Im ersten Teil der Serie wurde ein Überblick über die Integrationsfunktionen zwischen dem Domino Document Manager (kurz: Domino.doc) und Lotus Workflow gegeben. Diese Funktionen werden beispielsweise benötigt, um Workflows für die Bearbeitung von Dokumenten zu realisieren. Es gibt eine Reihe von Standardschnittstellen zwischen den beiden Anwendungen, wobei viele der Integrationsfunktionen allerdings die Nutzung von Agents voraussetzen. Auf diese Funktionen wird im dritten Teil der Serie eingegangen.
Damit die Zusammenarbeit zwischen den beiden Anwendungen funktioniert, müssen verschiedene Konfigurationsparameter gesetzt werden. Bei Lotus Workflow werden diese Informationen in der Anwendungsdatenbank abgelegt. Dort gibt es beim Setup-Dokument spezielle Einstellungen für die Konfiguration der Schnittstelle zu Domino.doc.
Die Konfiguration von Zugriffsprofilen
Wie angesprochen erfolgt die Konfiguration von Zugriffsprofilen in der Anwendungsdatenbank von Lotus Workflow – also pro Anwendung individuell. Dazu muss in dieser Datenbank die Option Administration – Application Setup ausgewählt werden. Dort findet sich wiederum das Register Document Manager Integration Setup. In diesem können alle wichtigen Grundeinstellungen für die Integration vorgenommen werden.
Die Konfiguration erfolgt mit Hilfe so genannter Profile. Zunächst ist kein solches Profil vorhanden. Mit New kann ein neues Profil angelegt werden. In diesem werden Grundeinstellungen für das Zusammenspiel zwischen den beiden Produkten konfiguriert, wobei der Fokus auf Zugriffs- und Sicherheitseinstellungen liegt.
Der erste Parameter ist der Name des Profils. Hier sollte wie immer bei solchen Dialogfeldern ein sprechender Name gewählt werden. Anschließend muss das Zugriffsniveau definiert werden. Die Optionen sind hier einerseits standardisiert die hohe und niedrige Sicherheit oder ein selbst zu konfigurierendes Sicherheitsniveau.
Bei der hohen Sicherheit kann nur ein Benutzer mit der vorkonfigurierten Rolle [Process Server] ein solches Dokument lesen. Diese Rolle kann nur von Administratoren zugewiesen werden und ist standardmäßig für die Workflow-Anwendung reserviert.
Die Standardeinstellung ist die niedrige Sicherheit, bei der die Rolle [Process Reader] verwendet wird, die standardmäßig jeder Benutzer der Workflow-Datenbank hat. Allerdings ist zu überlegen, ob mit dieser Rolle wirklich gearbeitet werden soll, weil sie vor allem für die Nutzung von Document Manager-Konten für anonyme Zugriffe geeignet ist.
Außerdem können benutzerdefinierte Sicherheitsniveaus angegeben werden. Damit kann man die Sicherheit etwas genauer steuern. Lotus empfiehlt generell die Verwendung spezieller Benutzerkonten für die Integration, die nur für diesen Zweck genutzt werden.
Neben diesem Sicherheitsniveau muss die URL der Bibliothek des Document Managers für den Zugriff festgelegt werden. Auf Windows-Plattformen müssen außerdem noch der Benutzername und das Kennwort angegeben werden. Bei anderen Systemplattformen können Dummy-Informationen verwendet werden.
Mehr zu Zugriffsprofilen
Nachdem das erste Profil erstellt wurde, muss man mit Refresh List die Liste der Profile aktualisieren. Anschließend kann man Festlegungen für das Standard-Zugriffsprofil vornehmen.
Dazu muss zunächst der Pfad zu einer Replik der Bibliotheks-Datenbank des Document Manager angegeben werden. Die Angabe kann manuell oder über die Schaltfläche Location erfolgen. Bei Verwendung der Schaltfläche kann man die Datenbank über einen Datei-Dialog auswählen.
Außerdem muss festgelegt werden, ob die OLE-API (Object Linking and Embedding) des Document Manager genutzt werden soll. Bei Windows-Plattformen ist das empfehlenswert, bei anderen Systemplattformen ist es hingegen nicht erforderlich.
Die weiteren Einstellungen im Konfigurationsdokument beziehen sich nur auf die Kompatibilität mit älteren Produktversionen und sind daher in der Regel nicht erforderlich.
Masken für die Integration
Ein weiteres wichtiges Element der Integration sind die Masken, die innerhalb von Workflows für die Referenz auf den Document Manager genutzt werden sollen. Dazu wird die Teilmaske OS DD Connector verwendet.
Diese Maske geht davon aus, dass die ID für das referenzierte Dokument im Document Manager im Feld DocumentID beim Document Manager gespeichert ist. Darüber wird die Verbindung zwischen den Dokumenten hergestellt.
Außerdem wird davon ausgegangen, dass Informationen für den Titel, Typ, Dateinamen und übergeordneten Binder im Document Manager verfügbar sind. Die Werte werden automatisch übergeben.
Die hinter den in der Teilmaske enthaltenen Designelementen stehenden Funktionen können auch in andere Designelemente kopiert werden, um andere Benutzerschnittstellen zu realisieren. Die Agenten erfordern nur, dass das DocumentID-Feld verfügbar ist. Die so erstellten Masken können dann im Lotus Workflow Architect genutzt werden.