdem Sie die Eingabe mit OK bestätigt haben, steht Ihnen das Dropdown-Menü mit den entsprechenden Einträgen in den ausgewählten Zellen zur Verfügung. (ad)