Die Verbindung von Dokumentenmanagement und Workflows ist eine nahe liegende Lösung. Schon wenn man sich Gedanken über die Freigabeprozesse von Dokumenten macht, wird man automatisch mit Überlegungen zu Workflows konfrontiert. Andererseits spielen in den meisten Workflows Dokumente eine wichtige Rolle, die als Teil der Workflows bearbeitet werden oder zumindest als Information beigefügt sind.
Grundsätzlich sind deshalb zwei Integrationsansätze möglich. Dokumente, die im Document Manager verwaltet und gespeichert werden, können über Workflows weitergeleitet werden. Dokumente können aber auch innerhalb von Workflows erstellt und zwischenzeitlich oder abschließend im Document Manager gespeichert werden.
Die logische Nähe zwischen den Funktionen der beiden Produkte wird sogar die Frage auf, ob man daraus nicht eigentlich ein Produkt machen müsste. Denn wenn man sich auf der einen Seite die durch die wachsenden Compliance-Anforderungen steigenden Herausforderungen im Dokumentenmanagement mit komplexen Freigabe-und damit auch Workflow-Anforderungen betrachtet, ist die Verbindung zwangsläufig. Ebenso wird man praktisch immer auch Workflows haben, in denen Dokumente genutzt werden. Entsprechend ist die Verbindung auch hier nahe liegend.
Dass es zwei getrennte Produkte gibt, hat daher wohl in erster Linie historische Gründe. Zudem wäre ein integriertes Produkt noch komplexer als die beiden isolierten Lösungen.
Integrationsfunktionen im Überblick
Aus Sicht des Document Manager gibt es zwei wesentliche Zusatzfunktionen bei der Integration mit Lotus Workflow:
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Workflows können aus dem Document Manager heraus gestartet werden. Dazu werden Ereignisse des Document Manager mit Workflows assoziiert. Die entsprechenden Einstellungen können im Abschnitt Workflow Options der Definition von Dokumenttypen vorgenommen werden (Bild 1). Dort ist außerdem die Angabe von Workflows möglich, die vom Bearbeiter eines Dokuments automatisch gestartet werden.
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Zusätzlich gibt es die Option, dass Benutzer bei der Bearbeitung von Dokumenten eine Liste von zugehörigen Workflows angezeigt bekommen. Diese Workflows können ebenfalls aus dem Document Manager heraus initiiert werden.
Bei Lotus Workflow gibt es ebenfalls einige Standardfunktionen speziell für die Integration mit dem Document Manager. Es handelt sich im Einzelnen um folgende Features:
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Auf der Basis vordefinierter Designelemente können Anwendungsentwickler in Workflow-Anwendungen Dokumente erstellen, die wiederum mit Document Manager-Dokumenten verknüpft sind. Die Benutzer können die Dokumente direkt über die Schnittstelle von Lotus Workflow betrachten und außerdem Document-Manager-Funktionen wie das Check-Out nutzen.
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Auf Basis von Kontextinformationen in Workflow-Jobs kann im Document Manager nach Dokumenten gesucht werden, die wiederum den Teilnehmern am Workflow bereitgestellt werden.
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Workflows können die vollständige Kontrolle über Dateien übernehmen, die im Document Manager bearbeitet werden. Nach der vollständigen Bearbeitung kann das Dokument wieder über die „normalen“ Document Manager-Funktionen bereitgestellt werden.
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Lotus Workflow-Dokumente können außerdem über den Document Manager archiviert werden. Damit stehen im Vergleich zu Lotus Workflow erweiterte Funktionen für das Life-Cycle-Management von Dokumenten und die Archivierung zur Verfügung.
Gut sichtbar wird diese Integration bei den Beispielen in Lotus Workflow für integrierte Workflows mit dem Document Manager (Bild 2).
Bild 1: Über die Workflow Options können Workflows direkt mit Dokumenten assoziiert werden.
Mehr zu den Integrationsfunktionen
Hinter diesen grundlegenden Schnittstellen für die Integration stehen unterschiedliche Integrationsfunktionen. Ein Aspekt sind die Funktionen für den Start von Jobs im Document Manager. Dabei werden zwei Varianten unterstützt:
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Der ereignisbasierende Start, der beispielsweise beim Check-In oder beim Verschieben eines Dokuments in einen anderen Ordner durchgeführt wird.
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Der manuelle Start von einem oder mehreren ausgewählten Workflows, die einem Dokument zugeordnet sind. Wie bereits weiter oben kurz angesprochen, werden diese Schnittstellen bei der Definition von Dokumenttypen konfiguriert, sind also spezifisch für die Dokumenttypen und nicht für einzelne Dokumente.
Eine eher technische, für die Integration aber fundamentale Schnittstelle sind die Zugriffsprofile im Document Manager. In diesen Profilen werden Informationen für den Zugriff von Workflows auf den Document Manager gespeichert. Diese Informationen werden für automatisierte Mechanismen benötigt, die entweder über die API des Document Manager oder über Lotus-Script-Agenten arbeiten. Hintergrund dafür ist, dass die Dateiablagen (File Cabinets) des Domino Document Manager nicht über die normalen Sicherheitsmechanismen von Domino geschützt werden. Daher ist eine zusätzliche Authentifizierungt erforderlich, die eben über die Zugriffsprofile gesteuert wird. Die Profile werden wiederum geschützt in einer Anwendungsdatenbank von Lotus Workflow abgelegt.
Die ebenfalls schon erwähnten Schnittstellen im Bereich der Archivierung sind schon deshalb von Bedeutung, weil Workflows häufig größere Mengen an Dokumenten produzieren, die aber extern abgelegt werden sollen, um die Workflow-Datenbanken nicht unnötig aufzublähen. Durch die direkten Schnittstellen lässt sich das einfach erreichen.
Mit mehreren speziellen, vordefinierten Agenten können außerdem Informationen zu Workflows im Document Manager gesucht werden. Diese Agenten heißen beispielsweise DD Search für die Suche von Dokumenten zu einem Workflow. Auch Check-In- und Archivierungsfunktionen werden über spezielle Agenten unterstützt.
Wie geht es weiter?
Im zweiten Teil der Serie werden die grundlegenden Integrationsfunktionen der beiden Produkte behandelt. Dazu gehört die Nutzung der Zugriffsprofile (Access Profiles), aber auch eine Lotus Workflow 7 wird zwar mit einigen Beispiel-Workflows geliefert. Im Gegensatz zum Domino Document Manager sind diese aber nur Beispiele, die nicht als Basis für eine sofortige produktive Nutzung geeignet sind, während man beim Document Manager mit den vorgegebenen Ordner-und Dokumenttypen doch sehr schnell zumindest für die Grundfunktionen produktiv werden kann. Daher ist es unumgänglich, eigene Workflows zu definieren, mit denen man die eigenen Geschäftsprozesse abbildet.
Die Definition solcher Workflows setzt voraus, dass man sich vorab genau mit dem Prozess beschäftigt hat und die Ergebnisse des Workflows ebenso kennt wie die verschiedenen Schritte und die Zuständigkeiten innerhalb des Workflows. Auch die Dokumente und andere Informationen, die im Workflow verarbeitet werden, müssen bekannt sein.
Diese Vorarbeiten sind zwingend notwendig, um Workflows in effizienter Weise erstellen zu können und sie nicht mühsam wiederholt anpassen zu müssen, wenn sie den Anforderungen der Benutzer nicht genügen.
Erst wenn dieser Schritt erledigt ist, kann man sinnvoll mit der Umsetzung beginnen. Der Lotus Workflow Architect kann allerdings durchaus auch schon in einer früheren Phase für die Visualisierung der Abläufe hilfreich sein.